U kunt een sollicitatiebrief schrijven als u een sponsor nodig heeft om uw geplande activiteiten of andere behoeften te ondersteunen. Schrijf een sollicitatiebrief die de sponsor ervan kan overtuigen dat uw plan de moeite waard is om te steunen. Leg daarnaast ook op hoofdlijnen uit welke uitkeringen hij krijgt. Door te leren hoe je een goede brief schrijft, zie je het verschil tussen een goedgekeurde aanvraag en een afgewezen aanvraag.
Stap
Deel 1 van 3: De sollicitatiebrief voorbereiden
Stap 1. Definieer doelen
Wat wil je specifiek bereiken door sponsors te zoeken? Wat te doen als u sponsor wilt worden? Wat doe je en waarom heb je sponsors nodig? U moet al deze vragen kunnen beantwoorden voordat u een sollicitatiebrief schrijft.
- De sollicitatiebrief moet specifiek zijn geschreven en heeft een specifiek doel. Het heeft geen zin om een brief te schrijven waarvan het onduidelijk is of je niet weet wat je wilt en waarom.
- Vind antwoorden op waarom u moet plannen. Sponsoraanvragen die worden ingediend omdat ze bepaalde doelen of dromen willen bereiken, zijn meestal gemakkelijker te slagen. Probeer te laten geloven waarom iemand uw zaak moet steunen door tijd of geld te geven door uit te leggen hoe zijn of haar hulp een persoon of gemeenschap zal helpen.
Stap 2. Maak een lijst van bedrijven
Wie zal worden verplaatst om uw plan te ondersteunen? Zijn er bedrijfseigenaren die persoonlijke redenen hebben om uw plan te steunen? Of is er een non-profit organisatie die sponsor wil worden omdat zij dezelfde missie heeft. Wie heeft dezelfde activiteit gesponsord? Probeer meer informatie te vinden.
- Noteer de namen van bedrijven of mensen die u persoonlijk kent, inclusief mensen met wie u werkt. Verwaarloos nooit persoonlijke relaties.
- Onderschat kleine bedrijven of ondernemers die geen verkooppunten hebben niet. Misschien willen ze ook geven. Houd er rekening mee dat u ook lokale bedrijven kunt verkennen. Bedrijven in de directe omgeving zullen de relatie die is opgebouwd met de gemeenschap doorgaans als iets nuttigs zien.
- Als je in een team werkt, verdeel dan het bedrijf dat je hebt vermeld in groepen en laat elk lid contact opnemen met het bedrijf, zodat iedereen zijn eigen ding doet.
Stap 3. Bepaal wat u zoekt
Er zijn veel vormen van sollicitatiebrieven voor sponsoring. Bepaal waar u om vraagt voordat u een sollicitatiebrief schrijft.
- Donaties kunnen in de vorm van geld of goederen zijn. Items doneren betekent het weggeven van materialen of producten die tijdens het evenement kunnen worden gebruikt, in plaats van alleen geld te geven. Soms worden donaties gegeven in de vorm van diensten en niet in de vorm van goederen.
- Misschien heb je vrijwilligers nodig, geen producten. Wees in ieder geval specifiek over wat je nodig hebt.
Stap 4. Bepaal de opties die u wilt aanbieden
In een sollicitatiebrief voor sponsoring kunt u kiezen uit verschillende vormen van ondersteuning. Zo bied je mogelijkheden voor zowel kleine als grote bedrijven om binnen hun mogelijkheden ondersteuning te bieden.
- Bepaal het bedrag van de steun en voordelen. U moet uitleggen welke uitkeringen zij zullen ontvangen op basis van de hoeveelheid verstrekte ondersteuning. Mensen die meer geven, moeten meer voordeel krijgen.
- U mag advertenties, openbare aankondigingen over uw bedrijf of sponsoring en logo's aanbieden op websites of in promotiemateriaal/programma's.
Stap 5. Bepaal de naam van de persoon die de brief zal ontvangen
Stuur nooit een in het algemeen geadresseerde brief "aan de betrokkenen", omdat het minder persoonlijk lijkt.
- Meestal moet deze brief worden gericht aan de verantwoordelijke van de afdeling Personeelszaken of de directeur. Probeer het bedrijf te bellen of op de website te kijken wie er verantwoordelijk is voor de sponsoring. Twijfel niet over deze kwestie. Om succesvol te zijn, moet een sollicitatiebrief voor sponsoring aan de juiste persoon worden gericht. Schrijf de naam en titel met de juiste spelling.
- Zoek ook uit of dit bedrijf/deze organisatie een donatiebeleid heeft, zodat u geen tijd verspilt en u een verzoek kunt indienen volgens het bedrijfsbeleid.
Deel 2 van 3: Letterformaten begrijpen
Stap 1. Bestudeer voorbeelden van sollicitatiebrieven van sponsoren
U kunt voorbeelden van deze brief op internet zien, sommige zijn betaald, maar sommige zijn gratis. Lees deze voorbeelden zodat u het formaat en de inhoud begrijpt.
- Kopieer echter niet de hele voorbeeldbrief. Probeer de woorden zelf zo te ordenen dat je brief persoonlijk en makkelijk leesbaar lijkt.
- Als u bijvoorbeeld weet dat de directeur van het bedrijf een achtergrond heeft die verband houdt met uw plannen, schrijft u hem een persoonlijke brief. Probeer de achtergrond te achterhalen van de persoon of het bedrijf aan wie je schrijft en structureer de inhoud om het persoonlijker te laten lijken.
Stap 2. Kies de juiste taalstijl volgens het publiek
U moet echter een professionele sollicitatiebrief schrijven en geen woorden gebruiken die in het dagelijkse gesprek worden gebruikt.
- Schrijf een brief op papier met briefhoofd met uw logo erop en de naam van uw organisatie. Hierdoor komt uw aanvraag professioneler over. Als je voor jezelf sponsoring aanvraagt, maak dan een briefhoofd met je naam in het juiste lettertype om het professioneel te laten klinken.
- Als u een brief schrijft voor een bedrijf of organisatie, hoe formeler deze is, hoe beter. Als het aan een familielid of vriend is geadresseerd, schrijf dan een brief die niet te formeel is, maar ook niet te nonchalant om onbeleefd te klinken. Sponsoraanvragen die via informele e-mailadressen worden verzonden, zijn meestal minder succesvol.
Stap 3. Gebruik het standaard zakelijke briefformaat
De sollicitatiebrief voor sponsoring moet het formaat van de zakelijke brief gebruiken. Gebruik de juiste letters om het er professioneel uit te laten zien.
- Begin met het schrijven van de brief door de datum, de naam van de sponsor en het adres op te nemen.
- Sla een lege regel over, schrijf dan: Geachte (naam) en eindig met een komma.
- Schrijf een korte brief. Het volstaat om een sponsorsollicitatiebrief te schrijven voor één pagina, zodat het de lezer niet te veel tijd in beslag neemt. Bewogen mensen geven u een minuut om uw brief te lezen. Schrijf daarom een korte en duidelijke brief op één pagina.
- Verstuur de brief via het postkantoor of de koerier omdat het verzoek per e-mail onbelangrijk lijkt.
Stap 4. Sluit de brief af met een bedankje
Bedank hen aan het einde van de brief voor hun aandacht. Sla één regel over aan het einde van de alinea en laat een lege ruimte voor uw handtekening.
- Sluit de brief af met een professionele en respectvolle begroeting, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet/me. Schrijf uw naam en titel en onderteken het.
- Bevestig andere materialen. Stuur ook folders mee met de brief om een overzicht te geven van uw activiteiten of bedrijf. Dit kan uw geloofwaardigheid vergroten en ervoor zorgen dat de ontvanger zich meer op zijn gemak voelt om u te ondersteunen.
- Als uw organisatie is behandeld, voeg dan ook artikelen of nieuwsberichten toe over wat u hebt gedaan.
Deel 3 van 3: De inhoud van de brief verfijnen
Stap 1. Schrijf een goede introductie
In de openingsparagraaf van de brief moet u uzelf voorstellen, de naam van het bedrijf, en uw plannen specifiek beschrijven. Schrijf geen dingen die niet nodig zijn, zodat de lezer meteen geïnteresseerd raakt in de inhoud van je brief.
- Ga er niet vanuit dat mensen al weten wie u bent of wat uw organisatie doet. Geef uitleg over het bedrijf (indien gericht aan een bedrijf) of over uzelf (indien gericht aan iemand). Bijvoorbeeld: _ is een non-profitorganisatie die zich inzet voor de rehabilitatie van _ enz.
- Benadruk de successen die je hebt gehad om te laten zien dat het geen risico is om sponsor te zijn. Leg ook uit hoe u het geld van de sponsor specifiek gaat gebruiken.
- In de tweede of eerste alinea moet je meteen solliciteren en uitleggen waarom je het vraagt.
Stap 2. Noteer de voordelen van sponsor zijn
Om sponsor te worden, moet u het bedrijf of de persoon kunnen overtuigen van de voordelen die sponsoring oplevert. Leg daarom in het midden van de brief uit wat de voordelen voor hen zijn, niet voor jou.
- Voorbeeld: leg uit dat het voordeel van sponsoring goede publiciteit is. Wees specifieker: wordt deze activiteit door tv uitgezonden? Hoeveel mensen komen er? Zijn er VIP-gasten? Als er andere grote bedrijven of concurrenten zijn die hen sponsoren, worden deze dan ook vermeld?
- Geef een keuze. Bedrijven of mensen die sponsor willen worden, geven er meestal de voorkeur aan als er een optie is die past bij hun behoeften of budget.
Stap 3. Zorg voor overtuigend ondersteunend bewijs
Voeg enkele cijfers toe, zoals het aantal doelgroepen of demografische gegevens die ze kunnen bereiken.
- Vergeet ook niet te praten over de emotionele impact van sponsoring. Bijvoorbeeld: een kort verhaal over iemand die geholpen wordt, kan heel invloedrijk zijn.
- Leg uit hoe je sponsoring herkent. Misschien krijgt de sponsor een gratis stand tijdens het evenement in ruil voor sponsoring.
- Geef hen de belangrijke informatie die ze nodig hebben om een beslissing te nemen over deze sponsoring. Vergeet niet uw contactgegevens en de datum van ontvangst van uw gewenste reactie te vermelden. Voeg ook een gefrankeerde blanco envelop toe met uw eigen adres erop geschreven om het voor sponsors gemakkelijker te maken om reacties te sturen.
- Vraag sponsors welke erkenning ze willen. Hoe willen ze bijvoorbeeld dat hun naam eruitziet en willen ze dat deze wordt herkend? Vraag, bied kansen en ga er niet vanuit.
Stap 4. Leg de achtergrond van deze activiteit uit
U moet de concrete activiteiten ter ondersteuning van de organisatie en de activiteiten die u wilt ondernemen tot in detail beschrijven.
- Als u bijvoorbeeld een brief wilt schrijven waarin u om sponsoring voor een goed doel vraagt, leg dan de achtergrond van de inzamelingsactie uit, zoals wanneer uw organisatie is opgericht, wie er de leiding over heeft, aan wie de fondsen zijn toegekend en eventuele prijzen of prestaties die zijn bereikt.
- Laat zien, praat niet alleen. Praat niet alleen over groepen of activiteiten die goed zijn of de moeite waard zijn om te ondersteunen. Geef gedetailleerd ondersteunend bewijs dat kan overtuigen dat deze groep of activiteit echt goed is en het verdient om ondersteund te worden. Bewijs is meestal overtuigender dan superlatieven.
Stap 5. Persoonlijk opvolgen
Brieven versturen is niet de beste manier om een persoonlijke relatie op te bouwen. Hoewel het een goed idee is om een sponsoraanvraag te sturen, moet u deze brief persoonlijk opvolgen.
- Probeer te bellen of persoonlijk langs te komen als u binnen 10 dagen geen reactie hebt ontvangen. Houd er echter rekening mee dat veel regisseurs het erg druk hebben en het vervelend zullen vinden. Wij raden u aan vooraf een afspraak te maken of te bellen.
- Laat zien dat je erg blij bent met dit activiteitenplan. Vermijd negatief praten. Geef niet de indruk dat je smeekt of schuldgevoelens uitlokt om ze te laten doneren.
- Als het antwoord "misschien" is, aarzel dan niet om contact op te nemen. Haast je niet of overdrijf het niet, want ze kunnen afgeleid worden.
- Verwacht niet te veel. Ga er niet vanuit dat ze je gaan uitnodigen voor een bijeenkomst of sponsor willen worden. Bedank hen voor hun aandacht.
- Stuur een bedankkaart als uw verzoek wordt ingewilligd.
Stap 6. Controleer je mail
Kansen om sponsors te krijgen gaan verloren als je de brief die je gaat versturen niet aanvinkt. Een brief met veel spelfouten of grammaticale fouten is geen professionele brief. Waarom zou je de naam van een persoon/bedrijf opnemen in een activiteit die niet professioneel is voorbereid?
- Controleer interpunctie. Veel mensen weten niet hoe ze komma's of andere leestekens correct moeten gebruiken. Dit soort kleine dingen zijn hier erg belangrijk.
- Druk je brief af, laat hem staan en lees hem een paar uur later. Soms vertrouwen onze ogen zo op het schrijven op een computerscherm dat het gemakkelijk is om typefouten over het hoofd te zien.
- Verstuur de brief in een professioneel ogende envelop en voldoende gefrankeerd of maak gebruik van een goede koeriersdienst.
Stap 7. Voorbeeldbrief:
Briefhoofd (indien aanwezig) Datum:_
Adres: _
_
_
Lieve. Dames en heren _
Onlangs werd ik uitgenodigd om deel te nemen aan de wereldschoonheidskoningin-verkiezing die in 2016 in de Verenigde Staten zal worden gehouden. Momenteel ben ik geselecteerd als Puteri Indonesia en wil ik volgend jaar deelnemen aan een internationale wedstrijd.
Sta mij toe om via deze brief sponsoring aan te vragen, zodat ik kan deelnemen aan de wedstrijd met meer dan 100 deelnemers uit verschillende landen. Het evenement zal internationaal worden uitgezonden en zal naar verwachting 300.000 mensen aantrekken. De namen van de sponsors worden in deze wedstrijd en op de website van de wedstrijdorganisator getoond.
Financieringsondersteuning kan worden verleend op basis van de volgende opties:
Rp_ – Naam, beschrijving en logo
Rp_ – Naam en beschrijving
Rp_ – Naam en logo
Rp_ – Naam
Als je bereid bent om sponsor te worden, wacht ik op nieuws uiterlijk _.
Dank u voor de aandacht die u aan deze toepassing hebt gegeven.
Met vriendelijke groet, handtekening
Voor-en achternaam
Tips
- Verzoek beleefd doen, niet eisen.
- Zoek naar informatie wie beslisser die u kunt bellen, in plaats van een secretaresse of een derde persoon.
- Typ uw brief, tenzij uw handschrift erg mooi is, om het er professioneler uit te laten zien.
- Druk brieven af op hoogwaardig papier voor betere resultaten.
- Aan bedrijven wordt bijna altijd gevraagd om sponsor te zijn. Leg daarom uit waarom een bepaald bedrijf het juiste bedrijf is om uw activiteiten te ondersteunen.
- Voeg een sponsorformulier toe zodat iemand van het bedrijf dat u mailt dit kan invullen.
Gerelateerd artikel
- Hoe schrijf je een brief?
- Schrijf Schrijf een lezersbrief
