Voor degenen onder u die op de afdeling Human Resources (HR) werken, is het zeker een moeilijke verantwoordelijkheid om gekwalificeerde sollicitanten af te wijzen ten gunste van het aannemen van betere kandidaten. Maak je echter geen zorgen, want er zijn enkele eenvoudige tips die je kunt toepassen om het proces gemakkelijker te maken. Als de kandidaat in kwestie bijvoorbeeld de interviewfase heeft doorlopen, kunt u de afwijzing het beste telefonisch doorgeven. Zo niet, dan kan het nooit kwaad om de afwijzing via een officiële e-mail te melden. Welk medium u ook kiest, houd uw beslissing recht zonder afbreuk te doen aan beleefdheid.
Stap
Methode 1 van 2: Telefonisch contact opnemen met de kandidaat
Stap 1. Neem telefonisch contact op met de sollicitant
Hoewel het voor jou prettiger voelt om een sollicitatie via e-mail te weigeren, vooral om eventuele onhandigheid te voorkomen, voelt het praten aan de telefoon nog steeds beleefder en professioneler. Kies daarom deze optie om sollicitanten af te wijzen die u tijdens het sollicitatieproces persoonlijk hebt ontmoet.
Bel de betreffende sollicitant tijdens kantooruren om er zeker van te zijn dat hij of zij niet aan het eten is als hij wordt gebeld
Stap 2. Neem geen blad voor de mond
Houd het gesprek kort en to the point, idealiter minder dan 5 minuten. Laat zien dat je je tijd waardeert en niet wilt verspillen door zijn persoonlijke leven niet te noemen, grappen te maken of naar het weer te vragen!
Het zou bijvoorbeeld onbeleefd zijn om te zeggen: “Hallo Beni! Dit is Susan van Vitamin World. Het was een genoegen u gisteren te interviewen. Oh ja, hoe is het weer daar nu? Zei dat er een sterke windwaarschuwing was? Uw territorium is veilig, nietwaar?”
Stap 3. Leg uit dat het bedrijf heeft besloten de functie aan een andere kandidaat te geven
Leg beleefd uit dat je blij bent de sollicitant tijdens het sollicitatiegesprek te hebben leren kennen en dat je hem/haar daadwerkelijk voor de functie hebt overwogen, ook al heb je besloten de functie door te geven aan een andere kandidaat. Het is een goed idee om dit allemaal te zeggen zodra u 'Hallo' zegt, zodat het gesprek niet te lang eindigt.
Zeg eens: 'Hallo Ruth, ik ben Dika Firza van AAA Technology Company. Persoonlijk wil ik u bedanken voor uw bereidheid om deel te nemen aan het sollicitatiegesprek van vorige week. We hebben echt genoten van de ontmoeting en zijn het erover eens dat je werkgeschiedenis erg indrukwekkend is. Helaas hebben we besloten om de functie aan een andere kandidaat te geven.”
Stap 4. Beschrijf de specifieke sterktes of sterktes van de uiteindelijk geselecteerde kandidaat
Over het algemeen willen heel wat sollicitanten echt weten wat de verdiensten van de geselecteerde kandidaat zijn in vergelijking met wat ze het bedrijf te bieden hebben. Hoewel het in feite tijdverspilling is om de functiegeschiedenis van de geselecteerde kandidaat in detail uit te leggen, moet u toch enkele van de belangrijke voordelen van de geselecteerde kandidaat uitleggen, zodat het stof tot nadenken wordt.
- U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Hoewel we uw uitgebreide ervaring zeer waarderen, heeft de door ons geselecteerde kandidaat een masterdiploma en is het opleidingsniveau van de kandidaat een zeer belangrijke bepalende factor voor ons."
- Of: "De kandidaat die we hebben geselecteerd, heeft in dezelfde functie bij een ander bedrijf gewerkt, dus we denken dat het overgangsproces in de toekomst gemakkelijker zal zijn."
Stap 5. Leg uit dat er naast de betreffende sollicitanten nog veel kandidaten zijn die niet minder gekwalificeerd zijn
Kortom, sollicitanten die weten dat ze gekwalificeerd zijn, kunnen zich verraden voelen wanneer ze worden afgewezen door het bedrijf waarvoor ze solliciteren. In sommige gevallen zijn er ook sollicitanten die de afwijzing persoonlijk vinden. Om dit te ondervangen, vergeet niet om de betrokken sollicitant eraan te herinneren dat hij concurreert met veel individuen die niet minder gekwalificeerd zijn!
Probeer te zeggen: "Hoewel je een zeer sterke kandidaat bent om deze functie te vervullen, moeten we toegeven dat de concurrentie voor kandidaten deze keer erg krap is. Het spijt me dat het je niet is gelukt om deze wedstrijd te winnen, oké?”
Stap 6. Nodig ze uit om via sociale media in contact te komen met uw bedrijf
Aangezien afwijzing zo'n onaangenaam onderwerp is om over te praten, kunt u proberen de stemming te verlichten door hen uit te nodigen om online contact te leggen met uw bedrijf. Door dit te doen, bevestigt u ook dat de afwijzing professioneel is en niet persoonlijk.
- Je zou kunnen zeggen: “We zullen weer aan je denken als er weer een vacature is in het bedrijf. Zou je een vrienduitnodiging willen sturen naar ons HR LinkedIn-account?”
- Of, je zou ook kunnen zeggen: “Eigenlijk ontwerpt ons bedrijf een aantal interessante programma's die in de nabije toekomst zullen worden geïmplementeerd. Om de informatie niet te missen, kun je de uploads blijven checken op onze Facebook of Twitter, oké!”
Stap 7. Beëindig het gesprek als de sollicitant in kwestie probeert uw beslissing te betwisten
In sommige gevallen kunnen afgewezen sollicitanten zeggen: "Geef me nog een kans om te interviewen. Ik garandeer je dat je beslissing zal veranderen!” of "Uw bedrijf heeft een fout gemaakt omdat ik de beste kandidaat was." Als een dergelijke situatie zich voordoet, ga dan niet in een langdurig proces van discussie over de beslissingen van het bedrijf of de sterke en zwakke punten van het arbeidsverleden van de sollicitant.
Om het gesprek beleefd te beëindigen, kun je zeggen: 'Ook al hebben we iemand anders aangenomen, dat betekent niet dat er iets mis met je is. Ik weet zeker dat je in de nabije toekomst de juiste baan zult vinden.”
Stap 8. Moedig hooggekwalificeerde kandidaten aan om op een later tijdstip opnieuw te solliciteren
Dat de sollicitant niet geschikt is om de functie die je zoekt te vervullen, wil niet zeggen dat hij niet geschikt is om alle functies in jouw bedrijf in te vullen, toch? Om de relatie die met hem is opgebouwd niet te verspillen, probeer hem uit te leggen dat zelfs als hij niet geschikt is voor de functie waarnaar wordt gevraagd, je toch een goede professionele relatie met hem wilt opbouwen. Leg ook uit dat er in de toekomst weer betere banen binnen uw bedrijf zullen ontstaan.
Een zin die je kunt zeggen is: “Aarzel niet om opnieuw te solliciteren als ons bedrijf in de toekomst een nieuwe vacature opent! Je was bijna aangenomen voor deze functie, dus je zult het opnieuw moeten proberen als de kans zich weer voordoet.”
Methode 2 van 2: Een afwijzings-e-mail schrijven
Stap 1. Stuur een afwijzingsmail naar de betreffende sollicitant zodra je besluit een andere kandidaat aan te nemen
Zodra u of een andere professional een kandidaat heeft geselecteerd om de relevante functie in te vullen, stuurt u daarna onmiddellijk een afwijzingsmail naar de afgewezen sollicitant. Zo krijgt de betreffende sollicitant zekerheid en kan hij direct op zoek naar nieuwe vacatures.
In het ideale geval worden afwijzingsbrieven één werkdag nadat de beslissing is genomen verzonden
Stap 2. Stel een e-mail op die niet langer is dan 3-4 zinnen
Omdat de sollicitant in kwestie de sollicitatiefase nog niet heeft doorlopen, hoeft er niet geaarzeld te worden om een korte en duidelijke weigering te geven. Begin de e-mail in het bijzonder met de volledige naam van de sollicitant en schrijf vervolgens een verklaring zoals: "Bedankt voor je sollicitatie als Creative Director bij ABC Advertising Agency. Ondanks je indrukwekkende werkverleden hebben we besloten de functie door te geven aan een andere kandidaat. We wensen je het allerbeste in je toekomstige carrière."
Vermeld uw volledige naam aan het einde van de e-mail en verzend de e-mail zodra u zeker weet dat er geen significante fouten in staan
Stap 3. Je hoeft je niet te verontschuldigen voor de afwijzing die je hebt gegeven
Een afwijzing accepteren van het bedrijf waarvoor u solliciteert, is niet eenvoudig, maar om professionaliteit voorop te stellen, moet u zich niet verontschuldigen of doen alsof u het niet eens bent met de beslissing van het bedrijf om de betreffende sollicitant niet in dienst te nemen. Ook als er binnen de interne kringen van het bedrijf een meningsverschil is, laat het de sollicitant dan niet weten.
Schrijf bijvoorbeeld niet: "Hoewel ik je graag zou willen aannemen, heeft de HR-afdelingsmanager helaas een andere mening."
Stap 4. Geef een kort en direct antwoord als de sollicitant een vraag stelt in de antwoordmail
Als de sollicitant uw e-mail beantwoordt met een vraag over de kwaliteiten van de geselecteerde kandidaat die hij of zij niet heeft, beantwoordt u de vraag in 3-4 korte zinnen. Onthoud dat de hoofdtekst van uw e-mail kort, duidelijk en objectief moet zijn, zodat het e-mailuitwisselingsproces niet te lang duurt.
Geef bijvoorbeeld een antwoord als: "Hoewel uw werkverleden en ervaring veelbelovend zijn, bent u helaas vaak voor langere tijd werkloos en dat is de reden waarom werkgevers andere kandidaten inhuren."
Tips
- Laat het telefoongesprek niet te lang duren. Herinner sollicitanten er gewoon aan dat ze eigenlijk met heel veel concurrenten concurreren en zelfs als ze deze keer niet slagen, kunnen ze nog steeds solliciteren naar andere functies die in de toekomst zullen worden geopend. Met andere woorden, houd het telefoongesprek kort en bondig en beëindig het gesprek vervolgens beleefd in minder dan 5 minuten.
- Wanneer uw bedrijf een vacature opent, kunt u het beste slechts 5-6 mensen interviewen. Zo hoef je maar 4-5 mensen telefonisch te bereiken om een weigering kenbaar te maken.
- Lieg nooit tegen sollicitanten over de redenen voor hun weigering. Dus, wat als de persoon in kwestie wordt afgewezen omdat zijn prestaties tijdens het interview erg slecht zijn? Blijf proberen de informatie op een meer beschaafde manier over te brengen.
