Naarmate de populariteit van e-mail toeneemt als een eenvoudiger, goedkoper en sneller alternatief voor de rol van brieven, neemt ook het aantal uitnodigingen voor bruiloften, verjaardagen en zelfs sociale bijeenkomsten toe dat via deze online media wordt verzonden. Over het algemeen sturen de genodigden een e-mail met het RSVP-systeem om het aantal gasten te meten dat het evenement kan bijwonen. Maar helaas is het RSVP-systeem niet erg populair in Indonesië, dus de kans is groot dat je het moeilijk zult vinden om te reageren. Maak je geen zorgen! Dit artikel bevat verschillende tips voor het bepalen van de juiste manier en tijd om te reageren, het opstellen van de juiste reactie en het controleren of uw reactie is ontvangen door de genodigde.
Stap
Deel 1 van 3: De juiste manier en tijd bepalen om te reageren
Stap 1. Neem een beslissing
De eerste stap die u moet nemen, is een beslissing nemen om wel of niet deel te nemen aan het evenement dat in de uitnodiging wordt vermeld. Denk hier aan zodra u de RSVP-e-mail ontvangt.
- Denk na over de locatie van het evenement en bedenk of je wel of niet de stad uit moet. Om bijvoorbeeld een evenement buiten de stad bij te wonen, moet je natuurlijk meer uitgeven om een vliegticket te kopen, toch?
- Zorg ervoor dat je op het moment van het evenement niet naar een ander evenement hoeft te gaan.
- Zorg ervoor dat uw partner en naaste familieleden ook aanwezig kunnen zijn. Onthoud dat de beschikbaarheid van de mensen die het dichtst bij u staan ook van invloed is op uw besluitvormingsproces.
Stap 2. Identificeer de aard van de gebeurtenis
De aard van de verschillende gebeurtenissen vereist inderdaad verschillende toonsoorten en niveaus van formaliteit. Daarom moet u eerst de aard van de gebeurtenis begrijpen voordat u een reactie verzendt om ongewenste fouten te voorkomen.
- Als het evenement informeel is, zoals een uitnodiging voor een barbecue bij de buren, moet u doorgaans informeel reageren. Bovendien is de tijd die je hebt om een reactie te sturen vaak korter.
- Als de gebeurtenis formeel is, zoals een uitnodiging voor een bruiloft, verjaardagsfeestje of ander belangrijk feest, moet u over het algemeen ook een formeel antwoord geven.
Stap 3. Geef een effectieve reactie
Na het lezen van de details van het evenement en het nemen van een beslissing, geef onmiddellijk een effectief antwoord. Met andere woorden, bevestig aan de hand van het antwoord dat u geeft of u aan de uitnodiging zult voldoen of niet.
- Lees de RSVP-datum vermeld door de uitnodiger. Denk eraan dat u vóór de deadline moet reageren!
- Reageer zo snel mogelijk. Zelfs als de uitnodiger je een maand of twee de tijd geeft om te reageren, wil dat nog niet zeggen dat je de gelegenheid moet aangrijpen om te wachten op een reactie! Reageer in plaats daarvan direct nadat u heeft besloten de uitnodiging te accepteren of af te wijzen.
Deel 2 van 3: Reacties maken
Stap 1. Specificeer het onderwerp van de e-mail
Nadat u hebt bepaald hoe en wanneer u moet reageren, structureert u uw bericht. Neem om te beginnen een onderwerp op in de e-mail die uw reactie aangeeft en die past bij de aard van het evenement.
- Gebruik voor formele uitnodigingen zinnen die ook formeel zijn. Schrijf bijvoorbeeld: "Roger en Anna weigeren uitnodigingen voor het bal en het diner op 11 mei."
- Voor niet-formele uitnodigingen, zoals bevroren uitnodigingen voor uw complexe buren, schrijft u gewoon: "Kan niet naar de 11e barbecue komen."
Stap 2. Voeg een begroeting toe
Het is belangrijk om de e-mail met een goede begroeting te openen, omdat het de begroeting is die de toon zal zetten voor uw antwoord. Bovendien zal de juiste begroeting ook uw gevoelens en perspectief op de genodigde benadrukken.
- Enkele voorbeelden van gepaste begroetingen zijn 'Aan', 'Aan mijn beste vriend' of eenvoudige begroetingen zoals 'Goedemorgen/middag/avond/avond'.
- Zeg voor informele gelegenheden gewoon een korte en eenvoudige begroeting, zoals 'Aan John en Marcy'.
Stap 3. Stel het bericht op in de hoofdtekst van de e-mail
Het bericht in de hoofdtekst van de e-mail is misschien wel het belangrijkste onderdeel van uw reactie, vooral omdat het zowel uw reactie afrondt als de aard van de gebeurtenis weerspiegelt. Enkele voorbeelden van zinnen die u kunt gebruiken om een uitnodiging te accepteren of af te wijzen:
- Geef een informele reactie op zo'n uitnodiging. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor de barbecue-uitnodiging, Tom. Maar sorry, we konden er niet bij zijn omdat we die dag de stad uit moesten.”
- Geef een formeel antwoord op een uitnodiging van deze aard. Bijvoorbeeld: "De Higginsons hebben een uitnodiging ontvangen om de bruiloft van Josh en Belinda op 5 november 2019 bij te wonen." Een ander voorbeeld is: "John en Sarah Appleby accepteren graag uw uitnodiging voor het verjaardagsfeestje van Marta Rodriguez."
- Een voorbeeld van een formele afwijzing zou zijn: "De familie Parker kon de bruiloft van Josh en Belinda op 5 november 2019 niet bijwonen."
Stap 4. Schrijf een slotbegroeting en vermeld uw naam
Na het schrijven van het bericht, beëindigt u het antwoord met een passende slotbegroeting. In feite is het schrijven van een slotbegroeting niet alleen een formaliteit, maar kan het tegelijkertijd het soort relatie vertegenwoordigen dat u met de persoon hebt en hoe u over hen denkt.
- Kies een formele slotbegroeting, zoals 'Groeten' of 'Dank u'.
- Kies een informele slotbegroeting zoals “Groeten” of “Groeten”.
- Stem de afsluitende begroeting af op uw reactie. Schrijf bijvoorbeeld 'Met grote spijt' als u de uitnodiging moet afwijzen, of 'Dank u' als u de uitnodiging accepteert.
- Schrijf uw naam aan het einde van de e-mail. Voor informele evenementen, noteer gewoon uw bijnaam en die van de andere uitgenodigde personen. Voor een meer formeel evenement is het echter een goed idee om uw volledige naam en die van andere genodigden te noteren. Als u en de genodigde een zeer hechte relatie hebben, noteert u gewoon 'Smith Family'.
Deel 3 van 3: Omgaan met geautomatiseerde e-mails en het oplossen van mogelijke problemen
Stap 1. Klik op "weigeren" of "accepteren", als er een automatische knop in de e-mail staat
Tegenwoordig zijn veel mensen meer geïnteresseerd in het gebruik van een geautomatiseerde RSVP-service die wordt verzonden in de vorm van een e-mail voor formele uitnodigingen. Hoogstwaarschijnlijk is de geautomatiseerde RSVP-e-mail doorgestuurd via een derde partij en heeft deze een knop met de optie "weigeren" of accepteren erin.
- Als u een dergelijke e-mail ontvangt, hoeft u geen privé-e-mail naar de genodigde te sturen.
- Zodra een uitnodiging is geaccepteerd of afgewezen, wordt het antwoord naar een derde partij gestuurd en doorgestuurd naar de uitnodiger.
- Automatische e-maildiensten worden vaak gebruikt voor semi-formele evenementen zoals verjaardagsfeestjes, reünies, sociale bijeenkomsten, enz.
Stap 2. Klik op de optie "retourbon" in de hoofdtekst van de e-mail
Doe dit zodat uw e-mailprovider u een e-mail stuurt waarin wordt bevestigd of de persoon in kwestie uw reactie heeft ontvangen of geopend. Zo weet je of het bericht is verzonden.
- Houd er rekening mee dat verschillende e-mailproviders ook een ander beleid kunnen hebben met betrekking tot de optie "retourbevestiging".
- Sommige e-mailserviceproviders bieden deze optie niet eens.
Stap 3. Stuur een vervolgmail als je plannen veranderen
In feite is een wijziging van plannen een onvermijdelijke mogelijkheid. Als u een eerder geaccepteerde uitnodiging moet afwijzen of omgekeerd, zorg er dan voor dat u de wijziging rechtstreeks aan de uitnodiger doorgeeft.
- Als u per ongeluk op de optie "Accepteren" op een geautomatiseerde e-mail hebt gedrukt, verduidelijk de fout dan via een privé-e-mail aan de betrokken persoon.
- Als je een uitnodiging die je eerder hebt ontvangen wilt weigeren, geef de afwijzing dan rechtstreeks door aan de uitnodiger. Stuur bijvoorbeeld een e-mail met het onderwerp "RSVP-wijzigingen" met de tekst "Sorry, om de een of andere reden konden Sarah en ik uw 20e huwelijksverjaardag op de 14e niet bijwonen. Hopelijk kunnen we elkaar in de nabije toekomst weer ontmoeten, oké!”
- Als je een uitnodiging wilt accepteren die je eerder hebt afgewezen, geef de wijzigingen dan ook rechtstreeks door aan de uitnodiger. Stuur bijvoorbeeld een e-mail met als onderwerp 'Wijzigingen RSVP' met de tekst 'Hallo! Als het uitnodigingsquotum nog beschikbaar is, ben ik graag aanwezig op uw evenement.'
- Wijzigingen in reactie dienen zo spoedig mogelijk te worden gecommuniceerd. Als het aanstaande evenement informeel of semi-formeel is, is de kans groter dat je je reactie enige tijd van tevoren hebt gewijzigd. Als de gebeurtenis echter formeel is (bijvoorbeeld een bruiloft), moeten wijzigingen in de reactie van tevoren worden gemaakt, ten minste een maand van tevoren.
