Het organiseren van het feest dat je gepland hebt, kan veel tijd, geld en moeite kosten. Weten hoeveel mensen je op je evenement verwacht, is een belangrijk onderdeel van het opzetten van een feest. Maar in de huidige tijd kan het moeilijk zijn om mensen ertoe te brengen een uitnodiging terug te sturen met zelfs maar een simpel "ja" of "nee". Er zijn echter veel manieren waarop u uw kansen kunt vergroten om de RSVP te krijgen die u wilt om uw feest soepel te laten verlopen.
Stap
Deel 1 van 2: Uitnodigingen verzenden met RSVP
Stap 1. Vertaal het Frans om de kans op misverstanden te minimaliseren
Initialen R. S. V. P. is een afkorting van Réspondez, s'il vous plait, wat in het Frans betekent dat u alstublieft antwoordt. Helaas zijn sommige mensen misschien niet bekend met deze uitdrukking en de betekenis ervan. Door de bewoording van uw uitnodiging te wijzigen of de woorden "beantwoord alstublieft" toe te voegen, is de kans kleiner dat een gast uw verzoek verkeerd begrijpt.
Een andere optie die u zou kunnen overwegen: "Stuur uw RSVP-antwoord naar …"
Stap 2. Geef je gasten een reden waarom hun antwoord belangrijk is
Wanneer een e-uitnodiging in uw e-mail verschijnt, kan het gemakkelijk zijn om deze weg te gooien om deze op een later tijdstip te openen of er een blik op te werpen zonder dat u zich realiseert hoeveel planning en moeite het hosten van het feest heeft gevergd. U kunt dit aan uw gasten communiceren door te zeggen:
- Om er zeker van te zijn dat er genoeg eten en drinken is voor iedereen, verzoeken wij u om op deze uitnodiging te reageren.
- Om vooraf voor iedereen een plaatsje te kunnen reserveren, verzoeken wij u vriendelijk te antwoorden of u wel of niet aanwezig kunt zijn.
Stap 3. Maak uw uitnodigingsinformatie duidelijk
Als er te veel tekst of verwarrende woorden zijn, kunnen uw gasten het doel van uw uitnodiging verkeerd interpreteren. Dit kan hem doen denken dat je hem alleen maar over het evenement vertelt en niet om een RSVP vraagt. Om de uitnodiging to the point te houden, kunt u:
Uitnodigingen beperken tot essentiële informatie, zoals wie het evenement organiseert, waar het evenement voor is, waar het evenement zal worden gehouden, wanneer het zal worden gehouden en waarom het evenement zal worden gehouden
Stap 4. Stel een deadline in voor een antwoord op uw uitnodiging
Zorg ervoor dat u op uw uitnodiging de aandacht vestigt op de RSVP-deadline, zodat u deze niet kunt missen! U kunt ook "zachte" deadlines gebruiken voor uitnodigingen, aangezien sommige slappelingen over het algemeen kort nadat de deadline is verstreken, antwoorden. Om de aandacht op deze informatie te vestigen, kunt u:
- Gebruik opvallende ontwerpen om de aandacht te trekken.
- Gebruik tekst met een hoofdletter, cursief, onderstreept of een speciaal lettertype.
Stap 5. Controleer uw contactgegevens
Een simpele typografische fout of een niet-geüpdatete instelling voor automatisch aanvullen in uw webbrowser kan ertoe leiden dat u mensen doorverwijst naar een verrassingsfeestje bij iemand anders thuis! Controleer en dubbelcheck uw contactgegevens voordat u uitnodigingen verstuurt.
Stap 6. Benadruk op RSVP "alleen degenen die niet komen" om verwarring te voorkomen
In veel situaties kan de eigenaar van het evenement vragen dat de RSVP 'alleen' wordt geretourneerd als een uitgenodigde gast het evenement niet kan bijwonen. Zorg ervoor dat de woorden "alleen degenen die niet komen reageren" prominent en duidelijk zijn, zodat gasten het doel van dit type RSVP niet verkeerd begrijpen.
Deel 2 van 2: Zorgen voor antwoorden op uitgenodigde gasten
Stap 1. Verstuur uitnodigingen zo vroeg mogelijk
U kunt overwegen een verzoek te e-mailen, zodat gasten de datum van het evenement kunnen bewaren. Dit vergroot de kans dat uw evenement wordt opgenomen door genodigden in de agenda, die hen elke keer dat ze de planning controleren, zal waarschuwen.
Stap 2. Gebruik strategische timing bij het versturen van uitnodigingen
Dit is vooral handig bij het verzenden van elektronische uitnodigingen. Als u een e-uitnodiging naar een persoonlijk e-mailaccount stuurt, kunt u wachten tot laat in de middag, wanneer u uw werk verlaat, en is de kans groter dat u een melding "nieuwe e-mail" ziet.
Het versturen van e-uitnodigingen 's morgens vroeg of' s avonds laat is ook een strategie om te overwegen. Op deze manier hebben uw genodigden een grotere kans om helemaal bovenaan de inbox van uw genodigden te staan, waardoor ze beter zichtbaar zijn
Stap 3. Voeg verschillende manieren toe waarop genodigden kunnen reageren
Sommige uitgenodigde gasten voelen zich misschien het prettigst om via e-mail te communiceren, terwijl anderen het gemak van reageren via sms prettig vinden. Door rekening te houden met uw gastenlijst en uw voorkeursmedium, vergroot u de kans op een antwoord.
Voor grote evenementen waarbij gebruik wordt gemaakt van fysieke uitnodigingen die per post zijn verzonden, zoals uitnodigingen, jubilea en reünies, moet u mogelijk ook een antwoordenvelop meesturen met de door u verzonden RSVP
Stap 4. Probeer te beantwoorden door schaarste te gebruiken
Uit onderzoek blijkt dat het menselijk brein reageert op waargenomen schaarste, en daar kun je je voordeel mee doen. Op de uitnodiging moet u mogelijk schrijven:
- "Reageer alsjeblieft dat er geen tekort is aan cupcakes voor je kinderen."
- "Het aantal zitplaatsen in ons huis is beperkt, dus RSVP zodat we ons kunnen voorbereiden om voor iedereen op ons feest te zorgen."
Stap 5. Stuur het cadeau mee met je uitnodiging
Door zelfs een klein cadeautje bij de uitnodiging te voegen, vergroot u de kans dat uw gasten reageren. Uw geschenken hoeven niet extravagant te zijn om de resultaten te krijgen. Met een eenvoudige papieren uitnodiging kunt u het volgende opnemen:
- Veiligheidsspelden uit de one-price shop.
- Ballon.
- sticker.
Stap 6. Bied steekpenningen aan
De kans om een gratis item te winnen kan een krachtige motiverende factor zijn, en het kan ervoor zorgen dat uw evenement herinnerd wordt door gasten. Samen met de uitnodiging kun je gasten laten weten dat wanneer ze reageren, ze zullen deelnemen aan een loterij op items zoals:
- Een fles wijn.
- Waardebon Rp75.000
Tips
- Zorg ervoor dat uw handschrift netjes en gemakkelijk te lezen is als u uitnodigingen schrijft.
- Maak een mooie rand rond de volledige uitnodiging. Een persoonlijk tintje kan karakter toevoegen aan een uitnodiging en het gedenkwaardiger maken.
