In het drukke leven van vandaag moet elk uur van de dag nuttig worden besteed. Om uw tijd optimaal te benutten, moet u sneller en efficiënter werken met behoud van hoge kwaliteit. Dit artikel bevat suggesties zodat u op het werk of thuis sneller, meer en beter kunt werken om huiswerk te maken of dagelijkse taken uit te voeren.
Stap
Deel 1 van 3: Een plan maken
Stap 1. Maak een dagelijks plan
De beste manier om sneller en beter aan het werk te gaan, is door een plan te maken voordat je begint.
- Maak een activiteitenplan voor de avond, bereid boeken en studiebenodigdheden voor, of plan klusjes die gedaan moeten worden zodat je de volgende dag aan het werk kunt.
- Houd uw dagelijkse plannen bij met behulp van een notitieblok, digitaal apparaat of agendaboek. In plaats van toezeggingen te doen door te onthouden, zal het voor u gemakkelijker zijn om taken te onthouden en te voltooien door aantekeningen te maken.
- Het vastleggen van een dagelijks activiteitenplan kan u ook bevrijden van een druk schema en een te zware werklast. Ambitieus zijn is goed, maar je moet ook realistische plannen kunnen maken binnen je mogelijkheden.
Stap 2. Bepaal een dagelijks thema
Als je het moeilijk vindt om tijd te beheren vanwege de vele taken die wachten of zich zelfs opstapelen, probeer dan een dagelijks activiteitenthema in te stellen, zodat je er één voor één met meer focus aan kunt werken.
- Als je student bent, gebruik dan een specifieke dag om een specifiek onderwerp te bestuderen. Plan bijvoorbeeld maandag om je wetenschappelijke leesopdracht voor de week af te ronden en dinsdag om wiskunde te studeren.
- Als u op kantoor werkt, wijs dan bepaalde dagen toe aan bepaalde taken. Doe bijvoorbeeld administratieve taken op maandag en focus op het afronden van creatieve projecten op dinsdag.
Stap 3. Verdeel de dagelijkse werktijd door uren
Organiseer uw werk zo goed mogelijk door een dagelijks schema te maken op basis van uren en taken uit te voeren volgens het schema dat u hebt ingesteld.
- U kunt bijvoorbeeld uw eerste kantooruren gebruiken om e-mails te beantwoorden en telefoontjes te beantwoorden.
- Stel een paar alarmen in om u eraan te herinneren dat het tijd is voor u om andere taken te doen en u de hele dag aan het werk te houden.
- U kunt uw lunchpauze ook als werktijd gebruiken, vooral als u uw computer meeneemt om te eten. Je kunt deze tijd gebruiken om twee dingen tegelijk te doen, lees e-mail tijdens de lunch!
Stap 4. Leer hoe u meerdere activiteiten tegelijk kunt doen
Dit kan een tweesnijdend zwaard zijn dat je helpt om meerdere taken in minder tijd uit te voeren of ervoor zorgt dat je je tijd en aandacht moet verminderen zodat de kwaliteit van het werk afneemt. U kunt de vruchten plukken van deze manier van werken en problemen voorkomen door deze tips te volgen:
- Concentreer u tegelijkertijd op gerelateerde taken. Bespaar de mentale energie die u gebruikt om aan gelijktijdige taken te werken door meerdere taken samen te stellen. Bijvoorbeeld het tegelijkertijd beantwoorden van alle e-mails, voicemails en post die per koerier is verzonden.
- Schrijf op welke dingen je wilt doen. Je zult niet snel afgeleid of afgeleid worden door dingen die gaande zijn als je al het werk dat gedaan moet worden hebt vastgelegd.
- Neem de tijd om al het werk te controleren nadat u klaar bent met het werken aan de taak. Door u te concentreren op elke voltooide taak, kunt u fouten opsporen en ervoor zorgen dat de resultaten zijn zoals u ze wilt hebben.
Deel 2 van 3: Targeting
Stap 1. Stel een klein doel in
Je zult het gemakkelijker, beter en gemotiveerder vinden om je werk te doen door elke dag kleine doelen te stellen.
- Door kleine taken uit te voeren, zoals boodschappen doen of goederen bezorgen, kunt u zich de volgende dag gemakkelijker op de grotere taken concentreren.
- Verdeel uw langetermijnplan of groot project in kleine, haalbare doelen en voer deze vervolgens in opeenvolgende stappen of fasen uit. Deze methode kan je het gevoel geven dat je de taak met succes hebt voltooid, zodat je gemotiveerd blijft.
Stap 2. Bepaal welke taken u prioriteit moet geven
Prioriteiten stellen is iets anders dan het maken van een takenlijst. Je moet taken groeperen en prioriteiten stellen tussen de kleine en gemakkelijke taken en de belangrijkste en moeilijkste taken.
- Maak een lijst met taken door de volgorde te bepalen op basis van de deadline voor elke voltooiing. Begin met de belangrijkste taken die onmiddellijk moeten worden voltooid.
- Nadat de taak is voltooid, kunt u een pauze nemen en u concentreren op de volgende taak.
Stap 3. Maak een langetermijnplan
Nadat u goed onder de knie hebt hoe u dagelijkse kortetermijnplannen maakt, kunt u langetermijnplannen opstellen om het werk en de taken die moeten worden voltooid te organiseren.
- U kunt zich het beste voorbereiden door van tevoren te weten wat er moet gebeuren, zoals het schrijven van een eindejaarspaper of het reizen naar een internationale conferentie.
- Maak je eigen maandkalender of schoolkalender voor een semester.
- Noteer belangrijke deadlines of deadlines voor het voltooien van opdrachten en markeer ze een week van tevoren als herinnering. Zo werk je beter en zijn belangrijke taken makkelijker af te ronden.
- Plannen op een meer verfijnde manier die u kunt gebruiken om leuke activiteiten, vakanties en vakanties te plannen. Door de deadline te kennen, kunt u gemakkelijk plannen maken en ervoor zorgen dat er tijd beschikbaar is, zodat u taken goed kunt uitvoeren en van uw vrije tijd kunt genieten.
Stap 4. Doorbreek de gewoonte van uitstellen
Veel mensen houden ervan om werk uit te stellen of uit te stellen (vooral onplezierige), zodat het een negatieve invloed heeft op de productiviteit en de algehele kwaliteit van het werk.
- Houd niet vast aan de verkeerde opvatting dat "men de beste resultaten geeft door onder druk te werken". Psychologisch onderzoek bewijst dat deze opvatting gewoon niet waar is! Mensen die graag tot de laatste seconde wachten, geven doorgaans minder resultaten en meer fouten.
- Ontdoe je van de gewoonte om uitstelgedrag te vertonen door afleidingen te negeren. Zet internet uit tijdens het werk, zodat je niet wordt geprovoceerd om websites te openen, sociale media te checken en afgeleid te worden door activiteiten in cyberspace.
- Geef jezelf een beloning, bijvoorbeeld door het te vieren of jezelf een kleine beloning te geven voor het op tijd of vroeg voltooien van een taak. Je zult meer gemotiveerd zijn om je werk af te maken als er iets leuks is waar je echt naar hunkert.
Deel 3 van 3: Beheer werktijd en vrije tijd goed
Stap 1. Gebruik een timer tijdens het werk
In de zakenwereld is er een theorie "wet van Parkinson" die stelt dat "een baan zal blijven groeien om de tijd te vullen die nog beschikbaar is om het te voltooien". Met andere woorden, zolang er tijd beschikbaar is om het werk te voltooien, zult u meer uren werken dan wanneer de tijd beperkt was.
- Gebruik een timer om bij te houden hoe lang het duurt om elke taak te voltooien.
- Stel een doel voor jezelf en beschouw het dan als een spel door te proberen de klok te verslaan, zodat je sneller kunt werken.
- Voltooi minder belangrijke taken in tien minuten en je hebt 90 minuten extra per dag om dit te doen. Je zou er versteld van staan hoeveel tijd er wordt verspild aan triviale dingen, zoals het schrijven van e-mails!
- Door dit te doen, kunt u de "beloningen" voor het werk krijgen die gedragspsychologen omschrijven als succes, productiviteit en geluk.
Stap 2. Neem 's ochtends of in het weekend tijd voor jezelf
Hoewel het tegenstrijdig klinkt, kunt u uw productiviteit en werkvermogen verhogen door overdag en in het weekend pauzes te nemen.
- Trek 's ochtends een paar uur uit voor leuke activiteiten, zoals spelen met de kinderen, wandelen alleen of met een hond, yoga beoefenen, etc. Hierdoor kun je helder denken en je de hele dag beter voelen, zodat je gefocust kunt blijven en sneller kunt werken.
- Onderzoek heeft aangetoond dat onze geest zijn beste prestaties zal bereiken 2-4 uur na het ontwaken in de ochtend. Gebruik deze tijd dus voor niet-werkgerelateerde activiteiten, zodat u kalmer en efficiënter kunt werken.
Stap 3. Voer de taak thuis uit
Scholen en kantoren zijn geen ideale plaatsen om opdrachten uit te voeren, omdat ze meestal erg luidruchtig zijn en veel afleiding veroorzaken. Om dit te overwinnen, brengt u uw werk mee naar huis en maakt u het af in een comfortabele en rustige sfeer.
Stap 4. Denk tijdens je pauze niet aan de taak
Soms blijven onze geesten bezig, zelfs als we geen fysieke activiteit doen. Dit kan u moe maken, waardoor de productiviteit en de kwaliteit van het werk afnemen.
- Houd uw persoonlijke e-mail gescheiden van uw werk/school-e-mail en bepaal hoe vaak u uw werk/school-account in het weekend controleert.
- Zet je telefoon of computer uit als je thuis bent of tv kijkt, zodat je niet in de verleiding komt om je zakelijke e-mail te checken.
- Probeer je geest te kalmeren en werkproblemen volledig te vergeten, vooral in het weekend. Zo kun je maandag met meer ijver en efficiënter aan het werk.
