Wekelijkse rapporten worden vaak gebruikt in veel bedrijven en in verkoopomgevingen in de detailhandel, of in onderzoeksprojecten en stages. Schrijf korte, beknopte wekelijkse rapporten, zodat je baas een duidelijk beeld heeft van de voortgang die je hebt gemaakt.
Stap
Deel 1 van 3: Informatie organiseren
Stap 1. Bepaal het doel van het rapport
Hoewel je als onderdeel van de opdracht wekelijkse rapporten moet indienen, is het doel van het rapport zelf niet om de baan te behouden. Als u weet waarom uw baas om een wekelijks rapport vraagt, kunt u precies bepalen welke informatie in het rapport moet worden opgenomen en wat het belangrijkste is.
- Meestal worden rapporten geschreven om managers op de hoogte te houden van de status van het project waaraan u werkt of om hen te helpen bij het nemen van beslissingen.
- Als u bijvoorbeeld een winkelmanager bent, wordt u mogelijk gevraagd een wekelijks rapport in te dienen met een samenvatting van de verkopen van die week. Werkgevers gebruiken deze rapporten om de prestaties, prijsniveaus en ontvangen bestellingen van de winkel te evalueren.
- Als je wekelijks een rapport indient voor een stage of onderzoeksproject, is het doel van het rapport om je baas of instructeur te laten zien hoeveel je vooruitgaat en om belangrijke doorbraken en ontdekkingen te delen.
Stap 2. Bepaal wie het rapport gaat lezen
Weten wie je publiek is, is essentieel voor het plannen van een rapport. Als u niet weet wie het rapport gaat lezen (en waarom), weet u niet welke informatie het belangrijkst is.
- Door uw doelgroep te identificeren, begrijpt u ook hoe uw rapport moet worden gestructureerd en welke taal u moet gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een echt rapport schrijven als het publiek een groep van vijfjarigen is, dan wanneer u het schrijft voor leidinggevenden van een groot bedrijf.
- U krijgt ook een duidelijker beeld van wat uw publiek al weet en wat u meer in detail moet uitleggen of aanvullende referentiebronnen moet verstrekken. Als u bijvoorbeeld wekelijks een rapport schrijft over een juridische kwestie en dit wordt voorgelezen door een groep juristen, hoeft u geen gedetailleerde samenvatting van de wet te geven. Een dergelijke samenvatting kan echter nodig zijn als u hierover een rapport schrijft voor bestuurders of bestuurders die geen juridische kennis hebben.
- Als het rapport vereist is voor een stage, onderzoeksproject of andere academische activiteit, houd er dan rekening mee dat het publiek niet je docent of instructeur is, hoewel het rapport aan hen zal worden ingediend. Om in deze context een publiek te vinden, focus je op de aard van je project en je discipline als geheel.
Stap 3. Geef prioriteit aan de hoofdlijnen van het rapport
Hoewel u moet proberen uw rapport zo beknopt mogelijk te houden, is het mogelijk dat uw publiek het niet allemaal zal lezen. Om hierop in te spelen, plaatst u de belangrijkste informatie, of eindresultaat, aan het begin van de rapportage.
- Als het rapport bijvoorbeeld tot doel heeft drie verschillende merken apparatuur te vergelijken en te contrasteren en degene aan te bevelen die volgens u het meest geschikt is voor de behoeften van het bedrijf, moet de conclusie aan het begin worden geschreven. Dan kunt u uitleggen waarom.
- Over het algemeen moet de eerste pagina van het rapport een samenvatting van de resultaten, aanbevelingen of conclusies bevatten. Gebruik de rest van het rapport om dieper te graven en lezers zullen verder lezen als ze de behoefte voelen of hun begrip van uw bevindingen willen verbreden.
Stap 4. Wees je bewust van het 'lot' dat een melding gewoonlijk ervaart
In de meeste gevallen worden wekelijkse rapporten gegenereerd voor de vereisten voor gegevensbewaring en worden deze in de juiste archieven gearchiveerd. Wekelijkse rapporten worden in de meeste contexten zelden in hun geheel gelezen en u zou ook niet anders moeten verwachten.
- Gebruik dit feit echter niet als excuus om rapporten te vervalsen of eraan te werken zodat ze van lage kwaliteit zijn. Rapporten moeten een afspiegeling zijn van uzelf en uw arbeidsethos. Een slordig opgesteld rapport zal waarschijnlijk opgemerkt worden en zeggen: "Ik wist dat je het niet zou lezen" is geen excuus om een ondermaats werkproduct te produceren.
- Hoewel het rapport als geheel van hoge kwaliteit en goed geschreven moet zijn, moet u zich concentreren op de delen van het rapport die het publiek het meest waarschijnlijk zal lezen. Dit gedeelte is meestal een samenvatting of aanbeveling. Je moet het schrijven zonder de minste fout.
- Houd er rekening mee dat leidinggevenden niet de volledige inhoud van het rapport lezen, niet omdat ze niet geïnteresseerd zijn of omdat ze niet belangrijk zijn. Mensen in hogere management- of leidinggevende functies hebben het erg druk en zijn bedreven in het verzamelen van de informatie die nodig is voor een efficiënte besluitvorming. Ze lezen niet het hele rapport tenzij het absoluut noodzakelijk is, maar bewaren het voor het geval ze het later nog eens willen lezen.
Deel 2 van 3: Rapporten opmaken
Stap 1. Vraag een staal aan
Veel bedrijven hebben een standaardformaat voor wekelijkse rapportages en managers of leidinggevenden zijn misschien gewend om op deze manier informatie te ontvangen. Het gebruik van verschillende formaten kan tot frustratie en verwarring leiden.
- Dit is erg belangrijk bij het opstellen van verkooprapporten. Managers zijn gewend rapporten in één oogopslag te bekijken en te weten waar ze op de pagina bepaalde cijfers of informatie zullen vinden. Het gebruik van verschillende formaten wordt een ineffectieve maatregel omdat ze gedwongen worden het hele rapport te lezen om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
- Informeer bij de administratief medewerker of er een sjabloon is waarmee u een rapport kunt schrijven. Op die manier hoef je het niet helemaal opnieuw te maken met een tekstverwerkingsapp. Veel bedrijven hebben documentsjablonen met de juiste instellingen, waaronder marges, tabellen, alineastijlen en lettertypen.
Stap 2. Overweeg verzendmethoden
Als u het rapport als gedrukt document of als e-mailbijlage aanlevert, is het formaat anders dan wanneer u het als onderdeel van de tekst van de e-mail zou schrijven.
- Als u het rapport bijvoorbeeld als e-mailbijlage verzendt, moet u een samenvatting in de tekst van de e-mail opnemen. Zo hoeven lezers de bijlage niet te openen om de hoofdlijnen van uw verslag te begrijpen.
- Als u uw rapport als een fysiek document indient, moet u hoogstwaarschijnlijk een begeleidende brief of titelpagina toevoegen, zodat het rapport correct kan worden geïdentificeerd en gearchiveerd.
- Ongeacht hoe u uw rapport indient, zorg ervoor dat uw naam op alle pagina's wordt vermeld en dat alle pagina's zijn genummerd in het formaat "X van Y" (lees: pagina X van Y totaal). Rapportages kunnen gemakkelijk worden verspreid en met een snelle blik zou men moeten kunnen zien of het rapport compleet is en wie het heeft gemaakt.
- U kunt de benodigde informatie eenvoudig als header (header) op elke pagina opnemen. De koptekst zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden: “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 van 7".
Stap 3. Voeg een samenvatting toe
De samenvatting is een korte samenvatting van het hele rapport, meestal slechts een paar alinea's, met een paar zinnen voor elke sectie van het rapport. Het algemene idee is dat een leidinggevende deze samenvatting kan lezen, en zolang deze overeenkomt met zijn aanvankelijke verwachtingen van de kwestie, kan hij actie ondernemen zonder verder te lezen.
- Bij het maken van een managementsamenvatting is het erg belangrijk om duidelijke en beknopte taal te gebruiken, zodat deze gemakkelijk te begrijpen is. Vermijd jargon of specifieke termen die uitleg behoeven, zelfs als je weet dat je publiek deze termen goed kent.
- Schrijf de samenvatting aan het einde, nadat u alle andere secties van het rapport hebt voltooid. Je kunt immers niet samenvatten wat nog niet is geschreven. Zelfs als je al een gedetailleerd overzicht hebt van wat je in je rapport moet schrijven, kunnen er dingen veranderen tijdens het schrijfproces.
Stap 4. Creëer een structuur voor de paragrafen en secties van het rapport
Zodra u het formaat begrijpt dat zal worden gebruikt om het rapport te schrijven, maakt u een overzicht voor de secties van het rapport die passen bij het doel van het rapport.
- Controleer het overzicht om er zeker van te zijn dat alles logisch van de ene sectie naar de andere stroomt en zorg ervoor dat de omtrek is ontworpen om te passen bij het publiek dat voor het rapport is geïdentificeerd.
- In het algemeen zal het rapport een samenvatting, inleiding, conclusies en aanbevelingen, bevindingen en discussie, en een lijst met referenties bevatten. U kunt bijlagen met relevante gegevens toevoegen, evenals een inhoudsopgave voor langere rapporten. Echter, wekelijkse rapporten zijn meestal niet zo lang.
- Elke sectie van het rapport behandelt een specifiek onderwerp. In dat gedeelte gaat elke paragraaf in op één idee. Als een gedeelte van het rapport bijvoorbeeld de titel 'Populaire merken voor kinderen' heeft, kunt u voor elk merk een aparte alinea schrijven. Als je een onderscheid maakt tussen jongens- en meisjeskleding, maak dan voor elk merk een subsectie (met de juiste ondertitels), dan een paragraaf over de jongenskleding die het merk aanbiedt en een andere paragraaf voor meisjeskleding.
Stap 5. Maak indien nodig een titelpagina of begeleidende brief
Kortere rapporten hebben misschien geen aparte titelpagina nodig, maar langere rapporten moeten een speciale pagina bevatten die u als auteur van het rapport identificeert en waarin kort het doel van het rapport wordt uitgelegd.
- De titelpagina wijkt af van de samenvatting en bevat in wezen de informatie die nodig is om administratieve doeleinden te vervullen, zodat het rapport correct kan worden ingediend.
- Werkgevers hebben mogelijk een speciale introductiepagina nodig voor wekelijkse rapporten. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat u het juiste formaat gebruikt.
- De titelpagina moet minimaal de titel of beschrijving van het rapport bevatten (bijv. "Wekelijks verkooprapport"), uw naam en de namen van andere bijdragende medewerkers, de naam van het bedrijf en de datum waarop u het rapport hebt voltooid of ingediend.
Deel 3 van 3: Krachtige taal gebruiken
Stap 1. Creëer effectieve titels en ondertitels
Met koppen en subkoppen kunnen lezers snel specifieke secties van het rapport vinden die hen interesseren of wat ze willen lezen om meer ondersteunende informatie over uw conclusies of aanbevelingen te krijgen.
- Zorg ervoor dat de titel en ondertitel de inhoud in de sectie of subsectie direct en nauwkeurig beschrijven.
- Als u bijvoorbeeld een wekelijks verkooprapport opstelt, kunt u secties opnemen over 'Trends voor dameskleding', 'Trends voor herenmode' en 'Populaire kindermerken'. Binnen die secties kun je ondertitels plaatsen om bepaalde trends of populaire merken te benadrukken.
- Gebruik dezelfde grammaticale constructie voor alle koppen, zodat rapporten logisch en consistent klinken. Als de eerste titel bijvoorbeeld luidt "Een voet aan de grond krijgen in herenkleding", zou de tweede titel "Leading the Women's Clothing Trend" moeten zijn en niet zoiets als "Verkoopcijfers dameskleding".
Stap 2. Schrijf een rapport met duidelijke en eenvoudige zinnen
Beknopt schrijven met zinnen die zijn gestructureerd in een standaard "onderwerp-werkwoord-object"-volgorde, geeft helderheid van denken en geeft geloofwaardigheid aan uw aanbevelingen en conclusies.
- Lees na het schrijven van de eerste versie van het rapport deze zorgvuldig door en elimineer alle onnodige taal. Zoek de handeling voor elke zin en plaats diegene die de handeling heeft uitgevoerd naast het werkwoord. Denk aan elke zin alsof het zegt "wie deed wat".
- Verwijder onnodige zinnen en gebruik pauzezinnen zoals "afgezien van", "met een doel" of "in volgorde".
- Je denkt misschien dat deze schrijfstijl saai is, maar het doel van het schrijven van wekelijkse rapporten is niet om te entertainen. Deze stijl is het meest effectief om uw punt over te brengen en informatie over te brengen aan de lezer.
Stap 3. Zorg ervoor dat uw schrijven objectief en onpartijdig is
Uw aanbevelingen moeten gebaseerd zijn op concreet bewijs, niet op meningen of gevoelens. Overtuig de lezer met sterke, duidelijk geschreven feiten.
- Vermijd onnodige bijvoeglijke naamwoorden en andere woorden, en zinnen met een negatieve of positieve connotatie. Richt je in plaats daarvan op het schrijven van argumenten op basis van feiten.
- Stel dat u in uw weekrapport bijvoorbeeld een promotie aanbeveelt voor een van de verkopers. Ondersteun de aanbeveling met feiten die aantonen dat de werknemer het waard is, in plaats van subjectieve of emotionele details op te schrijven. De zin "Sari heeft constant hoge verkopen in onze winkel, ook al werkt ze maar 15 uur per week" zou beter zijn dan "Sari is mijn vriendelijkste werknemer en doet altijd haar best, ook al moet ze haar uren beperken om voor haar te zorgen zieke moeder.”
Stap 4. Gebruik sterke woorden
Als je met de actieve stem schrijft, gebruik je dat ene woord dat de lezer vertelt welke actie er in de zin plaatsvindt, namelijk het werkwoord. Gebruik korte, sterke werkwoorden die duidelijk de actie beschrijven die plaatsvindt.
- Kies eenvoudige werkwoorden. Bijvoorbeeld, "gebruiken" is beter dan "gebruiken".
- Werkwoorden die processen beschrijven, zoals denken, weten, begrijpen en geloven, zijn soms noodzakelijk, maar zijn over het algemeen minder krachtig dan werkwoorden die actie beschrijven. Misschien moet u dieper in een verklaring graven en deze omzetten in actie. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik denk dat onze verkoop de komende maanden zal toenemen." Pas de stelling aan en ontdek waarom je hem gelooft. Vervolgens kunt u een zin schrijven die tot actie leidt, zoals: "Historisch gezien stijgt de verkoop tijdens de feestdagen. Ik voorspel dat de verkoop in november en december zal toenemen."
- Om actiegericht schrijven te behouden, controleert u het rapport en probeert u voorzetsels te verwijderen en ze te vervangen door sterkere werkwoorden. Zo kan 'algemene consensus' worden vereenvoudigd tot 'consensus' en als iemand 'bescherming biedt', wordt de indruk nog sterker gemaakt door te zeggen dat hij 'beschermt'.
Stap 5. Vermijd de passieve stem
Wanneer u met passieve stem schrijft, legt u minder nadruk op de persoon die het doet en legt u meer nadruk op het object van de actie. Hoewel het in sommige gevallen om politieke of diplomatieke redenen nodig is, leidt het gebruik van de passieve stem vaak tot onduidelijke en verwarrende teksten.
- De actieve stem beloont de persoon die de actie heeft ondernomen en laat de lezer van het rapport zien wie verantwoordelijk is voor de actie. Om te begrijpen waarom dit belangrijk is, stelt u zich voor dat u een artikel leest over een brand waarin staat: "Gelukkig zijn alle kinderen gered." De identiteit van de persoon (of personen) die de kinderen heeft gered is belangrijk. Als de zin luidt: "De plaatselijke priester, pater Johan, ging heen en weer door het vuur dat het weeshuis omringde en alle kinderen redde", weet je nu wie de eer verdient om in die situatie een held te zijn.
- Actieve zinnen zijn ook belangrijk voor het nemen van verantwoordelijkheid voor acties die negatieve gevolgen kunnen hebben. Als u in uw rapport schrijft: "Er is een fout opgetreden", zal uw baas willen weten wie de fout heeft gemaakt, zodat hij of zij de juiste straf kan geven. Als je een fout maakt, zal het je echt helpen om toe te geven en verantwoordelijkheid te nemen voor de handeling.
- Zoek naar werkwoorden die beginnen met "di-" om passieve zinnen in schrijven te vinden en te elimineren. Als je het vindt, identificeer dan de actie in de zin, zoek uit wie het heeft gedaan en verplaats het naar het begin en het midden van de zin.
Stap 6. Breng informatie over met behulp van visuele elementen
Tabellen en grafieken zijn veel gemakkelijker te lezen en te volgen dan paragrafen die dezelfde informatie bieden, vooral als de over te brengen informatie uit veel getallen bestaat.
- Kies de juiste visuele elementen om informatie aan de lezers over te brengen op een manier die voor hen nuttig is en die het doel van het rapport weerspiegelt.
- U kunt bijvoorbeeld een lijngrafiek kiezen om de trend van toenemende verkoop van wollen jassen weer te geven. Deze manier van informatie presenteren zal de toename effectiever weergeven dan een tabel met het aantal wollen jassen dat elke maand wordt verkocht, omdat de tabel de lezer vereist om naar alle cijfers te kijken, ze te vergelijken en te erkennen dat er een toename is. Dat kan allemaal door simpelweg een eenvoudige lijngrafiek weer te geven.
- Houd er rekening mee dat het oog wordt getrokken naar visuele elementen. Zorg ervoor dat deze elementen er netjes en georganiseerd uitzien en op de juiste plaats bovenaan de pagina worden geplaatst. U presenteert eenvoudig de visuele elementen die van belang zijn voor uw aanbeveling of conclusie.
Stap 7. Verwijder jargon
Elke branche of academische discipline heeft bepaalde onvermijdelijke termen, evenals modewoorden die aan populariteit winnen uit bekende boeken of artikelen. Hoewel ze soms nuttig zijn, voegen deze woorden meestal geen waarde toe of slagen ze er niet in om de boodschap effectief over te brengen.
- Het kan handig zijn om een lijst met veelgebruikte trefwoorden voor de branche op te stellen, zodat u ze niet te veel in uw rapporten gebruikt. Wanneer het rapport compleet is, kunt u deze woorden in het document opzoeken en indien nodig vervangen.
- Houd er rekening mee dat overmatig gebruik van trendy zoekwoorden voor de lezer niet betekent dat u 'goed geïnformeerd' bent in het veld, maar eerder de tegenovergestelde indruk wekt. Leidinggevenden en managers zijn over het algemeen ouder en hebben honderden van dergelijke woorden zien komen en gaan. Als je het te veel gebruikt, zullen ze denken dat je lui bent en niet weet waar je het over hebt, of ze proberen gewoon indruk op ze te maken.
- Vermijd ook het gebruik van te complexe termen. Als u bijvoorbeeld een rapport schrijft waarin een juridische kwestie wordt samengevat, betekent dat niet dat u het met veel juridisch jargon moet doorspitten.
Stap 8. Voer een zorgvuldige karaktercontrole uit
Rapporten vol typografische en grammaticale fouten kunnen voor lezers oncomfortabel zijn en een negatief beeld van u weergeven. Stel het rapport ruim voor de deadline op, zodat je genoeg tijd hebt om een goede karaktercheck uit te voeren.
- Voer een grammatica- en spellingcontroleprogramma uit op de tekstverwerkingstoepassing die u gebruikt. Dit programma zal veel fouten overslaan, vooral typefouten die resulteren in homofone fouten (bijvoorbeeld het typen van "laden", wanneer u "voorwaarde" wilt schrijven).
- Het zorgvuldig controleren van karakters in omgekeerde volgorde (van achteren naar voren) is een goede manier om ervoor te zorgen dat u geen fouten mist. Bovendien, als je bekend bent met wat je wilt schrijven, zul je fouten doorgeven, zoals ontbrekende woorden, omdat de hersenen ze automatisch aanvullen. Dit gebeurt niet als je het van achteren naar voren bekijkt.
- Rapporten hardop voorlezen is een andere effectieve manier om fouten op te sporen en de schrijfstijl aan te passen. Als je het moeilijk vindt om een bepaalde zin of alinea te lezen, is de kans groot dat dat deel moeilijk te begrijpen is omdat lezers die moeite ook zullen hebben. Corrigeer de moeilijke delen zodat ze beter kunnen vloeien.
