Personeel van de personeelsafdeling dat verantwoordelijk is voor het ontvangen van sollicitaties, verwacht meestal dat sollicitanten ook een begeleidende brief sturen, niet alleen een biografie. Voor sollicitanten is een sollicitatiebrief een medium om jezelf voor te stellen en kort uit te leggen waarom je persoonsgegevens aan de vereiste kwalificaties voldoen. Gebruik een begeleidende brief om uit te leggen waarom je voor een bepaald bedrijf wilt werken, want achtergrond- en ervaringsinformatie staat al in je bio. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een begeleidende brief schrijft die persoonlijk, relevant, professioneel en vrij van grammaticale fouten of spelfouten is.
Stap
Deel 1 van 2: Voorbereiden op het schrijven van een sollicitatiebrief
Stap 1. Bepaal het doel van het schrijven van de brief
Denk voordat je begint met schrijven na over de doelen die je wilt bereiken door je sollicitatiebrief te schrijven. Voeg een begeleidende brief toe als u uw persoonsgegevens of beknopt curriculum vitae naar de personeelsafdeling stuurt. Zelfs als je solliciteert naar een baan die niet is geadverteerd, gebruik dan de begeleidende brief om je motivatie uit te leggen door aan te geven waarom je voor een bepaald bedrijf hebt gekozen.
- Als u solliciteert naar een baan om een geadverteerde vacature in te vullen, schrijf dan een brief waarin u uitlegt dat u een goede kandidaat voor de baan bent.
- Als je een sollicitatiebrief schrijft zonder de vacature te specificeren, beschrijf dan alle vaardigheden die je hebt en hoe deze binnen het bedrijf worden gebruikt.
- Wat uw doel ook is, leg kort en precies uit welke bijdrage u aan het bedrijf kunt leveren, in plaats van iets van het bedrijf te willen halen.
Stap 2. Weet naar wie je je sollicitatiebrief moet sturen
Probeer voordat je gaat schrijven te weten wie je brief gaat lezen. Als je solliciteert om een specifieke vacature in te vullen, is de eerste persoon die de brief leest meestal de personeelsafdeling voordat deze wordt doorgestuurd naar de betreffende manager die medewerkers nodig heeft. Het personeel dat zich bezighoudt met de werving van personeel is zeer ervaren in het lezen van sollicitaties. Probeer dus vanaf het begin een positieve indruk te maken.
- Als u de naam niet weet van het personeel dat verantwoordelijk is voor het ontvangen van de aanvraag, zoekt u de naam van de personeelsmanager op de website op.
- Hoewel het misschien triviaal lijkt, is het sturen van een brief aan de juiste persoon een manier om een positieve indruk te krijgen.
- U kunt ook het betreffende bedrijf bellen om te vragen naar de naam van de persoon die u als ontvanger van de brief moet vermelden.
- Als je het geslacht van de ontvanger niet uit de naam kunt bepalen, schrijf dan "Geachte" gevolgd door de volledige naam.
- De namen Dian en Sri kunnen zowel door mannen als door vrouwen worden gebruikt. Zoek informatie op op de website van het bedrijf of bel om het geslacht van de ontvanger te bevestigen om fouten te voorkomen.
Stap 3. Bestudeer functiebeschrijvingen en vacatures
Als u een sollicitatiebrief schrijft voor een specifieke baan, bereid dan een conceptbrief voor waarin de baan wordt besproken. Zoek functiebeschrijvingen en andere informatie op en definieer trefwoorden, taken en functieverantwoordelijkheden door de advertentie zo gedetailleerd mogelijk te lezen. Gebruik uw begeleidende brief om zo goed mogelijk uit te leggen dat u aan de vereiste kwalificaties voldoet door alle vaardigheden en ervaring te schetsen die het bedrijf ten goede zullen komen.
Noteer alle vereisten die in de advertentie worden vermeld en groepeer ze vervolgens als hoofd-, ondersteunende en aanvullende vereisten
Stap 4. Stel de brief op
Zodra u weet wat er in de brief moet worden uitgelegd, kunt u beginnen met het opstellen van een conceptbrief. Schrijf een korte versie van elk belangrijk aspect dat u wilt behandelen. Probeer een duidelijke en beknopte brief te schrijven. Schrijf een begeleidende brief die uit meerdere alinea's bestaat in de volgende volgorde:
- In de eerste alinea wordt uitgelegd waarom je de brief verstuurt, bijvoorbeeld: “Via deze brief solliciteer ik om te werken als…”
- In de tweede alinea wordt uitgelegd dat u in aanmerking komt voor een baan op basis van uw academische kwalificaties, werkervaring en professionele vaardigheden die vereist zijn volgens uw functiebeschrijving of persoonlijke specificaties.
- De derde alinea beschrijft de bijdrage die u kunt leveren aan het bedrijf en uw langetermijncarrièreplannen.
- De vierde alinea laat zien waarom je solliciteert en de meest geschikte kandidaat bent om aangenomen te worden. Geef kort aan dat je bereid bent om uitgenodigd te worden voor een gesprek.
- Sluit af door de brief te ondertekenen en uw volledige naam te vermelden.
Deel 2 van 2: Een sollicitatiebrief schrijven
Stap 1. Gebruik het juiste letterformaat
Om de begeleidende brief die u verzendt professioneel te laten lijken, gebruikt u een standaard briefformaat door de datum, uw naam en adres, bedrijfsnaam en adres en de naam van de personeelsafdeling als ontvanger van de brief op te nemen. Zoek op internet naar formaten voor sollicitatiebrieven, zodat u een sollicitatiebrief met een standaardformaat kunt schrijven.
- Schrijf de naam en het adres van het bedrijf linksboven in de brief.
- Sla de twee lege regels over en noteer de datum waarop u de brief schreef, beginnend met het nummer van de dag, de naam van de maand en het jaar.
- Sla nog twee regels over en typ vervolgens de naam van de persoon van de personeelsafdeling die de brief zal ontvangen. Als u de naam niet weet, typt u de naam van de afdeling, bijvoorbeeld "Personeelsafdeling" of "Human Resources Hiring Manager" en typt u het bedrijfsadres eronder.
- Sla de twee regels over en typ vervolgens de begroeting, bijvoorbeeld "Geachte heer Slamet" of "Met respect" als u de naam niet weet van de persoon die de brief ontvangt. Sla daarna een regel over en begin met het typen van de eerste regel.
Stap 2. Schrijf een goede openingsparagraaf
Begin de brief met een duidelijke en nauwkeurige eerste zin, zodat de lezer meteen weet wat je doel is om de brief te schrijven. Vermeld de gewenste functie aan het begin van de brief, bijvoorbeeld met de eerste zin: “Via deze brief solliciteer ik als verkoopmedewerker bij PT XYZ.”
- Als je een functiereferentie van iemand krijgt, schrijf dan hun naam op. Zorg ervoor dat de personeelsafdeling de persoon die de referentie verstrekt kent.
- Bijvoorbeeld: "Mevrouw Marisa van de afdeling Vergoedingen gaf informatie dat PT XYZ een verkoper nodig had."
Stap 3. Schrijf op wat je wilt
Nadat je de eerste alinea hebt geschreven, ga je verder met onthullen waarom je je sollicitatiebrief stuurt en beschrijf je kort wie je bent. Leg uit dat uw vaardigheden, kwalificaties en ervaring voldoen aan de criteria die nodig zijn om de gewenste functie te vervullen. Gebruik de zoekwoorden en termen die in de advertentie worden vermeld. Ondersteun informatie over uw vaardigheden door uw ervaringen tijdens uw carrière kort te beschrijven.
- Bijvoorbeeld: als de criteria die nodig zijn om te solliciteren naar een baan is goed kunnen communiceren, schrijf dan in een brief: "Tijdens mijn werk als klantenservicemedewerker heb ik verschillende trainingen gevolgd, zodat ik heel goed kan communiceren." Vertel me daarna over een probleem dat je hebt opgelost met die vaardigheid.
- Het schrijven van een begeleidende brief in het formaat van vier alinea's levert een korte en duidelijke brief op en zal volledig worden voorgelezen door het personeel van de personeelsafdeling.
Stap 4. Schrijf ook de relevante prestaties op
De personeelsafdeling leest de begeleidende brief meestal snel. Zorg er dus voor dat u prestaties en successen vermeldt die relevant zijn voor de baan die u wilt. Deze methode zorgt ervoor dat recruiters je herinneren als een sollicitant die een voordeel heeft ten opzichte van andere sollicitanten. Schrijf je prestaties punt voor punt op, zodat ze er anders uitzien dan de rest van de brief.
- Korte informatie in schriftelijke vorm maakt de brief leesbaarder. De informatie die in de vorm van een essay wordt gepresenteerd, toont echter goede schrijf- en communicatieve vaardigheden.
- Om lezers een sterke eerste indruk te geven, schrijft u het meest indrukwekkende succes op de eerste regel.
- Zorg voor een balans tussen enthousiasme, professionaliteit en vertrouwen.
Stap 5. Sluit de brief af met waardering
Schrijf een positieve slotzin waarin u bedankt voor het lezen van uw brief of het overwegen van uw sollicitatie, bijvoorbeeld: “Bedankt voor uw aandacht. Ik wacht op verder nieuws over de sollicitatie die ik via deze brief heb ingediend.” Geef ook aan hoe u contact met u kunt opnemen door te verwijzen naar het adres aan het begin van de brief of de contactgegevens in de bio.
- Typ "Met vriendelijke groet" of "Wasalam" als slotbegroeting, onderteken en typ uw volledige naam.
- Houd er rekening mee dat de volledige naam onder de handtekening moet worden getypt.
Stap 6. Gebruik een eenvoudig formaat
Aangezien de begeleidende brief een officiële brief is, moet dit worden weerspiegeld in het formaat en de redactie van de brief. Gebruik het standaard formaat van de sollicitatiebrief met een marge van 2,5 cm en gebruik het lettertype Times New Roman of Arial om het leesbaarder te maken. Print in zwarte inkt op glad, effen wit papier.
- Als je een e-mail stuurt, houd het dan formeel door een duidelijk onderwerp en de naam van de ontvanger op te nemen alsof je een gewone brief schrijft.
- Gebruik een correct e-mailadres als u uw aanvraag per e-mail wilt verzenden. Maak een e-mailadres aan met uw naam of initialen. Stuur nooit een sollicitatie naar het e-mailadres [email protected].
Stap 7. Bekijk de mail goed
U dient de brief nog eens goed te lezen en te controleren voordat u hem verstuurt. Brieven met type-, spel- en grammaticafouten geven alleen een slechte eerste indruk van jezelf en je professionaliteit. De begeleidende brief maakt deel uit van de sollicitatie en weerspiegelt uw communicatieve vaardigheden en aandacht voor detail.
- Vertrouw niet alleen op een spellingcontroleprogramma op een elektronisch apparaat.
- Lees de begeleidende brief hardop voor om gehoord te worden als er fouten zijn die niet zichtbaar zijn.
- Bewaar de brief een tijdje en lees hem dan nog een keer nadat je ogen tot rust zijn gekomen.
Tips
Maak zoveel mogelijk een begeleidende brief van één pagina. De personeelsdienst stelt een korte, professionele brief op prijs
Waarschuwing
- In het digitale tijdperk kiezen veel mensen ervoor om sollicitatiebrieven en persoonsgegevens via elektronische apparaten te versturen. Zorg ervoor dat de inhoud van de sollicitatiemail die je verstuurt in overeenstemming is met het standaard zakelijke briefformaat.
- Als je een sollicitatie per e-mail wilt versturen, houd dan een professionele en zakelijke schrijfstijl aan.
