E-mail is een van de meest voorkomende vormen van communicatie in de moderne wereld. Weten hoe u uzelf via e-mail aan anderen kunt voorstellen, kan uw carrière en netwerk verbeteren. Door een beknopte en duidelijke inleidende e-mail te schrijven, vergroot u de kans dat de e-mail wordt gelezen en dat de lezer contact met u opneemt. Vermijd enkele van de meest voorkomende fouten om ervoor te zorgen dat uw e-mail zich onderscheidt van de rest.
Stap
Methode 1 van 3: De e-mail sterk starten
Stap 1. Zorg ervoor dat het onderwerp van de e-mail duidelijk is
Ontvangers moeten de omtrek van de e-mail kennen voordat ze deze zelfs maar openen. Zorg ervoor dat het kort is; omdat lange dingen ingewikkeld kunnen worden. Voor een inleidende e-mail kunt u "Introductie - Uw naam" schrijven.
- Zorg ervoor dat je het onderwerp eerst opschrijft! De fout die vaak voorkomt, is vergeten over de e-mail te schrijven.
- Mobiele apparaten geven meestal slechts ongeveer 25-30 tekens weer in het onderwerp, dus houd het kort.
Stap 2. Open met een zakelijke begroeting
Begin niet met "Hallo" of "Hallo". Groeten zoals deze alleen als je de persoon al kent. Begin met de juiste zakelijke begroetingen. Vermijd het gebruik van de voornaam van de ontvanger.
- "Aan mevrouw/meneer/mevrouw" - Als u helemaal niet zeker bent over de burgerlijke staat van de vrouwelijke ontvanger, gebruik dan altijd mevrouw om beleefder te zijn.
- "Aan geïnteresseerden" - Deze begroeting mag alleen worden gebruikt als u niet zeker weet wie het bericht zal ontvangen.
Stap 3. Stel jezelf voor
De eerste zin moet je voorstellen aan de ontvanger. Hierdoor kunnen ze de naam associëren met de rest van het e-mailbericht.
- "Mij …"
- Geef titel indien beschikbaar. Als je meerdere diploma's hebt, selecteer je gewoon de belangrijkste of meest relevante.
Methode 2 van 3: E-mails beknopt houden
Stap 1. Leg uit hoe u aan het e-mailadres van de ontvanger kunt komen
Vertel ontvangers hoe u hun contactgegevens hebt gevonden. Dit helpt om te laten zien dat u de juiste manier volgt om hen te bereiken.
- "Uw officemanager heeft me dit e-mailadres gegeven"
- "Ik heb dit e-mailadres gevonden op uw website"
- "Die-die en die-en-die zei dat ik je moest bellen"
Stap 2. Praat over de laatste keer dat je elkaar zag (indien van toepassing)
Door iemands geheugen wakker te maken, ontstaat er meer betrokkenheid.
- "We hebben elkaar vorige week kort gesproken op de conferentie"
- "We hebben gisteren aan de telefoon gesproken"
- "Ik zag uw presentatie op …"
Stap 3. Deel gemeenschappelijke interesses
Dit helpt u in contact te komen met uw ontvangers en maakt uw zakelijke e-mail minder hoogdravend. Om gemeenschappelijke interesses te bepalen, kunt u een beetje onderzoek doen naar de ontvanger van de e-mail. Kijk ook eens op Facebook, Twitter en LinkedIn.
- Zorg ervoor dat je vertelt waar je deze gemeenschappelijke interesse hebt gevonden, anders zou je als stalker kunnen worden gezien.
- Houd indien mogelijk de inhoud van de e-mail gerelateerd aan een bedrijf dat betrekking heeft op een gemeenschappelijk belang, zoals iets in uw vakgebied of een gedeelde professionele passie die u wilt delen.
Stap 4. Geef redenen op waarom je verbinding wilt maken
Wacht niet te lang om tot de kern van de e-mail door te dringen. Niemand zal een e-mail een paar alinea's verder lezen voordat hij ter zake van uw e-mail komt. Leg duidelijk en beknopt uit wat u wilt en waarom u contact opneemt met de persoon. Als u om advies vraagt of een ander verzoek doet, zorg er dan voor dat het verzoek goed wordt afgehandeld, vooral als dit uw eerste contact is.
- “Ik ben geïnteresseerd om meer te weten te komen over…”
- "Ik zou graag met u afspreken om te bespreken…"
- "Ik wil uw mening over…"
Stap 5. Zorg ervoor dat je e-mail gericht is op één onderwerp
Een scheve e-mail zorgt ervoor dat de ontvanger zijn interesse verliest of vergeet waarom u de e-mail hebt verzonden. Houd je inleidende e-mail eenvoudig en vraag de ontvanger maar één ding.
Methode 3 van 3: De e-mail beëindigen
Stap 1. Bedank de ontvanger voor zijn tijd
Het lezen van een hele e-mail vergt enige ernst, dus bedank de ontvanger voor de tijd die hij heeft genomen om het te lezen. Deze eenvoudige beleefdheid zal de stemming van de ontvanger drastisch verbeteren en uw kansen op een reactie vergroten.
- "Ik stel het op prijs dat u de tijd neemt om deze e-mail te lezen."
- "Bedankt dat je de tijd hebt genomen om dit te lezen."
Stap 2. Bereid een call-to-action voor
Vraag de ontvanger om een e-mail te beantwoorden, te bellen, na te denken over uw voorstel of iets anders om hem erbij te betrekken. Een andere manier om de binding te vergroten, is door vragen te stellen.
- "Bel me als je vrije tijd hebt"
- "Laten we binnenkort een keer lunchen"
- "Wat denk jij van…?"
- "Ik kijk uit naar uw reactie"
Stap 3. Beëindig de e-mail
Wanneer u een professionele e-mail beëindigt, moet u ervoor zorgen dat u op een beknopte manier bedankt. Een eenvoudige laatste begroeting houdt de e-mail professioneel, maar drukt toch uw dankbaarheid uit.
- "Groeten",
- "Bedankt",
- "Met vriendelijke groeten",
- Vermijd het zeggen van "Gegroet en groeten", "Met vriendelijke groet", "Proost!", "Vrede groeten", "Bedankt voor uw aandacht".
Stap 4. Voeg handtekening toe
Als u uw e-mailservice niet hebt geconfigureerd om een handtekening op te nemen, zorg er dan voor dat u de e-mail afsluit met uw naam, titel en contactgegevens. Overspoel dit gedeelte niet met vijf telefoonnummers, twee e-mailadressen en drie websites. Houd het simpel, zodat de ontvanger weet wat de beste manier is om opnieuw contact met je op te nemen. Vermijd het opnemen van aanhalingstekens in uw handtekening.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Stap 5. Controleer de spelling van de e-mail
Voordat u op de knop "Verzenden" klikt, moet u even de tijd nemen om uw e-mail een paar keer te lezen en eventuele fouten te corrigeren. Deze e-mail is waarschijnlijk uw eerste contact met de ontvanger, dus zorg ervoor dat u de beste indruk achterlaat. Spel- en grammaticafouten zorgen ervoor dat je e-mails er meteen een stuk minder professioneel uitzien.
