Nee zeggen tegen een verzoek kan moeilijk zijn, vooral als de persoon die het verzoek doet uw baas is. Zelfs als je je best doet om alles te doen wat je baas je vraagt, zijn er momenten waarop je geen nee kunt en moet zeggen. Denk na over uw redenen en begrijp wat u wilt zeggen voordat u uw baas ontmoet. Probeer, in plaats van ronduit "nee" te zeggen, met positieve alternatieve suggesties te komen.
Stap
Deel 1 van 3: Reacties voorbereiden
Stap 1. Maak een lijst met redenen waarom u geen verzoek kunt indienen
Als je baas je vraagt om extra werk of een opdracht aan te nemen als je geen tijd hebt of als de taak buiten je functieomschrijving valt, is het handig om redenen op te sommen waarom je nee zou moeten zeggen tegen de taak. Denk rustig en rationeel na over het probleem en som de redenen op. Deze aantekeningen helpen u bij het voorbereiden van een reactie op uw baas.
- Er zijn eenvoudige redenen waarom u een taak niet kunt uitvoeren, zoals een verplichting om voor uw kinderen te zorgen of een vakantie te plannen.
- Als je niet zeker weet of de opdracht geschikt voor je is, controleer dan nogmaals je functiebeschrijving.
- Als je al een zware werkdruk hebt en geen andere baan kunt accepteren, moet je goed nadenken hoe je hiermee omgaat.
Stap 2. Analyseer uw werkprioriteiten
Als je werkschema een probleem is en je niet zeker weet of je extra opdrachten kunt aannemen, probeer dan je prioriteiten te analyseren. Overweeg een nieuwe opdracht met een andere en evalueer of je de bestaande baan kunt verschuiven. Door alleen maar te zeggen "Ik heb geen tijd" kan je baas twijfelen aan je effectiviteit en efficiëntie, dus als tijd een probleem is, moet je laten zien dat je taken kunt prioriteren en ze op tijd kunt voltooien.
- Maak een takenlijst en sorteer deze op prioriteit en deadline.
- Maak een schatting van hoe lang elke taak zal duren en kijk of er een kans is dat je aan een nieuwe kunt werken.
- Maak nette en duidelijke documenten die kunnen worden gebruikt in gesprekken met leidinggevenden.
- Dit is een manier om je baas te 'laten zien' dat je niet kunt doen wat je wordt gevraagd, en niet alleen maar 'zeggen'.
Stap 3. Verplaats jezelf in de schoenen van de baas
Voordat je met je baas gaat praten, is het belangrijk dat je jezelf in zijn schoenen probeert te verplaatsen en hem en de prioriteiten van het bedrijf begrijpt. Als u de motivatie van uw baas begrijpt, kunt u een betere reactie formuleren. Als u een specifieke taak niet uitvoert omdat dit de inkomsten van het bedrijf aanzienlijk zal kosten, heeft u een zeer overtuigend argument en een alternatief nodig zodat het bedrijf zijn inkomsten niet verliest.
- Als je alleen een afspraak wilt verzetten vanwege een eerdere toezegging, denk er dan eens over na wat voor invloed dit opnieuw plannen op je baas zal hebben.
- Door jezelf in zijn schoenen te verplaatsen, kun je anticiperen op hoe je baas op je zal reageren.
Stap 4. Bedenk welke taal je wilt gebruiken
Het is belangrijk om de juiste tone of voice en taal te gebruiken om nee te zeggen zonder nee te zeggen. Onthoud dat het belangrijk is om altijd neutrale taal te gebruiken en de situatie niet te veranderen. Het gaat niet om jou of je baas, of de relatie die je hebt, of het nu een goede relatie is of een slechte relatie. Wijs altijd naar het bedrijf en hoe u de beste resultaten voor het bedrijf kunt behalen.
- Zeg iets neutraals en objectiefs, zoals: "Als ik deze opdracht doe, heb ik geen tijd om het hoofdrapport van deze week af te maken."
- Vermijd subjectieve en persoonlijke reacties. Zeg niet: "Ik kan het niet, het is te veel werk voor mij".
Deel 2 van 3: Praten met de baas
Stap 1. Vind het juiste moment voor de baas
Voordat je met je baas gaat praten, moet je het juiste moment voor hem of haar vinden. Je wilt hem zeker niet zien op een stressvolle of drukke tijd. Je hebt misschien een goed idee van hoe hij werkt, maar controleer indien mogelijk zijn dagelijkse schema op de computer. Je moet vragen of hij vrije tijd heeft omdat je iets wilt bespreken, afhankelijk van de cultuur en gebruiken op je kantoor.
- Voer een privégesprek als u in uw werksituatie alleen met uw baas kunt praten.
- Let op de werkdruk en werkstijl van je baas. Als hij iemand is die 's ochtends graag actief is, probeer dan voor de lunch met hem te praten.
- Als je weet dat hij altijd eerst komt, kun je op een ochtend vroeg komen om hem te zien voordat de andere medewerkers arriveren.
Stap 2. Spreek duidelijk en beknopt
Als je met je baas praat, is het belangrijk om je punt snel over te brengen en problemen niet uit de weg te gaan. Je moet ervoor zorgen dat je je punt op een duidelijke en beknopte manier overbrengt. Ga er niet heen en weer, want je baas zal denken dat je je tijd aan het verdoen bent en je verliest de sympathie van de baas.
- Zeg niet "ja, maar…" omdat de baas misschien gewoon "ja" hoort en denkt dat u het werk kunt doen, als u uw tijd beter kunt beheren.
- Gebruik in plaats van negatieve woorden zoals 'maar' meer positieve woorden.
- Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Ik weet dat je me hebt gevraagd om dit rapport te maken, maar ik heb nog veel ander werk te doen", kun je iets zeggen als "Ik heb een idee om de werklast van dit project te reorganiseren".
Stap 3. Beschrijf uw aandoening
Het is erg belangrijk dat u de redenen duidelijk en effectief uitlegt. Als je geen solide argument kunt maken, begrijpt je baas waarschijnlijk niet waarom je het werk niet kunt doen. Als u bijvoorbeeld wordt gevraagd iets buiten uw functieomschrijving te doen, moet u dit uitleggen en bereid zijn om uw functieomschrijving uit te leggen, indien nodig. Maak niet meteen je functieomschrijving bekend, maar wees bereid om het uit te leggen.
- Als tijd een probleem is, heb je een echte en onmiskenbare reden nodig waarom je de taak niet kunt uitvoeren.
- Onthul ander werk dat wordt gedaan en een prioriteit is. Zeg iets als: "Ik heb een deadline om mijn voorjaarsrapport volgende week af te ronden, dus deze taak kan een belemmering zijn."
- Probeer te benadrukken dat als je baas de taak aan iemand anders toewijst, het die persoon en het bedrijf ten goede zal komen door te benadrukken dat het werk dat je doet belangrijker is.
- Leg je situatie duidelijk en direct uit, maar nooit op een confronterende of emotionele manier.
Stap 4. Laat het niet te lang liggen
Als je er meteen achter komt dat je een bepaalde taak niet kunt of dat het niet goed voor je is, wacht dan niet te lang met het inplannen van een gesprek met je baas. Als je het toelaat, is het moeilijker om het werk dat nog op tijd gedaan moet worden te reorganiseren. Als je tot het laatste moment wacht, is het bijna onmogelijk om de deadline te halen. Je baas zal niet met je meevoelen.
Deel 3 van 3: Positieve alternatieve voorstellen aanbieden
Stap 1. Stel voor om uw prioriteiten opnieuw af te stemmen
Als je met je baas praat, is het belangrijk om niet ronduit 'nee' te zeggen als je het kunt vermijden. Probeer in plaats daarvan manieren te vinden om positieve alternatieven voor te stellen waarbij je geen taak hoeft uit te voeren waarvan je denkt dat je die niet kunt. Een goede manier om dit te doen, is door je baas voor te stellen om je te helpen je prioriteiten te herschikken. Hiermee laat je je baas zien dat je zo productief mogelijk wilt werken en wordt het duidelijk dat de werkdruk niet constant is.
- Maak aantekeningen van je uitstekende werk en hoe lang het duurde om elke taak te voltooien om te bewijzen dat je er goed over hebt nagedacht.
- De baas vragen door te zeggen: "Kun je me helpen mijn prioriteiten te herschikken?" laat zien dat je hem wilt betrekken bij het managen van je werk.
- Hiermee laat je zien dat je hun mening waardeert en hulp zoekt om efficiënter te werken.
Stap 2. Beveel een collega aan
Een andere manier om positieve alternatieven voor te stellen voor simpelweg nee zeggen, is door een collega aan te bevelen die extra werk op zich kan nemen. Als je dit doet, laat je zien dat je over de taak hebt nagedacht en wie er het meest geschikt voor is. Je baas zal onder de indruk zijn dat je aan hem en aan de noodzaak van het bedrijf hebt gedacht om de klus te klaren en je geen zorgen hoeft te maken over overwerk.
- Door te laten zien dat je een goed beoordelingsvermogen hebt en prioriteit geeft aan de behoeften van het bedrijf, zal het voor je baas gemakkelijker zijn om de volgende keer op je oordeel te vertrouwen.
- Het laat ook zien dat je begrijpt wat er op kantoor speelt en geïnteresseerd bent in de ontwikkeling van je collega's.
Stap 3. Stel een nieuwe werkregeling voor
Als je veel werk moet doen binnen de afgesproken uren, kan dit een gelegenheid zijn om met je baas te praten over het maken van nieuwe werkafspraken. Als u bijvoorbeeld lang moet pendelen naar uw werk waardoor uw productiviteit afneemt, kunt u voorstellen om één dag per week thuis te werken en zo de reistijd te verkorten.
- Als u denkt dat een flexibeler werkpatroon het u gemakkelijker zal maken om u aan te passen aan de eisen van de werkplek, wees dan niet bang om dit ter sprake te brengen.
- Denk altijd na over de cultuur op je werkplek en of flexibeler werken een haalbaar idee is.
- Denk goed na over alle voorstellen voordat u ze indient. Kom niet met ideeën die niet helemaal duidelijk zijn.
Waarschuwing
- Als je baas je vraagt iets illegaals te doen, heb je het recht om nee te zeggen. Neem contact op met de autoriteiten.
- Wees kalm en spreek op een normale toon.
