Als je je overweldigd voelt door dagelijkse taken, zal het hebben van een schema je helpen om productiever, efficiënter en georganiseerder te zijn. Experimenteer met een notitieboekje, planner of app om je tijd te beheren en blijf bij de methode die volgens jou het beste werkt. Zorg voor realistische resultaten en geef prioriteit aan een balans tussen verantwoordelijkheid en vrije tijd. Om op schema te blijven, maakt u planning een onderdeel van uw routine en beloont u uzelf wanneer het u lukt om een taak op uw takenlijst aan te vinken.
Stap
Deel 1 van 3: Een schema maken
Stap 1. Noteer de tijd dat u routinematige activiteiten uitvoert
Houd een logboek bij van de tijd dat u zich 's ochtends klaarmaakt, uw ochtendwas doet, gaat winkelen, e-mail beantwoordt, huishoudelijk werk doet en andere routinetaken uitvoert. Ga er een week doorheen en schrijf het op in een notitieboekje, werkblad of Kladblok-app.
- Door je routine een hele week bij te houden, kun je inschatten hoeveel tijd je aan bepaalde taken moet besteden.
- Misschien vind je een manier om productiever te zijn. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je 10 uur hebt besteed aan het spelen van een videogame en dat je meer tijd zou moeten besteden aan studeren.
Stap 2. Probeer een planning te maken met verschillende tools, van notitieboekjes tot agenda's tot apps
Profiteer van een verscheidenheid aan handgeschreven of digitale methoden wanneer u voor het eerst een schema opstelt. Als je met een blanco vel wilt beginnen, gebruik dan een notebook- of Kladblok-app. Als je een blad wilt gebruiken met de datum en tijdvak, gebruik dan een agenda- of kalender-app.
- Kies een methode die bij je past. Als je niet van papier houdt, gebruik dan een digitale app. Als handschrift je helpt om gefocust te blijven, gebruik dan een potlood en een notitieboekje.
- Je weet wat je wel en niet leuk vindt als je het schema gebruikt. Als je de juiste methode hebt gevonden, blijf deze dan gebruiken. Verzamel al je taken op één plek, of het nu een notitieboekje, to-do of app is.
Stap 3. Noteer eventueel de datum en dag
Als de datum en dag niet beschikbaar zijn op uw apparaat, schrijft u ze gewoon bovenaan de planningspagina. Gebruik één pagina voor slechts 1 dag, zodat u zich kunt concentreren op de huidige taak. Maak eventueel extra aantekeningen.
- Door de dagen in je agenda te zetten, kun je de activiteiten bijhouden die op een bepaalde dag plaatsvinden, zoals muzieklessen op maandag en woensdag.
- Als je een gewoon notitieboekje gebruikt, maak dan gebruik van de linkerpagina voor de volgorde van het schema en noteer vervolgens je dagelijkse prioriteiten en andere aantekeningen op de rechterpagina.
Stap 4. Voer eerst de gedefinieerde activiteiten in
Lessen, regelmatige vergaderingen en andere concrete opdrachten vormen de hoofdlijnen van je schema. Begin met het invullen van een vaste activiteitskolom zoals "08.30 - Inleiding tot de psychologie" of "16.00 - Yogales".
- Als u een leeg notitieboek of werkblad gebruikt, plaatst u een tijdvak aan de linkerkant van de pagina met een tijdsinterval van elke 30 minuten. Deze methode zal zeer nuttig zijn. Geef elk een tijdslot zodat er genoeg ruimte is om notities toe te voegen onder een opdracht.
- Als je een agenda- of planningsapp gebruikt, is er meestal een tijdvak beschikbaar.
Deel 2 van 3: Timing
Stap 1. Maak een takenlijst op een apart vel papier
Het is gemakkelijk om routinetaken op te nemen, maar het organiseren van de resterende tijd die je hebt niet. Begin met het opschrijven van alles wat u moet invullen op een blanco vel papier of op een nieuw document op uw telefoon of computer. geef de prioriteit van de taak aan door een cijfer of letter naast de taak te schrijven.
- Schrijf bijvoorbeeld 1 (of A) naast de belangrijkste taken. Dit zijn de taken die je als eerste in je planning moet opnemen. Schrijf 2 (of B) naast taken met gemiddelde prioriteit en 3 (of C) voor taken met lage prioriteit.
- Wanneer u een taak in uw planning schrijft, kunt u het prioriteitsniveau ernaast markeren of gewoon een asterisk of uitroepteken toevoegen naast de taken met de hoogste prioriteit.
- Als je een week plant, gebruik dan een wekelijkse takenlijst. Schrijf een dagelijkse taak op als je een planning voor één dag wilt maken.
Stap 2. Plan uw belangrijkste taken op de momenten waarop u zich het meest productief voelt
Begin je agenda te vullen met de belangrijkste taken. Schat in hoe lang het duurt om elke taak te voltooien en plan taken met de hoogste prioriteit in op de momenten waarop u het meest energiek en zonder afleiding bent. Om taken met de hoogste prioriteit te markeren, voegt u een asterisk toe, onderstreept of markeert u met Markeerstift.
- Als u zich bijvoorbeeld het meest productief voelt in de ochtend, plant u belangrijke projecten voor de lunch. Het ordenen van bestanden en het verwijderen van e-mails kan later worden gedaan.
- Probeer een redelijke tijdsinschatting te maken. Probeer uw huiswerk of een afspraak met een klant niet erg kort te timen, zeg 30 minuten, terwijl u weet dat 1 uur een uur moet zijn.
- Na het invoeren van de belangrijkste taken is het tijd voor eenvoudigere taken, zoals wassen of boodschappen doen.
Stap 3. Voeg details toe die u helpen herinneren wat u moet doen
Wanneer je een opdracht invoert, neem dan specifieke informatie op zodat je de betekenis van de opdracht kunt onthouden. Als je alleen korte aantekeningen maakt, zoals 'Vergadering' of 'Zoeken naar gegevens', zul je moeite hebben om te onthouden wat het betekent.
- Als u een vergadering moet bijwonen, vermeld dan ook de tijd, locatie en deelnemers aan de vergadering. U kunt ook opsommingstekens toevoegen aan vergaderopdrachten.
- Onthoud dat je niet voor elke opdracht een heel essay hoeft te schrijven. Voer gewoon de vereiste gegevens in, zodat u niet in de war raakt tijdens het lezen.
Stap 4. Noteer de begin- en eindtijden voor elke taak
Welke tool je ook gebruikt om te plannen, apps of Kladblok, door de begin- en eindtijden op te schrijven, kun je alle activiteiten van de dag op schema houden. Je hebt een idee van hoe je dag er morgen uitziet en waar je op een bepaald moment zult zijn.
- Misschien moet je bijvoorbeeld een overzicht maken van 9:30-10:30, lessen volgen van 11:00-12:15, lunchen om 12:30 en vergaderingen bijwonen van 13:00-13:45.
- Denk er altijd aan om de geschatte tijd verstandig in te stellen. Besteed aandacht aan de aantekeningen die u maakt tijdens het traceren van het verleden om nauwkeurig in te kunnen schatten hoe lang het duurt om een taak te voltooien.
Stap 5. Maak ook tijd voor plezier, familie en ontspanning
Je kunt niet altijd productief zijn. Dus, maak tijd vrij voor de mensen van wie je houdt, hang buiten rond en heb plezier. Als jij het type persoon bent dat vaak vergeet te rusten, is het belangrijk om herinneringen op te nemen om te ontspannen en plezier te hebben.
Voer bijvoorbeeld items in zoals "dinsdag, 18.30 uur - Diner met mevrouw Raras en Tanaya (eindig werk 17.45 uur!)" of "Zaterdag, 12.00 uur - Neem Aurora mee naar het park."
Stap 6. Laat 25% van uw tijd inactief
Je zult het moeilijk vinden om je schema te verfijnen als je het met meerdere taken achter elkaar vult. Beter nog, neem de tijd om eventuele onderbrekingen of vertragingen op te lossen. Het is een geweldige manier om tijdswijzigingen in uw plan te voltooien door ten minste 15 minuten tussen elke taak te plaatsen.
- als je ergens heen moet, voeg dan altijd 10-15 minuten toe (of zelfs meer, afhankelijk van waar je woont) voor het geval je vast komt te zitten in het verkeer.
- Zelfs als u niet te laat bent of als er geen afleiding is, kunt u de extra tijd gebruiken om te rusten, te sporten of zelfs extra taken uit te voeren.
Deel 3 van 3: Vasthouden aan een schema
Stap 1. Stel uw schema elke dag op hetzelfde tijdstip in
Als je een schema instelt op een vast tijdstip, wordt deze activiteit onderdeel van je dagelijkse routine. U kunt uw to-do-lijst controleren tijdens uw koffie in de ochtend of de avond ervoor. Je hoeft alleen maar van het plannen van activiteiten een dagelijkse gewoonte te maken.
Het is misschien makkelijker om een weekschema op een zondagavond te plannen, vervolgens aanpassingen te maken en elke avond of ochtend een dagelijks schema op te stellen
Stap 2. Sla uw schema op waar u het kunt zien
Of het nu in je notitieboekje, to-do of app is, zorg er altijd voor dat je agenda makkelijk mee te nemen is. Als je je schema zelden aanraakt, zul je het moeilijk hebben om je aan dit timingdoel te houden.
- Als je de app gebruikt, installeer en synchroniseer dan je account met alle elektronische apparaten die je gebruikt. Probeer een desktopcomputer of widget op het startscherm te gebruiken om taken vast te pinnen op het hoofdscherm van een elektronisch apparaat.
- Het installeren van een whiteboard of kalender in de werkruimte zal zeer nuttig zijn. Schrijf in één oogopslag begrijpelijke informatie op, zoals belangrijke datums en wekelijkse doelen.
Stap 3. Markeer voltooide taken om je gemotiveerd te houden
Het is simpel, een vinkje zetten naast een voltooide taak is erg leuk. Het geven van deze punten zal een zekere voldoening geven, omdat je erin slaagde vooruitgang te boeken terwijl je probeerde verantwoordelijk te blijven.
U hoeft niet in paniek te raken als u niet alle taken voltooit. Als er iets onverwachts gebeurt, pas het schema dan aan en maak er de volgende dag een prioriteit van
Stap 4. Beloon jezelf als je alle taken hebt voltooid
Wanneer er een verwachte beloning is, voelen taken zich gemakkelijker te voltooien, vooral de saaie. Als je dag bijvoorbeeld vol zit met presentaties, vergaderingen en deadlines, beloon jezelf dan met een extra pauze, een ijsje of een andere simpele beloning.
Maak naast een klein cadeautje als viering van de voltooiing van een taak ook een groot cadeau voor jezelf na een drukke dag. Geniet van meer tijd in het bad, videogames spelen, films kijken of een favoriete activiteit doen
Stap 5. Gebruik productiviteits-apps om afleiding te blokkeren
Als je de neiging hebt om op internet te surfen of sociale media te gebruiken, download dan een app zoals StayFocused of Focusbar. Dit soort apps blokkeren websites die opduiken en je afleiden in de tijd die je voor je werk hebt gereserveerd.
Het is nog handiger als u uw telefoon in uw zak of tas bewaart in plaats van op uw bureau. Op die manier kun je hem nog steeds gebruiken wanneer je hem nodig hebt, maar relatief vrij van afleiding door hem uit het zicht te houden
Stap 6. Plan regelmatig pauzes om vermoeidheid te voorkomen
Een strak schema zonder rustpauzes zal vermoeiend aanvoelen en mogelijk zelfs leiden tot uitstelgedrag. Je kunt natuurlijk niet je best doen als je jezelf zo behandelt. Neem vrijaf, zodat het werk beter beheersbaar is en tegelijkertijd lichaam en geest worden ververst.
- Zo is het goed om van het weekend gebruik te maken om verschillende huishoudelijke zaken af te ronden. Als u echter het gazon maait, de was doet en het huis op zaterdag schoonmaakt, plan dan de zondag in voor meer rust.
- Plan elke avond een ontspannende tijd van 1-2 uur voor het slapengaan. Gebruik deze tijd om een leuk boek te lezen, te genieten in het bad of naar ontspannende muziek te luisteren.
Tips
- Organiseer al je taken in slechts 1 schema, of het nu in Kladblok, to-do of een app is. U raakt in de war als de verschillende taken over verschillende schema's zijn verdeeld.
- Blijf flexibel, schrijf met potlood en pas je planning aan als dat nodig is. Raak niet in paniek als de realiteit niet volgens plan verloopt.
- Profiteer van de resterende tijd. In plaats van naar sociale media te gaan om 15 minuten voorafgaand aan een vergadering te besteden, probeer je dagelijkse taken in termijnen te doen. Je kunt deze tijd ook gebruiken om gezond te eten, te rekken of te wandelen.
- Neem mogelijke afleidingen op in je schema, maar doe je best om er omheen te werken. Als iemand je op je werk bezoekt of als je de telefoon moet opnemen, zeg dan 'Sorry, ik kan maar een minuutje chatten' of 'Bedankt voor de vraag, maar het spijt me, ik kan die later beantwoorden.."
- Stel niet uit! De taken zullen zich blijven opstapelen als je ze blijft negeren en je schema zal steeds moeilijker worden om aan te werken.
- Als je niet volgens schema kunt werken, wees dan niet ontmoedigd. Verander het een beetje afhankelijk van je omstandigheden en probeer je er zoveel mogelijk aan te houden.
