Zoals de naam al aangeeft, is een antwoordbrief een brief die is gemaakt om te reageren op iemands vraag of verzoek, die over het algemeen ook schriftelijk per brief wordt bezorgd en die in het bedrijfsleven vaak wordt gebruikt als medium voor het uitwisselen van informatie. Om de perfecte antwoordbrief te maken, moet u eerst de inhoud van de brief met de vraag of het verzoek dat u heeft ontvangen, doornemen. Zoek vervolgens naar eventuele aanvullende informatie die nodig is om de brief te beantwoorden. Nadat je beide hebt gedaan, begin je met het schrijven van een antwoordbrief met zinnen die beleefd, rechttoe rechtaan en duidelijk zijn en in staat zijn om alle vragen of verzoeken te beantwoorden die in de originele brief worden vermeld. Zorg er daarnaast voor dat de toon van uw zin ook vriendelijk en informatief is om ervoor te zorgen dat de brief aan de tevredenheid van de ontvanger kan voldoen.
Stap
Methode 1 van 3: De inhoud van de originele brief bekijken
Stap 1. Identificeer de door de afzender van de brief gevraagde of gevraagde informatie
Omdat antwoordbrieven er zijn om alles te bieden wat de afzender moet weten, neem daarom altijd de tijd om de inhoud van de brief zorgvuldig door te nemen. Begrijp in het bijzonder de noodzaak voor de afzender van de brief om te weten welke informatie u hem kunt verstrekken.
- Soms is het bepalen van de betekenis van een brief niet zo eenvoudig als het draaien van de palm van de hand, vooral als de schrijfstijl van de briefschrijver niet duidelijk is. Neem daarom altijd de tijd om de behoeften van de afzender van de brief te begrijpen voordat u een antwoordbrief opstelt.
- Noteer indien nodig enkele van de belangrijke dingen die u in de brief vindt om de bedoeling van de afzender beter te begrijpen. Vat in het bijzonder samen waar de afzender om heeft gevraagd en ontwerp uw antwoord op elke vraag of elk verzoek.
Stap 2. Lees meer over de informatie die de afzender van de brief heeft gevraagd
Als de afzender van de brief ergens informatie over vraagt, is de kans groot dat je het al weet en meteen kunt beantwoorden, of andersom. Als u de gevraagde informatie niet begrijpt, neem dan zoveel mogelijk de tijd om informatie te verzamelen voordat u op de brief reageert.
De afzender van de brief wil bijvoorbeeld de status van zijn sollicitatie bij uw bedrijf bevestigen. Als het aannemen van een nieuwe medewerker niet jouw expertisegebied is, neem dan contact op met een medewerker van de HR-afdeling om de status van de sollicitatie van de afzender te controleren voordat je een reactie indient
Stap 3. Stuur de brief door naar een andere persoon die beter in staat is om de gestelde vraag te beantwoorden
Vooral in de zakenwereld sturen klanten soms een brief naar een bedrijfsadres of bedrijfscontactnummer dat ze op internet vinden. Daarom, als u een brief ontvangt, maar denkt dat u niet gekwalificeerd bent om de vragen erin te beantwoorden, stuur deze dan door naar de juiste persoon. Doe dat om ervoor te zorgen dat de afzender van de brief de meest nauwkeurige en nuttige reactie kan ontvangen.
Als de persoon er lang over doet om te reageren, probeer dan de afzender te laten weten dat u de brief hebt doorgestuurd naar iemand die meer capaciteit heeft om hun vragen te beantwoorden. De afzender van de brief weet in ieder geval dat de door hem verzonden brief is ontvangen en verwerkt
Methode 2 van 3: Reacties samenstellen
Stap 1. Richt de brief aan de persoon die om informatie vraagt of vragen stelt in de originele brief
Begin een brief altijd met een beleefde begroeting, zoals 'Beste', gevolgd door de naam van de ontvanger van de brief, in plaats van een al te algemene openingszin te gebruiken, zoals 'Aan de ontvanger van deze brief'. Behalve dat het onpersoonlijk klinkt, wekt de zin de indruk dat de antwoordbrief door een computer is geschreven. Begroet de ontvanger daarom altijd bij naam om te laten zien dat je antwoordbrief met grote zorg en waardering is geschreven.
- Als u de afzender van de brief niet persoonlijk kent, gebruik dan de begroeting meneer of mevrouw gevolgd door zijn achternaam. Als de afzender van de brief echter een specifieke titel heeft, gebruik dan die titel in plaats van meneer of mevrouw.
- Als je de afzender van de brief niet kent of het geslacht niet weet, gebruik dan gewoon zijn voornaam.
- Over het algemeen kunt u de naam van de afzender gebruiken die in de originele brief staat. Als de afzender van de brief bijvoorbeeld de naam "Dr. Johnson" in zijn brief, opent u uw antwoordbrief met de begroeting "Geachte. dr. johnson."
Stap 2. Wijs erop dat deze brief is geschreven naar aanleiding van een originele brief die hij heeft gestuurd
Vergeet aan het begin van de brief niet het doel van uw brief aan de lezer over te brengen, namelijk het beantwoorden van de brief. Op deze manier weet de ontvanger van de brief dat de brief is gelezen en verwerkt, evenals de bedoeling achter de brief die u hebt verzonden.
- Een eenvoudige zin, "Deze brief is een antwoord op de brief die u op 13 juni hebt verzonden", is perfect voor het openen van een antwoordbrief.
- Als u niet de ontvanger van de eerste brief bent, vermeld dan de identiteit van de persoon die u de brief heeft gegeven. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Een van onze medewerkers van de klantenservice, Michelle Harris, heeft de brief doorgestuurd die u mij hebt gestuurd."
Stap 3. Beantwoord direct de vragen van de afzender
Ga na het schrijven van de begroeting onmiddellijk naar het hart van de brief. Reageer in de kern van de brief zo volledig mogelijk op vragen en/of klachten die in de originele brief staan. Zorg ervoor dat er niets wordt gemist, zodat de ontvanger van de brief tevreden kan zijn bij het lezen.
- Herhaal in uw antwoord kort de inhoud van de oorspronkelijke brief. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “In antwoord op uw vraag over medewerkers van ons bedrijf die direct contact hebben met de media, willen we u laten weten dat de naam van het personeel Janet Walters is. Hier is zijn e-mailadres en telefoonnummer."
- Om langere vragen te beantwoorden, gebruikt u een nummeringssysteem om elke vraag specifieker te beantwoorden. Deze methode is niet alleen gemakkelijker te lezen, maar zal de lezer ook meer tevreden maken omdat ze het gevoel hebben dat alle vragen tot in detail zijn beantwoord.
- Geef zo volledig mogelijke informatie in zinnen die niet te lang zijn. Over het algemeen kan het beantwoorden van één vraag in een paar korte zinnen als een goed antwoord worden beschouwd.
Stap 4. Wees eerlijk over alle verzoeken waaraan u niet kunt voldoen
Soms zijn er vragen die u niet kunt beantwoorden of verzoeken waaraan u niet kunt voldoen. Geef in zo'n situatie altijd een eerlijk antwoord. Met andere woorden, gebruik geen ingewikkelde zinnen om de negatieve opvattingen van de afzender van de brief te onderdrukken. Geloof me, de afzender van de brief zal een directe en duidelijke reactie veel meer waarderen. Het belangrijkste is dat de informatie altijd beleefd wordt overgebracht en voorafgegaan wordt door een verontschuldiging, zodat de afzender van de brief zich niet beledigd voelt.
- Gebruik altijd een stevige, maar begripvolle toon wanneer u een verzoek van de afzender van de brief weigert. U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Helaas kunnen we uw verzoek niet inwilligen. Op dit moment hebben we niet de informatie die je nodig hebt en kunnen we je niet vertellen wanneer deze beschikbaar zal zijn."
- Als je denkt meer gedetailleerde informatie te kunnen geven, probeer dan te zeggen: 'Voordat ik je vraag beantwoord, moet ik eerst een paar dingen bevestigen. Als de tijd het toelaat, vermeld dan de datum van indiening van uw aanvraag, samen met de naam van de functionaris waarmee u contact heeft opgenomen. Nadat het bevestigingsproces is voltooid, neem ik onmiddellijk contact met u op.”
Stap 5. Bedankt voor de verzonden brief
Of je nu wel of niet aan een verzoek kunt voldoen of de vraag van een brief kunt beantwoorden, toon je waardering altijd door hem of haar te bedanken. Geef de indruk dat u hun aandacht op prijs stelt en een positieve relatie met hen wilt onderhouden.
Sommige mensen openen hun brief liever met een bedankje. Plaatsing van de toespraak is niet echt belangrijk. Het belangrijkste is dat je het op een gegeven moment uitspreekt
Stap 6. Beëindig de brief door uw volledige naam en titel te schrijven
Sluit de brief af met een formele slotbegroeting, zoals 'Met vriendelijke groet', gevolgd door uw volledige naam. Als de brief zakelijk is bedoeld, vermeld dan ook uw functie onder uw volledige naam.
Of het nu in een getypte of handmatig geschreven brief is, laat altijd ruimte voor uw handtekening nadat u uw volledige naam hebt vermeld. Als de brief echter per e-mail wordt verzonden, is het over het algemeen voldoende om uw volledige naam zonder handtekening te vermelden
Stap 7. Lees de hoofdtekst van uw antwoordbrief opnieuw om er zeker van te zijn dat alle vragen zijn beantwoord
Onthoud dat de ontvanger van de brief geïrriteerd of gefrustreerd kan raken als hij een antwoord ontvangt dat zijn vraag niet beantwoordt. Bovendien loopt de ontevredenheid het risico hem een vervolgbrief te sturen en uiteindelijk iets aan uw baan toe te voegen! Zorg ervoor dat u alle vragen of verzoeken zo volledig mogelijk beantwoordt om de tevredenheid van de lezers te garanderen. Lees je brief nog eens voordat je hem verzendt om er zeker van te zijn dat er geen verzoeken of vragen zijn gemist.
Roep indien nodig de hulp in van een vriend of collega om de brief te lezen. Vraag hen vooral om zich in de schoenen van de ontvanger te verplaatsen en hun tevredenheid te meten na het lezen van uw brief
Methode 3 van 3: Een professionele toon gebruiken
Stap 1. Gebruik een standaard zakelijke briefformaat
Begrijp de verschillende soorten antwoordbrieven die worden gebruikt als een middel voor zakelijke communicatie. Volg daarna het formaat dat volgens u het meest geschikt is voor het schrijven van een professioneel klinkende antwoordbrief.
- Vermeld in de linkerbovenhoek van de brief uw naam, titel, bedrijfsnaam (indien van toepassing) en uw bedrijfsadres. Vermeld daaronder de datum waarop de brief is geschreven, gevolgd door de volledige naam en het adres van de ontvanger van de brief.
- Als u een antwoordbrief wilt typen, gebruik dan altijd een marge van 2,5 cm aan weerszijden van het papier. Zorg er ook voor dat de brief is geschreven met 1 spatie tussen regels en 2 spaties tussen alinea's.
- Als de antwoordbrief wordt getypt in plaats van handmatig, gebruik dan altijd het standaard 12-pt lettertype en schrijfformaat. Als de brief echter handmatig is geschreven, zorg er dan voor dat het gebruikte handschrift netjes en gemakkelijk leesbaar is.
Stap 2. Geef de indruk dat het verzonden verzoek of de vraag u blij maakt
Deze methode is vooral verplicht voor zakenmensen of klantgerichte dienstverleners. Vergeet niet dat de klant koning is. Dit betekent dat je waardering moet tonen voor de tijd en het denken dat ze in het schrijven van de brief hebben gestoken. Vergeet ze daarom niet te bedanken voor hun verzoeken of vragen en gebruik altijd warme en vriendelijke zinnen in de antwoordbrieven.
- Een zin zo simpel als: "Bedankt dat je contact met ons hebt opgenomen. We stellen uw feedback zeer op prijs." Het kan de toon van de brief aanzienlijk veranderen in een positievere richting! Probeer er daarom een gewoonte van te maken om dergelijke zinnen altijd in uw antwoordbrieven op te nemen.
- Geef niet de indruk dat zijn verzoek of vraag u irriteert en ergert. Geloof me, het is beter om overdreven vriendelijk te zijn dan de ontvanger te laten denken dat je boos of boos op hem bent.
Stap 3. Het is niet nodig om een te lange brief te schrijven zodat de ontvanger van de brief deze snel kan lezen
Waardeer de vrije tijd! Stuur geen brief van 3 pagina's als de vraag of het verzoek in feite in 1 alinea kan worden beantwoord. Geef daarom adequate antwoorden en verstuur de brief daarna direct. Voeg geen andere informatie toe die hij niet echt hoeft te weten.
- Deze methode is belangrijk om te implementeren, vooral als de antwoordbrief bedoeld is om vragen van uw klanten of zakenrelaties te beantwoorden. Natuurlijk wil je de klant niet frustreren door urenlang een reactie te moeten lezen die gehalveerd had moeten worden, toch?
- Aan de andere kant, schrijf niet zo kort dat je het verzoek of de vraag in de originele brief niet kunt beantwoorden. Als de vraag beantwoord moet worden met een lange uitleg, aarzel dan niet om die te geven. Zorg er vooral voor dat alle verstrekte informatie echt belangrijk is voor lezers om te weten.
Stap 4. Schrijf zo duidelijk mogelijk zodat de ontvanger van de brief uw antwoord kan begrijpen
Gebruik geen zinnen die te lang of ingewikkeld zijn! Schrijf in plaats daarvan met een dictie die rechttoe rechtaan en duidelijk is en die de lezer niet in verwarring kan brengen. Hoe korter en dichter je schrijft, hoe beter de resultaten.
Stelt u zich eens voor dat de ontvanger van de brief niet genoeg tijd heeft om de inhoud van uw brief in detail te lezen. Zelfs als hij alleen de inhoud van de brief zou scannen, zou hij dan kunnen begrijpen wat je bedoelt? Zo niet, corrigeer dan de dictie die u gebruikt om uw punt duidelijk te maken
Stap 5. Vermijd het gebruik van jargon en technische termen die moeilijk te begrijpen zijn voor lezers
Aan dit aspect moet worden voldaan om de leesbaarheid en duidelijkheid van de inhoud van uw brief te maximaliseren. Daarom, als de ontvanger van de brief geen professional is die technische termen kan begrijpen, gebruik hem dan niet. Probeer in plaats daarvan jargon of technische termen te vervangen door andere woorden die zelfs leken kunnen begrijpen.
Om een brief te bewerken, stelt u de volgende vraag: "Kan iemand die mijn werk niet begrijpt begrijpen waar mijn brief over gaat?" Zo niet, verander dan de taal die in de brief wordt gebruikt, zodat de meeste mensen hem kunnen begrijpen. Het is zelfs een krachtige manier om het gebruik van technisch jargon in uw brieven te verminderen
Stap 6. Lees de hoofdtekst van uw brief opnieuw
Om schrijffouten te voorkomen waardoor uw brief er minder professioneel uitziet, vergeet niet om de brief opnieuw te lezen en spellings-, grammaticale, opmaak- en stroomfouten te corrigeren. Geloof me, een paar minuten nemen om de inhoud van de brief te controleren, kan een grote bijdrage leveren om de brief er professioneler uit te laten zien.
- Vertrouw niet alleen op een computerprogramma om te controleren op fouten in uw e-mail. Over het algemeen kunnen dergelijke programma's alleen spelling- en interpunctiefouten detecteren, geen grammaticale fouten. Lees daarom elk woord in uw brief opnieuw om fouten te vinden die de computer niet kan detecteren.
- Als de inhoud van uw brief erg belangrijk is, bijvoorbeeld wanneer een brief aan een zakenpartner is gericht, vraag dan iemand anders om deze ook te lezen. Soms kunnen andere mensen fouten ontdekken waarvan u zich voorheen niet bewust was.
