U moet te maken hebben gehad met banken, verzekeringsmaatschappijen, overheidsinstanties, werkgevers in bedrijven of zelfs scholen. Dan moet u iemand overhalen om iets te doen of u te helpen iets te doen. Hoe schrijf je een overtuigende of overtuigende brief die resultaten oplevert? Hier zijn enkele belangrijke ideeën die u in uw overredingsbrief kunt gebruiken.
Stap
Deel 1 van 4: Voorbereiden op het schrijven van een brief
Stap 1. Stimuleer goede ideeën
Geef voordat je een brief schrijft aan wat je wilt, waarom je het wilt, de redenen waarom het moet worden aangenomen, evenals de argumenten ertegen. Het benadrukken van alle ideeën die voorhanden zijn, kan u helpen de brief op te stellen en uw standpunt over het onderwerp volledig te begrijpen.
- Begin hiermee: ik wil “mijn lezers” overtuigen om mijn “doel” te zijn. Verwissel "mijn lezers" voor wat u wilt overtuigen en "mijn doel" voor wat u hen overhaalt.
- Als het bovenstaande duidelijk en ondubbelzinnig is, stel jezelf dan de vraag: waarom is dat? Maak een lijst van de redenen waarom u wilt dat uw lezers doen wat u wilt.
- Nadat u de redenen in kaart heeft gebracht, sorteert u ze op welk niveau belangrijker is. Zet alle belangrijke details in de ene kolom en de minder belangrijke in een andere. Dit zal je helpen om je geest te beperken tot de meest relevante en meest opvallende aandachtspunten.
Stap 2. Ken uw doelen
Zorg dat je precies weet wat je wilt of nodig hebt. Wat wil je bereiken? Hoe moet dit kantoor handelen?
Denk bij het definiëren van doelen na over alle mogelijke oplossingen die u kunt bieden
Stap 3. Leer je lezers kennen
Door uw lezers te analyseren en te begrijpen, kunt u beslissen hoe u uw brief moet inlijsten. Beslis indien mogelijk of de lezer het met je eens, oneens of neutraal zal zijn. Dit zal u helpen beslissen hoeveel gewicht u aan elke kant van uw argument moet toekennen.
- Probeer een persoon te vinden die je in de brief kunt aanspreken. Wie zijn zij, welke kracht hebben zij om u te helpen? Zullen ze uw klacht gewoon negeren? Hoe moet je ze begroeten? Zijn ze in senior of functionele posities? Spreek in overeenstemming met hun positie.
- Probeer de overtuigingen en vooroordelen van lezers over uw onderwerp te ontdekken. Wat voor soort geschillen kunnen ontstaan tussen u en uw lezers? Hoe presenteer je op een respectvolle manier een tegenargument?
- Ontdek wat lezers zich zorgen maken over uw onderwerp. Hebben ze beperkte middelen om uit te geven? Worden ze rechtstreeks beïnvloed door uw onderwerp? Hoeveel tijd hebben ze om uw document in overweging te nemen?
- Denk na over het soort bewijs dat uw lezers in een argument nodig hebben om hen te overtuigen.
Stap 4. Onderzoek het onderwerp
Een effectieve overredingsbrief bevat bewijs en feitelijke informatie die het standpunt ondersteunt. Zorg ervoor dat u meerdere standpunten in overweging neemt. Onderzoek niet alleen uw standpunt; Noem ook tegengestelde meningen en de feiten eromheen.
- Gebruik feiten, logica, statistieken en anekdotisch bewijs om uw beweringen te ondersteunen.
- Zeg niet meteen dat de oppositie ongelijk heeft. Wees in plaats daarvan respectvol wanneer u uitlegt waarom uw positie sterker is en aandacht verdient.
Deel 2 van 4: Brieven opmaken
Stap 1. Gebruik blokformaat
Zakelijke brieven hebben een speciaal formaat. Als het formaat netjes en correct is, zal het de mening van de lezers niet in het minst veranderen. Als het formaat echter onjuist en rommelig is, zullen ze een slechte indruk op je maken en mogelijk worden weggegooid.
- Begin met het gebruik van dubbele regelafstanden, blokparagrafen.
- Links elke alinea uitlijnen; met andere woorden, laat geen alinea's inspringen zoals in proza of essays.
- Laat na elke alinea een regelafstand.
- Gebruik een standaardlettertype, meestal Times New Roman of Arial, grootte 12.
Stap 2. Adresseer het briefhoofd correct
Begin met het typen van uw adres in de linkerbovenhoek. Schrijf niet je naam - schrijf alleen de straatnaam, plaats, regio en postcode op. U mag ook een telefoonnummer en e-mailadres vermelden, elk op een aparte regel. Als u in het VK woont, moet het adres aan de rechterkant worden geschreven. Vul één regel in.
- Typ de datum. Schrijf de volledige datum, de naam van de maand en het jaar. Vul één regel in.
- “4 juni 2013”
- Schrijf de naam en het adres van de ontvanger. Probeer een specifieke partij te vinden om de brief naar toe te sturen. Vul één regel in.
Stap 3. Begin de brief met een aanhef of begroeting
Meestal in de vorm van het woord "Geachte" gevolgd door de naam van de geadresseerde. Zorg ervoor dat u de naam correct hebt gespeld terwijl u deze typte. De naam moet hier gelijk zijn aan de naam die op het adresbriefhoofd staat.
- Gebruik bij het begroeten van iemand de juiste titel of rang (Pak/Mevrouw/Dr./etc) gevolgd door de achternaam. Als je niet zeker weet hoe een vrouw het liefst wordt genoemd, schrijf dan gewoon "Miss".
- Volg dit altijd met een dubbele punt.
- Vul een regel in tussen de aanhef en de eerste alinea.
- "Beste dr. Bruin:"
Stap 4. Sluit de brief af met een slotverklaring
Denk na en overweeg de toon van je essay bij het kiezen van een slotverklaring. Gezegden als 'Dank u' zijn vrij standaard, terwijl andere vormen zoals 'Gegroet' intiemer zijn. Bepaal of je je sollicitatiebrief formeel of intiem wilt hebben. Wat u ook kiest, het eerste woord moet met een hoofdletter worden geschreven, terwijl het volgende woord duidelijk is. Volg de afsluiting met een komma.
- Kies het woord 'Met respect' als je wilt dat het formeler is. 'Gegroet', 'Gegroet', 'Dank u' of 'Met vriendelijke groet' zijn standaard slotopmerkingen voor zakelijke e-mails. Terwijl de woorden 'Gegroet', 'Gegroet' of 'Tot ziens' meer ontspannen en intiem lijken.
- Sla de volgende 4 regels over om ruimte te laten voor uw handtekening voordat u uw naam typt.
- "Bedankt,"
Deel 3 van 4: Brieven schrijven
Stap 1. Beknopt en beknopt
Een overtuigende brief of overtuiging moet beknopt en beleefd zijn. Drukke mensen lezen zelden brieven die meer dan een pagina lang zijn of wanneer de toon hard is. Wees niet te bloemige woorden. Probeer duidelijke en nette zinnen te gebruiken. Presenteer geen vervormde en onnodige informatie, inclusief anekdotes.
- Vermijd zinnen die te lang zijn. Zorg ervoor dat u sterke declaratieve zinnen gebruikt. Uw schrijven moet beknopt, beknopt, to the point en gemakkelijk te lezen zijn.
- Sleep alinea's niet te lang. Stop niet zoveel informatie dat de lezer zijn interesse verliest, afdwaalt van het hoofdpunt of uw punt moeilijk te begrijpen maakt. Blijf bij relevante informatie en verander alinea's wanneer u een nieuw idee of punt wilt overbrengen.
Stap 2. Geef in de eerste paar zinnen uw belangrijkste punt aan
Begin met een vriendelijke openingszin en kom dan ter zake. Geef in de eerste twee zinnen aan wat uw behoefte is (het belangrijkste doel van het schrijven van de brief).
Deze paragraaf mag slechts uit 2-4 zinnen bestaan
Stap 3. Benadruk het belang van uw verzoek in de tweede alinea
Vat in deze paragraaf uw zorg, verzoek of claim samen. In dit stadium heeft u geen specifieke redenen, ondersteuning of hoofdpunten opgegeven; in dit stadium legt u uw standpunt, de parameters van de zorg of het verzoek volledig uit en de redenen waarom het belangrijk genoeg is om ernaar te handelen.
Vergeet niet om de hoofdtekst van de brief logisch, beleefd en feitelijk te houden. Vermijd overdreven emotionele taal, eis geen actie en spreek niet hard tegen de persoon of het bedrijf aan wie de brief is gericht, of de oppositie
Stap 4. Ondersteun uw aanvraag in de volgende paragraaf
De volgende paragrafen zouden uw standpunt moeten kunnen rechtvaardigen door achtergrondinformatie en gedetailleerde informatie te verstrekken. Zorg ervoor dat deze informatie logisch, feitelijk, beredeneerd, praktisch en legitiem is. Baseer uw verzoek niet uitsluitend op persoonlijke emoties, overtuigingen of verlangens. Verveel de lezer niet met lange verhalen; snel en nauwkeurig ter zake komen. Er zijn verschillende strategieën die u kunt gebruiken om dit doel te bereiken:
- Geef fragmenten van statistieken en feiten om de sympathie en logica van lezers aan te trekken. Zorg ervoor dat de statistieken en feiten uit geloofwaardige en respectabele bronnen komen en dat u de gegevens ook oprecht gebruikt en niet uit hun verband trekt.
- Stel citaten voor van experts over het onderwerp, die uw standpunt ondersteunen of de oppositie weerleggen. Deze deskundigen moeten gerespecteerde figuren in hun vakgebied zijn en inderdaad over de juiste kwalificaties beschikken om een mening te hebben over het onderwerp dat aan de orde is.
- Geef de redenen aan waarom uw verzoek moet worden ingewilligd. Mensen dwingen te doen wat je wilt is geen effectieve overredingstechniek, maar als je uitlegt waarom je denkt dat er iets moet gebeuren, kan het hen van gedachten doen veranderen. Leg uit wat de huidige situatie is en waarom deze zou moeten veranderen.
- Presenteer de details, specificaties en beperkingen van uw functie en sollicitatie. Bespreek de inspanningen die eerder zijn geleverd, met betrekking tot de aanvraag, of zelfs als er geen of gebrek aan actie is.
- Geef voorbeelden van getuigenissen die betrekking hebben op uw positie. Bedenk ander bewijs dat kan worden gepresenteerd waarom uw positie belangrijk is.
- Vergeet niet om te beperken wat u in een alinea kunt en wilt opnemen. Maak je punt en situatie duidelijk. Ga niet overboord met te veel details, maar neem alle belangrijke punten op. Kies alleen de meest relevante statistieken, experts en getuigenissen.
Stap 5. Roep de oppositie op
Een van de meest effectieve manieren van overreding of overreding is een beroep doen op de oppositie. Je moet eventuele bezwaren, bezwaren of vragen van lezers kunnen voorspellen, zodat je ze in de brief kunt beantwoorden. Zoek uw raakvlakken met de oppositie, of presenteer krachtige steun voor uw eigen standpunt.
- Zorg ervoor dat u de verschillen tussen uw standpunt en de oppositie publiekelijk erkent. Verberg het niet, want het zal je argument verzwakken. Benadruk uw gedeelde waarden, ervaringen en problemen met de oppositie.
- Vermijd beschuldigende uitspraken. Dit zal de brief overdreven emotioneel maken en uw logische aantrekkingskracht verzwakken. Een al te negatieve en beschuldigende houding zal er ook voor zorgen dat de oppositie het niet eens is met uw punt.
Stap 6. Sluit de brief af door uw aanvraag opnieuw te bevestigen
Herhaal uw verzoek of mening aan het einde van de brief. Dit is de paragraaf waarin u een oplossing presenteert of pleit voor actie. Vertel de lezer dat u deze correspondentie telefonisch, per e-mail of persoonlijk zult opvolgen.
- Sluit de brief af met een sterke zin die de lezer zal helpen uw kant te kiezen, of in ieder geval duidelijker te zien vanuit uw standpunt.
- Bied uw eigen oplossingen of hulp aan. Kom overeen om compromissen te sluiten, of ontmoet elkaar in het midden. Laat zien dat je klaar bent of klaar bent om de situatie aan te pakken.
Deel 4 van 4: De laatste hand leggen
Stap 1. Controleer op eventuele fouten
Fouten in grammatica, uitspraak en spelling van woorden zullen een slechte indruk geven. U wilt dat de lezer zich concentreert op uw idee en verzoek, niet op de typefout. Herlees uw brief een paar keer voordat u hem verstuurt. Lees het hardop om te horen hoe het klinkt.
Laat indien nodig iemand uw schrijven controleren op spelfouten (of gebruik de spellingcontrolefunctie van de software)
Stap 2. Zet je eigen handtekening
Als u brieven liever per post naar e-mail stuurt, moet u tekenen. Het personaliseert en certificeert uw brief.
Stap 3. Geef indien nodig kopieën van uw formele brief aan andere belangrijke partijen
Als iemand anders in het doelbedrijf of de organisatie uw brief ook zou moeten lezen, geef hem dan een kopie. Dit betekent het afdrukken en verzenden van meer dan één brief, met originele handtekeningen.
Stap 4. Bewaar een kopie voor jezelf
Bewaar altijd een kopie van uw brieven en maak persoonlijke notities, compleet met aantekeningen over wanneer de brief is verzonden en aan wie. Noteer de follow-up die u heeft gedaan totdat het probleem was opgelost.
Tips
- Blijf bij het onderwerp. Zorg ervoor dat u geen willekeurige informatie toevoegt die niets te maken heeft met het onderwerp dat u bespreekt. Blijf bij relevante feiten en houd het simpel. Gebruik deze feiten om meer beschrijvend te zijn.
- Gebruik opsommingstekens in het midden van de alinea alleen als u absoluut zeker en duidelijk bent over de stappen, acties of aanbevelingen.
- Stem je bulletpoints af op het type bedrijf of doelorganisatie. Non-profit instellingen hebben een andere manier van denken dan grote bedrijven.
- Schrijf in standaard geschreven Indonesische vorm. Dit is geen sms of sociale media; maar een formele brief. Het gebruik van steno, jargon en emoticons kan ervoor zorgen dat je genegeerd wordt.
- Behandel je lezers niet alsof ze je iets schuldig zijn en dan voel je je gerechtigd om een rechtszaak aan te spannen. Stel ze gerust terwijl de toon van de brief vriendelijk en professioneel blijft.
