Of u nu een bedrijfsleider, een manager of een thuisblijvende ouder bent, het kunnen delegeren van verantwoordelijkheden is een belangrijk vermogen om uzelf effectiever te maken. Delegeren kan echter lastig zijn - u moet standvastig zijn en vertrouwen hebben in de persoon aan wie u uw verantwoordelijkheden delegeert. Dit artikel zal je helpen om te gaan met eventuele zorgen die je hebt over delegeren, en je vervolgens door het daadwerkelijke proces leiden om werk verstandig en respectvol te delegeren.
Stap
Deel 1 van 2: Kom in de juiste mindset
Stap 1. Zet je ego opzij
Het grootste obstakel voor delegeren is de uitdrukking "Als je wilt dat iets goed wordt gedaan, moet je het zelf doen." Je bent ook niet de enige persoon ter wereld die het goed kan doen. Je bent misschien de enige persoon die het op dit moment goed kan doen, maar als je de tijd neemt om iemand te trainen, kunnen ze het net zo goed goed doen. Wie weet kunnen ze het sneller of beter doen dan jij en dit is niet alleen iets dat je moet accepteren, maar zelfs moet vragen.
Denk logisch en realistisch na - kunt u dit werk zelf doen? Moet je je dood werken om deze baan en je eigen verantwoordelijkheden in evenwicht te houden? Als dat zo is, moet u bereid zijn een deel van uw werk te delegeren. Voel je niet beschaamd of ontoereikend alleen maar omdat je ergens hulp bij nodig hebt - je wordt een effectievere werker door hulp te krijgen wanneer je die nodig hebt
Stap 2. Wacht niet langer tot iemand aanbiedt om te helpen
Als u terughoudend bent om werk te delegeren, kunt u lijden aan het milde martelarensyndroom - u kunt overweldigd worden en u vraagt zich vaak af waarom niemand aanbiedt om te helpen. Wees eerlijk tegen jezelf - als mensen aanbieden om te helpen, sla je ze dan af, gewoon om beleefd te zijn? Vraag je stiekem waarom ze niet aandringen? Heb je het gevoel dat, als je posities waren omgedraaid, je ze met bonzend hart zou helpen? Als je 'ja' hebt geantwoord, moet je oefenen met 'controle nemen' over je omstandigheden. Krijgen de hulp die je nodig hebt – wacht niet tot het naar je toe komt, want het kan nooit gebeuren.
Veel mensen vergeten wat andere mensen doormaken en je kunt niets doen om ze te veranderen. Vergeet alle mogelijke teleurstellingen in mensen die niet aanbieden om te helpen; onthoud alsjeblieft dat het jouw taak is om te praten over wat je nodig hebt
Stap 3. Kijk niet negatief naar hulpvragen
Veel mensen voelen zich ongemakkelijk om hulp te vragen. Je voelt je misschien schuldig, alsof je een ander tot last bent, of je schaamt je, omdat je (om de een of andere reden) vindt dat je alles zelf moet kunnen. Misschien voel je je gewoon trots op de strijd en zie je het als bewijs dat je een nobel mens bent (een andere manifestatie van het martelarensyndroom). Als je hulp vragen als een vorm van zwakte ziet, moet je het vergeten snel Aan de andere kant: alles alleen willen doen is een teken van zwakte in die zin dat het aangeeft dat je geen realistisch beeld hebt van je kunnen.
Stap 4. Leer anderen te vertrouwen
Als je bang bent om te delegeren omdat je denkt dat andere mensen het niet zo goed kunnen als jij, houd dan twee dingen in gedachten: ten eerste kan bijna iedereen ergens goed in worden met voldoende oefening, en ten tweede ben je misschien niet overal begaafd in. Wanneer u werk delegeert, maakt u niet alleen tijd voor uzelf vrij, maar geeft u uw helper ook de kans om een nieuwe vaardigheid te oefenen of een nieuwe taak uit te voeren. Wees geduldig - na verloop van tijd zal uw helper waarschijnlijk het gedelegeerde werk net zo goed kunnen doen als u. Tenzij het werk dat u wilt delegeren erg belangrijk is, kan het voor uw helper goed zijn om het na verloop van tijd goed te doen. Als het werk erg belangrijk is, denk dan twee keer na voordat je het delegeert!
Zelfs als u de beste bent in het doen van het werk dat u wilt delegeren, moet u zich realiseren dat u door het delegeren van werk andere dingen met uw tijd kunt doen. Als je de beste medewerker op kantoor bent die een vrij eentonige harde schijf assemblage doet, maar je hebt een belangrijke presentatie voor te bereiden, dan is het oké om die taak over te laten aan een interne partij. U kunt beter prioriteit geven aan moeilijke taken - voel u niet slecht over het delegeren van eenvoudige, repetitieve taken als u belangrijkere dingen te doen heeft
Deel 2 van 2: Effectief delegeren
Stap 1. Zorg dat de taak wordt uitgevoerd
De eerste stap is de moeilijkste, maar ook de belangrijkste. Je moet de moed hebben om iemand te vragen om je te helpen (of als je de baas bent, iemand vragen om je te helpen). Voel je hier niet slecht over - zolang je beleefd, aardig en vriendelijk bent, zijn niet onbeleefd alleen maar om iemand anders om hulp te vragen. Probeer vriendelijk en aardig te zijn terwijl je je verzoek serieus houdt.
- Als je niet zeker weet hoe je iemand anders iets voor je kunt laten doen, probeer het dan kort en krachtig te houden. Zeg iets als: "Hé, kan ik even met je praten? Kun je me helpen de enorme stapel harde schijven te verzamelen die zojuist zijn aangekomen. Ik kan het niet zelf doen omdat ik vandaag niet op kantoor ben. Kun je me helpen?" druk op de persoon, maar zorg ervoor dat zijn of haar hulp nodig is.
- Vraag en u zult (waarschijnlijk) ontvangen. Wees niet bang om te delegeren omdat je denkt dat het onbeleefd of indrukwekkend zal klinken. Bekijk het zo: hoe voel je je als mensen je om hulp vragen? Voel je je gekwetst en beledigd? Of wil je (meestal) helpen? Misschien heb je voor het laatste gekozen!
Stap 2. Vat afwijzing niet persoonlijk op
Soms kunnen mensen je gewoon niet helpen - een trieste zaak, maar waar. Dit kan verschillende redenen hebben - de meest voorkomende is dat de persoon die u om hulp vraagt, het erg druk heeft met werk. Vat het niet te persoonlijk op – alleen omdat iemand op dat moment iets niet voor je kan (of wil) doen, wil nog niet zeggen dat ze je haten. Meestal omdat ze het druk hebben of lui zijn – meer niet.
Als je wordt afgewezen, overweeg dan je opties - meestal kun je er beleefd op staan dat je hulp van die persoon nodig hebt (het werkt meestal als je de baas bent of iemand met gezag), je kunt proberen iemand anders te vragen, of je kunt het werk doen zelf. Als je hulp nodig hebt, wees dan niet bang om de eerste optie of beide te kiezen
Stap 3. Delegeer doelen, geen procedures
Dit is de sleutel om niet de nachtmerrie van een micromanager te worden. Stel duidelijke normen voor welke resultaten u wilt en laat de persoon zien hoe, maar zeg dat ze het kunnen doen zoals ze willen, zolang het maar goed en op tijd wordt gedaan. Geef ze voldoende tijd om niet alleen te leren, maar ook te experimenteren en te innoveren. Train ze niet als een robot; train ze als een mens - iemand die zich aanpast en beter wordt.
Het is ook slim omdat het je tijd kost en angst vermindert. Je wilt de vrije tijd gebruiken om andere, belangrijkere dingen te doen, en je niet altijd zorgen te maken over de voortgang van je helper. Onthoud dat u werk delegeert om stress te verminderen, niet om stress toe te voegen
Stap 4. Bereid je voor om je helper te trainen
Je moet altijd tijd vrijmaken om je helper te leren hoe hij de gedelegeerde taak moet uitvoeren, zelfs als het een makkelijke zaak is. Onthoud dat een proces dat voor u duidelijk en eenvoudig lijkt, misschien niet zo eenvoudig is als voor iemand die het nog nooit eerder heeft gedaan. Wees niet alleen voorbereid op het begeleiden van uw helper bij het werk dat u hebt gedelegeerd, maar wees ook geduldig met eventuele vragen.
Beschouw de tijd die u besteedt aan het trainen van hulpverleners als een verstandige langetermijninvestering. Door tijd vrij te maken om je helper goed te onderwijzen, heb je in de toekomst vrije tijd in plaats van tijd te besteden aan het corrigeren van zijn of haar fouten
Stap 5. Wijs voldoende middelen toe om de taak te voltooien
Mogelijk beschikt u over de middelen die nodig zijn om de taak te voltooien, maar de persoon die aan de taak is toegewezen, heeft er mogelijk geen toegang toe. Dingen zoals met een wachtwoord beveiligde gegevens, speciale tools en bepaalde tools kunnen essentieel zijn om de klus te klaren, dus zorg ervoor dat je helper heeft wat nodig is om te slagen.
Stap 6. Begrijp dat je helper maar één ding tegelijk kan doen
Wanneer je helper je helpt, doet hij zijn normale verantwoordelijkheden niet. Vergeet niet dat je helper, net als jij, een druk schema kan hebben. Vraag uzelf af: welk werk zouden zij opzij zetten of delegeren om de klus van u te klaren? Zorg ervoor dat u het antwoord weet de volgende keer dat u een taak aan iemand delegeert.
Stap 7. Wees geduldig
De persoon die je delegeert zal fouten maken als hij of zij leert een nieuwe opdracht uit te voeren. Het maakt deel uit van het leerproces. Plan het. Delegeer geen taken in de veronderstelling dat de persoon het perfect zal doen totdat ze een bewezen stuk werk hebben. Als een taak niet naar verwachting verloopt omdat je collega de taak niet perfect kan uitvoeren, dan is dat jouw schuld, niet hij. Wees een hulpbron voor uw helper en gedelegeerd werk kan een leerervaring voor hem zijn, in plaats van mensen af te schrikken.
Als je iemand traint om iets te doen, investeer je. In het begin zal het je vertragen, maar op de lange termijn zal het de productiviteit verhogen, gebaseerd op jouw benadering van positief en realistisch gedrag
Stap 8. Bereid je voor op problemen
Maak een back-upplan en wees voorbereid om in te grijpen als er iets misgaat. Weet wat er gebeurt als een doel of deadline wordt gemist. Onverwachte obstakels en uitdagingen duiken voortdurend op, of u nu op kantoor of thuis bent - soms kan de technologie falen. Laat uw helper geloven dat als er iets gebeurt, u het zult begrijpen en hen zult helpen de deadline te halen – laat ze niet alleen in een moeilijke positie achter.
Dit doen is ook slim in egoïstische zin - als je helper bang is om de schuld te krijgen, zal er meer tijd worden besteed aan het goedmaken van zijn tekortkomingen dan aan het doen van zijn werk
Stap 9. Beloon je helper als hij het waard is
Taken delegeren aan iemand is belangrijk als je meer verantwoordelijkheden hebt. Maar het is contraproductief als je een taak delegeert, je helper er hard voor laat werken en dan zelf de eer krijgt. Waardeer en prijs de inspanningen van anderen die namens u werken.
Zorg ervoor dat elke keer dat je een compliment krijgt voor je werk dat door iemand anders is geholpen, je ook de naam noemt van de persoon die je heeft geholpen
Stap 10. Zeg "Bedankt
Als iemand iets voor je doet, is het belangrijk om die persoon te bedanken, het belang van zijn of haar hulp te erkennen en de helper te laten weten dat hij of zij wordt gewaardeerd. Anders kom je ondankbaar over, zelfs als je dat niet doet' t Onthoud dat mensen je gedachten niet kunnen lezen. Mensen zullen je graag helpen als ze zich gewaardeerd voelen.
