Veel mensen hebben vaak weinig tijd omdat ze snel afgeleid zijn, zich willen ontspannen of graag dingen uitstellen, ook al moeten er nog veel taken worden uitgevoerd. Wilt u weten hoe u uw tijd productief kunt besteden? Lees verder voor dit artikel!
Stap
Methode 1 van 4: Een werkschema maken
Stap 1. Maak een dagelijks activiteitenplan
Noteer alle dagelijkse/wekelijkse taken en activiteiten die u wilt doen of maak een lijst met taken die moeten worden voltooid. Takenlijsten helpen u uw werkproductiviteit te verhogen, maar ze zijn nuttig als ze op de juiste manier worden gebruikt.
- Maak een lijst van specifieke, werkbare taken. Schrijf bijvoorbeeld in plaats van 'het huis opruimen' te schrijven 'de woonkamer opruimen', 'de vloer vegen' of 'het vuilnis buiten zetten'. Hoe duidelijker en gedetailleerder, hoe beter.
- Laat de takenlijst je niet overweldigen of afleiden. Als je je tijd verspilt door alleen maar na te denken over de taken die moeten worden geschreven, kun je het beste geen lijsten maken. Neem even de tijd om taken of activiteiten op te schrijven die gedurende de dag moeten worden gedaan. Voeg daarna geen andere opdrachten toe aan de lijst, tenzij dit absoluut noodzakelijk is.
Stap 2. Maak een werkschema
Bepaal de taken die u kunt uitvoeren en rangschik ze vervolgens volgens prioriteit. Maak vervolgens een schema door tijd toe te wijzen om elke taak te voltooien, activiteiten te doen, te lunchen en te rusten.
Houd er rekening mee dat de tijd die aan taken wordt besteed soms meer of minder is dan gepland. Voel je hier niet schuldig over en laat je werkplan niet uit elkaar vallen. Als de zaken niet volgens plan verlopen, pas dan aan en werk dan weer zoals gewoonlijk
Stap 3. Prioriteer en geef geen prioriteit aan de taken die je leuk vindt
Soms stapelt het werk zich op waardoor je niet volgens schema werkt. Bepaal daarom de taken die prioriteit moeten krijgen en voltooi deze eerst. Misschien wil je alle taken voltooien en het baden van honden, maar men moet worden uitgesteld. Doe niet meerdere taken tegelijk, zodat je je niet overweldigd voelt. Een effectieve manier om de arbeidsproductiviteit te verhogen, is door taken één voor één af te ronden.
Als er nog een taak is die al een lange tijd niet is voltooid, laat dit je dan niet storen. Stel een deadline in of wijs tijd toe om deze te voltooien. Overweeg ook om het uit te stellen totdat je genoeg tijd hebt
Stap 4. Definieer werkdoelen
Welke dagelijkse taken je ook wilt doen, zoals het huis schoonmaken, studeren of werken op kantoor, stel doelen die realistisch maar uitdagend genoeg zijn. Stel bijvoorbeeld een doel in om een paar woorden te schrijven, een paar pagina's te lezen of een rapport in te vullen. Geef niet op voordat het doel is bereikt. In plaats van je overweldigd te voelen, kun je positief zijn door doelen als een bron van motivatie te gebruiken. U kunt uw doel bereiken als u tijdens het werken gefocust blijft.
Stel een penalty in of bereid een beloning voor voor jezelf. Maak een verbintenis om jezelf te belonen wanneer je je doel bereikt. Bepaal onaangename gevolgen, zoals het doneren van geld als het doel niet wordt gehaald. Deze methode kan worden gebruikt als je een vriend vraagt die je een boete of cadeau geeft, zodat je een verbintenis met jezelf niet verbreekt
Stap 5. Evalueer de effectiviteit van het werk
In plaats van alleen maar na te denken over hoe productief je op het werk bent, let je ook op andere aspecten, zoals het vermogen om je te concentreren op het werk, het behalen van doelen en de nauwkeurigheid van het opstellen van werkschema's. Noteer onvoorziene problemen of obstakels die het werkproces belemmeren en bepaal hoe deze op te lossen.
Leg na elk werk in een dagboek vast welke plannen zijn uitgevoerd en welke nog in behandeling zijn
Stap 6. Maak er een gewoonte van om de dingen die je hebt netjes te houden
Het voltooien van taken of activiteiten wordt bemoeilijkt als u belangrijke bestanden, dringend benodigde apparatuur verliest of een e-mail moet openen om een afspraak te bevestigen. Zorg er daarom voor dat u een bestandsopslagsysteem implementeert, werkapparatuur opruimt en de planning van activiteiten op de agenda noteert.
Methode 2 van 4: Focus behouden
Stap 1. Vermijd afleiding
Tijdens dagelijkse activiteiten zijn er veel prikkels en afleidingen die moeilijk te vermijden zijn, zoals tv, blogs en sms-berichten. Ook kunnen vrienden, familieleden of huisdieren soms zo afleidend zijn dat je een hele dag kwijt bent. Laat dit niet gebeuren! Concentreer u op doelen en beloningen die zijn vastgesteld door de dingen te negeren die u afleiden van uw werkschema.
- Sluit e-mails en sociale media-websites. Zet de vervelende meldingsbeltoon op stil. Plan indien nodig een paar minuten per dag om inkomende e-mail te controleren en belangrijke informatie te achterhalen. De productiviteit zal echter dalen als e-mail en sociale media op het werk open worden gehouden.
- Gebruik de app om tijdverspilling te voorkomen. Websites staan vol met interessante dingen, zoals foto's, afbeeldingen, video's en artikelen die erg tijdrovend kunnen zijn als je niet voorzichtig bent. Voorkom dit door een telefoon- of computerapp te installeren (zoals StayFocusd, Leechblock of Nanny) om de tijd dat je toegang hebt tot opvallende websites te beperken of te voorkomen dat je op bepaalde tijden je e-mail checkt. Er zijn verschillende manieren om de verleiding te weerstaan om uw e-mail te checken, uw favoriete blog te openen of komische video's te bekijken.
- Zet de telefoon uit. Gebruik uw mobiele telefoon niet op het werk, bijvoorbeeld om te bellen of berichten te verzenden. Plaats uw telefoon op een moeilijk bereikbare plaats. De persoon die belt, laat een bericht achter als het echt belangrijk is. Om te anticiperen op een calamiteit, kunt u één keer per uur uw mobiele telefoon checken.
- Laat vrienden en familieleden weten dat je niet gestoord wilt worden. Laat geen huisdieren achter in de werkruimte, zodat u zich kunt concentreren.
- Schakel witte ruis in om storende ruis of ruis te blokkeren. Om het u gemakkelijker te maken om u te concentreren en de productiviteit te verhogen, kunt u witte ruis afspelen of naar opgenomen natuurgeluiden luisteren, zoals het geluid van regen of een rivier die door de Noisli-website stroomt.
- Zet de tv en radio uit. Afhankelijk van je werk, maakt het werken terwijl je naar ontspannende muziek luistert, vooral naar liedjes zonder tekst, het gemakkelijker om je te concentreren. Luidruchtige media verminderen echter de productiviteit als u moet werken terwijl u zich concentreert.
Stap 2. Voltooi de taken één voor één
Het idee dat je productiever bent als je aan meerdere taken tegelijk werkt, is een verkeerde benaming. Sterker nog, we kunnen goed werken als de taken één voor één worden afgerond. Anders zijn we zo druk bezig met het overschakelen van de ene taak naar de andere dat we geen tijd meer hebben en moeite hebben om ons te concentreren. Om productief te kunnen werken, voltooit u de eerste taak volledig en werkt u vervolgens aan de volgende taak.
Stap 3. Houd je huis en werkruimte netjes
Schoonmaken is een klus die tijd en moeite kost, maar het kan moeilijk zijn om je te concentreren en onproductief te zijn als je op een rommelige plek werkt. Houd daarom je studiebureau, huis of werkruimte netjes, zodat er geen verspreide items zijn.
Methode 3 van 4: Voor jezelf zorgen
Stap 1. Maak er een gewoonte van om vroeg naar bed te gaan en 's nachts voldoende te slapen
Slaperigheid of gebrek aan slaap maakt je snel afgeleid en onproductief.
Stap 2. Stel een timer in en verlaat het bed zodra het alarm afgaat
Schakel de wekker niet herhaaldelijk uit zodat je weer in slaap valt. Ook al is het maar voor een paar minuten, laat opstaan kan je werkschema in de war brengen en ervoor zorgen dat je je niet de hele dag op je werk kunt concentreren.
Stap 3. Eet voedzaam voedsel.
Misschien heb je je niet gerealiseerd dat je gemakkelijker afgeleid, gestrest en concentratieproblemen hebt als je niet voor je gezondheid zorgt. Daarnaast moet je je werk corrigeren omdat je vaak fouten maakt. Zorg ervoor dat je elke dag gezond voedsel eet met een uitgebalanceerd menu.
Kies geen voedsel waardoor u zich traag en slaperig voelt. Het verteren van voedsel kost veel energie. U zult slaperig zijn en moeite hebben met concentreren als u grote porties vet voedsel eet
Stap 4. Neem de tijd om te rusten
Dwing jezelf niet om te werken totdat je moe bent of achter de computer in slaap valt. Doe lichte rekoefeningen en ontspan uw ogen elke keer dat u ongeveer 15 minuten werkt. Neem de tijd om te sporten, snacks te eten en elke 1-2 uur 5-10 minuten te rusten.
Methode 4 van 4: Werkprestaties evalueren en verbeteren
Stap 1. Gebruik de tool voor het meten van werkprestaties om jezelf elke week te evalueren
Stap 2. Ontdek de obstakels die de arbeidsproductiviteit verminderen en de dingen die afleiden
Stap 3. Stel doelen en voer wekelijkse werkevaluaties uit
Stap 4. Vraag om feedback van collega's en bazen om ervoor te zorgen dat u succesvol bent in het verhogen van de productiviteit
Stap 5. Behoud enthousiasme en werkprestaties
Tips
- Prioriteiten stellen. Zet belangrijkere taken op de eerste plaats! Voltooi moeilijke taken voordat u aan eenvoudige werkt.
- Als je een stapel taken moet voltooien, trek dan een volledige dag uit zonder andere plannen te maken en gebruik de tijd om productief te werken!
- Voel je niet belast door de vele taken die moeten worden voltooid. Neem een pauze om af te koelen. Deel indien nodig uitdagende taken op in eenvoudigere stappen. Maak er een gewoonte van om vroeg op te staan, een voedzaam ontbijt te eten en tijd vrij te maken voor ontspanning.
