Werk en zaken, zeker in een kantooromgeving, vragen om een zekere mate van samenwerking. Zo vereisen belangrijke beslissingen vaak meer vanuit het perspectief van één persoon en vereist het succes van een belangrijke baan over het algemeen de expertise van een aantal mensen. Vergaderingen zijn een manier om gestructureerde en georganiseerde samenwerking tot stand te brengen, maar zonder doel of controle kunnen vergaderingen gemakkelijk te lang en inefficiënt worden. Weten hoe u vergaderingen moet plannen, voorbereiden en leiden, kan het verschil maken tussen een effectieve vergadering en een tijdverspillende vergadering.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiding op de vergadering
Stap 1. Bespreek de komende bijeenkomst met de deelnemers
Wanneer u ontdekt dat u een aanstaande vergadering zult voorzitten, is een van de eerste dingen die u moet doen, wat tijd besteden aan het praten met de mensen die zullen deelnemen (vooral belangrijke mensen van hoog niveau). Vraag of er iets in het bijzonder is dat ze willen bespreken in de vergadering. Noteer hun antwoorden en gebruik ze als leidraad bij het schrijven van uw agenda.
Deelnemers vragen wat ze willen bespreken is een slimme zet, niet alleen om het voor u gemakkelijker te maken om de agenda te schrijven, maar ook om ze al voordat de vergadering begint bij het vergaderproces te betrekken. Mensen zijn eerder geneigd om vergaderingen bij te wonen en op te letten als ze weten dat onderwerpen die voor hen belangrijk zijn, aan de orde komen
Stap 2. Schrijf en deel een agenda
De vergaderagenda is niet alleen handig voor de vergaderleider, maar ook voor de aanwezige gasten. De agenda bevat nuttige informatie over de vergadering, zoals wanneer, waar en wie aanwezig zullen zijn. Het belangrijkste is dat de agenda ook de te bespreken onderwerpen beschrijft, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Stuur de agenda vóór de vergadering zelf - hoe belangrijker de vergadering, hoe eerder u de agenda moet verzenden.
Een ding dat op de agenda moet worden gezet, is de geschatte tijdslimiet voor elke discussie. Als u eerder een ruw schema heeft geschetst, kunt u de vergadering gemakkelijker op het goede spoor zetten. Hoewel sommige evenementen op je agenda langer duren (en andere sneller), maakt het schema het voor jou gemakkelijker om de totale tijd te organiseren en aan te passen
Stap 3. Doe wat onderzoek naar het onderwerp van eerdere discussies en bijeenkomsten
De mensen die de vergadering bijwonen, kennen misschien niet alle informatie over het onderwerp dat u van plan bent te bespreken - sommigen hebben de laatste vergadering misschien niet bijgewoond, terwijl anderen het misschien zijn vergeten. Het is een goed idee voor u als voorzitter van de vergadering om de geschiedenis van de discussie tot nu toe te kennen. Probeer te praten met mensen die eerder belangrijke vergaderingen hebben bijgewoond om eventuele onopgeloste problemen te achterhalen, zodat u ze tijdens de vergadering kunt bespreken. U moet ook de notulen van de laatste vergadering krijgen van de functionaris die de aantekeningen bijhoudt om u te helpen bij het organiseren van uw plannen.
Notulen van eerdere vergaderingen kunnen een belangrijke bron zijn voor u als leider. Notulen vatten de discussies en beslissingen samen die tijdens de laatste vergadering hebben plaatsgevonden, zodat u alle belangrijke informatie relatief snel en gemakkelijk kunt terugvinden. Mogelijk moet u belangrijke notulen van vergaderingen met deelnemers delen, samen met een agenda
Stap 4. Bereid vooraf de ontmoetingsplaats voor
Op de dag van de vergadering moet u ervoor zorgen dat de ruimte of plaats die zal worden gebruikt, schoon en netjes is en klaar is om de deelnemers aan de vergadering te huisvesten. U moet ervoor zorgen dat alle componenten van de vergadertechnologie (zoals presentaties, projectoren, visuele apparaten, enz.) goed werken en klaar zijn voor gebruik - technische rommel kan kostbare tijd verspillen en het goede verloop van een vergadering verstoren.
Als u een elektronische presentatie gebruikt (zoals PowerPoint, enz.), neem dan de tijd om vertrouwd te raken met de afstandsbediening of clicker die in de presentatie zal worden gebruikt. U wilt zeker geen tijd verspillen aan het rommelen met die controllers terwijl u belangrijke kwesties bespreekt
Deel 2 van 3: Optreden als leider tijdens vergaderingen
Stap 1. Open de vergadering officieel
Als de geplande tijd om is en alle deelnemers (of in ieder geval alle belangrijke deelnemers) aanwezig zijn, vestig dan de aandacht op iedereen in de kamer. Stel jezelf voor als de leider en wat het doel van de bijeenkomst is. Stel een tijdsbestek in door aan te geven wanneer uw geplande vergadering eindigt - u kunt een lange of korte vergadering hebben, maar door van tevoren een tijdslimiet te vermelden, kunt u de vergadering op tijd houden. Als sommige deelnemers elkaar niet kennen, neem dan even de tijd om de namen van de deelnemers kort te lezen en de belangrijke deelnemers voor te stellen.
Opgemerkt moet worden dat sommige bedrijven en organisaties strikte en regelmatige procedures hebben voor het openen en leiden van vergaderingen. Zo zijn er organisaties die vergaderingen openen met een klop op een hamer
Stap 2. Geef relevante samenvattingen van eerdere bijeenkomsten
Aan het begin van een vergadering die deel uitmaakt van een lang lopend project, moet u korte informatie over het project geven door een korte samenvatting te geven van de gebeurtenissen of beslissingen van de vorige vergadering. Niet alle deelnemers weten zoveel over het onderwerp van discussie als u, dus deze stap kan nuttig zijn om de vergadering effectief en efficiënt te maken.
- In plaats van zelf de resultaten van eerdere vergaderingen samen te vatten, kunt u de secretaris van de vergadering of de functionaris die de aantekeningen bijhoudt vragen om de notulen van eerdere vergaderingen te lezen om de samenvatting een formeel gevoel te geven.
- U moet ook overwegen om belangrijke correspondentie of communicatie te lezen die na de vorige vergadering heeft plaatsgevonden.
- Houd er rekening mee dat als u deelnemers kopieën van de notulen/correspondentie geeft, het lezen ervan mogelijk niet nodig is.
Stap 3. Laat belangrijke deelnemers rapporteren over de algemene situatie
Nodig vervolgens mensen met relevante kennis uit om u te informeren over nieuwe ontwikkelingen die zich sinds de laatste bijeenkomst hebben voorgedaan. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld nieuwe problemen waarmee het bedrijf of de organisatie wordt geconfronteerd, personeelswisselingen, projectontwikkelingen en veranderingen in de strategie die hier allemaal aan de orde kunnen komen. Deelnemers aan de vergadering willen ook de resultaten horen van specifieke acties die zijn ondernomen naar aanleiding van eerdere vergaderingen.
Stap 4. Rond alle onafgemaakte zaken af
Als er onopgeloste problemen en beslissingen zijn die niet zijn genomen tijdens de laatste vergadering, probeer deze dan op te lossen voordat u nieuwe problemen bespreekt. Hoe langer het vorige nummer in de wacht wordt gezet, hoe minder deelnemers de verantwoordelijkheid ervoor willen nemen, dus probeer tijdens de vergadering eventuele onafgemaakte zaken te definiëren en op te lossen. Gewoonlijk worden onafgemaakte zaken specifiek gemarkeerd als "onbeslist" of "ingediend voor verdere bespreking" in de notulen van de vorige vergadering.
- Afhankelijk van de cultuur en regelgeving waarin u werkt, kan uw bedrijf of organisatie specifieke procedures hebben voor het nemen van beslissingen - het kan bijvoorbeeld zijn dat deelnemers aan een vergadering alleen een meerderheidsconsensus hoeven te bereiken, of misschien heeft een groep mensen op het hoogste niveau de taak om alle beslissingen beslissing.
- Houd er rekening mee dat sommige dingen te groot zijn om tijdens een vergadering af te werken. U hoeft niet na te denken over de lange termijn voortgang van onvoltooide projecten. U moet echter een besluit of project ter sprake brengen dat op dit moment actie vereist.
Stap 5. Bespreek het nieuwe bedrijf
Kom vervolgens met nieuwe problemen, zorgen en problemen die moeten worden besproken. Dit zijn zaken die natuurlijk voortkomen uit de ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden tussen de vorige en huidige bijeenkomsten. Probeer concrete, definitieve beslissingen van de deelnemers te krijgen – hoe meer dingen je onbeantwoord laat, hoe meer onopgeloste problemen je meeneemt naar je volgende vergadering.
Stap 6. Lees de conclusie van de bijeenkomst
Nadat je al je oude en huidige problemen hebt opgelost, maak je tijd vrij om de conclusie van de vergadering voor alle aanwezigen te lezen. Maak een lijst van alle beslissingen die individueel zijn genomen en beschrijf zo nodig de specifieke acties die deelnemers geacht worden te ondernemen voor de volgende vergadering.
Deze stap is cruciaal – het is uw laatste kans om ervoor te zorgen dat iedereen de vergadering verlaat en precies weet waar het project staat en wat er van hen wordt verwacht
Stap 7. Sluit af met de basis voor de volgende vergadering
Geef tot slot aan wat er in de volgende vergadering wordt besproken en vertel, wanneer u bent begonnen met plannen, wanneer en waar de vergadering zal worden gehouden. Dit helpt deelnemers om een gevoel van continuïteit te creëren van het ene belangrijke project of besluit naar het volgende en geeft hen een tijdsbestek om de aan hen toegewezen taak voort te zetten of te voltooien.
Het is vermeldenswaard dat u geen nieuwe vergadering hoeft te plannen als u alle oude en nieuwe problemen tijdens de huidige vergadering hebt behandeld. Als er echter genoeg onopgeloste problemen zijn die verdere discussie vereisen of als u de voortgang van een bepaald project wilt zien, kan een andere vergadering een goed idee zijn
Deel 3 van 3: Vergaderingen effectief leiden
Stap 1. Leid de discussie, maar domineer deze niet
Een van je taken als vergaderingsleider is om de discussie soepel te laten verlopen. Het is niet jouw rol om over alle kwesties een mening te geven of ervoor te zorgen dat de discussie volgens een vast schema verloopt. Je moet flexibiliteit hebben. Laat andere deelnemers vrijuit spreken en laat nieuwe gespreksonderwerpen naar boven komen, ook als ze niet op de agenda staan. Het kan zijn dat u een onderwerp subtiel moet beëindigen of een bepaald gespreksonderwerp moet wijzigen om de discussie op het goede spoor te houden, maar u moet niet het gevoel hebben dat u alle aspecten van de vergadering moet beheersen. Vergaderen is immers een samenwerkingsproces.
Let tijdens de vergadering goed op je agenda. Als een vergadering niet op de agenda staat, moet u mogelijk bepaalde discussieonderwerpen overslaan of uitstellen tot later. Wees niet bang om dit te doen als het onderwerp dat wordt besproken erg belangrijk is
Stap 2. Moedig alle deelnemers aan om deel te nemen
Als meeting leader is het jouw taak om te zorgen voor een open en productieve meeting. Als je merkt dat bepaalde deelnemers die kennis hebben die relevant is voor het onderwerp dat wordt besproken, niet openstaan voor de groep, moedig ze dan aan om te praten. Je hoeft ze niet direct uit te dagen of te bellen - zeg gewoon iets als: "Ik denk dat de expertise van mevrouw Mitha hier van pas zal komen", en dat is een geweldige manier om minderactieve leden bij de vergadering te betrekken.
Stap 3. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er wordt besproken
Het is moeilijk te onthouden dat iedereen die een vergadering bijwoont dezelfde ervaring of kennis heeft van het onderwerp van gesprek. Om ervoor te zorgen dat deelnemers hun tijd verstandig besteden aan de vergadering, wilt u misschien van de gelegenheid gebruik maken om een complexe kwestie of onderwerp kort te vereenvoudigen. Deelnemers die deze informatie niet kennen, zullen dit zeker waarderen.
Stap 4. Negeer moeilijke of lastige vragen niet
Als dergelijke vragen niet worden gecontroleerd door een competente leider, zal de vergadering onproductief zijn. Probeer ervoor te zorgen dat alle belangrijke zaken die u wilt bespreken in de vergadering worden besproken. Sta deelnemers niet toe de schuld af te schuiven of vage excuses te geven voor onopgeloste problemen. Probeer te verduidelijken en antwoorden te krijgen op problemen die niemand wil bespreken. Ook al willen de deelnemers het misschien niet, het zijn de vragen die beantwoord moeten worden om de vergadering effectief te laten zijn.
Zorg ervoor dat alle belangrijke beslissingen worden vastgelegd (delegeer deze taak aan hen als u een functionaris of notulist heeft). Als u de moeite moet nemen om een moeilijke vraag te stellen, moet u ervoor zorgen dat uw antwoorden goed gedocumenteerd zijn
Stap 5. Let op je tijd
Er is een reden waarom vergaderingen een slechte reputatie hebben – voor de meeste mensen zijn vergaderingen een tijdrovende bezigheid. Om te voorkomen dat een vergadering te lang duurt, gebruikt u uw kracht als leider om de discussie in beweging te houden. Wees niet bang om bepaalde onbelangrijke zaken of gesprekken uit te stellen tot de volgende discussie als de vergadering langer gaat duren dan je had verwacht. U moet bereid en bereid zijn om het schema aan te passen om ervoor te zorgen dat er geen tijd van een deelnemer wordt verspild.
