Bellen is een belangrijke vaardigheid in het dagelijks leven. Professionele situaties, zoals een zakelijk telefoontje of een telefoontje van het bedrijf waarvoor u solliciteert, kunnen u in een meer formele setting bellen. Als je wordt gebeld door een vriend, geliefde of familielid, kun je het beste nonchalanter en natuurlijker reageren. Als u een oproep van een onbekend of privénummer beantwoordt, kunt u dit het beste op een meer beleefde en voorzichtige manier aannemen.
Stap
Methode 1 van 3: Een oproep ontvangen op kantoor
Stap 1. Houd het professioneel
Als je op je werk wordt gebeld, weet je niet altijd wie je belt. Als u op een professionele manier een oproep ontvangt, begint het gesprek goed.
- Reageer bij twijfel met een eenvoudige begroeting: "Hallo, met het Woord hier."
- Ook al zie je het telefoonnummer binnenkomen, het kan je baas zijn die belt op de mobiele telefoon van je collega! Werd gebeld met de tekst: "Hé, wat is er in vredesnaam?" kan een negatieve en niet serieuze indruk geven.
Stap 2. Focus op het gesprek
Wees echt "in" het gesprek. Stop met wat je aan het doen bent en neem even de tijd om je voor te bereiden.
- Trek het gezicht aan dat u wilt projecteren voordat u de telefoon opneemt. U maakt het verschil als u lacht, fronst of zich verveelt, omdat de beller dit in uw stem kan horen.
- Probeer tijdens het bellen nergens op te klikken of jezelf af te leiden. Als u niet luistert, kan de beller erachter komen.
Stap 3. Noem jezelf eerst
In een zakelijke situatie begint de procedure voor het ontvangen van een oproep met het vermelden van uw naam en het bedrijf waarvoor u werkt: “Goedemorgen, bedankt dat u contact heeft opgenomen met PT. A B C. Met Dans. Kan ik iets helpen?"
- Als de inkomende oproep van binnen het bedrijf komt, en u weet het, kunt u deze accepteren door uw afdeling en naam te vermelden: “Hallo, met financiën, Dans hier. Kan ik iets helpen?" Deze begroeting laat zien dat de beller is verbonden met de juiste persoon en dat u klaar staat om te helpen. Houd je tone of voice vriendelijk zodat het gesprek voor beide partijen prettiger is.
- In veel kantoorsituaties zijn er richtlijnen voor het aannemen van oproepen die elke medewerker moet volgen. Laat altijd zien dat je oprecht bent, hoe gek je begroetingen ook zijn - consumenten zullen kunnen zien of je opgewonden klinkt of alleen die begroetingen leest: "Welkom in het Tofu-huis, het huis van alle tofu!" het klinkt belachelijk als je het niet met overtuiging zegt.
Stap 4. Accepteer het met het juiste niveau van beleefdheid
Wees geduldig, respectvol en aangenaam. Doe je best om de beller te helpen. Probeer niet te nonchalant te praten totdat u weet wie er belt.
- Als de beller zichzelf niet voorstelt, zeg dan: "Mag ik weten met wie ik praat?". Het is belangrijk om te weten wie er belt voor het geval je ze moet terugbellen of ze met een andere telefoon moet verbinden. Deze uitdrukking laat de beller ook weten dat hij of zij beleefd wordt behandeld en dat hij of zij een belangrijk persoon is. Het is belangrijk om goede werkrelaties op te bouwen met mensen die meer dan eens contact met u opnemen.
- Probeer niet onbeleefd te klinken, ook al ben je van streek. Onthoud dat in werksituaties uw woorden en daden een afspiegeling zijn van het bedrijf waarvoor u werkt. Als u de naam van uw bedrijf schaadt, kan uw bedrijf mislukken - en uw baas zal het niet lichtvaardig opvatten.
Stap 5. Maak je klaar om kennis te nemen van het bericht
Als iemand belt om met je baas of collega te praten, maar jij bent de enige die de oproep aanneemt, vraag dan beleefd wie er belt en vraag wat er aan de hand is. Luister goed en noteer zoveel mogelijk relevante informatie:
- Als de persoon met wie ze contact willen opnemen de oproep niet kan beantwoorden, zeg dan: 'Sorry, maar Pak Bambang is momenteel niet in zijn kantoor. Mag ik het bericht weghalen?”
- Noteer zeker de naam, het telefoonnummer en de reden van bellen. Meet de urgentie van de oproep - klinkt de beller alsof hij zaken te doen heeft in de komende twee uur of in een week? Als de oproep een belangrijk zakelijk gesprek is, moet u de kwestie zo snel en efficiënt mogelijk afhandelen - zorg er dus voor dat u het bericht zo snel mogelijk wegneemt.
Stap 6. Wees op uw hoede voor telefoontjes die bedrijfsinformatie zoeken
Als u de beller niet herkent en hij of zij vraagt om details over u en een andere collega, pas dan op dat u niet te veel interne informatie van uw bedrijf vrijgeeft.
- Zelfs als de beller je hun naam en bedrijf vertelt, moet je toch voorzichtig zijn, tenzij ze een vertrouwde beller zijn. Als je het niet zeker weet, stel het gesprek dan even uit en vraag je collega om advies: 'Hebben we eerder zaken gedaan met meneer Haris? Hij stelde veel vragen over het werkproces en de capaciteit van dit bedrijf en ik wilde zeker weten dat hij een vertrouwenspersoon was.”
- Zeg in een zakelijke situatie: 'Het spijt me, meneer/mevrouw. Ons bedrijfsbeleid verbiedt ons om dergelijke informatie te verstrekken. Mag ik weten waarom je het nodig hebt?” en maak van daaruit uw oordeel over de persoon.
Methode 2 van 3: Privéoproepen ontvangen
Stap 1. Pas begroetingen aan op basis van wie er belt
Als u weet wie u belt, op basis van de naam op de telefoon en uw ervaring, spreek de persoon dan aan alsof u een persoonlijke ontmoeting hebt. Als u niet weet wie er belt, neem het gesprek dan formeler aan en wacht tot de beller zegt wat hij bedoelde.
- Zeg 'Hallo?' voor de standaard internationaal geaccepteerde begroeting. Neem de telefoon aan het einde van uw begroeting met een licht verheven stem op, als een vragende toon. "Hallo?" Hierdoor zal de beller op uw begroeting reageren en in de meeste gevallen uitleggen waarom hij heeft gebeld.
- Als je vriend belt, zeg dan terloops hallo: 'Hé, Jono! Hoe gaat het, vriend?"
- Als uw leidinggevende, kennis of potentiële werkgever belt, begroet ze dan beleefder, maar met een beetje vertrouwdheid: “Goedemiddag, meneer Sungkar. Hoe is het met je?"
- Als je niet weet wie er belt, zeg dan iets simpels als "Hallo?"
Stap 2. Nadat u "Hallo?
", wacht op het antwoord. Als u "Hallo?" zegt, vraagt u de beller om zichzelf voor te stellen. Bekijk het onderstaande voorbeeld (uw woorden stoutmoedig, en de woorden van de beller zijn cursief weergegeven:
- "Hallo?"
- "Hallo, Jono, dit is Tono."
- "Oh, hallo Tono! Waarom, vriend?"
- "Nee, ik wilde alleen vragen of je vanavond een evenement hebt? Ik wil de film "Star Wars" hier kijken."
- "Wil je 'Star Wars' kijken! Het is te gek als je dat niet doet!"
Stap 3. Maak uw begroeting
Naarmate u meer ervaring krijgt met het ontvangen van telefoontjes, kunt u begroetingspatronen en -zinnen gaan ontwikkelen die u steeds weer gebruikt.
- Overweeg jezelf te identificeren met een begroeting zoals: "Hallo, dit is Jono" of "Jono is hier".
- Overweeg om creatief te worden met informele variaties van "Hallo?": "Hé!", "Haiyah!", "Hé, hoe gaat het?", of "Hé, waar ben je geweest?". Deze informele begroeting is geschikt voor het ontvangen van oproepen van vrienden en niet-professionele kennissen.
Stap 4. Stel voicemail in om te gebruiken wanneer u niet kunt bellen
Iedereen, van vrienden tot familie tot je baas, zal je voicemail waarschijnlijk van tijd tot tijd horen, dus zorg ervoor dat je het beleefd en zonder verder oponthoud opneemt. Blijf uit de buurt van grappen of grappen, tenzij je zeker weet dat alleen je vrienden zullen bellen.
- Zeg: 'Dit is Jono's voicemail. Sorry, ik kan de telefoon nu niet opnemen. Spreek gerust een bericht in, dan bel ik zo spoedig mogelijk terug.”
- Overweeg om spraakopnamen voor het gezin in te stellen als u een vaste lijn gebruikt. Zeg: "Hallo, dit is bij de familie Jono. Sorry dat we de telefoon nu niet kunnen opnemen. Spreek gerust een bericht in en we bellen zo snel mogelijk terug!”. U kunt veel plezier beleven aan deze gezinsopnames: probeer al uw gezinsleden tegelijk aan het praten te krijgen, of laat uw gezinsleden een deel van het bericht afzonderlijk zeggen.
- Overweeg de beller om details over zichzelf te vragen, in plaats van hem simpelweg te vragen een bericht achter te laten: "Vermeld alstublieft uw naam, telefoonnummer en doel van bellen, en ik bel u zo snel mogelijk terug." Deze meer specifieke methode is meer geschikt voor uw telefoonnummer dat doorgaans veel zakelijke oproepen ontvangt.
Methode 3 van 3: Telefoongesprekken ontvangen van onbekende nummers
Stap 1. Bedenk wie u misschien belt
Als u wacht op een telefoontje van iemand - een nieuwe kennis, uw organisatie of een potentiële werkgever - neem het telefoontje dan met een gedachte aan. Beoordeel of het gesprek wat formeler of minder formeel is, maar kies ervoor om formeel te zijn, voor het geval dat.
- Antwoord beleefd en semi-formeel, in dit geval. Eenvoudige begroetingen zoals "Hallo?" kan worden gebruikt. U hoeft zich niet direct te identificeren - als de beller u persoonlijk kent of uw naam op de lijst heeft, kan hij of zij vragen: "Hallo, kan ik Jono spreken?"
- Als de oproep "onbekend" of "geblokkeerd" zegt, hoeft u de oproep niet te beantwoorden. Neem desgewenst de telefoon op of wacht af of de beller een bericht heeft achtergelaten op de voicemail of niet. Je kunt hem terugbellen als je belangrijke zaken hebt.
Stap 2. Pas op voor nieuwsgierige telefoontjes
Als je een oproep krijgt en de oproep blijkt dom en beledigend te zijn, is het waarschijnlijk gewoon een grap. Sommige nieuwsgierige bellers zijn meestal vulgair en voor de hand liggend, maar andere nieuwsgierige bellers zullen proberen u te laten denken dat de oproep erg belangrijk is. Ga op dezelfde manier om met nieuwsgierige bellers als met pestkoppen: als je je mond houdt en hun gezeur volgt, zullen ze het gevoel hebben dat ze hebben gewonnen. Het kan handig zijn om te zwijgen en te doen alsof je in de val zit, als je kunt raden wie er belt. Sommige telefoonmaatschappijen in Amerika bieden diensten voor het volgen van gesprekken aan: als u *69 kiest nadat u hebt opgehangen, stuurt de geautomatiseerde berichtenservice openbare informatie over het nummer dat u het laatst heeft gebeld.
Stap 3. Pas op voor telemarketeers
Als u wordt gebeld door een onbekend nummer en de persoon die u belt, begint naar u te vragen, probeert hij mogelijk uw geld te krijgen.
- Telemarketeers bellen elke dag tientallen mensen, en de meesten van hen zijn niet geïnteresseerd in wat de telemarketeer verkoopt. Voel je niet schuldig door te zeggen: 'Bedankt, maar ik ben niet geïnteresseerd. Goedemiddag”, hang dan de telefoon op. Verspil geen tijd en tijd.
- Als u geen oproepen van dit bedrijf wilt ontvangen, vraag dan de telemarketeer om uw nummer op hun "Bel-me-niet"-lijst te plaatsen. De meeste bedrijven zullen doen wat je wilt, en ze zullen je niet meer lastig vallen.
- Als u geïnteresseerd bent in wat de telemarketeer verkoopt, beantwoord dan de oproep en luister naar de toon. Onthoud dat hoe langer je op ze reageert, hoe meer ze zullen proberen je hun product te verkopen!
- Als hij met jou of een ander familielid wil praten, vraag hem dan om zijn naam en organisatie te noemen voordat je iets zegt - anders geef je de telemarketeer te veel informatie! Als hij geheimzinnig is en zijn identiteit niet wil onthullen, houd daar dan rekening mee - je hoeft niet te reageren.
Tips
- "Hallo?" is de nummer één begroeting. Uw begroeting zal altijd beleefd klinken door te zeggen: "Hallo?", of de beller nu een vriend, minnaar, moeder, baas, lokale politieagent of een vreemde is.
- "Beller-ID" kan handig zijn. Als u kunt achterhalen wie er belt voordat u opneemt, kunt u zich beter voorbereiden op het gesprek.
- " Wat ?" of "Huh?" Het is geen goede manier om een gesprek aan te nemen, zelfs als u de beller niet mag of als u in een slecht humeur bent. Wees beleefd als u in gesprek bent.
