Alle bedrijven, groot of klein, moeten al hun transacties in de gaten houden. Er zijn veel eenvoudige financiële softwaresystemen te koop, maar u moet nog steeds een duidelijk begrip hebben van hoe boekhoudtransacties werken. U voert alle zakelijke transacties, zoals het ontvangen van inkomsten of het betalen van rekeningen, in een boekhoudkundig journaal in, vergelijkbaar met een grootboek. Hier moet u verschillende categorieën, rekeningen genaamd, verzamelen en deze registreren op een debet of credit (volgens toename of afname). Voorbeelden zullen later worden gegeven. Makers van boekhoudsoftware volgen deze formule ook bij het maken van hun programma's, maar het proces is eenvoudiger gemaakt voor informele gebruikers.
Stap
Deel 1 van 3: Transacties invoeren
Stap 1. Verzamel alle documenten met betrekking tot zakelijke transacties
Deze documenten omvatten doorgaans ontvangsten van leveranciers, rekeningen van nutsbedrijven (zoals water en elektriciteit), creditnota's die aan klanten zijn uitgegeven, belastingafschriften, uitgegeven cheques en looninformatie. Controleer of elke ontvangen factuur en betaling correct en geverifieerd is voordat u het boekhoudkundig journaal registreert. Zorg ervoor dat alles is bevestigd door de supervisor of bedrijfseigenaar voordat u transacties in het systeem invoert.
Stap 2. Stel verschillende rekeningen of categorieën in voor elk type transactie
Rekeningen die worden geregistreerd, bijvoorbeeld Cash, Inventory, Expenses, enzovoort. Beschouw deze rekeningen als afzonderlijke pagina's in een notitieboek of een regel met items die worden vermeld in een persoonlijk budget. Stel de volgende accounttypen in:
- De verkoop- of omzetrekening registreert alle verkopen aan klanten.
- Een onkostenrekening registreert al het geld dat een bedrijf uitgeeft, bijvoorbeeld om een bedrijfsfaciliteit te exploiteren, producten te maken en producten te verkopen.
- Daarnaast zijn bedrijven ook verplicht om hun activa te registreren, zoals contanten, vorderingen (niet-betaalde verkopen) en materiële vaste activa zoals gebouwen en apparatuur.
- Een passivarekening registreert al het geld dat het bedrijf leent van externe partijen, zoals bankleningen, handelsschulden (bijv. aan leveranciers) en te betalen salarissen (salarissen die al verschuldigd zijn aan werknemers maar nog niet zijn betaald).
- Deze grote categorieën zijn meestal onderverdeeld in kleinere, specifieke accounts.
Stap 3. Bepaal of de rekening wordt gedebiteerd of gecrediteerd
Het is belangrijk om te onthouden dat bij elke transactie debet- en creditrekeningen betrokken zijn en dat het totale aantal debet- en creditrekeningen hetzelfde moet zijn. Als u bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt, registreert u Contant als debet en Debiteuren als credit. Wanneer u voor advertenties betaalt, boekt u advertentiekosten op een afschrijving en contant op een tegoed.
- Registreer eventuele stijgingen van uitgaven, activa (zoals contanten en apparatuur) en dividendrekeningen als afschrijvingen en registreer dalingen als tegoeden. Op andere rekeningen, zoals passiva en inkomsten, worden stijgingen geregistreerd als tegoeden en dalingen worden geregistreerd als afschrijvingen. Dit boekhoudsysteem heeft zijn eigen logica en begint te onthouden terwijl u uw logica gebruikt om de oorzaken van "toename" en "afname" in rekeningen te bepalen.
- Houd er rekening mee dat de nummers die worden gejournaliseerd op af- en bijschrijvingen misschien niet hetzelfde zijn, maar de totalen moeten hetzelfde zijn. Als een klant bijvoorbeeld een product deels contant en deels met krediet betaalt, worden twee rekeningen op afschrijving gejournaliseerd, namelijk Kas en Debiteuren. Terwijl de rekening die op krediet wordt gejournaliseerd er maar één is, namelijk Verkoop.
- Alle computersoftwaresystemen maken het opnemen van boekhoudkundige journaals gemakkelijk door alle rekeningen op de juiste plaats in het journaal in te voeren.
- Het kan zijn dat u een nieuwe rekeningnaam in het journaal moet aanmaken als u een buitengewone transactie heeft, zoals de verkoop van aandelen of de aankoop van grond.
Stap 4. Controleer alle boekhoudkundige transacties die in het journaal zijn ingevoerd minstens twee keer
Elke transactie verschijnt in zijn eigen categorie: bijvoorbeeld debet aan één kant van het journaal, en het bedrag moet gelijk zijn aan het bedrag dat op de creditkant van het journaal staat.
U registreert bijvoorbeeld een betalingstransactie voor een elektriciteitsrekening door Crediteuren aan de debetzijde van Rp. 500.000 en Cash van Rp. 500.000 in te voeren op het credit. zorg ervoor dat u het ontvangstnummer en een korte beschrijving vermeldt in het gedeelte Opmerkingen
Stap 5. Verplaats de rekeningen in het journaal periodiek naar het grootboek
Het grootboek is een verzameling van al uw rekeningen. Er zijn bijvoorbeeld pagina's voor elke categorie contanten, vorderingen, schulden, onkosten, enzovoort in uw grootboek. Vervolgens kunt u het totale bedrag voor elk account over een bepaalde periode zien.
- Een grootboek registreert informatie per rekening, in tegenstelling tot een journaal dat transacties registreert. Met andere woorden, één transactie die naar het grootboek wordt verplaatst, bevindt zich op ten minste twee plaatsen (rekeningen) in het grootboek.
- Kasontvangsten van klanten op verkopen zouden bijvoorbeeld in het journaal worden geregistreerd als één transactie en worden erkend als contanten op afschrijving en inkomsten op krediet. bij overboeking naar het grootboek worden deze boekingen op aparte locaties geregistreerd: geld- en opbrengstrekeningen. Op die manier kunt u zien hoe transacties van invloed zijn op elke afzonderlijke rekening.
- Registraties in het grootboek moeten worden gedateerd zodat de bron van de transactie kan worden geïdentificeerd. Sommige accountants voegen ook een referentienummer toe, bijvoorbeeld in de vorm van een volgnummer, zodat transacties gemakkelijk terug te volgen zijn in het journaal.
Deel 2 van 3: Boekhoudkundige transacties in evenwicht brengen
Stap 1. Breng het grootboek in evenwicht voordat u het sluit telkens wanneer u een boekhoudkundige transactie invoert
Bereid proefbalansen en andere rapporten voor om ervoor te zorgen dat de nummers en rekeningen die voor elke transactie zijn geregistreerd, correct zijn. Het maakt niet uit hoeveel transacties er worden geregistreerd, de totale afschrijvingen moeten gelijk zijn aan de totale tegoeden.
Als u handmatig of met een computerprogramma aantekeningen maakt, worden alle nummers in de af- en bijschrijvingen bij elkaar opgeteld, ongeacht de categorie. Het totale bedrag aan af- en bijschrijvingen moet gelijk zijn
Stap 2. Controleer op fouten in het proefsaldo
Als de afschrijvingen niet gelijk zijn aan de tegoeden, moet u fouten in uw journaalboekingen vinden. Zelfs als de debet- en creditbedragen gelijk zijn, kunnen er nog steeds fouten optreden, bijvoorbeeld door dubbele registratie of transacties op de verkeerde rekening.
- Als u bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt, heeft u mogelijk contant geld geregistreerd, maar bent u vergeten debiteuren te registreren, zodat het journaal eruitziet alsof de vorderingen nog steeds niet zijn betaald. Het bedrag op de debet zal dus verschillen van het tegoed.
- In sommige gevallen moet u mogelijk de records herleiden tot de eerste boeking in het journaal om fouten te vinden. Daarom moet de transactiedatum en/of het referentienummer in het journaal worden vastgelegd, zodat tracering eenvoudig is.
Stap 3. Voer rapporten uit voor resultatenrekening, balans en kapitaalwijzigingsrapport
Deze financiële rapportages kunnen handmatig of met een boekhoudsoftwaresysteem worden gedaan. Vanuit deze rapporten krijgt u een compleet beeld van uw bedrijf.
- De resultatenrekening trekt bijvoorbeeld de inkomsten af die zijn verdiend met de gemaakte kosten gedurende een bepaalde periode, en uit dit rapport weet u dat het bedrijf winst of verlies heeft gemaakt.
- De balans toont alle activa en passiva van het bedrijf. Bedrijfsactiva omvatten contanten, apparatuur, grond en debiteuren. Passiva omvatten te betalen rekeningen en te betalen nota's.
- Als u in voorgaande perioden dividend (beloning) aan aandeelhouders heeft uitgekeerd, heeft u ook een mutatieoverzicht van het eigen vermogen nodig. Dit rapport toont het bedrag van de gegenereerde winst (niet het netto-inkomen) minus de betaalde dividenden. Ingehouden winsten vertegenwoordigen inkomsten die opnieuw in het bedrijf worden geïnvesteerd.
Deel 3 van 3: Gedetailleerde gegevens bijhouden van boekhoudtransacties
Stap 1. Voeg een korte beschrijving toe van elke transactie die in het journaal is ingevoerd
Bijvoorbeeld 'contante betalingen voor televisiereclame, februari 2016'. Het bedrag, de oorzaak en het proces van het vastleggen van elke transactie zullen dus duidelijker zijn.
Stap 2. Bewaar een back-up van uw transactiejournaal
Er moeten back-ups worden gemaakt in geval van fouten of toekomstige vragen. Documentatie van alle records kan worden opgeslagen door een aantal records en de datum van een journaal in één pakket in te voeren. Iedereen moet in staat zijn om journaalposten in het grootboek te zoeken en vervolgens gemakkelijk toegang te krijgen tot back-updocumentatie
Stap 3. Bewaar papieren kopieën van alle documentatie ten minste een jaar
Dit omvat journaalposten en grootboeken, samen met alle facturen en andere transactiedocumenten. Al deze documenten zijn vereist voor controle- en fiscale redenen.
Stap 4. Documentatie minimaal zeven jaar elektronisch bewaren
Scan uw papieren documenten, heen en weer, en bewaar ze in twee elektronische koffers: één voor opslag op kantoor en één elders voor gebruik in geval van nood. Er is altijd de mogelijkheid dat de vennootschapsbelasting de afgelopen jaren wordt gecontroleerd, dus deze documenten moeten worden bewaard.
Tips
- Breng je dagboek elke dag in evenwicht. Controleer alle fouten en corrigeer ze onmiddellijk. Dit is zo belangrijk dat het een van de eerste lessen wordt voor boekhoudstudenten.
- Zorg voor cross-training van medewerkers, zodat begrip van het boekhoudsysteem en het invoeren van transacties bekend kan zijn bij meer dan één medewerker.
