Collega's komen niet als ze worden uitgenodigd voor een vergadering zonder een duidelijk doel. Als u verantwoordelijk bent voor het opstellen van de agenda voor de vergadering, vermijd dit dan door de onderwerpen te specificeren die in de vergadering moeten worden besproken en de tijd die nodig is om elk onderwerp te behandelen. Door het zo goed mogelijk te plannen en uit te voeren, kunt u betere resultaten behalen en voelen uw deelnemers aan de vergadering zich niet benadeeld door tijdverlies.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiding
Stap 1. Vraag collega's om informatie
Deelnemers aan de vergadering zullen zich meer betrokken voelen als ze worden betrokken bij het bepalen van de agenda van de vergadering. Vraag hen een onderwerp voor te stellen dat ze willen bespreken en zet het dan op de agenda.
- Stuur een e-mail of ontmoet een collega die een paar dagen voor de vergadering wordt uitgenodigd.
- Voer deze stap minimaal 6-7 dagen van tevoren uit, zodat ze nog tijd hebben om bij te dragen. Zorg ervoor dat de vergaderagenda 3-4 dagen voor de vergaderdatum definitief is.
Stap 2. Bepaal het hoofddoel of meerdere te bereiken doelen
Zorg ervoor dat de vergadering een specifiek doel heeft, bijvoorbeeld om beslissingen te nemen, informatie te delen, werkplannen te maken of verslag uit te brengen over de voortgang van het voltooien van taken. Je hoeft geen vergadering te houden als je geen doel hebt.
Vergaderingen kunnen voor verschillende doeleinden worden gehouden, bijvoorbeeld om verslag uit te brengen over de voortgang van het werk als basis voor het nemen van langetermijnbeslissingen
Stap 3. Focus op onderwerpen die veel mensen aangaan
Onderwerpen met voldoende discussie waarbij 2 personen betrokken zijn, dienen niet op de agenda te worden opgenomen. Neem de tijd om oplossingen te vinden die de betrokkenheid van veel mensen vereisen.
- Houd bijvoorbeeld een aparte vergadering (buiten de vergadering) als jij en een collega een nieuwe opdracht willen bespreken.
- Als u een vergadering houdt om een probleem te bespreken dat slechts een paar mensen kunnen oplossen, moeten deelnemers aan de vergadering die niet betrokken zijn bij het bespreken van het onderwerp, kunnen blijven werken. Hierdoor voelen ze zich teleurgesteld omdat hun werktijd verspild is. Maak daarom zo goed mogelijk gebruik van deze mogelijkheid, want een vergadering houden waar veel mensen bij betrokken zijn, is niet eenvoudig.
Stap 4. Regel de vergaderagenda door selectief te bepalen welke onderwerpen je wilt bespreken
Geef prioriteit aan belangrijke onderwerpen die in de vergadering moeten worden besproken, omdat je niet alle onderwerpen op de agenda kunt zetten.
- U kunt bijvoorbeeld "onderhandelingen over projectdeadline", "presentaties van voortgangsrapporten", "nieuwe projectplannen" en "suggesties" vermelden. Vanwege tijdgebrek heeft u de brainstormsessie niet in de vergaderagenda opgenomen.
- Bedenk of u ter voorbereiding van de plenaire vergadering met meerdere personen een vergadering moet houden om de hoofdagenda te bespreken.
Stap 5. Noem eerst de belangrijkste onderwerpen
Bij het plannen van een vergadering is het een goed beleid om de belangrijkste onderwerpen aan het begin van de vergadering te plaatsen. Op deze manier kunnen alle deelnemers belangrijke onderwerpen bespreken terwijl hun geest helder en fysiek fit is wanneer de vergadering begint.
- Plan bijvoorbeeld "besluitvorming" en vervolgens "voortgangsrapportpresentatie" (tenzij een voortgangsrapport nodig is voor besluitvorming).
- Daarnaast zijn de belangrijkste onderwerpen besproken voor het geval de vergadering voortijdig moet eindigen of sommige deelnemers aan de vergadering de vergadering moeten verlaten voordat de vergadering eindigt.
Stap 6. Schat in hoe lang het duurt om elk onderwerp te behandelen
Hoewel u niet zeker weet hoe lang het duurt om elk onderwerp te behandelen, moet u een schatting maken. Bedenk hoe lang de bijeenkomst zal duren en hoeveel onderwerpen er aan bod zullen komen. Besteed meer tijd aan de belangrijkste onderwerpen.
- Trek bijvoorbeeld 30 minuten uit voor voortgangsrapportage, 10 minuten voor discussie en 10 minuten voor het stellen van nieuwe deadlines.
- Vaak kunnen vergaderagenda's niet worden ingevuld omdat er geen tijd is toegewezen voor elk onderwerp. Maak een tijdsindeling voordat de vergadering plaatsvindt om ervoor te zorgen dat alle onderwerpen op de agenda volledig kunnen worden besproken.
- Houd bij het berekenen van extra tijd rekening met het aantal uitgenodigde deelnemers aan de vergadering. Als de bijeenkomst door 15 personen wordt bijgewoond en u voor elk onderwerp 15 minuten uittrekt, betekent dit dat elke persoon ongeveer 1 minuut spreektijd per onderwerp krijgt. Hoewel niet iedereen aan het woord was, was de beschikbare tijd te kort.
Deel 2 van 3: De vergaderagenda voorbereiden
Stap 1. Schrijf de titel van de vergaderagenda
Gebruik de titel van de vergaderagenda om de lezer te laten weten dat hij de agenda met het te bespreken onderwerp aan het lezen is. Nadat u de titel hebt bepaald, plaatst u deze bovenaan het blanco document. Kies een titel die eenvoudig en duidelijk is.
- Voorbeelden van titels van vergaderagenda's: "Agenda juli: bespreek nieuwe projectideeën" of "Agenda augustus 2018: verlenging projectdeadline".
- Typ de vergaderagenda met een zakelijk lettertype, zoals Times New Roman of Calibri.
Stap 2. Neem de tijd om de deelnemers te begroeten en te bedanken voor hun aanwezigheid op de bijeenkomst
Maak van de gelegenheid gebruik om de deelnemers te begroeten. Op dat moment mag u of een andere voorzitter van de vergadering de vergadering openen en de belangrijkste te bespreken onderwerpen toelichten.
- Als veel van de deelnemers aan de vergadering elkaar niet kennen, neem dan de tijd om de stemming te verlichten.
- Als u een vergaderagenda wilt regelen voor een belangrijke vergadering, zoals een conferentie, is de tijd die nodig is om de vergadering te openen meestal langer. Voor reguliere kantoorvergaderingen duurt de openingssessie meestal slechts enkele minuten.
- Neem de tijd om te anticiperen op wijzigingen in de agenda wanneer de vergadering begint.
Stap 3. Voeg een vergaderagenda toe in de vorm van vragen om de nieuwsgierigheid van deelnemers te wekken
Ze zullen zich afvragen of je in een paar woorden een vergaderagenda formuleert. Vragen kunnen de te bespreken context blootleggen, zodat deelnemers aan de vergadering ruim voor de vergadering kunnen nadenken.
- In plaats van bijvoorbeeld 'Projectdeadlines bespreken' te schrijven, kunt u ook 'Moeten projectdeadlines worden verlengd als de vraag toeneemt?'
- Geef zo nodig een korte toelichting onder de vraag.
Stap 4. Zet de geschatte tijd naast elk onderwerp
Hoewel tijdsschattingen misschien niet op de agenda staan, helpt deze informatie collega's om indien nodig extra tijd voor te bereiden of aan te vragen.
Ze hadden ook nog de tijd om het in te dienen rapport in te korten volgens de toegewezen tijd
Stap 5. Bereid een discussiestroom voor voor elk onderwerp op de agenda
De stroom van discussie is een methode om elk onderwerp te bespreken. Als er bijvoorbeeld gesproken wordt over het verlengen van een projectdeadline, zal iedereen volgens een vooraf bepaalde flow overleggen. Zo zullen alle deelnemers aan de vergadering hetzelfde perspectief hebben.
Tijdens de vergadering wordt bijvoorbeeld gesproken over het verlengen van de projectdeadline om aan de toenemende vraag te voldoen. Bereid daarvoor een discussiestroom voor die bestaat uit "10 minuten om de voortgang van het werk tot nu toe te bespreken; 15 minuten om te beslissen hoe de productiviteit te verhogen; 10 minuten om positieve en negatieve aspecten te overwegen; 5 minuten om te beslissen of de deadline al dan niet wordt verlengd"
Stap 6. Bepaal wie de bespreking van elk onderwerp zal leiden
Zet zijn naam naast het onderwerp zodat hij zich kan voorbereiden. Bevestig deze taak enkele dagen voor de vergadering met de persoon in kwestie en zet deze op de agenda.
Als u de vergadering van begin tot eind voorzit, vermeld dit dan onder het kopje agenda van de vergadering
Stap 7. Wijs tijd toe als er gastsprekers in de vergadering zijn
Als de vergadering meerdere gastsprekers heeft die een belangrijk onderwerp bespreken, moet u een deel van de vergadertijd aan hen toewijzen. Stel een schema in de agenda in zodat elke gast de mogelijkheid heeft om te spreken, zelfs als hij meerdere onderwerpen wil bespreken. Zo kunnen zij het aan te leveren materiaal zo goed mogelijk voorbereiden.
Bel een paar dagen voor de vergadering de gastspreker om te vragen hoe lang het duurt om het onderwerp dat u wilt behandelen te bespreken. Dit zal u helpen uw planning te organiseren, zodat ze niet met elkaar botsen
Stap 8. Neem de tijd om andere zaken te bespreken
Plan deze sessie aan het einde van de vergadering. Maak gebruik van deze sessie om alle deelnemers te vragen of er nog iets is dat ze willen bespreken voordat de vergadering sluit. Daarnaast kunnen ze nog zaken overbrengen die gemist of niet besproken zijn.
- Door deze sessie op de agenda te zetten, weet de genodigde dat hij een bijdrage kan leveren, ook als datgene wat hij wil overbrengen niet op de vergaderagenda staat.
- Neem in deze sessie tijd voor vragen en antwoorden.
Deel 3 van 3: De vergaderagenda afronden
Stap 1. Maak een lijst van de details met betrekking tot het verloop van de vergadering
Schrijf de tijd, datum en locatie van de vergadering op de agenda samen met de namen van de deelnemers die de vergadering kunnen bijwonen. Zo weten ze al wie ze op de meeting zullen ontmoeten als ze de uitnodiging ontvangen.
- Het is een goed idee om de namen op te nemen van de deelnemers die gewoonlijk de vergadering bijwonen, maar deze keer niet aanwezig kunnen zijn. Geef duidelijk aan dat de naam de vergadering niet kan bijwonen.
- Voeg een locatiekaart toe voor mensen die niet weten waar de vergadering wordt gehouden.
Stap 2. Vertel de dingen die voorbereid moeten worden voor de vergadering
Informeer collega's die worden uitgenodigd als er dingen zijn die ze van tevoren moeten voorbereiden, zoals het lezen van rapporten, het verzamelen van informatie om oplossingen te vinden of het identificeren van problemen.
Zet deze informatie onderaan de agenda van de vergadering en gebruik vetgedrukte of gekleurde letters om het duidelijk en gemakkelijk leesbaar te maken voor alle deelnemers aan de vergadering
Stap 3. Controleer de vergaderagenda zorgvuldig voordat u deze verspreidt, zodat er geen fouten zijn
De vergaderagenda is belangrijk voor de genodigden. Controleer voor het verspreiden de agenda van de vergadering om er zeker van te zijn dat de informatie volledig en correct is geschreven en dat er geen typefouten zijn. Naast het demonstreren van een hoge werkethiek, geeft deze manier aan dat je aandacht besteedt aan details en ze waardeert.
Stap 4. Verspreid de agenda 3-4 dagen voor de vergadering
Collega's die de uitnodiging ontvangen, hebben nog tijd om zich voor te bereiden als ze de vergaderagenda een paar dagen eerder hebben gelezen, maar stuur deze niet te vroeg omdat de kans bestaat dat deze wordt genegeerd.
Als u tijdens een conferentie een belangrijke vergadering wilt houden, bereidt u de agenda dan enkele maanden van tevoren voor
Tips
- Gebruik het vergaderagendaformaat dat beschikbaar is in het Word-programma. Veel programma's voor het maken van documenten, zoals Microsoft Office, Pages voor Mac, enz. die voorziet in persoonlijke en professionele documentformaten, bijvoorbeeld om snel en eenvoudig vergaderagenda's te regelen.
- Als er een standaard vergaderagenda-indeling is in uw bedrijf, gebruikt u die indeling.
- Zorg ervoor dat de vergadering volgens een vooraf bepaald schema verloopt, maar wees flexibel. U moet de vergadering bijhouden door regelmatig op de klok te kijken. Als de bespreking van de eerste agenda is afgerond, vraag de deelnemers dan om de vergadering voort te zetten door de volgende agenda te bespreken. Je kunt beleefd zeggen: "We zullen het volgende onderwerp behandelen, zodat de vergadering op tijd eindigt."
