De dagelijkse agenda helpt je om activiteiten op schema uit te voeren, bijvoorbeeld om belangrijke afspraken na te komen, taken af te ronden, leuke activiteiten te doen en werk op deadlines af te ronden. Het is echter niet eenvoudig om er een gewoonte van te maken om elke dag een agenda te gebruiken, omdat u regelmatig aantekeningen moet maken en deze overal mee naartoe moet nemen. Lees de volgende instructies om te wennen aan het gebruik van de agenda als onderdeel van uw dagelijkse routine op een gemakkelijke en efficiënte manier.
Stap
Deel 1 van 2: De juiste agenda kiezen
Stap 1. Bedenk waar je de agenda voor gebruikt
Er zijn verschillende agenda's afhankelijk van het beroep en de persoonlijkheid van de gebruiker. Bij het kiezen van een agenda kunt u een gelinieerd notitieboekje of een gedrukte agenda gebruiken die tabellen biedt voor het vastleggen van verschillende taken. Bedenk van tevoren waarom je de agenda wilt gebruiken en waarvoor. Als de agenda het enige middel is voor het plannen van dagelijkse activiteiten, gebruik dan slechts één agenda. Het gebruik van meer dan één agenda is vaak verwarrend en minder nuttig. Houd rekening met het volgende om de meest geschikte agenda te bepalen:
- Moet ik een telefoonnummer op de agenda zetten?
- Ga ik de agenda alleen gebruiken om het vergaderschema vast te leggen?
- Heb ik een agenda nodig die langer dan een jaar meegaat?
- Kan de agenda de notities vervangen die ik meestal gebruik, bijvoorbeeld: dagelijkse takenplanning?
- Zal ik een gewoon notitieboek gebruiken of een agenda met meerdere functies in tabelvorm?
- Heb ik een kleine agenda nodig die in mijn zak past of een agenda die groot genoeg is om de notulen van vergaderingen bij te houden?
- Ga ik het schema elke dag opschrijven of is het alleen voor weekendactiviteiten?
Stap 2. Kies desgewenst de agenda
Zoek naar een agenda in een winkel die kantoorbenodigdheden, briefpapier, kalenders of online verkoopt. De prijs van de agenda is zeer gevarieerd. Geef niet alleen aandacht aan het esthetische aspect, maar geef ook prioriteit aan de distributie van boeken en tafelformaten in de agenda. Kies een agenda die je leuk vindt op basis van je levensstijl en dagelijkse activiteiten.
Stap 3. Denk aan het esthetische aspect
Naast het prioriteren van de functie, zorgt een aantrekkelijke en aangename agenda ervoor dat je de agenda met plezier gebruikt. U kunt kiezen voor een eenvoudige agenda met een effen zwarte omslag of een kleurrijke omslag met mooie afbeeldingen en ontwerpen. Het esthetische aspect komt goed van pas als het aansluit bij de arbeidsethos die in het bedrijf heerst.
Let ook op de esthetische aspecten van de agenda, niet alleen de buitenkant. Veel mensen geven de voorkeur aan agenda's met gewone pagina's boven lijnpagina's. Anderen vereisen symmetrische tabellen of een eenvoudig aan te passen lay-out. Zelf heb je misschien een andere agenda nodig met een bepaalde uitstraling. Kies een agenda met een mooie omslag en interieur om je enthousiast te maken om je agenda elke dag te gebruiken
Stap 4. Bereid een pen en potlood voor
De agenda zal nuttiger zijn als deze wordt gebruikt voor het maken van aantekeningen. Houd een potlood en pen bij de hand waar je gaat schrijven of je agenda neerzet, bijvoorbeeld:
- In je aktetas of laptoptas
- In de handtas
- Aan de balie op kantoor
- Thuis aan het bureau
- In de buurt van de telefoon
- Als je vaak je schrijfgerei kwijtraakt, bewaar dan een potlood in je agenda voor het geval dat of gebruik een organizer met een potloodhouder.
Deel 2 van 2: De agenda effectief gebruiken
Stap 1. Ben van plan de agenda elke dag te gebruiken
Mensen die sterk betrokken zijn, zijn over het algemeen beter in staat om verplichtingen na te komen. Gewoontes veranderen is niet gemakkelijk, maar je kunt nieuwe gewoontes aanleren door tegen jezelf te zeggen dat je van plan bent om kleine dingen op nieuwe manieren te doen.
Houd er rekening mee dat goede gewoonten gemakkelijker te vormen zijn als u zich op één bepaalde gewoonte tegelijk concentreert. Vorm geen nieuwe gewoonten die je overweldigen. Richt je voorlopig op het vormen van de gewoonte om een agenda te gebruiken
Stap 2. Vertel een vriend dat je de agenda wilt gebruiken
Mensen hebben de neiging om gemakkelijker nieuwe gewoonten aan te nemen in gemeenschappen die hun voornemens kennen en elkaar steunen. Deel je intenties met een vriend of collega. Als je vrienden dezelfde goede gewoontes willen aanleren, kun je elkaar eraan herinneren regelmatig aantekeningen te maken.
Stap 3. Zet de agenda elke dag op dezelfde plek
Gebruik de agenda als enige agenda thuis en op het werk, want als je twee agenda's gebruikt, zul je het moeilijk vinden om een planning te maken. Dit vereist echter ook consistentie omdat je alle activiteiten thuis en op het werk moet vastleggen. Zodat je niet hoeft te zoeken, kies een plek op kantoor en een andere thuis om je agenda te plaatsen. Consistentie is de bepalende factor voor het vormen van deze gewoonte, dus zet je agenda niet ergens anders neer.
- Een geweldige plek om uw agenda thuis op te bergen is naast uw telefoon, in uw aktetas, bij uw telefoon of autosleutels.
- De juiste plek om je agenda op kantoor neer te zetten is op je bureau, in de hoofdlade van je bureau, naast je telefoon of in je aktetas.
Stap 4. Maak een notitie om je eraan te herinneren dat je altijd een agenda bij je hebt als je van en naar je werk gaat
Het kan zijn dat je je agenda thuis of op je werk hebt laten liggen toen je hem net begon te gebruiken. Om dit te voorkomen, kunt u herinneringen opschrijven en op een zichtbare plaats in uw huis en kantoor plaatsen. Op basis van onderzoek is een effectieve manier om bepaald gedrag vorm te geven het gebruik van herinneringen die op kleine stukjes papier zijn geschreven. Doe hetzelfde voor jezelf door een herinnering in te stellen: "Heb je je agenda meegenomen?" op een zichtbare plaats, bijvoorbeeld:
- Op laptop
- Op de tafel
- Naast de telefoon
- Aan de deur
- Op de keukentafel
- In de spiegel in de badkamer
- Geef herinneringen vrij als u gewend bent uw agenda bij u te dragen van en naar het werk.
Stap 5. Zet alle informatie in de agenda
Als je eenmaal een agenda hebt, moet je veel informatie vastleggen, bijvoorbeeld: geplande vergaderingen, onafgemaakte taken en andere activiteiten die van tevoren gepland waren. Trek 1-2 uur uit om al deze informatie vast te leggen. Door deze werkwijze ben je ook gewend om de agenda correct te gebruiken en een goede planning te kunnen maken. Zaken die op de agenda staan, bijvoorbeeld:
- Contactgegevens van familieleden, vrienden, collega's en klanten
- Vergaderrooster op kantoor
- lesrooster
- Deadlines voor kantoorwerk of schoolwerk
- Werkschema (als werktijden vaak veranderen)
- Een afspraak met een huisarts of tandarts
- Verjaardagen van dierbaren
- Belangrijke activiteiten op kantoor
- Speciaal privé-evenement
- Belangrijke data voor een hobby of buitenschoolse activiteit, bijvoorbeeld: een pianorecitaldatum of een yoga-oefenschema
Stap 6. Lees de agenda elke ochtend
Neem elke ochtend voordat je naar je werk vertrekt de tijd om de agenda te lezen om het schema te bepalen voor vergaderingen, vergaderingen en taken die je moet voltooien. Maak tijd vrij om te onthouden of er taken zijn die u aan uw planning moet toevoegen, zijn voltooid of opnieuw moeten worden gepland. Controleer elke ochtend uw planning, zodat u het meeste uit uw werktijd kunt halen zodra u op kantoor bent.
Stap 7. Lees de agenda voordat u het werk verlaat
Zorg ervoor dat je alle dagelijkse activiteiten volgens plan hebt voltooid door de agenda nog een keer te lezen voordat je het werk verlaat. Bedenk of er iets is dat u volgende week moet opschrijven. Maak er een gewoonte van om de notities in uw agenda bij te werken om het u gemakkelijker te maken uw werkverantwoordelijkheden te vervullen.
Stap 8. Gebruik positieve bekrachtiging om jezelf te motiveren
Zie de agenda als iets positiefs in het dagelijks leven, niet als een last of verplichting. Gebruik een agenda om jezelf te belonen nadat je een taak hebt voltooid. Uiteindelijk probeer je een taak af te ronden omdat je wilt voelen hoe fijn het is om een voltooid takenschema door te strepen. Doe een aantal van de volgende dingen als positieve bekrachtiging:
- Streep voltooide taken en vergaderingen door. Als je je niet lekker voelt, herlees dan alle activiteiten die je hebt gedaan nog eens en wees trots op wat je hebt gedaan.
- Beloon jezelf voor het voltooien van bepaalde taken. Bijvoorbeeld: geniet van je favoriete koffie of maak een ontspannen wandeling nadat je 5 taken hebt voltooid of een bepaald doel hebt bereikt. Dit zal je meer gemotiveerd maken om je agenda te gebruiken en taken zo goed mogelijk uit te voeren.
- Doe iets leuks tijdens het lezen van de agenda. In plaats van je overweldigd te voelen bij het controleren van de agenda, gebruik de agenda als een hulpmiddel dat de arbeidsproductiviteit ondersteunt. Raak gewend aan het lezen van de agenda terwijl je leuke activiteiten doet, zodat je je positiever voelt en negatieve gevoelens elimineert. Bijvoorbeeld: elke keer als je 's ochtends of voordat je thuiskomt van je werk je agenda leest, geniet je van een kopje koffie, chocolademelk of luister je naar je favoriete nummer. Deze methode zorgt ervoor dat de hersenen de agenda associëren met iets dat positieve gevoelens bevordert.
- Geef een speciale beloning als het je lukt om de agenda een week lang consequent te gebruiken. Mensen die net een agenda beginnen te gebruiken, hebben meestal extra motivatie nodig om te wennen aan het dagelijks dragen van een agenda en het maken van aantekeningen. Als je dit een week kunt doen, geef jezelf dan een bijzonder cadeau, bijvoorbeeld: genieten van een ijsje, een film kijken of koffie drinken met een vriend of vriendin. Na een paar weken ben je gewend aan het dragen en gebruiken van de agenda.
- Schrijf positieve dingen, zoals het maken van aantekeningen over een belangrijke taak. Om nieuwe gewoontes makkelijker te maken, kun je de agenda gebruiken om je te herinneren aan plannen voor leuke activiteiten (bijvoorbeeld lunchen met vrienden) en minder leuke activiteiten (bijvoorbeeld: de tandarts raadplegen).
Stap 9. Maak er een gewoonte van om taaknotities zo nodig bij te werken
Let bij het controleren van de agenda 's ochtends en' s avonds op alle nieuwe informatie, bijvoorbeeld: uit te voeren taken, vergaderschema's, afspraken en deadlines. Maak ook aantekeningen elke keer dat er een nieuwe taak is. Door uw agenda regelmatig bij te werken, kunt u uw tijd gemakkelijker beheren en zich rustiger voelen. Bovendien hoef je de taken die zijn vastgelegd niet te onthouden, zodat je vrij bent van zorgen en twijfel.
Als er taken zijn die erg belastend zijn, maak dan een apart schema zodat u het naar uw vermogen kunt voltooien. Laat uw motivatie niet verloren gaan omdat u tijdens uw werkdag aan onafgemaakte taken denkt
Stap 10. Wees geduldig
Het duurt 1-2 maanden voordat de nieuwe gewoonte op zijn beloop is. Wees geduldig en vergeef jezelf als je ooit je agenda thuis laat of je vergeet je agenda te noteren omdat er na verloop van tijd nieuwe gewoontes zullen ontstaan. Onthoud dat kleine omissies uw vermogen om nieuwe gewoonten te vormen niet verminderen.
Maak een back-upplan voor het geval u vergeet uw agenda mee te nemen, bijvoorbeeld door het vergaderschema op een klein papiertje te schrijven en op uw bureau op kantoor te plakken. Om jezelf te herinneren aan belangrijke activiteiten en deadlines, gebruik je een online herinneringsapp op je telefoon of laptop om ervoor te zorgen dat je altijd op de hoogte bent, zelfs als je achterloopt met je agenda
Tips
- Zie de agenda als een handig hulpmiddel in plaats van een last. U zult het gemakkelijker vinden om uw dagelijkse activiteiten te organiseren als u een agenda gebruikt. Op de lange termijn kunt u een paar uur besparen door elke dag een paar minuten te besparen.
- Consistentie ondersteund door positieve bekrachtiging speelt een belangrijke rol bij het vormen van nieuwe gewoonten. Gebruik de agenda regelmatig om gemotiveerd te blijven, concentreer u op de positieve dingen die u uit het gebruik van de agenda haalt en beloon uzelf indien nodig.
- Kies een agenda die u leuk vindt en volgens uw behoeften. Schaf een agenda aan die een tabelvorm biedt, zodat u alle belangrijke informatie kunt noteren en uw dagelijkse activiteiten kunt plannen.
