Eventmanagement is een geweldige ervaring, of het nu gaat om een privéfeest, een bedrijfsevenement, voor familie en vrienden, of een bruiloft en andere formele evenementen. Dit werk is erg moeilijk om te doen, maar geeft ook veel voldoening. U kunt echt het verschil maken voor de betrokkenen, die uw gastvrijheid en inzet zullen waarderen bij het organiseren van een verjaardagsfeestje, jubilea, de bruiloft zelf of welk ander feest dan ook. De onderstaande stappen leren je hoe je een goede evenementenmanager kunt zijn, suggesties voor probleemoplossing en alle problemen voorkomen door een zorgvuldige planning.
Stap
Deel 1 van 5: De basis beheersen
Stap 1. Bepaal de doelen en doelen die u wilt bereiken
Dit lijkt allemaal te logisch, maar je moet het wel opschrijven om erachter te komen welke locatie het beste werkt, het juiste budget, het doel van het evenement, het aantal (of type) gasten en welke strategieën je moet volgen uw specifieke evenement. Wat is het ideale eindresultaat? Wat wil je bereiken?
- Als je eenmaal hebt besloten welk evenement je gaat organiseren (feest, fondsenwerving, voorlichting, verkoop, voorstel, enz.), bedenk dan waarom je het doet. Als u uw motivatie kent, kunt u gefocust en energiek blijven.
- Het stellen van enkele doelen kan je ook helpen om het juiste doel te bereiken. Je kunt niet blijven proberen een onbepaald doel te raken! Als je maar 40.000.000,00 IDR hebt en 50.000.000,00 IDR wilt bereiken, richt je dan op dat bedrag en je wordt geholpen om de eindstreep te halen.
Stap 2. Selecteer de datum en tijd
Deze twee zijn de belangrijkste factoren bij het plannen van evenementen. Kies geen datum en tijd die veel mensen ervan weerhouden om aanwezig te zijn, anders zullen al uw inspanningen voor het plannen van evenementen tevergeefs zijn. Vermijd ook om deze twee elementen te ver van het heden – of zelfs te dichtbij – te plaatsen, anders zullen uw gasten uw evenement vergeten en andere plannen maken. Laat u niet raken door het Goudlokje-syndroom tijdens het beheren van evenementen!
Geef gasten bij voorkeur twee weken van tevoren op de hoogte. Zo hebben ze tijd om plannen te maken en kun je ze er nog een of twee keer aan herinneren voordat het zover is. Verstuur indien mogelijk uitnodigingen voor evenementen een paar weken van tevoren
Stap 3. Kies een plaats
Denk na over de plaats na het bepalen van het type en het tijdstip van het evenement. Benader potentiële locaties door data voor te bereiden en wat je nodig hebt. Welk type gebouw zou je willen gebruiken en hoe zou de ruimte worden ingericht? Zitten gasten op banken in rijen, gewone banken, krijgen ze een eettafel of picknickkleden voor buiten? Zullen de weersomstandigheden van invloed zijn? Is er ruimte voor dans, een sprekerspodium of een podium? Als dat zo is, maak dan een plan om ervoor te zorgen dat de locatie die je wilt groot genoeg is.
- Bezoek potentiële locaties altijd vooraf en teken een plattegrond. Deze kaart kan worden gebruikt als een "oorlogsplan" en stelt u in staat om tafelruimte, serviceroutes voor voedsel, toegang voor gehandicapten (indien nodig) en uitgangsroutes te bouwen, te schetsen en toe te wijzen, evenals hoe u de verschillende benodigde apparatuur zult laden. Markeer ook de locatie van stroomgeneratoren, externe apparatuur zoals koelkasten, ijsmachines, grills of fornuizen, enz. Bestudeer ook de locatie van stopcontacten en kabels (u kunt ze onder een tapijt bedekken) en al het andere dat een veiligheidsrisico kan vormen.
- Heeft u wettelijk een gemeentelijke vergunning nodig? In de meeste gevallen is deze vergunning nodig voor het openen van bars, maar soms ook voor geluidsoverlast, toegang voor voertuigen en parkeren, grote constructies zoals paviljoens, mensenmassa's en andere doeleinden.
Stap 4. Bepaal het aantal mensen dat u wilt uitnodigen
Hoeveel mensen kun je uitnodigen op basis van budget en locatie? Sommige evenementen zijn strikt beperkt tot het toelaten van alleen genodigden, wat de planning vergemakkelijkt, maar bij vele andere kunnen extra mensen worden toegelaten, zoals kinderen, echtgenoten of vrienden. Weet ook dat hoe meer gasten je hebt, hoe meer bemanningsleden je nodig hebt.
- Zorg ervoor dat er altijd voldoende bewegingsruimte is in de genodigde om logistieke problemen te voorkomen.
- In oudere etablissementen verwijzen ze meestal naar het aantal gasten als "pax", dus als u de woorden "150 Pax" ziet op een multifunctioneel gebouw, betekent dit dat de capaciteit 150 gasten is.
Stap 5. Bepaal het budget
Idealiter heb je meerdere mensen waarop je kunt rekenen om te berekenen hoeveel geld je nodig hebt voor dit evenement. Betaalt u het personeel? Apparatuur en vergaderplekken huren? Eten en drinken bezorgen? Pamfletten of ansichtkaarten afdrukken? Bepaal een redelijk bedrag en pas het plan aan op basis van dat bedrag. Laat u uw budget niet overschrijden als dat niet nodig is.
U bevindt zich misschien in een situatie waarin het mogelijk is om sponsors of donaties te krijgen, maar de meesten van ons hebben meestal niet zoveel geluk. Als je niet kunt voorspellen hoeveel extra geld er gaat komen, bespaar dan zoveel als je kunt. In plaats van cateringdiensten in te huren, kunt u een pot-luck-evenement organiseren (gasten brengen hun eigen eten mee). Je kunt nog steeds wat eten bereiden, maar over het algemeen hoef je alleen maar te zorgen voor een eettafel, kookgerei en een koelkast. In plaats van een fotograaf in te huren, fotografeer je je eigen evenement. Wees creatief wanneer nodig
Stap 6. Stel een team samen
Stel een serviceteam in (zelfs als dit team vrienden en familieleden of andere vrijwilligers omvat) om de verschillende relevante secties af te handelen, zelfs als u het evenement niet professioneel leidt en alleen kleine familie-evenementen organiseert. De essentie van goed grootschalig evenementenbeheer is om mensen specifieke gebieden te laten leiden en ervoor te zorgen dat alle teamleden het grote plan kennen.
Net als alle andere teams waarvoor je betaalt en alle gasten die je uitnodigt, moet je team zo vroeg mogelijk op de hoogte worden gebracht van belangrijke zaken. Informeer elk bemanningslid zo snel mogelijk over de taak en geef ze waar mogelijk opties. Probeer ook een paar mensen stand-by te krijgen, want er zullen altijd kleine haperingen zijn in elk aspect van het evenement
Stap 7. Maak een evenementenagenda
Bepaal wat er op uw evenement gebeurt. Wanneer beginnen de sprekers te spreken? Zijn er spelletjes, activiteiten of presentaties om in te plannen? Hoe lang duurt het voordat gasten eten? Definieer een gedetailleerd schema voor activiteiten gedurende de dag.
Laat altijd wat ruimte voor fouten; er zal geen enkel evenement in deze wereld zijn dat tot op de minuut precies kan verlopen zoals gepland. Mensen zullen te laat komen, toespraken zullen langer duren, wachtrijen voor voedsel zullen niet soepel verlopen, of er kunnen een miljoen andere problemen op je pad komen. Dus hoewel u moet weten wat er aan de hand is, moet u begrijpen dat het alleen maar is om de organisatie te helpen en dat niets zeker is
Deel 2 van 5: Hardloopevenementen
Stap 1. Verstuur de uitnodiging
Zo niet, hoe weten mensen anders dat je een evenement organiseert? Een uitnodiging sturen! Negeer dit niet. Uitnodigingen zijn het belangrijkste gezicht van uw evenement. Eerste indrukken van wat mensen kunnen verwachten en hen doen beslissen of ze moeten komen. Deze uitnodiging moet goed zijn.
-
Denk aan typische uitnodigingen – in de vorm van ansichtkaarten, brochures, enz. Maar probeer ook geen papier te gebruiken: verstuur e-mails, nieuwsbrieven of gebruik sites zoals Facebook, Twitter en Eventbrite om uitnodigingen, gastenaantallen en agenda's te versturen.
Correctie: wil je zoveel mogelijk mensen binnenhalen, gebruik dan Facebook en Twitter. Als je het probeert te beperken tot alleen VIP-gasten, vermijd dan deze twee diensten, anders kom je in de problemen
Stap 2. Noteer degenen die hun aanwezigheid hebben bevestigd
Je moet vooruit tellen om erachter te komen hoeveel en wat je nodig hebt, dus maak aantekeningen! Het zijn misschien niet de cijfers die verschijnen, maar je krijgt toch een overzicht. Sites die zijn ontworpen om evenementen te beheren, kunnen hierbij helpen, hoewel u ook Facebook- en Excel-werkbladen kunt gebruiken.
Stap 3. Behandel wat je te huur hebt
Moet u taken zoeken, huren, boeken of delegeren aan fotografen, bouwers, ontwerpers en decorateurs, gastsprekers, sponsors, entertainers of bands, religieuze leiders of functionarissen, dansers of demonstratie-evenementen? Houd rekening met al deze aspecten bij zitplaatsen en catering, zodat u indien nodig maaltijden en tafels voor hen kunt bereiden.
- Ga je eten en drinken bereiden? Zo ja, welke teamleden zullen toezicht houden op het koken, serveren en hygiëne van het eten? Wat voor eten moet je serveren? Is het mogelijk dat gasten allergieën hebben, vegetarische behoeften hebben, diabetes hebben, religieuze behoeften hebben zoals halal of koosjer, glutenvrij, enz.? Zullen er baby's, jonge kinderen of ouderen/gewonden zijn die geen vast voedsel kunnen eten?
-
Zijn de entertainment- en logistieke aspecten geregeld? Deze sectie kan praten over muziekapparatuur, paviljoens of tenten, maar ook over decoratieve effecten van toneelbeheer die je nodig hebt, zoals microfoons en versterkers, verlichting, hoogspanningslijnen, projectoren en schermen voor diavoorstellingen, rookmachines of andere magische podiumeffecten., zoals spiegels, bedrijfsbanners en -borden, enz.
Als u een onderaannemer inhuurt om het entertainment te runnen, overleg dan met hen om ervoor te zorgen dat ze de apparatuur zelf kunnen leveren en voorbereiden, naast de servicelocatie en het podium en schema. Op deze manier weet je wat je moet doen om ze te helpen
- Horecadienstverleners, bloemisten, entertainment en andere belangrijke mensen hebben veel tijd nodig om zich voor te bereiden. Plotselinge verzoeken zullen meestal meer kosten. En als ze hun woord niet kunnen houden, heb je nog tijd om naar alternatieven te zoeken.
Stap 4. Zoek iemand die de host (MC) zal zijn
De MC hoeft niet altijd het hele evenement te organiseren, maar begeleidt het wel. De MC is meestal een partijlid, die een toespraak zal schrijven, een reeks evenementen zal aankondigen, zoals een maaltijd, dans, belangrijke gasten of entertainment. Communiceer regelmatig met deze persoon en houd hem/haar op de hoogte.
Soms moet je misschien de MC zijn. Als dat zo is, zal je taak veel moeilijker zijn omdat je moet werken totdat het hele evenement is voltooid. Stel groepsleiders in voor uw serviceteam, zodat de meeste normale taken aan hen kunnen worden gedelegeerd
Stap 5. Verzamel apparatuur
Controleer bij het inhuren van een team of ze de benodigde items bij zich hebben. In sommige gevallen bereiden ze alleen zichzelf of bepaalde items voor; Mogelijk moet u de apparatuur die ze nodig hebben afzonderlijk aanschaffen. U kunt deze tools huren, kopen of zelfs lenen via uw sociale netwerken. Check de lijst met benodigdheden, van servetten tot een speakersysteem en aansluitkabels.
Decoratie is een belangrijk onderdeel van elk evenement. Tafelkleden, bloemen, geschenken, kaarsen, ballonnen, spandoeken of fotoachtergronden, rode lopers, enz. moet altijd goed van tevoren worden gepland
Stap 6. Voldoe aan de basisbehoeften
Een van de dingen die veel beginners vergeten, is de superioriteit van de faciliteiten op de evenementenlocatie. Heeft de plaats voldoende voorzieningen? Voorbeelden zijn toiletten en douches, parkeerplaatsen, gemakkelijke toegang voor personen met een handicap, kleedkamers, opslagruimten en keukens, waterafvoeren, wijnkoelers, toegang tot elektriciteit, enz. Zo kunt u anticiperen op de obstakels die zich kunnen voordoen.
Denk ook buiten het evenement: heb je vervoer en accommodatie nodig voor gasten van buiten de stad/overzee, of hotelafgevaardigden? Moet u een plaats reserveren voor hun vervoer van en naar het evenement?
Stap 7. Weet wie je gaat ontmoeten
Het begrijpen van de sociale hiërarchie van een evenement - zelfs als het niet jouw evenement is - is essentieel om te weten hoe je met elke situatie om moet gaan. Aangezien klanten in u moeten geloven, moet u het volgende weten:
- Wie zijn de belangrijkste gasten - dit is meestal gemakkelijk te herkennen wanneer het evenement een feest is - bijvoorbeeld de bruid en bruidegom op een bruiloft. De klant is echter niet altijd de belangrijkste gast, ook al kan hij nog steeds worden aangemerkt als een van de partijen in de groep. Of misschien komt uw klant helemaal niet.
- Wie zijn de gasten? Wie zijn het gasttype van de gastheer –– dit zijn mensen die vaak als gastheer optreden aan hun respectievelijke tafels en de neiging hebben om goed te socializen en andere gasten te motiveren. Ze zijn handig om een aangename sfeer te behouden en te praten als het rustig wordt, mensen aan te moedigen om te dansen of mensen kennis te laten maken met andere gasten voor nieuwe vriendschappen. Ze zijn meestal ook betrouwbaar en handig om op de hoogte te blijven van evenementen, omdat ze in geval van nood kunnen helpen of zelfs als gastspreker/MC kunnen dienen. Zulke mensen zorgen ervoor dat een evenement op de voorgrond blijft.
- Wie zijn de vredestichters type gasten? U dient deze mensen te allen tijde in gedachten te houden, aangezien zij degenen zijn die u bij problemen wilt raadplegen. Ook betrek je hen zo nodig bij de afhandeling en de discussie. Gasten in deze groep zijn meestal het gezinshoofd, de voogd of het hoofd van de beveiliging.
- Wie is de beslisser. In de meeste gevallen bent u zelf de manager als manager, maar als u met gasten moet overleggen zonder een belangrijke groep erbij te betrekken (aangezien ze er meestal op gericht zijn goede gastheren te zijn), zoek dan uit wie u moet zien in geval van nood. Simpel gezegd, deze persoon betaalt de rekening voor uw diensten, of wie u ook een 'klant' noemt.
Deel 3 van 5: De finish naderen
Stap 1. Leer de locatie kennen
Voordat het evenement begint, controleer je de locatie en besluit je hoe je dingen in elkaar gaat zetten. Mogelijk moet u aanvullende regelingen specificeren om aan de plattegrond te voldoen, bijvoorbeeld op het gebied van bedrading, verlichting, enz. En als deze dingen moeilijk te vinden zijn, kunnen gasten dat ook ervaren, dus denk aan het praktische aspect!
Stel waar mogelijk een implementatieplan en timing op. Als iets niet past, doe het dan weg. Praat met de sitemanager en ontdek wat hij of zij kan doen om te helpen, en of er bestemmingsplannen zijn die u moet volgen, vooral in geval van nood
Stap 2. Overweeg om cadeaus voor je team klaar te maken
De bemanningsleden daarin zullen hard werken. Om waardering te tonen en prestaties te behouden, bereidt u een klein geschenk voor om na het evenement te geven. Flessendranken, mueslirepen, chocolaatjes en andere kleine dingen, wat bij u past, zullen helpen om het moreel te behouden.
Overweeg ook om ze een broche of een kleine feestmarkering te geven, zodat ze zich onderdeel voelen van het evenement en het onthouden. Zorg er ook voor dat ze gevoed en gedrenkt worden gehouden! Het team is een hulpmiddel dat u in de toekomst moet kunnen blijven gebruiken
Stap 3. Controleer alle teams en buitenstaanders
Zorg ervoor dat iedereen het er voor het evenement mee eens is. Geef de crew duidelijke instructies over hoe ze naar de locatie moeten komen en geef je contactnummer of visitekaartje op zodat ze kunnen bellen voor een routebeschrijving. Sluit af door ervoor te zorgen dat alles geen vragen heeft.
Zorg ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt bij de taak. Sommige mensen willen dit misschien niet zeggen, dus probeer ze te lezen. Zien ze er zelfverzekerd en zelfverzekerd uit? Zo niet, stel ze dan gerust, bekijk de opdrachten en stel een paar basisvragen. Koppel de twijfelaar bij twijfel aan een meer capabele partner
Stap 4. Bereid indien nodig uw contactenlijst en andere bestanden voor
Persoonlijke instellingen zijn net zo belangrijk als evenementenarrangementen. Als je altijd netjes bent, zelfs als sommige dingen in de war raken, komt alles goed. Maar anders zou de toestand van het evenement volledig worden verpest. Hier zijn enkele manieren om je voor te bereiden:
- Maak een contactblad met telefoonnummers en adressen. De banketbakker dacht dat jij degene was die de bestelling zou komen opnemen? Maakt niet uit. Bel een lid van je team dat in de buurt van de winkel woont en laat hem of haar het ophalen op weg naar de evenementlocatie.
- Maak een controlelijst. Op basis van teamrapporten weet je welke items, uitrusting en items nog ontbreken.
- Bereid dienovereenkomstig betalingsbewijzen en factureringsbehoeften voor. Hoe grondiger u bent, hoe minder problemen u in de toekomst zult hebben.
Stap 5. Vermijd last-minute wijzigingen
Komen er regelmatig artistieke veranderingen? Bruiloften zijn meestal zo, waarbij de klant op het laatste moment een ontwerpwijziging wil, dus zorg ervoor dat u hem of haar de uiterste datum van de wijziging vertelt. Meestal is deze deadline 1 week voor het evenement, om klanten vrij te houden, maar je bent ook beschermd tegen last-minute wijzigingen die omslachtig en duur zijn om aan te brengen.
Als de wijzigingen eenvoudig, klein of eenvoudig zijn en de reeds geïnstalleerde versieringen zouden kunnen gebruiken, probeer dan het verzoek van de klant niet zoveel mogelijk te weigeren. Zorg ervoor dat u zo goed mogelijk inspeelt op de behoeften van de klant in een gebeurtenis die erg emotioneel kan zijn
Deel 4 van 5: Omgaan met de echte gebeurtenis
Stap 1. Bereid alles voor
Wees als eerste ter plaatse om de voorbereidingen te overzien. Zorg ervoor dat iedereen zich goed meldt en begin te bellen als ze dat niet doen. Help degenen die hulp nodig hebben, wijs degenen aan die leiding nodig hebben en stap opzij wanneer dat nodig is. Zorg ervoor dat u niet gewond raakt totdat het evenement is afgelopen.
Je zult je wat rustiger voelen als je een checklist hebt. Maak deze lijst voor bemanning, buitenploeg, decoratie en installatie en uitrusting. Als alles is gecontroleerd, kun je opgelucht ademhalen
Stap 2. Taken delegeren
Wees niet bang om het te doen. De belangrijkste factor die stress veroorzaakt bij een evenement is tijd. Wees bereid om het werk te verdelen om geld te besparen. Als iemand niet optimaal werkt, geef dan een andere taak die meer bij hem past. Je bent geen fixer of overschrijdt geen grenzen; U doet alleen het werk dat uw plicht is.
Wees streng maar beleefd bij het delegeren van taken. Zeg: "John, ik heb je nu hier nodig om te helpen met de catering. Dank je." Je crew moet gepassioneerd zijn over het managen van het evenement. Zorg ervoor dat alles soepel verloopt door de nodige leidersfiguur te zijn
Stap 3. Wees flexibel
Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat alles volgens plan verloopt en dat u een back-upplan moet helpen of uitvoeren voor het geval er iets misgaat - en dit moet kunnen accepteren. Als je gestrest raakt, kun je niet meer helder denken. Als de geest niet helder is, krijg je nooit goede resultaten. Dus als de spreker tien minuten te lang duurt en uw signalen negeert of probeert hem af te leiden, ontspan dan. Pas gewoon de dessertsessie aan, niemand zal het merken. Het evenement zal ook soepel blijven verlopen.
Problemen zullen altijd gebeuren. Je kunt niet alles voorspellen en hoe eerder je dit kunt accepteren, hoe beter. Een rustige en stabiele eventmanager kan voor elk evenement erg handig zijn; maar als je gespannen en niet kalm bent, kunnen gebeurtenissen slecht aflopen. Dus ontspan en ga met de stroom mee - je show loopt ten einde
Stap 4. Vertel iedereen de laatste ontwikkelingen
Zorg ervoor dat het aantal en de behoeften van de gasten op de dag van het evenement nog correct zijn en meld eventuele wijzigingen zo vroeg mogelijk aan het serviceteam. Je moet het eerste paar ogen zijn om op te merken als er iets mis is.
Raadpleeg de cliënt om te zien hoe hij zich voelt; hij kan opgewonden, nerveus, bezorgd, verveeld of uitgeput zijn en problemen hebben. Je kunt hem helpen door begripvol te zijn, vriendelijke woorden te zeggen en hem praktisch te helpen. Neem de tijd om enthousiasme op te wekken voor gasten en het team wanneer dat nodig is
Stap 5. Doe je werk
Vertrouw en respecteer het serviceteam om hun eigen ding te doen - als je ze eenmaal solide basiswerk hebt gegeven, komt het goed. Bied aan om te helpen indien nodig, maar dit teamlid moet voldoende ervaring hebben om helemaal geen hulp nodig te hebben. Hier zijn een paar dingen die u in gedachten moet houden:
- Werk eerst als receptioniste of receptioniste. Ontmoet en begroet (indien nodig) elke gast als ze aankomen. Draag rollen over aan MC wanneer het evenement begint. Hier zal je rol als manager actiever zijn door problemen op te lossen en ervoor te zorgen dat alle werkzaamheden achter de schermen, zoals voedselbereiding en service, volgens plan verlopen.
- Besteed aandacht aan gasten en houd contact met de MC. Doe het in het geheim voor het geval je je plannen moet wijzigen.
- Houd afstand van belangrijke gasten – deze show gaat over hen – maar zorg dat je binnen handbereik blijft door op bepaalde momenten in te checken. Vraag hen wat ze van de show vinden, evenals eventuele problemen, verzoeken of suggesties die ze hebben.
Stap 6. Bereid souvenirs voor voor marketingevenementen
Zorg ervoor dat alle gasten zich de goede tijden herinneren die ze hadden. Misschien wilt u zelfs meer dan gelukkige herinneringen: zoals bezoeken aan websites, toekomstige donaties, aspecten van mond-tot-mondreclame, enz. Deel souvenirs om ervoor te zorgen dat uw evenement een succes wordt. Of het nu een foto, poster of balpen is, gasten iets geven om gasten aan het evenement te herinneren, is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u door hen wordt herinnerd.
Stap 7. Gefeliciteerd met jezelf nadat het evenement is afgelopen
De meeste evenementen staan op zichzelf als ze beginnen, maar het harde werk zit in de voorbereidingsperiode, wat niemand beseft. Dus feliciteer jezelf, want je verdient het om gelukkig te zijn!
Neem na het evenement de tijd om de klant te ontmoeten en te bedanken. Het wordt aanbevolen dat u een passend en oprecht geschenk aanbiedt om uw tijd met hen te herinneren, omdat het kleine details zoals deze zijn die de ervaring verrijken en hen in staat stellen uw diensten in de toekomst aan te bevelen. Als je cadeaus geeft op een evenement, cadeaus voor na het evenement, zoals bloemen, foto's van favoriete momenten op hun evenement (bijv. lint doorknippen, showclimax, prijsuitreiking, huwelijkskus, verjaardagskaarsen uitblazen, enz.), of andere geschenken passend kan zijn
Stap 8. Ruim de plaats op en ga naar huis
Zoals moeders zeggen: "Laat het in dezelfde staat waarin je het hebt gekregen", zo zijn de principes die van toepassing zijn op locaties. Dingen moeten in dezelfde staat worden achtergelaten als voordat je ze benaderde - de evenementenbeheerbusiness is een gevoelige business waar niet veel ruimte is voor fouten. Laat uw bemanningsleden dus weten dat het tijd is om het terrein op te ruimen en laat ze niet naar huis gaan voordat alles geregeld is. Ook jij moet ingrijpen!
Behalve dat het een goede zaak is, voorkomt het ook dat je duurdere rekeningen krijgt. Veel plaatsen zullen extra kosten in rekening brengen voor het schoonmaken als ze de mogelijkheid hebben om dit te doen. Doe dus je best om verborgen kosten te vermijden
Stap 9. Rond de verandering, betaling en dank aan alle betrokken partijen af
Het kan zijn dat u de teruggave van gehuurde of geleende apparatuur moet regelen en met de klant moet overleggen over zijn of haar ervaring. Zelfs als je niet betaald wordt, neem de tijd om ze te bedanken en te zeggen dat je het leuk vond om het evenement samen met hen te leiden. Kun je visitekaartjes met elkaar uitwisselen?
Dank ook aan de bemanningsleden! Zorg ervoor dat alle partijen betaald zijn (en betaald hebben), facturen bewaren en dingen voor elkaar krijgen. Je moet een van de laatste mensen zijn die de locatie verlaat - zorg ervoor dat alles in orde is
Deel 5 van 5: Problemen oplossen
Stap 1. Weet hoe om te gaan met gasten die te laat komen en andere problemen hebben
Dit is een veelvoorkomend probleem, dus bereid je maar beter voor. Te laat komen is onvermijdelijk (bijvoorbeeld door onvoorziene verkeersproblemen) en kan meestal worden getolereerd door andere gasten die op tijd arriveren. Daarom zijn er verschillende dingen die u kunt doen om het te voorkomen:
- Zorg ervoor dat het tijdstip van het evenement duidelijk op de uitnodiging staat. Als u een RSVP-systeem gebruikt, zorg er dan ook voor dat de tijd is bevestigd. Communiceer met (via uw contactformulier) met de MC, relevante gasten (meestal het leidende partijlid), entertainers en keukenpersoneel zodra u een obstakel tegenkomt dat niet gemakkelijk kan worden opgelost. Als vertraagde gasten de focus van het evenement zijn (bijvoorbeeld de bruidegom en de bruid), meestal:
- U dient rechtstreeks contact op te nemen met de wachtende gast om de geschatte aankomsttijd te controleren. Neem direct contact op met de keuken over de laatste ontwikkelingen zodat zij de kooksnelheid kunnen aanpassen aan de tijd.
- Vermijd het om aan te kondigen dat het evenement is uitgesteld vanwege bepaalde gasten (want het feest komt er vanzelf wel uit), maar laat de hoofdgasten weten dat je op de hoogte bent van de situatie. Vertel ze wat je van plan bent, maar laat ze ook suggesties doen, omdat ze de gast meestal kennen en weten wat ze in die context moeten doen.
- Let op de timing van de toespraak. Als belangrijke gasten laat arriveren, serveer dan extra hapjes en/of vroege drankjes om te voorkomen dat andere gasten die op tijd arriveren zich vervelen en zorgen dat ze bezig blijven.
- Als gasten erg laat zullen zijn (bijvoorbeeld bij het serveren van eten dat niet kan worden uitgesteld, zoals souffles), begin dan het evenement zoals gepland. Als ze komen, serveer dan de volgende portie (zelfs als deze portie een dessert is).
- Bereid je voor op dansen, games, comedy of een ander soort entertainment (vooral muziek) en zorg voor extra afleiding, zoals groepsfoto's. Deze back-upstrategie had de dag ervoor moeten zijn gestart.
-
Voor gasten die opzettelijk laat arriveren, neem dit niet als uw fout als manager op. Het is dus jouw taak om de andere gasten op de eerste plaats te zetten en ervoor te zorgen dat aan hun behoeften wordt voldaan. In wezen, doe alsof er niets aan de hand is en ga verder met de gebeurtenis.
Stap 2. Weet hoe om te gaan met voedselproblemen
Problemen op dit gebied zijn zeldzaam, vooral als je je plannen zorgvuldig hebt gepland, maar er gebeuren af en toe ongelukken (zoals een gast of een klein kind die de eettafel verprutst, of een incident in de keuken). U moet zich eerst bewust zijn van het type gasten dat aanwezig zal zijn, zodat u kunt overwegen wanneer en waar het eten zal worden uitgestald (bijvoorbeeld voor buffetachtige gerechten) en de zitpositie van de gasten.
- Alle gemorste vloeistoffen moeten om veiligheidsredenen onmiddellijk worden opgeruimd, zelfs als u daarvoor de rode loper of mooie decoraties en meubels moet verwijderen. Een vlek verbergen zonder het uiterlijk of de integriteit van een item (zoals een antiek meubel) aan te tasten is onmogelijk, dus verwijder het eerst. Als je een back-up hebt, gebruik die dan; verplaats het object anders discreet zodat gasten het niet opmerken.
- Het wordt aanbevolen dat u touwen, gordijnen of schermen gebruikt om voedselgebieden te verbergen (bijvoorbeeld een rommelige tafel of terwijl u uw volgende gerecht aan het bereiden bent), omdat sommige gasten zichtbaar voedsel kunnen zien als iets dat op elk moment vrijelijk kan worden geconsumeerd – terwijl dit volgens uw bedoeling niet per se het geval hoeft te zijn.
- Menu's mixen. Als een gerecht niet geserveerd kan worden (bijvoorbeeld omdat het aangebrand is), gooi het dan allemaal weg of zoek een nieuw alternatief. Verminder porties om op voedsel te besparen, maar verhoog porties van ander voedsel om ze in balans te houden. Informeer gasten indien nodig.
- Voor vegetariërs, kieskeurige eters, mensen met een allergie of speciale dieet/religieuze mensen moet in hun behoeften worden voorzien - dit moet u met een goede planning kunnen doen. Soms nemen gasten echter een familielid, echtgenoot of goede vriend mee zonder het je te vertellen, vooral als de uitnodiging gratis is. Wanneer dit gebeurt, is de oplossing eenvoudig. Tel recente gasten en vraag bij aankomst aan de deur naar speciale dieetwensen en vertel het direct aan de bediening en het keukenpersoneel.
- Voor grote groepen die het evenement niet als donkere gasten bijwonen, stuur een teamlid naar de keuken en laat hem de voorraad tellen. Koop indien nodig extra voedselvoorraden. Het keukengedeelte overschat meestal porties voor het geval dat, dus annuleringen komen vaker voor dan voedseltekorten. Beperkte porties kunnen ook worden bespaard als u extra vullingen verstrekt, zoals brood, salades of groentegerechten, ingrediënten die gemakkelijk verkrijgbaar zijn bij uw plaatselijke supermarkt.
Stap 3. Weet hoe om te gaan met jonge kinderen
Houd er rekening mee dat veel managers vaak de intelligentie en behoeften en wensen van kinderen op een evenement vergeten of onderschatten. Ze zijn hetzelfde als volwassenen: ze willen plezier hebben en zich niet vervelen. Onthoud dat ouders ook beledigd zullen zijn als een evenement niet aan de behoeften van hun kinderen kan voldoen. Het is een goed idee om een bevestiging van aanwezigheid (RSVP) te vragen voor eventuele kinderen die aanwezig zijn.
- Jongere kinderen (onder de 10 jaar) kunnen beter van tevoren eten of snacks krijgen, aangezien het diner mogelijk pas om 20.00 uur wordt geserveerd. Deze serveertijd is meestal te laat voor de maaltijden van de meeste kinderen. Het eten dat u uw kinderen geeft, moet ook leuk en gezond zijn, maar toch speciaal met een speciaal tintje voor hen - dit helpt ouders om geholpen te worden en als gast van het evenement te genieten.
- Kinderen ouder dan 10 jaar kunnen meestal volwassen eten en porties krijgen, zelfs als ze het niet opeten, maar bieden ze ook een kindermenu aan (uiteraard met toestemming van de ouders) als ze het niet lekker vinden. Doorgaans vragen tieners van 13-18 jaar vaak om hetzelfde voedsel als jongere kinderen, zoals hamburgers en friet, in plaats van meer formele restaurantmaaltijden. Eten voor kinderen wordt meestal geschreven met de term "Alternatief Menu". Speel op veilig en bespreek met uw belangrijkste gasten uw plannen om lang geleden met succes jong en oud tevreden te stellen.
- Zorg voor een ruimte voor moeders met kleine kinderen. Voorzie in hun behoeften, zoals pauzes in de toiletruimte, borstvoedingsbehoeften, enz., en bereid een rustplaats voor zeer jonge kinderen voor zodat ze kunnen slapen als ze moe zijn.
Stap 4. Weet hoe u moet omgaan met dronken of onbeschofte gasten, indringers en meer
Deze gasten zorgen soms voor overlast, zowel bij familie- als bedrijfsevenementen. Ze brengen zowel politiek als drama met zich mee, en als buitenstaander realiseer je je dat misschien niet. Wees dus altijd alert.
- Neem voorafgaand aan het evenement contact op met de klant of belangrijke gasten om meer te weten te komen over mogelijke problemen zoals deze, of met een select aantal als belangrijke gasten niet gestoord mogen worden. Zo zorg je ervoor dat mensen op de goede plek zitten en dat er geen problemen ontstaan. Bereid servicepersoneel of belangrijke gasten voor om op te treden als informele supervisors, wees alert en help waar nodig. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt en je weg te houden van persoonlijke zaken, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Zorg er dus voor dat je weet wie op het evenement is geclassificeerd als een gast van het type "vredestichters" (degenen die kunnen helpen het evenement soepel te laten verlopen).
- Omdat het moeilijk kan zijn om alcohol te geven aan dronken gasten of om te gaan met boze en onbeleefde gasten, kun je het beste een vredestichter erbij betrekken. Neem alleen contact op met juridisch personeel als dat nodig is en na overleg met belangrijke gasten. Je moet nog steeds waakzaam zijn, zelfs bij kleine evenementen of in de achtertuin.
- Ongenode gasten zijn een lastige aangelegenheid. Als ze komen en ophef maken, gooi ze dan desnoods weg – overleg met de sleutelgasten om na te gaan of deze mensen niet gewenst zijn. Als er veel gewelddadige relschoppers zijn, is het jouw taak om andere gasten te beschermen en contact op te nemen met de beveiliging of de politie als deze relschoppers weigeren het pand te verlaten nadat ze door jou als manager en/of belangrijke gasten zijn gevraagd.
- Gasten vinden het meestal leuk om visitekaartjes over de tafel te verplaatsen, zodat ze naast de persoon kunnen zitten die ze willen, of aan de tafel die ze willen. Overleg met belangrijke gasten hoe dit is toegestaan. Meestal moet u vooraf tafelplannen maken en de goedkeuring van de belangrijkste gasten hebben. Als de positie van deze tafel goed zou moeten zijn, is het beter om gasten weg te houden van het eetgedeelte voordat het zover is. Meestal kan de bar, lobby of wachtkamer worden gebruikt om gasten te ontvangen. Als bepaalde groepen bijzonder belangrijk zijn vanwege familieaangelegenheden, breng dan mensen bij elkaar en begeleid ze per groep om tafels te scheiden en in de juiste volgorde te plaatsen.
Stap 5. Weet hoe u met slecht weer om moet gaan
Over de hele wereld is er soms onverwacht slecht weer, zoals regen of sneeuw. Koude wind of hete lucht kunnen ook problemen veroorzaken. Hoewel het weer meestal niet veel invloed heeft als het evenement binnen wordt gehouden, moet je voorbereid zijn op de uitdagingen van buiten zijn. Als je slecht weer kunt voorspellen, overweeg dan om de locatie van het evenement te wijzigen. Als je dat niet kunt, huur dan een tent of een groot paviljoen (de prijs kan hoog zijn, vooral als het in een opwelling wordt gedaan). Het bijhouden van het weer is belangrijk; als het evenement daardoor al in de war is, is het bijna onmogelijk om het evenement te repareren, dus maak het beste van wat je al weet en hebt.
Veel delen van de wereld hebben nu verzekeringen voor slecht weer of andere problemen. Als je in een gebied bent dat bekend staat om plotselinge weersveranderingen, vraag dan om bevestiging als het evenement kan worden verplaatst, zodat klanten in ieder geval kunnen besparen op de kosten van het huren van apparatuur, locatie en servicepersoneel
Tips
- Maak een kleine ruimte gevuld met items zoals extra servetten voor het opruimen van gemorste vloeistoffen, brandblussers, EHBO-kits en andere incidentele kits. Je hebt het niet nodig als het goed gaat, maar het is beter om op je hoede te zijn voor een groot evenement.
- Gasten en sprekers die moe zijn of een jetlag hebben, moeten worden verzekerd van hun conditie. Raadpleeg indien nodig rechtstreeks met hen of hun assistenten om spa- en massagebehandelingen of andere manieren van lichaamsverfrissing te bestellen. Je kunt ze ook eten sturen als ze al een tijdje niet hebben gegeten, of medicijnen als ze zich een beetje onwel voelen (zoals hoofdpijn door vliegen of nervositeit, of buikpijn). Verwijs zo nodig naar een arts. Vermoeide gasten en sprekers kunnen een evenement verpesten, maar alle andere uitdagingen die je misschien wel kunt overwinnen.
- Zorg ervoor dat iedereen het podium, de muziek of de toespraak kan zien en horen.
- Onthoud ook dat het een eer is om de gebeurtenissen van andere mensen te behandelen. Hoewel dit erg stressvol en moeilijk kan lijken, kan jouw bijdrage veel mensen blij maken, zodat ze zich de gebeurtenis voor de rest van hun leven zullen herinneren. Daarnaast ben je ook gewend om vaardigheden te hebben die nuttig zijn in het dagelijks leven.
- Als manager moet je misschien optreden als een geïmproviseerde gastheer of zelfs een danspartner om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt. Ontwikkel spreek- en dansvaardigheden, maar delegeer tegelijkertijd managementrollen aan andere teamleden die uw plaats tijdelijk kunnen innemen. Het doel hierbij is ervoor te zorgen dat niemand stil aan tafel zit.
