Schriftelijke beleidslijnen en procedures schetsen de richtlijnen, regels, focus en principes van de organisatie. Over het algemeen zijn beleidsregels en procedures opgenomen in handleidingen die voor werknemers zijn gemaakt. Hoe u bedrijfsbeleid en -procedures schrijft, hangt af van de doelstellingen van het bedrijf zelf.
Stap
Deel 1 van 5: Bedrijfsdoelen schetsen
Stap 1. Maak een lijst met doelen
Als manager of bedrijfseigenaar kent u de doelstellingen van het bedrijf. Denk aan zaken als verkoopdoelen, werknemers- en managementdoelen en de zakelijke positie die u de komende jaren verwacht te hebben.
- Probeer doelen te stellen die niet alleen specifiek zijn, maar ook haalbaar en het nastreven waard. Stel bijvoorbeeld financiële doelen die binnen handbereik liggen en stel doelen voor de prestaties van medewerkers die kunnen worden bereikt door het beleid en de procedures te volgen die u stelt.
- Nadat u uw doelen heeft bepaald, moet u ervoor zorgen dat u zich als bedrijfseigenaar of -manager wilt inzetten. Het stellen van doelen is een belangrijke eerste stap bij het ontwikkelen van beleid en procedures. Dan is het niet minder belangrijk om te voldoen.
Stap 2. Schrijf een lijst met taken en procedures op
Denk na over de dagelijkse gebeurtenissen en taken in uw bedrijf. Schrijf elke taak op die elke dag moet worden voltooid, zodat het bedrijf soepel loopt.
Overweeg het volgende: Welke taken vereisen een formele beschrijving of richting? Welke procedures moeten consequent op dezelfde manier worden uitgevoerd? In plaats van je te concentreren op handmatig werk dat niet veel instructie vereist, kun je je concentreren op grotere taken
Stap 3. Maak een lijst van mogelijke problemen en oplossingen
Er wordt beleid gemaakt om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en dat werknemers en managers prestatienormen hebben. Denk na over de problemen die kunnen ontstaan als er geen beleid is. Op die manier kun je nadenken over de polissen die je nodig hebt.
Als u nadenkt over een mogelijk probleem, zoek dan naar een snel overzicht van hoe u het probleem kunt oplossen of oplossen. Denk aan kwesties rond dagelijkse bedrijfsactiviteiten, zoals financiën, interacties tussen werknemers en klanten, en het gedrag en de houding van werknemers
Deel 2 van 5: Zakelijk beleid schrijven
Stap 1. Maak een lijst van de beleidscategorieën
Denk na over de verschillende mogelijke problemen die met het beleid moeten worden opgelost, en denk na over de categorieën van elk. Gebruik bijvoorbeeld categorieën zoals veiligheid, planning, gedrag, salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, vakantie of verlof en discriminatie.
Later, bij het samenstellen van de handleiding, zullen de beleidsregels die al in categorieën zijn onderverdeeld, u helpen de handleiding en zijn secties te ordenen. Categorieën helpen u ook te beslissen wat het belangrijkst is, en kunnen ze in meer detail uitsplitsen
Stap 2. Gebruik het overzichtsformaat om de verschillende polissen onder elke categorie uit te splitsen
Met de sjabloon kunt u dieper ingaan op aspecten van elke polis of categorie en gaandeweg voorwaarden en specificaties toevoegen. Gebruik nummers om elke sectie of categorie te sorteren.
Begin met een korte schets. Nadat u alle oorspronkelijke ideeën heeft opgeschreven, kunt u teruggaan naar het overzicht en toevoegen of uitbreiden als u verandert
Stap 3. Bedenk passende consequenties voor beleidsschendingen
Beleid stelt bedrijven in staat naar behoren te functioneren en dient ook als normen waaraan werknemers en management zich moeten houden. Beleidslijnen dienen ook als schriftelijke documenten waarin wordt beschreven hoe beleidskwesties of -schendingen moeten worden aangepakt. Dit is vooral belangrijk wanneer en als actie nodig is om het probleem op te lossen.
Wanneer het in officiële documenten is geschreven, kan het beleid de wettelijke rechten en plichten van werknemers en het bedrijf dekken. Het beleid bevat informatie over arbeidsrechten voor mensen met een handicap, belastingen en verbodsbepalingen op discriminatie en intimidatie op de werkplek. Zorg ervoor dat u de informatie invoert volgens de toepasselijke wetgeving
Stap 4. Stel een duidelijk ontslagbeleid op
Als u een werknemer moet ontslaan wegens het overtreden van een beleid, is het dit schriftelijke beleid dat als bewijs zal dienen als de werknemer van mening is dat hij onterecht is ontslagen. Zorg ervoor dat u een hoofdstuk wijdt aan het bespreken van de ontslagregels.
U moet ook een wervingsbeleid opstellen. Bijvoorbeeld antecedentenonderzoek voordat een kandidaat wordt aangenomen, of een proeftijd nadat een medewerker is aangenomen en voordat hij een vaste medewerker wordt. Zorg ervoor dat je duidelijke voorwaarden maakt en schetst
Stap 5. Gebruik duidelijke actieve taal
Schrijf alle beleidsregels duidelijk op, zodat ze niet verkeerd worden geïnterpreteerd of begrepen. Als er een andere interpretatie is, overweeg dan om deze in een andere taal te herschrijven.
Schrijf bijvoorbeeld niet: "Aanvullend ziekteverlof kan onder bepaalde omstandigheden worden verleend." Schrijf in plaats daarvan "Aanvullend ziekteverlof wordt alleen goedgekeurd met de uitdrukkelijke toestemming van de dienstdoende manager."
Deel 3 van 5: Schrijfprocedures
Stap 1. Bepaal voor welke taken gedetailleerde procedures nodig zijn
Niet alle taken of incidenten vereisen gedetailleerde instructies. Prioriteer taken of procedures die consistent moeten worden uitgevoerd, zoals salarisadministratie of planning.
Overweeg de volgende vragen wanneer u beslist welke procedures details vereisen: Was de procedure lang of ingewikkeld? Wat zijn de gevolgen als er een fout in de uitvoering zit? Zijn er recente belangrijke wijzigingen doorgevoerd? Vereist deze procedure belangrijke of uitgebreide documenten? Worden medewerkers vaak verward door de procedure?
Stap 2. Verzamel de informatie die nodig is voor elke procedure
Voordat u de procedure schetst, moet u alle stappen en hun aspecten kennen. Denk aan vragen van medewerkers die naar voren zijn gekomen en eventuele problemen die u bent tegengekomen.
Zelfs als u over alle informatie beschikt, moet u zich nog steeds aan de basis van de procedure zelf houden. Bedenk wat lezers of medewerkers nodig hebben om de procedure te begrijpen en uit te voeren
Stap 3. Gebruik alle informatie om een duidelijke procedure te schrijven
Gebruik de actieve taal. Probeer lange en overbodige woorden te vermijden. Zorg ervoor dat u geen taal gebruikt die moeilijk te begrijpen is, inclusief jargon dat werknemers misschien niet kennen.
Bijvoorbeeld, in plaats van te schrijven: "Personeel gescheurde loonbewijzen moeten in het financiële bestand worden bewaard", gebruik dan de volgende taal: "Gescheurde loonbewijzen in het financiële bestand bewaren."
Deel 4 van 5: Wettigheid begrijpen
Stap 1. Vul een rubriek in over het antidiscriminatiebeleid
Alle bedrijfseigenaren moeten zich houden aan het antidiscriminatiebeleid dat door de overheid is vastgesteld. Zorg ervoor dat u informatie over het beleid opneemt, samen met de verwachting dat alle medewerkers zich eraan houden.
Informatie over gelijke arbeidskansen moet ook in het beleid worden opgenomen, evenals de wet op het recht op werk voor personen met een handicap en het beleid inzake intimidatie
Stap 2. Zorg ervoor dat uw polis legaal is
U moet ervoor zorgen dat alle opgestelde polissen eerlijk en in overeenstemming met de wet zijn. Er zijn veel bronnen die u kunt gebruiken om erachter te komen of uw polis in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.
U kunt ook een juridisch adviseur vragen om het door u opgestelde beleid te bestuderen voordat u het toepast op werknemers. Als ondernemer is het erg handig om een juridisch adviseur te hebben die u regelmatig kunt raadplegen
Stap 3. Vraag medewerkers om conceptbeleid en -procedures te ondertekenen
Nieuwe medewerkers moeten worden gevraagd om akkoord te gaan met de beleids- en proceduredocumenten en deze te ondertekenen, en een kopie ter referentie te krijgen. Bovendien moeten eventuele wijzigingen door alle medewerkers opnieuw worden ondertekend. Dit is om ervoor te zorgen dat ze allemaal gebonden zijn aan het beleid, mochten er in de toekomst juridische stappen worden ondernomen door beide partijen.
Minderjarigen kunnen wettelijk geen contracten aangaan. Als u werknemers in dienst neemt die jonger zijn dan 18 jaar, zorg er dan voor dat ze schriftelijke toestemming hebben van een voogd om een contract aan te gaan, aangezien de ouder of voogd het contract wettelijk kan opzeggen
Deel 5 van 5: De handleiding samenstellen
Stap 1. Zet de informatie in een logische volgorde
Begin met de grotere punten en volg daarna met de kleinere. Begin bijvoorbeeld in plaats van met de compensatiecategorie te beginnen met het wervingsproces of de geschiktheidscategorie.
- Overweeg een handleiding te openen met een beschrijving van de doelstellingen van het bedrijf, zoals u eerder hebt geschetst. Schrijf een paar duidelijke, uniforme alinea's die de handleiding samenvatten, wat werknemers van het bedrijf kunnen verwachten en wat het bedrijf van werknemers verwacht.
- Gebruik het overzicht om subcategorieën in de handleiding aan te maken. Maak een inhoudsopgave wanneer u klaar bent, zodat elk stukje informatie gemakkelijk te vinden is.
Stap 2. Gebruik een afbeelding, grafiek of diagram
Er zijn mensen die visueler zijn, dus de diagrammen, grafieken of afbeeldingen in de handleiding kunnen verschillende soorten werknemers helpen om concepten te begrijpen. Afbeeldingen kunnen procedures en beleid vereenvoudigen.
U kunt bijvoorbeeld een diagram of tabel maken met verschillende titels en hun taken. U kunt ook een tabel met vragen en antwoorden gebruiken die medewerkers indien nodig als referentie kunnen gebruiken
Stap 3. Zorg voor handleidingen voor alle medewerkers die gemakkelijk toegankelijk zijn
Idealiter krijgen nieuwe medewerkers een exemplaar van de handleiding bij indiensttreding en oude medewerkers een nieuw exemplaar bij een revisie. Overweeg om alle werknemers een contract te laten ondertekenen waarin staat dat ze alle punten in de handleiding begrijpen en ermee instemmen.
