Het vermogen om tijd te beheren is een van de nuttigste vaardigheden. Een goede timing helpt je om het meeste uit je tijd te halen om succes te behalen in werk en onderwijs. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u uw tijd productief kunt besteden, bijvoorbeeld door de juiste werkomgeving te kiezen en taken volgens prioriteiten uit te voeren. Zet indien nodig je telefoon en sociale media uit, zodat je niet afgeleid wordt. Maak er een gewoonte van om activiteiten volgens een vast schema te doen, zodat u het beste uit uw dagelijkse leven kunt halen.
Stap
Methode 1 van 3: Tijd productief gebruiken
Stap 1. Creëer een gunstige werkomgeving
De omgevingsomstandigheden op kantoor beïnvloeden de arbeidsproductiviteit. Kies of creëer de meest geschikte omgeving, want er is geen norm die de meest geschikte werkomgeving voor u bepaalt. Organiseer uw werkruimte met decoraties die enthousiasme en passie voor het werk bevorderen, want dat gevoel maakt u meer gefocust en productiever.
- Koop bijvoorbeeld wat schilderijen van kunstenaars die je inspireren en hang ze vervolgens op in je werkruimte.
- Als je een werkplek kunt kiezen, kies er dan een die vrij is van afleiding. Werken terwijl je tv kijkt is geen handige manier. Zet een bureau in de hoek van de slaapkamer zodat je rustig kunt werken.
Stap 2. Maak een lijst met taken op prioriteit
Bepaal voor aanvang van de werkzaamheden eerst de taken die prioriteit moeten krijgen. In plaats van alleen een lijst te maken, noteer je de dagelijkse taken die moeten worden voltooid in volgorde van prioriteit en verdeel je ze in categorieën.
- Noteer, voordat u een lijst maakt, verschillende categorieën op basis van hun urgentie. Bijvoorbeeld: de categorie "dringend" (taken die vandaag moeten worden voltooid), de categorie "belangrijk, maar niet urgent" (moet worden voltooid, maar kan morgen of een paar dagen later nog worden voltooid), en de "niet urgent" categorie (kan vertraging oplopen).
- Schrijf opdrachten in categorieën. Bijvoorbeeld: als u direct een werkrapport moet invullen, behoort deze taak tot de categorie "spoed". Andere taken die in 2 dagen moeten worden voltooid, vallen in de categorie "belangrijk, maar niet urgent". Als u na het werk wilt sporten, maar alleen als regelmatige oefening, valt deze activiteit in de categorie "niet-dringend".
Stap 3. Prioriteer belangrijke taken
U zult zich opgelucht voelen als u 's ochtends een zeer dringende taak heeft uitgevoerd. Het succes van doen wat belangrijk is, maakt het dagelijks leven aangenamer, zodat je vrij bent van stress. Begin de dag door de taken op de lijst één voor één af te ronden, beginnend met de belangrijkste.
- Bijvoorbeeld: als u 5 e-mails moet beantwoorden en een rapport moet controleren, doe dit dan zodra u op kantoor bent.
- Chat niet onnodig totdat je een prioriteitstaak hebt voltooid.
Stap 4. Doe iets terwijl u wacht
Haal het meeste uit uw tijd door altijd te werken als u moet wachten. Terwijl je op weg naar je werk of school in de bus zit, lees je een verslag of een leerboek. Gebruik de tijd in de rij bij de kassa van de supermarkt om e-mails op je mobiele telefoon te lezen. Je kunt het meeste uit je tijd halen door altijd ergens aan te werken.
Als je nog op de universiteit zit, overweeg dan om audioboeken te kopen of ze op te nemen terwijl je leraar lesgeeft, zodat je ze opnieuw kunt beluisteren terwijl je in de rij wacht of op weg bent naar de campus
Stap 5. Doe niet meerdere taken tegelijk
Veel mensen denken dat deze methode effectief genoeg is om dagelijkse taken uit te voeren en goed gebruik te maken van de tijd. In feite zal deze methode de arbeidsproductiviteit verminderen omdat het voltooien van taken langer duurt omdat u moeite heeft met focussen. Om taken sneller te voltooien, haalt u het meeste uit uw tijd door taken één voor één uit te voeren.
Bijvoorbeeld: nadat je alle e-mails hebt beantwoord, log je uit van je account en voer je de volgende taak uit. Denk voorlopig niet aan e-mail. Als je een e-mail moet beantwoorden, doe dit dan later wanneer je een taak hebt voltooid die prioriteit moet krijgen
Methode 2 van 3: Afleiding verminderen
Stap 1. Schakel de telefoon uit
Zet je mobiele telefoon zoveel mogelijk uit als je werkt of studeert. Soms nemen mobiele telefoons veel tijd in beslag die productiever zou kunnen worden gebruikt. Als je de mogelijkheid hebt om Facebook te bezoeken of e-mail te lezen, kom je misschien in de verleiding om er toegang toe te krijgen. Doe jezelf echter een plezier door je telefoon uit te zetten als je nog werk te doen hebt. Als je per ongeluk naar de telefoon reikt, is alleen het zwarte scherm zichtbaar.
Als je je telefoon op het werk moet aanzetten, plaats hem dan op enige afstand van je bureau zodat je gefocust kunt blijven omdat je niet in de verleiding hoeft te komen om hem te gebruiken. Schakel ook het rinkelen van meldingen uit die niet werkgerelateerd zijn
Stap 2. Sluit nutteloze browsers
Tegenwoordig zijn veel mensen sterk afhankelijk van computers en internet om taken uit te voeren. U zult echter moeite hebben om de tijd te beheren als u Facebook, Twitter of andere opvallende websites als achtergrond voor uw scherm gebruikt. Websites die nog open zijn of de resultaten van het zoeken naar informatie via internet die niet meer nodig is, zorgen ervoor dat u snel afgeleid wordt. Maak er een gewoonte van om ongebruikte browsers snel te sluiten en u alleen te concentreren op de websites die u nodig heeft tijdens het werken.
Daag jezelf uit om slechts 1-2 websites tegelijk te openen
Stap 3. Blokkeer sociale media
Soms is de verleiding om toegang te krijgen tot Facebook of Twitter moeilijk te verslaan. Er zijn echter tal van apps en websites die sociale media blokkeren en die uw aandacht een tijdje kunnen trekken.
- SelfControl is een van de gratis apps voor Mac-gebruikers om bepaalde websites tijdelijk te blokkeren.
- Gebruik je liever helemaal geen internet, gebruik dan de Freedom app om de toegang via internet 8 uur te blokkeren.
- Gebruik de Leechblock-add-on van Firefox om de toegang tot bepaalde websites een paar uur per dag te beperken.
Stap 4. Vermijd onderbrekingen zoveel mogelijk
Onderbrekingen verstoren de workflow. Als er tijdens het werken een onderbreking optreedt waardoor u moet stoppen om iets anders te doen, is het hervatten van het onderbroken werkproces niet eenvoudig. Voltooi de huidige taak voordat u doorgaat naar een andere taak. Zolang je een taak voltooit, laat je de andere taken wachten.
- Bijvoorbeeld: als je denkt dat je een e-mail moet beantwoorden terwijl je aan iets anders werkt, stop dan niet meteen met werken om je e-mail te lezen. Maak in plaats daarvan een kleine notitie als herinnering en beantwoord de e-mail nadat u de taak hebt voltooid.
- Houd er rekening mee dat onderbrekingen soms moeilijk te vermijden zijn. Bijvoorbeeld: als iemand je belt terwijl je bezig bent, moet je natuurlijk opnemen. Doe je best om onderbrekingen te vermijden, maar versla jezelf niet als er afleidingen blijven opduiken terwijl je aan het werk bent.
Methode 3 van 3: Implementeer het beste dagelijkse schema
Stap 1. Gebruik een digitale kalender
Technologie is erg handig als hulpmiddel voor het beheren van tijd en het bijhouden van deadlines, afspraken, enz. Gebruik de agenda-app op je telefoon en computer. Houd dagelijkse taken, afspraken en werk- of studieschema's bij. Stel een herinnering in door een alarm in te stellen. Bijvoorbeeld: stel een alarm voor een mobiele telefoon in om 1 week voor de deadline voor het inleveren van het papier af te gaan. Maak een dagelijkse planning zodat werk- en schoolopdrachten op tijd kunnen worden afgerond.
Gebruik naast de digitale kalender een gewone kalender als back-up. Leg de kalender op je bureau of gebruik de kalender in de agenda. U kunt uw planning of deadline gemakkelijker onthouden door deze op papier te schrijven
Stap 2. Zoek uit wanneer je het meest productief bent op je werk of studie
Iedereen bereikt op verschillende momenten een hoge productiviteit. Door dit te weten, kunt u bepalen wanneer u uw tijd optimaal kunt besteden en deze vervolgens voor werk of studie kunt gebruiken. Bijvoorbeeld: als u zich 's ochtends het meest energiek voelt, probeer dan de taak' s ochtends af te ronden. Neem 's avonds de tijd om te ontspannen terwijl u de dingen doet waar u van houdt.
Het is niet eenvoudig om het energieniveau te achterhalen. Begin daarom met monitoren wanneer u zich het meest energiek voelt en probeer dit gedurende de dag gedurende 1 week of langer te volgen. Doe dit om te bepalen wanneer u het meest productief bent in uw dagelijks leven
Stap 3. Reserveer 30 minuten na het opstaan in de ochtend om een schema van activiteiten te maken
Zodra u 's ochtends wakker wordt, begint u met het plannen van activiteiten die gedurende de dag zullen worden uitgevoerd. Als je eenmaal wakker bent, denk dan na over dingen die je moet doen en maak een werkschema. Vervul uw verantwoordelijkheden in uw werk en sociale leven zo goed mogelijk en vergeet niet uw huishoudelijke verplichtingen na te komen.
- Voorbeeld: Je werkt van 20.00 tot 16.00 uur. Vandaag wil je oma bellen om haar een gelukkige verjaardag te wensen en na het werk kleren bij de wasserette op te halen. Bepaal 's ochtends van tevoren de volgorde van de activiteiten die u gedurende de dag wilt doen.
- Als u in een langzamere tijdzone woont, kunt u een gesprek plannen nadat u klaar bent met werken. Als je 's ochtends belt, slaapt oma waarschijnlijk omdat het daar nog middernacht is. Plan daarna om langs te komen om kleding op te halen bij de wasserette.
Stap 4. Stel een schema op voor rusten en omgaan met onderbrekingen
Over het algemeen kunnen mensen niet continu werken zonder rust of zonder onderbrekingen. Maak tijd vrij om met onderbrekingen en afleidingen om te gaan terwijl u doorgaat met uw dagelijkse leven door ze op te nemen in uw schema tussen taken die gedaan moeten worden. Op die manier nemen onderbrekingen het niet over en verpesten ze uw dagelijkse routine.
- Plan lange pauzes of andere onderbrekingen dan afleiding die zich in uw dagelijks leven kunnen voordoen.
- Bijvoorbeeld: plan elke dag een lunchpauze van 1 uur en kijk 30 minuten tv om te ontspannen na het werk.
- Plan ook kleine onderbrekingen tijdens je werk, bijvoorbeeld: een paper schrijven terwijl je Facebook checkt telkens als je klaar bent met het schrijven van 500 woorden.
Stap 5. Voltooi de taken in het weekend
Profiteer van het weekend om uit te rusten, te ontspannen en plezier te hebben. Werk dus niet te hard. Lichte taken in het weekend doen heeft echter zijn voordelen, bijvoorbeeld: kleine taken uitvoeren die zich hebben opgestapeld en op maandag moeten worden voltooid.
Neem bijvoorbeeld de tijd om in het weekend de e-mail te controleren en te lezen en stuur vervolgens een paar e-mailreacties, zodat tegen maandagochtend de e-mailstapel is verminderd. Markeer daarnaast e-mails die op maandagochtend moeten worden opgevolgd
Stap 6. Implementeer elke dag een nachtelijk slaapschema
Een goed slaapschema is erg belangrijk zodat je je tijd goed kunt indelen. Een goede nachtrust volgens een schema zorgt ervoor dat u vroeg wakker kunt worden en klaar bent voor de activiteiten van de dag. Houd u aan een bedtijdschema door elke avond op hetzelfde tijdstip naar bed te gaan en elke dag op hetzelfde tijdstip op te staan, ook in het weekend. Door een consistent slaapschema te implementeren, kan uw lichaam wennen aan een slaap/waakcyclus, zodat u 's nachts slaperig bent en 's morgens energiek wakker wordt.
