Met een volmacht kan iemand anders namens u optreden, zeker als u dat zelf niet kunt. Het kan zijn dat u de hulp van anderen nodig heeft, bijvoorbeeld voor financiële, juridische of medische zaken. Met een goed opgestelde volmacht kan iemand anders het voor u doen.
Stap
Deel 1 van 4: Voorbereiding op het schrijven van een volmacht
Stap 1. Begrijp het doel van het maken van een volmacht
Met een volmacht kan iemand namens u optreden in bepaalde zaken. Deze brief wordt meestal gebruikt wanneer de persoon die de volmacht geeft (de briefschrijver) dit niet zelf kan doen. Enkele voorbeelden van situaties die een volmacht vereisen zijn:
- Ouders of voogden kunnen de sociale dienst machtigen om onder hun toezicht medische maatregelen te nemen tegen kinderen.
- Het wordt ten zeerste aanbevolen om een volmacht te verstrekken aan minderjarigen die niet met hun ouders of voogden reizen. Op die manier worden minderjarigen beschermd tegen mensenhandel en voogdijkwesties.
- Als u geld stort bij een lokale bank die u niet gemakkelijk kunt bereiken, moet u mogelijk een volmacht maken om zaken met betrekking tot het depot of de financiële instelling te regelen.
- Volmacht waarmee persoonlijke informatie, zoals medische geschiedenis, openbaar mag worden gemaakt.
- Het kan zijn dat u een volmacht moet geven aan een derde partij om zeer snelle financiële transacties af te handelen. Niet alle zakelijke transacties hoeven op uw beslissing te wachten. Als u die beslissing een tijdje niet rechtstreeks kunt nemen, kunt u een volmacht geven aan iemand die u vertrouwt, zodat hij in uw plaats beslissingen kan nemen.
Stap 2. Begrijp de verschillende partijen die betrokken zijn bij de volmacht
Bij de volmacht zijn drie partijen betrokken. De eerste partij is een bevoegd persoon, zoals een ouder of bankrekeninghouder. De tweede partij is de persoon of groep die de transactie uitvoert of actie onderneemt, zoals een financiële instelling of ziekenhuis. De derde is degene die bevoegd is om de eerste te vervangen. De volmacht moet gericht zijn aan een tweede partij.
- De volmacht moet de rechten uitleggen die zijn toegekend aan de derde partij om u te vertegenwoordigen.
- Als de tweede partij onbekend is (vooral in het geval van een volmacht voor een noodgeval), moet u het doel in de brief "Aan alle belanghebbenden" schrijven.
Stap 3. Typ uw volmacht in plaats van deze met de hand te schrijven
Een handgeschreven brief kan moeilijk te lezen zijn en lijkt misschien niet zo formeel als een getypte brief. Een volmacht is een belangrijk document waarmee u uw juridische en financiële bevoegdheid aan iemand anders overdraagt. Deze brief dient te zijn opgesteld conform de keuringsnormen. Als een naaste de volmacht aan de briefhouder weigert, kan dit document als bewijs in de rechtbank worden gebruikt.
Deel 2 van 4: Briefhoofden maken
Stap 1. Schrijf uw naam en adres linksboven op de mailingpagina
Volg het standaardformaat voor het schrijven van een formele brief. Uw naam moet op de eerste regel staan, uw straatnaam moet op de tweede regel staan en uw stad, staat en postcode moeten op de derde regel staan. De afstand tussen de lijnen van deze sectie (inclusief alle andere lijnen die erop volgen) moet in één spatie liggen.
Stap 2. Vermeld de datum waarop de brief is gemaakt
Nadat u uw naam en adres hebt genoteerd, laat u één regel leeg en vermeldt u op de volgende regel de datum waarop de brief is geschreven. Noteer de volledige datum (zoals 2 februari 2015). Kort de datum niet af.
Stap 3. Schrijf de naam en het adres van de ontvanger in het volgende gedeelte
Laat één regel leeg tussen de datum en de naam en het adres van de ontvanger. De persoonlijke gegevens van de ontvanger moeten in hetzelfde formaat zijn geschreven als uw persoonlijke gegevens.
- Houd er rekening mee dat de ontvanger van de brief niet dezelfde is als de persoon die u machtigt. U machtigt een derde (vertegenwoordiger) om in uw plaats op te treden, maar uw brief moet gericht zijn aan een tweede partij (de partij waarmee u zaken doet of uw vertegenwoordiger).
- Mogelijk moet u dit gedeelte leeg laten als u niet weet met wie u te maken krijgt. Als u bijvoorbeeld sociale diensten machtigt om te beslissen over medische behandeling tijdens uw afwezigheid, weet u misschien niet met welk ziekenhuis u contact moet opnemen.
Deel 3 van 4: De inhoud van de brief schrijven
Stap 1. Schrijf een begroeting
Vermeld de volledige naam van de ontvanger samen met zijn titel, zoals 'Dr.' of "Vader", "Moeder", in plaats van direct zijn voornaam op te schrijven. Een begroeting die u kunt gebruiken is 'Met vriendelijke groet' of een andere formele begroeting in plaats van alleen 'Voor'.
- Vermeld de volledige naam en titel van de ontvanger.
- Als u niet weet met wie uw vertegenwoordiger rechtstreeks te maken krijgt, schrijft u gewoon "Aan alle geïnteresseerde partijen".
Stap 2. Schrijf uw volmacht kort en duidelijk op
De volmacht is lang en bevat veel informatie die op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd. Brieven die kort en duidelijk zijn, leiden meestal zelden tot misverstanden.
Stap 3. Vermeld duidelijk de rechten van de partij die u machtigt
Zorg ervoor dat u de volmacht kort en duidelijk maakt. U moet aangeven welke rechten u krijgt. Uw vertegenwoordiger heeft bijvoorbeeld het recht om een medische behandeling te autoriseren, juridische documenten te ondertekenen tijdens uw afwezigheid of geld van uw rekening op te nemen. Begin uw volmacht bijvoorbeeld met:
- Ik, (schrijf uw volledige naam), machtig hierbij (schrijf de naam van uw vertegenwoordiger op) om de volgende gegevens vrij te geven: (schrijf het gezondheidsdossier op dat hier zal worden geopend) uit mijn medische geschiedenis aan (schrijf de instelling op die ontvang uw gezondheidsdossier)).
- Geef informatie over uw volmacht. Als uw volmacht betrekking heeft op de openbaarmaking van uw gezondheidsgegevens, vermeld dan uw polisnummer en informatie over uw verzekeringsclaim. Als u rechtsbijstand nodig heeft, vermeld dan uw zaaknummer. Vermeld voor financiële zaken de gebruikte rekeninginformatie.
Stap 4. Maak een lijst van het tijdsbestek voor de autorisatie
Geef de ingangsdatum van uw volmacht op. Vermeld de begin- en einddatum van de volmacht. U kunt bijvoorbeeld schrijven "Een derde partij heeft het recht om medische beslissingen te nemen voor mijn kind tijdens zijn verblijf op (adres invullen) van 1 september 2015 tot 15 september 2015".
In bepaalde gevallen kan het zijn dat u de exacte datum van de volmacht niet kunt bepalen, bijvoorbeeld in geval van nood. Voor een volmacht als deze zou je kunnen schrijven: "In noodgevallen kan een derde partij gedurende 30 dagen namens mij beslissingen nemen."
Stap 5. Leg de reden voor de autorisatie uit
Leg uit waarom uw actie door iemand anders moet worden vervangen. Deze omschrijving kan uw gezondheidstoestand omvatten, dat u de stad uit bent of dat u een bepaalde tijd niet bereikbaar bent.
Stap 6. Schrijf de volmacht op
Mogelijk moet u ook dingen uitleggen waarover derden niet kunnen beslissen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat derden uw gezondheidsgegevens niet voor andere doeleinden mogen gebruiken dan in de brief vermeld. Of u zou kunnen schrijven dat een derde partij bepaalde financiële beslissingen niet namens u kan nemen zonder uw voorafgaande schriftelijke toestemming.
Stap 7. Sluit de brief
Sluit de brief af met een slotzin, zoals 'Met vriendelijke groet'. Laat de vier regels leeg, die u zult gebruiken om te ondertekenen, en schrijf vervolgens uw volledige naam.
Deel 4 van 4: Brieven invullen
Stap 1. Maak de brief correct op
Een volmacht is een officiële brief die moet worden geschreven en formeel moet worden opgemaakt. Formele brieven gebruiken meestal een recht formaat. De hoofdtekst van de letter moet één spatie uit elkaar staan en de alinea's mogen niet inspringen. Als u tussen secties of tussen alinea's van een brief wilt scheiden, laat u één lege regel over.
Stap 2. Zoek iemand die getuige is, of vraag een notaris om hulp
Een getuige is iemand die getuige is geweest van het tekenen van een volmacht. Op die manier weet je zeker dat je het niet onder dwang hebt ondertekend, en weet je zeker dat jij het was die de autorisatie heeft gegeven. In sommige gevallen moet de volmacht worden gewaarmerkt door een notaris. Een notaris is een persoon die door de overheid is gemachtigd om juridische documenten te ratificeren.
Alle personen van wie de namen in de brief zijn vermeld, mogen niet als getuigen worden gebruikt
Stap 3. Onderteken de brief
Druk de brief af en onderteken hem met blauwe of zwarte inkt. U kunt ook een datumlijn naast uw handtekening plaatsen. Vermeld dan de datum waarop u het document heeft ondertekend.
Vraag uw getuige om te ondertekenen en de datum op de brief te vermelden, of vraag een openbare notaris om het te certificeren
Stap 4. Bezorg de originele brief aan de derde partij
In de meeste gevallen wordt deze brief door een derde bewaard, zodat hij/zij de verleende machtiging kan registreren. Een derde partij kan de brief laten zien aan immigratieambtenaren, bijvoorbeeld als u met uw kind naar het buitenland reist.
Stap 5. Bewaar een kopie van de volmacht
Zorg ervoor dat u een kopie van de volmacht in uw dossier bewaart. Mogelijk moet u het opnieuw laten zien als de bevoegdheid die u aan een derde partij geeft in twijfel wordt getrokken.
