Conferenties zijn de juiste plek voor mensen met dezelfde interesses om elkaar te ontmoeten en de nieuwste ideeën op hun respectieve gebied uit te wisselen. Conferenties worden meestal regelmatig gehouden door onderwijsinstellingen, bedrijven, gelaagde marketinggroepen, religieuze gemeenschappen en anderen. Als u een congres wilt houden, begin dan met het opstellen van een gedegen werkplan en een reeks activiteiten die moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het bepalen van de locatie van het congres, het maken van een deelnemerslijst, het samenstellen van materialen, het voorbereiden van apparatuur voor presentaties, het verstrekken van maaltijden en diverse andere behoeften die zo goed mogelijk moeten worden doordacht en gepland. Als u problemen ondervindt bij het uitvoeren van uw plannen, kalmeer dan en vertrouw erop dat u de conferentie kunt betalen. Een belangrijk aspect dat het succes van het houden van een conferentie bepaalt, is het één voor één uitvoeren van activiteiten en het maken van een lijst van taken die zijn voltooid en die nog moeten worden uitgevoerd.
Stap
Deel 1 van 4: De conferentie plannen: vroege fase
Stap 1. Maak van tevoren voorbereidingen
Het plannen van de conferentie moet ten minste acht maanden van tevoren beginnen, zelfs eerder als de conferentie groot of groot zal zijn.
- Houd er rekening mee dat veel vergaderzalen en horecagelegenheden enkele maanden van tevoren moeten worden gereserveerd. Bovendien moeten deelnemers die buiten de stad wonen reisschema's regelen zodat ze de conferentie kunnen bijwonen.
- Daarnaast kunnen sponsors en grote bedrijven hun jaarbudget enkele maanden van tevoren plannen. Over financiële en niet-financiële steun van hen voor uw evenement moet dus vooraf worden onderhandeld.
Stap 2. Vorm een commissie
Bij de voorbereiding van een conferentie moeten veel belangrijke zaken worden beslist. Door een commissie te vormen, krijg je input van meerdere mensen voordat je een beslissing neemt. Ze helpen je ook bij het nadenken over de details.
- Huur coördinatoren in, d.w.z. sleutelpersoneel dat belangrijke beslissingen zal nemen en veel tijd zal besteden aan coördinatie. Als je voldoende geld hebt, huur dan een coördinator in zodat hij of zij je kan helpen bij het plannen en delen van taken.
- Zoek uit of er conferenties over hetzelfde onderwerp zijn geweest. Zo ja, nodig dan de coördinator die de conferentie heeft gehouden uit om zich bij de commissie aan te sluiten. Als hij niet kan deelnemen, vraag dan of u materiaal kunt aanvragen dat al is behandeld om de voorbereiding op de conferentie te vergemakkelijken.
Stap 3. Stel doelen en maak een werkagenda
Schrijf op waarvoor u de conferentie houdt, dat zal de basis vormen voor elke beslissing. Als u weet wat u wilt geven en aan wie voordat u zich op de conferentie voorbereidt, wordt het gemakkelijker voor u om uw plannen in daden om te zetten.
Als je nog nooit een conferentie hebt gehouden, begin dan met het plannen van een kleine, korte conferentie. Overweeg een conferentie van 1-2 dagen te houden met een capaciteit van 250-300 deelnemers
Stap 4. Bepaal de locatie en datum van de conferentie
Hoewel nieuwe data en locaties kunnen worden bepaald nadat je een gedetailleerd plan hebt gemaakt, moet je inschatten hoeveel tijd je beschikbaar hebt voor de voorbereiding.
- Zoek, voordat u een datum vaststelt, van tevoren op welke maand en dag de conferentie meestal wordt gehouden, zodat de uitvoering niet wordt belemmerd. In Europa worden conferenties bijvoorbeeld gewoonlijk gehouden tussen maart en juni of september en november op maandag-dinsdag of donderdag-vrijdag, omdat deelnemers minder geïnteresseerd zijn in het bijwonen van conferenties op andere momenten. Ontdek het exacte schema op uw locatie voordat u een conferentiedatum bepaalt.
- De duur van de conferentie is afhankelijk van het geschatte aantal deelnemers en alle benodigdheden die tijdens de conferentie moeten worden voorzien. Plan voor 250-300 personen een conferentie van 2 volle dagen.
- Overweeg de mogelijkheid om een conferentie in de stad te houden, maar zorg ervoor dat er toegang is tot de dichtstbijzijnde luchthaven, accommodatie en adequate voorzieningen. We raden u aan een conferentie te houden in een grote stad of toeristische bestemming om meer mensen aan te trekken die aan de conferentie willen deelnemen.
Stap 5. Bepaal de titel van de conferentie
Na het bepalen van de titel kun je publiceren en plannen maken omdat er al zekerheid is over het materiaal als basis voor het verspreiden van informatie via social media.
Kies een titel die het doel en/of de achtergrond van de conferentiedeelnemers aangeeft. Zoek inspiratie met behulp van de titels van conferenties die zijn gehouden, maar zorg ervoor dat u zelf beslist
Deel 2 van 4: Voorbereiding op de conferentie
Stap 1. Maak een financiële begroting
Geen enkele activiteit kan worden uitgevoerd zonder een gedetailleerde berekening van het bedrag dat moet worden besteed aan bijvoorbeeld het huren van een gebouw, het voorbereiden van materialen en het betalen van sprekersvergoedingen. Alle uitgaven moeten verwijzen naar de financiële begroting. Als je verantwoordelijkheden delegeert, zorg er dan voor dat je assistent zich aan de budgetlimiet houdt die je hebt ingesteld.
De hoogte van het budget wordt beïnvloed door de aan- of afwezigheid van sponsoren. U kunt de sponsor vragen om geld ter beschikking te stellen om de conferentie te financieren. De sponsor heeft echter ook het recht om bepaalde zaken op de conferentie te bepalen. Bijvoorbeeld: bepalen wie een presentatie geeft of een spreker voorstellen als een van de panelleden, bijvoorbeeld: een succesvolle zakenman in een sponsorbedrijf en een merk introduceren door een logo op al het conferentiemateriaal te plaatsen. Het voordeel is dat de sponsor vooraf geld beschikbaar stelt, zodat u dit direct kunt gebruiken om het plan te realiseren
Stap 2. Bepaal de prijs en wijze van verkoop van tickets
Sommige conferenties zijn gratis, andere zijn erg duur. Overweeg de volgende aspecten voordat u de ticketprijzen bepaalt en hoe u deze kunt verkopen:
- Wat zijn de kosten die gemoeid zijn met de voorbereiding van de conferentie? Als u een kleinschalig congres wilt houden dat niet veel geld kost, raden wij u aan geen deelnemerskosten in rekening te brengen. Als alternatief moeten deelnemers betalen voor tickets om de voorbereidingskosten voor de conferentie te dekken.
- Bepaal het inschrijfgeld als u meerdere dagen een congres wilt houden of maaltijden wilt verzorgen. Inschrijfgelden voor conferenties in grote steden in Indonesië variëren van enkele honderdduizenden tot miljoenen roepia's.
- Veel conferenties brengen gedifferentieerde vergoedingen in rekening, afhankelijk van de positie of status van de deelnemer. Bijvoorbeeld: academische conferenties brengen studenten doorgaans minder in rekening dan docenten. Ook betalen medewerkers van de sponsoren minder dan reguliere deelnemers.
Stap 3. Bepaal een vergaderlocatie
Houd bij het kiezen van een locatie rekening met het aantal deelnemers, de bereikbaarheid van de locatie, de beschikbaarheid van parkeerplaatsen, de afstand van en naar het openbaar vervoer, luchthavens en hotels. Zorg er naast het vinden van een geschikte plaats voor de conferentie voor dat alle deelnemers deze gemakkelijk kunnen bereiken.
Zoek naar informatie over gebouwen of hotels die vergaderzalen bieden in de stad. Huur voor kleine conferenties een zaal in een kerk of ander kerkgebouw
Stap 4. Maak gebruik van de hulp van personeel dat werkt als leidinggevende van een kerkgebouw
Als er middelen beschikbaar zijn in het gebouw dat u kiest voor de conferentie, maak er dan optimaal gebruik van. De medewerkers kennen hun dagelijkse werkzaamheden en staan klaar om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen of waar nodig advies te geven.
U kunt gebruik maken van de diensten van het personeel dat verantwoordelijk is voor het beheer van de activiteiten in de vergaderzaal, bijvoorbeeld voor gedetailleerde vergaderarrangementen. Hoewel er een vergoeding is, hoeft u niet al deze activiteiten zelf te doen, omdat het veel tijd in beslag neemt over meerdere weken
Stap 5. Bepaal het verbruiksmenu
Houd er rekening mee dat deelnemers tijdens de conferentie voedsel moeten vinden en dat het waarschijnlijk is dat veel deelnemers niet weten welk voedsel beschikbaar is in de buurt van de conferentielocatie. Overweeg of u een cateringservice moet gebruiken om ontbijt, lunch en snacks te verstrekken of te weten te komen of de manager van de conferentiezaal maaltijden kan bereiden voor alle aanwezigen.
Houd er bij het kiezen van een menu rekening mee dat veel mensen bepaalde voedingsmiddelen niet mogen eten vanwege allergieën of voorkeuren. Ervaren horecaondernemers kunnen verschillende opties bieden, bijvoorbeeld: vegetarisch menu, geen noten, glutenvrij, halal eten of andere menu-opties
Stap 6. Neem de tijd voor een site check
Nadat je alle voorbereidingen hebt getroffen, neem je een dag van tevoren de tijd om de congreslocatie te bezoeken. Wacht niet tot je nieuwe D-day komt met de deelnemers die aan de conferentie zullen deelnemen.
Kom een dag van tevoren naar de congreslocatie en vergader met alle betrokken medewerkers om alles tot in de puntjes goed voor te bereiden
Deel 3 van 4: Conferentieplanning maken
Stap 1. Plan de conferentie
Nadat u een goed beeld hebt gekregen van de te bespreken onderwerpen en de titel van de conferentie hebt bepaald, stelt u een planning op vanaf de opening van de conferentie tot de afsluiting. Conferenties kunnen op verschillende manieren worden gehouden, afhankelijk van het bedrijfsterrein dat wordt besproken. Om het plannen gemakkelijker te maken, worden conferenties meestal in de volgende volgorde gehouden:
- Begin de conferentie met een introductie- of openingstoespraak die meestal wordt gehouden door een bekende persoon in een bepaald bedrijfsgebied en een bekende spreker is geworden. U kunt het evenement 's avonds houden en vervolgens afsluiten met een diner of als eerste sessie 's ochtends om de conferentie te starten.
- Verdeel de rest van het schema in kortere sessies. Als de conferentie wordt gehouden op verzoek van de deelnemers volgens hun voorstellen, pas het materiaal dan aan de behoeften van de deelnemers aan. U kunt echter ook workshopschema's, filmfragmenten of ander materiaal opnemen in het conferentieschema. Bepaal, afhankelijk van het aantal aanwezige deelnemers, of elke sessie door alle deelnemers kan worden bijgewoond ("plenum") of dat deelnemers in meerdere groepen moeten worden verdeeld en dat elke groep verschillende sessies parallel zal bijwonen, afhankelijk van hun keuze ("groepen" genoemd).”).
- Sluit de conferentie af door sprekers uit te nodigen om materiaal te presenteren dat de deelnemers motiveert of uitdaagt.
Stap 2. Bepaal hoe u de sessie wilt houden
U kunt zelf bepalen hoe u de sessie wilt houden op basis van de behoeften van het bedrijf, bijvoorbeeld door les te geven, cases te bespreken, seminars te houden, de nieuwste beleids- of onderzoeksresultaten te presenteren, vragen te stellen of te presenteren met behulp van dia's.
- De keuze voor het aanleveren van het materiaal is van invloed op de publicatiestrategie. Bereid daarom zo vroeg mogelijk materiaal voor dat zeer nuttig is voor de deelnemers.
- De duur van elke sessie kan variëren van 45 minuten tot 3 uur, afhankelijk van het aantal presentaties en geleverde inhoud.
Stap 3. Bedenk of u andere activiteiten wilt opnemen
Bedenk nuttige activiteiten die in de planning kunnen worden opgenomen en een belangrijke rol kunnen spelen bij het succes van de conferentie, bijvoorbeeld:
- Plan activiteiten ten behoeve van de organisatie van de deelnemers aan de conferentie, zoals een zakelijke bijeenkomst of prijsuitreiking.
- Zorg voor eten als deelnemers inschrijfgeld in rekening worden gebracht. Als er geen kosten zijn, vraag de deelnemers dan om lunch mee te nemen (als laatste optie). Deelnemers verwachten meestal ten minste één maaltijd te eten. Als de conferentielocatie in de stad is, zorg dan voor een pauze zodat deelnemers kunnen lunchen in een nabijgelegen restaurant.
- Vraag of deelnemers een entertainmentevenement willen plannen, bijvoorbeeld: maak een stadstour, kijk 's avonds naar een comedyshow, kijk een film of ga naar een theatervoorstelling. Het evenement is misschien meer geschikt voor een conferentie in een grote stad of voor een bedrijf, maar niet altijd.
Deel 4 van 4: Publiceren
Stap 1. Bepaal de deelnemers die aanwezig zullen zijn
Conferenties zijn zeer divers, bijvoorbeeld conferenties die academisch, religieus en zakelijk zijn met verschillende deelnemers. Zorg er vóór het plannen voor dat er voldoende deelnemers geïnteresseerd zijn om de conferentie bij te wonen.
U hoeft niet veel publiciteit te doen als u conferenties wilt houden voor kleine groepen, zoals bedrijfsmedewerkers of kerkgemeenschappen. U kunt congresplannen op de hoogte stellen door een e-mail te sturen, aan te kondigen in de bedrijfsnieuwsbrief en/of aan te melden op een bestuursvergadering
Stap 2. Vraag bedrijfsleiders om deel te nemen
Om mensen in je bedrijf te overtuigen, moet je een pakkende titel bedenken of een goede spreker uitnodigen.
Neem na bevestiging van bekende sprekers de informatie op in het conferentiemateriaal en breng potentiële deelnemers op de hoogte
Stap 3. Maak een website
Tegenwoordig zijn digitale media een zeer belangrijk hulpmiddel voor het succes van conferenties. Maak een websitenaam met links die gemakkelijk te vinden zijn als u zoekt op het trefwoord voor de titel van de conferentie of andere woorden die verband houden met de conferentie. Schrijf gedetailleerde informatie over de conferentie op de website en voeg een link toe op al het gedrukte en reclamemateriaal met betrekking tot de conferentie.
- Vermeld de datum, tijd en adres van de congreslocatie op de website, inclusief de namen van bekende sprekers. Informeer ook over vervoer, accommodatie, interessante locaties en conferentieschema's als die er zijn.
- Voeg een websitelink toe als deelnemers zich kunnen registreren.
Stap 4. Plaats een advertentie
Begin ruim van tevoren met adverteren (een jaar van tevoren), zodat sprekers voorstellen kunnen indienen met materiaal om op de conferentie te presenteren. Kies de juiste manier van publiceren op basis van de grootte van de conferentie en de achtergrond van de deelnemers. Overweeg waar potentiële deelnemers hun informatie vandaan halen, bijvoorbeeld:
- Sociale media, bijvoorbeeld van de Facebook- en Twitter-accounts van de sponsororganisatie
- Lijst met contacten op Listservs en e-mailadressen
- Blog, tijdschrift, krant of zakelijk tijdschrift
- Posters, flyers of andere mededelingen die naar relevante groepen, organisaties of bedrijven worden gestuurd
Stap 5. Vraag om voorstellen
Geef bij het opstellen van een conceptadvertentie aan dat u openstaat voor registratie of wacht op indiening van individuele of groepsvoorstellen in de vorm van papers, panelvoorstellen of workshopmateriaal.
Afhankelijk van de branche kunt u de lengte van het voorstel bepalen. Op het gebied van onderwijs zijn voor kleinschalige conferenties doorgaans samenvattingen van enkele honderden woorden nodig, terwijl voor grootschalige conferenties volledige manuscripten nodig zijn
Stap 6. Begin met het accepteren van registraties
Bereid faciliteiten voor zodat deelnemers zich voor de conferentie kunnen registreren, ook al is het nog een paar maanden van tevoren. Op deze manier kunt u een inschatting maken van het aantal deelnemers dat aanwezig zal zijn.
- Maak een website die linkt naar de conferentiewebsite voor registratie. Als u niet over de technische vaardigheden beschikt om een website te maken, gebruikt u een bestaande service. Maak bijvoorbeeld gebruik van de betaalde diensten van RegOnline, een bedrijf dat de online registratie voor verschillende evenementen verzorgt, de gegevens verwerkt en naar u verzendt door het gebruikers gemakkelijk te maken er toegang toe te krijgen.
- Deelnemers kunnen zich ook telefonisch of per fax aanmelden als u de mogelijkheid heeft om betalingsbewijzen met een creditcard te verwerken.
- Als u geen internet- of telefoonregistratie accepteert, maak dan een pdf-aanvraagformulier aan en upload dit op de website. Vertel de deelnemers dat ze het formulier mogen printen, invullen en samen met een cheque of bewijs van overschrijving naar het e-mailadres van uw bedrijf mogen sturen.
- Om deelnemers vroeg in te schrijven, biedt u kortingen aan voor deelnemers die minimaal een maand van tevoren betalen. Ticketprijzen zijn iets duurder als deelnemers op de congreslocatie betalen.
Tips
- Vraag de spreker of hij of zij extra apparatuur nodig heeft voor de presentatie, zoals een podium, televisie, groot scherm of computer.
- Let er bij het kiezen van een voedselmenu op of er deelnemers zijn die een dieet van bepaalde voedingsmiddelen moeten volgen.
- Vraag bij het vergelijken van huurkosten naar prijzen voor eten, water, frisdrank, etc. omdat het erg duur kan zijn.
- Houd bij het kiezen van een ruimte rekening met het doel van de conferentie en beslis of u de aula of stoelen en tafels wilt gebruiken om aantekeningen te maken.
