Zakelijke rapporten zijn een van de meest effectieve communicatiemiddelen in de hedendaagse zakenwereld. De voordelen van zakelijke rapporten zijn talrijk. Bedrijven of individuen kunnen zakelijke rapporten gebruiken om belangrijke beslissingen te nemen. Als u een goed zakelijk rapport wilt schrijven, leer dan hoe en begrijp het doel van het schrijven van een rapport.
Stap
Deel 1 van 2: Bepaal welk type bedrijfsrapport u wilt schrijven
Stap 1. Gebruik zakelijke rapporten om ideeën over te brengen
Dit rapport wordt een “rechtvaardigings-/aanbevelingsrapport” genoemd. U kunt dit rapport gebruiken om ideeën te delen met uw manager of directeur. Meestal moet u een samenvatting en hoofdtekst van het rapport opstellen. Samenvatting is een middel om ideeën over te brengen. De body bevat informatie over de voordelen, kosten, risico's en andere informatie met betrekking tot uw idee.
U wilt bijvoorbeeld een printer kopen voor uw divisie. Om de manager ervan te overtuigen dat de printer echt nodig is, stelt u een verantwoordings-/aanbevelingsrapport op voor het formeel indienen van een printeraankoopverzoek bij het management
Stap 2. Presenteer de risico's die gepaard gaan met de zakelijke kans
"Onderzoeksrapporten" helpen besluitvormers om de risico's te overwegen die moeten worden genomen wanneer ze bepaalde acties willen ondernemen, zodat het management kan anticiperen op onbedoelde effecten. Dit rapport bestaat uit een inleiding, een hoofdtekst en een conclusie. Het voorwoord bevat belangrijke informatie over de onderzochte kwestie. Het lichaam bevat een toelichting op de feiten en de resultaten van het onderzoek. De conclusie bevat een samenvatting van het rapport.
Zo wil farmaceutisch bedrijf X samenwerken met farmaceutisch bedrijf Y dat met een probleem zit. Bedrijf X wil niet werken met bedrijven die momenteel financiële problemen hebben of hebben gehad. Bedrijf X zoekt daarom volledige informatie over bedrijf Y en stelt vervolgens een onderzoeksrapport op om de financiële gegevens van bedrijf Y te bespreken met de financieel directeur
Stap 3. Presenteer compliance-informatie aan overheidsinstanties
Dit rapport, gewoonlijk een "compliancerapport" genoemd, is nuttig om bedrijfsverantwoordelijkheid aan te tonen door aan overheidsinstanties (stad, provincie, centraal, enz.). Dit rapport bestaat uit een inleiding, een hoofdtekst en een conclusie. Het voorwoord bevat een toelichting op de belangrijkste onderwerpen die in het rapport aan de orde komen. De koffer bevat gegevens, feiten en andere informatie die overheidsinstanties moeten weten. De conclusie bevat een samenvatting van het rapport.
Zo moet het bestuur van een overheidsverzekeringsmaatschappij aan de minister van Financiën voorleggen dat het bestuur van het bedrijf wordt gevoerd in overeenstemming met de in 2019 geldende wet- en regelgeving. Hiervoor stelt het bestuur jaarlijks een nalevingsverslag om de activiteiten van het bedrijf in 2019 te presenteren
Stap 4. Presenteer de haalbaarheid van het voorgestelde idee of project
Een rapport dat een toelichting bevat om te bepalen of een idee wordt geaccepteerd of afgewezen, wordt een "haalbaarheidsrapport" genoemd. Dit rapport bestaat uit een samenvatting en een body. De samenvatting bevat ideeën, terwijl het hoofdgedeelte de voordelen, mogelijke problemen, kosten en andere kwesties met betrekking tot het voorgestelde idee schetst. Het management kan het haalbaarheidsrapport gebruiken om de volgende vragen te beantwoorden:
- Kan dit project binnen het financiële budget worden gerealiseerd?
- Is dit project winstgevend?
- Kan dit project volgens een vooraf bepaalde planning worden opgeleverd?
Stap 5. Presenteer de onderzoeksresultaten die door het onderzoek zijn verkregen
Een "onderzoeksrapport" presenteert de resultaten van een gedetailleerde studie van een zeer specifieke kwestie of probleem. Dit rapport bestaat uit een abstract (samenvatting), voorwoord, gebruikte methoden, onderzoeksresultaten, conclusies en suggesties. Bij het maken van een melding dient u de resultaten van de onderzoeken die als referentie worden gebruikt te vermelden.
Zo wil de directie een onderzoek doen waarbij alle medewerkers betrokken zijn om te bepalen of het al dan niet nodig is om medewerkers te verbieden te roken in de bedrijfskantine. De persoon die het onderzoek uitvoert, schrijft een rapport over de onderzoeksresultaten
Stap 6. Help het bedrijf haar beleid, producten of procedures te verbeteren door middel van consistent toezicht
Maak vervolgens een "periodiek rapport" dat elk bepaald tijdsbestek wordt geschreven, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, enz. Dit rapport presenteert het efficiëntieniveau, winst/verlies en andere gegevens van het bedrijf voor een bepaalde periode.
Een apotheekeigenaar zal zijn verkoper bijvoorbeeld vragen om elke 3e van de volgende maand een maandelijks verkooprapport te presenteren
Stap 7. Geef in bepaalde situaties een melding
In tegenstelling tot periodieke rapporten worden 'situatierapporten' geschreven voor specifieke behoeften, zoals het simpelweg verstrekken van informatie in vergaderingen of het rapporteren over inspanningen om natuurrampen het hoofd te bieden. Dit rapport bestaat uit een inleiding, een hoofdtekst en een conclusie. De inleiding bevat een toelichting op de gerapporteerde gebeurtenissen en geeft een kort overzicht van de onderwerpen die in de hoofdtekst van het rapport zijn besproken. Leg tot slot uit welke oplossingen zijn en worden uitgevoerd.
Zo vraagt de gouverneur de burgemeester om een situatierapportage nadat zich een orkaan heeft voorgedaan in het gebied onder zijn verantwoordelijkheid
Stap 8. Presenteer enkele oplossingen om het probleem op te lossen
Het "benchmarkrapport" biedt verschillende oplossingsopties voor het nemen van beslissingen. Afhankelijk van het doel beveelt de auteur verschillende acties aan die moeten worden ondernomen. Dit rapport bestaat uit een inleiding, een hoofdtekst en een conclusie. In het voorwoord wordt het doel van het schrijven van het rapport uitgelegd. De romp drukt de situatie of het probleem uit, samen met verschillende oplossingsopties. Conclusie brengt de beste oplossing.
Een autobedrijf wil bijvoorbeeld een fabriek bouwen in Azië. Noem bij het schrijven van het benchmarkrapport maximaal 3 landen op basis van de behoeften van het bedrijf en stel in de conclusie de beste locatie voor
Deel 2 van 2: Een zakelijk rapport schrijven
Stap 1. Bepaal het doel van het schrijven en formatteer het rapport
Vraag jezelf af waarom je een zakelijk verslag wilt schrijven. Kies het type rapport in de bovenstaande lijst op basis van de te bereiken doelstellingen.
- Wat de reden ook is, zorg ervoor dat je doelen stelt die kort en duidelijk zijn. Lezers van rapporten raken in de war als de formulering van doelstellingen langdradig is, zodat de geloofwaardigheid van het rapport in twijfel wordt getrokken.
- Uw afdeling heeft bijvoorbeeld extra promotiegeld nodig. Richt u bij het schrijven van het rapport op het momenteel beschikbare budget voor promotiebudget en presenteer een effectief werkplan om het meeste uit de extra middelen te halen.
Stap 2. Denk aan het publiek dat het rapport gaat lezen
Rapportlezers kunnen van buiten het bedrijf komen (geen werknemers) of van binnen het bedrijf. Overweeg bij het schrijven van een rapport hoe goed de lezer het onderwerp begrijpt of informatie heeft over het onderwerp dat wordt besproken. Denk ook na over hoe nuttig de informatie in het rapport zal zijn voor de lezer.
- Voor wie het rapport ook leest, het financiële aspect staat bij management of opdrachtgevers altijd voorop.
- U wilt bijvoorbeeld een programma voor het delen van banen in uw divisie implementeren. Hiervoor moet u een zakelijk rapport schrijven dat zal worden gelezen door de directeur personeel, directeur bedrijfsvoering en chief executive officer. Houd rekening met de mogelijkheid dat ze het programma al kennen, zodat u relevante informatie in het rapport kunt verstrekken. Als het management nog nooit een programma voor het delen van banen heeft besproken, is uw rapport informatief en nuttig. Als het bedrijf dit programma al heeft gepland, is uw rapport ineffectief en minder overtuigend.
Stap 3. Bepaal wat er geleerd moet worden
De moeilijkste stap bij het opstellen van een zakelijk rapport is niet schrijven. Het trekken van conclusies en het verzamelen van ondersteunende gegevens is het moeilijkst. Je hebt een breed scala aan vaardigheden nodig, bijvoorbeeld het verzamelen van gegevens en het analyseren van de markt. Wat moeten u en het management weten om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen over de onderwerpen die in uw rapport worden behandeld?
Stap 4. Verzamel relevante data om een rapport te schrijven
Zorg ervoor dat de ondersteunende gegevens die u aanlevert het resultaat zijn van onderzoek. Anders kunt u uw geloofwaardigheid verliezen. De gegevensverzameling wordt ook bepaald door het type rapport dat moet worden geschreven. Zorg ervoor dat u gegevens gebruikt die nauwkeurig en relevant zijn voor het doel van het schrijven van het rapport.
- Gegevens uit interne bronnen zijn doorgaans sneller te verzamelen. Zo kunnen bijvoorbeeld productverkoopgegevens telefonisch opgevraagd worden bij de afdeling verkoop. Zo worden de gegevens direct ontvangen en opgenomen in het rapport.
- Externe gegevens zijn op te vragen bij het bedrijf. Als andere afdelingen consumentengegevens hebben verzameld en geanalyseerd, vraag er dan naar, zodat u zelf geen onderzoek hoeft te doen. De benodigde gegevens moeten zijn afgestemd op het vakgebied, maar schrijvers van bedrijfsrapporten hoeven meestal niet eerst onderzoek te doen.
- Als u bijvoorbeeld een verantwoordings-/aanbevelingsrapport wilt schrijven, doe dan wat onderzoek om de voordelen van de gepresenteerde ideeën te achterhalen en neem vervolgens de resultaten van het onderzoek op in het rapport.
Stap 5. Bepaal voordat u gaat schrijven hoe u het rapport wilt structureren
Deze beslissing wordt beïnvloed door het doel van het schrijven van het rapport. Het opstellen van een nalevingsrapport en een haalbaarheidsrapport zijn bijvoorbeeld verschillend. Begin met schrijven wanneer u weet hoe u het rapport moet samenstellen.
- Sorteer de ondersteunende gegevens in verschillende groepen. Zakelijke rapporten bevatten meestal een schat aan gegevens en informatie. Het opdelen van gegevens in groepen is de sleutel tot het succesvol schrijven van een goed zakelijk rapport. Presenteer bijvoorbeeld verkoopgegevens afzonderlijk van klantgegevens en voeg een titel toe voor elke gegevensoverzicht.
- Stel rapporten samen door samenvattingsgegevens op titel te sorteren, zodat ze gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn. De gepresenteerde gegevens kunnen dus het hoofddoel van het schrijven van het rapport ondersteunen.
- Soms moet u wachten tot iemand anders gegevens analyseert of invoert. Terwijl u wacht, kunt u de volledige dataset verwerken.
Stap 6. Trek conclusies en geef concrete suggesties
Zorg ervoor dat u logische conclusies trekt op basis van de gegevens in het rapport. Leg uit welke acties ondernomen moeten worden op basis van deze conclusies.
Elke oplossing die u voorstelt, moet worden gevolgd door specifieke, meetbare acties. Beschrijf eventuele wijzigingen in de functiebeschrijving, het schema of de toewijzing van fondsen die nodig zijn om het nieuwe werkplan uit te voeren. Zorg ervoor dat uw suggesties worden ondersteund door gegevens die aantonen dat het management in staat is om de doelstellingen te bereiken door de oplossingen in het rapport te implementeren
Stap 7. Bereid een samenvatting voor
Deze samenvatting is de eerste pagina van het bedrijfsrapport, maar wordt helemaal aan het einde geschreven. De samenvatting is een middel om de resultaten van het onderzoek en conclusies te presenteren om een glimp van de inhoud van het rapport te geven als iemand geen tijd heeft om het tot het einde te lezen. Ter illustratie: een samenvatting is als een filmtrailer of een samenvatting van een proefschrift.
Dit rapport wordt de managementsamenvatting genoemd omdat drukke leidinggevenden deze samenvatting alleen mogen lezen. Breng belangrijke informatie over aan superieuren in 200-300 woorden in de vorm van een samenvatting. Hij kon verder lezen als hij de details wilde weten
Stap 8. Gebruik infographics om specifieke gegevens over te brengen
Soms moet u kwantitatieve gegevens verstrekken met behulp van grafieken of diagrammen. Presenteer gegevens met verschillende kleuren om het aantrekkelijker en gemakkelijker te begrijpen te maken. Gebruik opsommingstekens, volgnummers of tabellen om de gegevens leesbaarder te maken. Deze stap zorgt ervoor dat de presentatie van de gegevens er anders uitziet om het belang ervan aan te tonen.
- Meestal zorgen afbeeldingen ervoor dat zakelijke rapporten er aantrekkelijker uitzien. Rapporten lijken eentonig als ze alleen tekst en cijfers bevatten. Presenteer relevante en nuttige infographics, maar overdrijf het niet.
- Schrijf de informatie in hokjes op een pagina die bijna volledig uit tekst bestaat, geen tabellen of cijfers. Full-text pagina's zijn vaak saai. Een samenvatting van belangrijke informatie kan in een kader worden gepresenteerd.
Stap 9. Maak een lijst van de informatiebronnen
Afhankelijk van het soort onderzoek dat u doet, moet u mogelijk de informatieverstrekker vermelden. In een bedrijfsrapport is een bibliografie of bronpagina bedoeld om de lezer informatie te verstrekken als hij andere gegevens wil controleren of zoeken.
Gebruik het juiste formaat bij het opnemen van citaten in rapporten per type bedrijf
Stap 10. Controleer het rapport 2 keer
Je lijkt niet serieus als je spel- of grammaticale fouten meldt. Deze fouten stellen de geloofwaardigheid van uw onderzoek in twijfel. Presenteer daarnaast duidelijke en eenduidige informatie.
- Gebruik bijvoorbeeld geen moeilijk te begrijpen woorden of te lange zinnen.
- Vermijd verschillende gesprekken.
- Als de rapportlezer in hetzelfde bedrijf zit, mag u jargon of technische termen gebruiken, maar overdrijf het niet.
- Meestal worden zakelijke rapporten geschreven met behulp van de passieve stem. Dit rapport is een voorbeeld dat laat zien dat schrijven met passieve zinnen beter is dan actieve zinnen.
- Bij het controleren van rapporten kunnen fouten over het hoofd worden gezien omdat u zelf heeft getypt. Laat een ondersteunende collega uw rapport lezen en vraag vervolgens om feedback. Het is veel beter om fouten van collega's te kennen dan van superieuren. Profiteer van de input van collega's om rapporten te verbeteren en houd daarbij rekening met suggesties.
Stap 11. Maak een inhoudsopgave
Schrijf een bedrijfsrapport volgens het officiële formaat door een inhoudsopgave te maken die handig is als referentie bij het zoeken naar een specifieke pagina. Neem de paginanummers van elke sectie van het rapport op in de inhoudsopgave, met name de samenvatting en conclusie.
Stap 12. Tijd om het rapport in te binden
De beste manier om een rapport dat een nuttige volledige beoordeling geeft, te verbeteren, is door het zo goed mogelijk te binden, bijvoorbeeld met spiraaldraad, bindmiddelen of kartonnen omslagen. Zo ziet het rapport er netjes en aantrekkelijk uit, zodat anderen het tot het einde willen lezen.
