Iedereen moet zich teleurgesteld hebben gevoeld omdat ze iets kochten of bestelden, maar niet kregen wat ze wilden. Dit soort incidenten zijn soms niet de moeite waard om je druk over te maken, maar er zijn momenten waarop een klacht de juiste is om te doen. Als u een klacht wilt indienen, moet u ervoor zorgen dat de klacht loont, of het nu gaat om een geld terug, een vervangend artikel of een verontschuldiging. Lees de onderstaande gids om te leren hoe u een minder emotionele maar vruchtbare klacht kunt indienen.
Stap
Methode 1 van 2: Een klacht starten
Stap 1. Zorg ervoor dat uw klacht wordt gehoord
Als u het gevoel heeft dat u niet krijgt wat u wilt of dat u slecht wordt behandeld, moet u uw mond opendoen zodat uw probleem kan worden opgelost. Wees bereid om een beetje opdringerig te zijn en verdedig je argument. Als u zich niet laat horen, is de kans groot dat uw klacht gewoon genegeerd wordt.
Stap 2. Dien direct een klacht in
Dien een klacht in terwijl het incident nog vers in het geheugen ligt en de betrokkenen nog ter plaatse zijn. Als je wacht en het later doet, wordt het iets moeilijker om een klacht in te dienen. Probeer een klacht in te dienen op dezelfde dag als de dag van het incident of incident. Lukt dat niet, doe het dan in dezelfde week of maand. Kortom, hoe eerder, hoe beter.
Stap 3. Zoek iemand die echt kan helpen
Wees niet degene die uithaalt naar de stewardessen omdat je je transitvlucht zult missen. De stewardess kan er niets aan doen en jij maakt de situatie alleen maar erger. In plaats van meteen te klagen bij de eerste persoon die je ontmoet, denk eerst na over je situatie en wie iets kan doen om je probleem op te lossen, of je in ieder geval in contact te brengen met iemand die kan helpen.
- Veel winkels hebben een informatie- of helpdesk met één medewerker die altijd voor je klaar staat als je een probleem hebt. Voordat u onmiddellijk een klacht indient bij de kassier van de winkel, moet u eerst weten of er een meer geschikte persoon voor u is om rechtstreeks mee te praten.
- U kunt uitgaan van de persoon die de opname doet, of de restaurantkelner die u bedient. Maar deze mensen kunnen je meestal alleen helpen met kleine problemen. Als je probleem groter is dan insecten in je soep of als je kapotte meubels wilt herstellen, moet je misschien met de winkelmanager praten.
- Als je de klantenservice belt, zorg er dan voor dat je een klacht hebt en vraag om de juiste persoon te spreken.
Stap 4. Beschrijf het probleem en uw gewenste oplossing
Wanneer u de juiste gesprekspartner heeft gevonden, leg dan duidelijk uit wat de situatie of uw klacht is en hoe de gewenste oplossing is. Als je je geld terug wilt, geef dan het bedrag aan. Als het probleem service is en je wilt uitleg, zeg dat dan. Mensen die naar uw klacht luisteren, kunnen het probleem gemakkelijker oplossen als u het volledig en specifiek kunt uitleggen.
- Noem de naam van de persoon met wie je praat en stel jezelf ook voor. Een formele introductie is een geweldige manier om de andere persoon te laten stoppen met wat ze aan het doen zijn en goed naar je te luisteren. "Hallo, meneer Arif, ik ben Budi. Hoe gaat het met jou? Kijk, het is niet de schuld van Pak Arif, maar…'
- Praat met hem alsof hij een vertrouweling is en je hem een geheim wilt vertellen. Begin met te zeggen dat je hem niet persoonlijk de schuld geeft van het probleem of de fout, maar dat je heel blij zou zijn als hij zou kunnen helpen het op te lossen.
Stap 5. Glimlach
Dit punt kan niet duidelijker worden benadrukt. Je zult nooit te vaak glimlach worden genoemd. Mensen reageren eerder op iemand die lacht. Je krijgt gegarandeerd een vriendelijker en zachter antwoord als je lacht.
Stap 6. Word niet emotioneel
Ga niet steeds maar door en leg uit hoe boos je hierover bent. Verhef je stem niet en maak geen boze gebaren. De sleutel om uit deze situatie te krijgen wat u wilt, is ervoor te zorgen dat de persoon die uw klacht ontvangt, helpt een oplossing in uw voordeel te vinden. Als uw acties bedreigend lijken, is de kans kleiner dat u krijgt wat u wilt.
- Beheers uw lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, zodat u kalm en alert overkomt. Maak geen gebaren en uitdrukkingen zoals het rollen van uw ogen, het kruisen van uw armen en andere gebaren die suggereren dat u op het punt staat uw geduld te verliezen.
- Wacht geduldig. Om uw geld terug te krijgen, een verontschuldiging te krijgen of wat er ook maar is gevraagd, moet u mogelijk wachten tot de medewerker van de klantenservice toestemming krijgt van zijn of haar leidinggevende. Meer spanning creëren door ongeduldig te zijn is onbeleefd en ongepast gedrag. Wacht rustig en geduldig terwijl uw probleem wordt opgelost.
Stap 7. Bedank de persoon die de tijd heeft genomen om met je samen te werken
Als het je lukt om te krijgen wat je wilt, is een oprechte dank je wel een must. Als u niet krijgt wat u wilt, moet u beslissen of u een nieuwe klacht moet indienen of niet.
Zorg ervoor dat u de naam van de persoon of vertegenwoordiger die de klacht heeft ontvangen onthoudt en/of noteert om die persoon te laten weten dat u serieus bent en dat hij of zij later ter verantwoording kan worden geroepen
Methode 2 van 2: Verdere klachten indienen
Stap 1. Schrijf de details op
Als u hebt besloten dat het tijd is voor deze klacht om een meer competente persoon in het bedrijf te betrekken, begin dan met het opschrijven van alle details en details van het incident in kwestie. Noteer de datum, het uitgegeven bedrag en alle informatie die relevant is voor het incident. Noteer de naam van de medewerker of klantenservicemedewerker die uw klacht heeft ontvangen en beschrijf het gesprek en de resultaten die u daaruit heeft gekregen.
Stap 2. Schrijf een formele klachtenbrief
Zoek het adres of e-mailadres van het bedrijf dat klachten ontvangt en behandelt. Schrijf een vriendelijke maar stevige brief over wat er is gebeurd en wat uw oplossing zou zijn. Wees duidelijk over alles en vraag om een reactie binnen een bepaalde termijn -- over het algemeen is een week de beste termijn. Vermeld uw contactgegevens en wanneer u bereikbaar bent.
- E-mail is meestal de snelste manier om schriftelijk contact met iemand op te nemen. Maar u kunt uw brief ook uitprinten en per post opsturen.
- Houd vanaf dit punt de correspondentie over de kwestie bij.
- Als u tevreden bent met het antwoord dat u hebt ontvangen, schrijft u een bedankbrief en vermeldt u dat uw probleem is opgelost. Als je geen antwoord krijgt, of als het antwoord triviaal en ongepast lijkt, blijf dan klagen en op een hogere schaal.
Stap 3. E-mail de CEO van het bedrijf
Wees niet bang om een klacht in te dienen bij een bedrijf op hoog niveau als u echt geen contact kunt opnemen of niet kunt krijgen wat u wilt van de werknemer of manager van het bedrijf. Als de fouten van het bedrijf zo erg zijn dat u risico loopt, moet de CEO van het bedrijf dat zeker weten. Wees volhardend. E-mail de CEO van het bedrijf wekelijks totdat u een antwoord krijgt.
Stap 4. Plaats op Facebook of Twitter
Dit wordt een steeds effectievere manier om de aandacht te trekken van moeilijk te bereiken of te bereiken bedrijven. Maak een bericht of tweet waarin je uitlegt wat er is gebeurd en vraag om hulp. Zorg ervoor dat het Facebook- of Twitter-account van het bedrijf het kan zien (bijvoorbeeld met tags of vermeldingen). Aangezien uw klacht naar een openbaar forum gaat, krijgt u waarschijnlijk zeer snel een reactie.
- Gebruik deze methode pas als u geprobeerd heeft persoonlijk contact op te nemen met het bedrijf, maar het mocht niet baten.
- U krijgt betere resultaten als u het bedrijf niet uitscheldt op openbare fora. Zorg ervoor dat je post of tweet kalm en direct is. Zeur niet.
Stap 5. Vraag een adviseur om hulp
Als u echt het gevoel heeft dat het probleem waarmee u wordt geconfronteerd ernstig is en u vindt dat het bedrijf u de rechten ontneemt die u verdient, zoek dan een externe partij die u kan helpen het probleem dat u ondervindt op te lossen. Als alleen klagen niet werkt, zullen de resultaten misschien anders zijn als er hulp is van buitenstaanders.
Tips
- Omschrijf uw probleem duidelijk en kort.
- Wees altijd beleefd.
- Glimlach.
- Maak vrienden of bondgenoten, geen vijanden.
- Blijf kalm.
- Gebruik geen straattaal of populaire taal
- Beschrijf ook de gewenste oplossing.
