Om effectiever te kunnen communiceren, moet je dingen specifiek kunnen overbrengen (vooral om dubbelzinnigheid van zinnen of verwarring van de ander te voorkomen). Duidelijke en beschrijvende informatie - zowel schriftelijk als mondeling - zal u niet alleen helpen de punten die worden gecommuniceerd duidelijker over te brengen, het zal het ook voor de andere persoon gemakkelijker maken om ze te begrijpen. U hoeft zich niet te haasten; neem de tijd om uw boodschap te structureren en profiteer van de voordelen van gerichter communiceren.
Stap
Deel 1 van 2: Beslissen welke informatie moet worden overgebracht
Stap 1. Kies een onderwerp waar je goed in bent
Hoe meer u over het onderwerp weet, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om specifieke feiten en cijfers over te brengen.
- Als u niet bekend bent met het onderwerp, doe dan wat onderzoek (lees een boek, blader door internetpagina's, enz.), zodat u het onderwerp gedetailleerder kunt overbrengen of schrijven. Om een uitgebreid schrijf- of spraakmateriaal te produceren, moet je wat onderzoek doen.
- Als je niet zeker bent van je capaciteiten, probeer het onderwerp dan te verbinden met iets bekends. Je kunt ook een subonderwerp bedenken dat je beter begrijpt. Als je bijvoorbeeld wordt gevraagd om over klimaatverandering te praten, probeer dan een specifiek aspect te kiezen dat je begrijpt en waar je goed in bent, maar dat valt binnen de reikwijdte van het onderwerp klimaatverandering (zoals je liefde voor ijsberen en de impact klimaatverandering op hun leefgebied).
Stap 2. Definieer uw “oproep tot actie”
Deze stap klinkt misschien ingewikkeld, maar het is de moeite waard om te proberen de focus van uw betoog te beperken en het doel van uw schrijven of toespraak voor de luisteraar of lezer te benadrukken. Met andere woorden, geef duidelijk aan wat voor soort actie de lezer of luisteraar moet ondernemen na het horen of lezen van uw argument. Ongeacht het soort materiaal dat je kiest (of het nu fictie of filosofisch argument is), zorg ervoor dat je nadenkt over wat voor soort reactie je verwacht van de luisteraar of lezer. Vergeet deze stap niet tijdens het opstellen van het materiaal.
- Een "call-to-action" is een term die veel wordt gebruikt in de marketingwereld, maar kan ook worden toegepast op het proces van het samenstellen van een stuk tekst of spraakmateriaal. Wat je onderwerp ook is, denk erover na hoe het essay kan worden gebruikt als marketingelement om een specifieke boodschap over te brengen en mensen aan te moedigen om aan je verwachtingen te voldoen.
- Sommige oproepen tot actie voor algemene doeleinden: iets informeren, iemand aanmoedigen om iets te doen, iets aanbevelen, iets bespreken, een argument ondersteunen, iets uitleggen, iets instrueren en iets bestrijden.
- Als je wilt schrijven over ijsberen en klimaatverandering, zal je oproep tot actie waarschijnlijk betrekking hebben op acties die luisteraars of lezers kunnen ondernemen om de gevolgen van klimaatverandering aan te pakken.
Stap 3. Zorg ervoor dat u de onderwerpvragen beantwoordt
Wat je doel ook is (een vraag beantwoorden, een argument weerleggen of een opdracht voltooien), denk goed na over de specifieke vragen die je over het onderwerp moet beantwoorden. Natuurlijk kunt u nog wat aanvullende informatie invoegen die nog relevant is. Maar zorg er eerst voor dat je eerst de belangrijkste vragen hebt beantwoord.
Overweeg het vraagwoord waarmee de vraag begint. Als u bijvoorbeeld wordt gevraagd om te beschrijven wat u op het werk doet, kunt u in de verleiding komen om andere zaken uit te leggen die verband houden met het onderwerp, zoals hoe u op het werk presteerde of waarom u voor die baan hebt gekozen. Deze informatie – hoewel interessant en belangrijk om te horen – is niet de kerninformatie die u moet presenteren. Zorg ervoor dat u eerst de kernvraag beantwoordt voordat u andere informatie toevoegt
Stap 4. Denk na over de lengte van uw schrijven of toespraak
Als je maximaal 500 woorden mag schrijven of 15 minuten mag spreken, zorg er dan voor dat je alle belangrijke informatie en argumenten binnen die limieten kunt overbrengen. Als de lengte van het schrijven of spreken niet is gespecificeerd, denk dan goed na over welke boodschap u moet overbrengen, welke onderwerpen u aan de orde wilt stellen en wie uw doelgroep of lezer is. Dit zal u helpen bij het bepalen van de lengte van uw schrijf- of spreektijd. Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie kan worden overgebracht zonder dat de luisteraar of lezer verveeld en moeilijk te luisteren wordt.
- Probeer het principe van de omgekeerde piramide. Een omgekeerde piramide plaatst alle belangrijke informatie bovenaan en minder belangrijke informatie onderaan. Als je de aandachtsspanne van de luisteraar belangrijk vindt, leer dan dit principe toe te passen. Dit principe is natuurlijk niet van toepassing op alle soorten schrijven of spreken. Maar als je een aantal belangrijke punten wilt leren communiceren, is het principe van de omgekeerde piramide het proberen waard.
- Als je tijd over hebt (verbale communicatie) of pagina's (non-verbale communicatie), voeg dan niet alleen betekenisloze woorden toe. Probeer andere informatie of voorbeelden te bedenken die relevant zijn voor uw onderwerp; details overbrengen die nuttig zijn voor de luisteraar of lezer.
- Geef relevante achtergrondinformatie. Irrelevante details maken je argument alleen maar minder gefocust.
Stap 5. Geef een voorbeeld
Of je nu verbaal of non-verbaal bent, beide vereisen dat je een argument opbouwt en voorbeelden geeft om dat argument te ondersteunen. Onthoud dat specifieke informatie altijd verificatie vereist.
- In een politieke toespraak of wetenschappelijk werk moeten voorbeelden bijvoorbeeld in een directe en specifieke vorm worden gepresenteerd, zoals 'Voorbeeld …'. Terwijl in meer informele genres, zoals creatief schrijven, voorbeelden in een meer impliciet formaat worden geleverd. Om bijvoorbeeld uit te leggen dat je personage erg modebewust is, moet je beschrijven wat voor soort kleding ze draagt of wat haar favoriete kledingwinkel is.
- Ga niet overboord met voorbeelden. Als je te veel niet-gerelateerde voorbeelden geeft, is de kans groot dat je luisteraars of lezers je hoofdonderwerp vergeten. Vermijd deze mogelijkheid door alle details van het voorbeeld dat u gaat presenteren te evalueren; zorg ervoor dat er een duidelijk verband is tussen het voorbeeld dat je geeft en je hoofdargument.
Stap 6. Leg zoveel mogelijk alle vraagwoorden uit
Tenzij uw materiaal erg kort is, kunt u overwegen de wie, wat, wanneer en waar-vragen in uw materiaal te verduidelijken. Deze methode is vooral belangrijk om toe te passen in zakelijke communicatie. Als je iets van iemand wilt, moet je natuurlijk overbrengen wat je nodig hebt, wie het nodig heeft, wanneer het moet worden vervuld en waar het kan worden bereikt.
De vraagwoorden "hoe" en "waarom" kunnen al dan niet belangrijk zijn (afhankelijk van de inhoud van uw bericht). Denk goed na over hoe luisteraars of lezers je boodschap zullen interpreteren; ga er nooit vanuit dat ze het zullen begrijpen als je het ze niet vertelt
Stap 7. Generaliseer het onderwerp niet
Generalisaties worden vaak gedaan als je niet weet wat je nog meer moet zeggen (dit gebeurt meestal in non-verbale/schriftelijke communicatie). Enkele veelvoorkomende voorbeelden zijn de zinnen "Sinds lang geleden…" of "Veel mensen denken…". Van deze zinnen kan worden gezegd dat ze te abstract en te breed zijn, dus het is moeilijk om de waarheid te rechtvaardigen.
In plaats van je essay bijvoorbeeld te beginnen met te zeggen: "Technologie maakt het moderne leven erger", zou je kunnen zeggen: "Volgens sommige experts veroorzaakt technologie communicatieproblemen tussen mensen en vergroot het iemands gevoel van eenzaamheid."
Deel 2 van 2: Woorden kiezen
Stap 1. Gebruik de juiste bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden
Beschrijvende zinnen maken het de luisteraar of lezer meestal gemakkelijker om te begrijpen wat u bedoelt. Bovendien zullen dergelijke zinnen meestal interessanter zijn om te horen of te lezen. Gebruik echter niet te vaak beschrijvende zinnen; gevreesd wordt dat deze zinnen eigenlijk overbodig zullen zijn en minder impact hebben op luisteraars of lezers.
- Bedenk hoe de luisteraar of lezer zich uw woordkeuze zal voorstellen. Als je woorden geen duidelijk beeld in hun hoofd creëren, is de kans groot dat je woorden kiest die te dubbelzinnig zijn. Als u bijvoorbeeld eenvoudigweg zegt: "Die persoon is naar huis gegaan", zal de luisteraar het zich waarschijnlijk moeilijk kunnen voorstellen. Probeer in plaats daarvan te zeggen: "De vermoeide oude man kwam thuis in zijn donkere en lege huis"; een dergelijke beschrijving maakt het voor de luisteraar of lezer veel gemakkelijker om de situatie te begrijpen.
- De zin "Hij stottert en stottert" bevat een overbodig bijwoord, omdat het woord "stotteren" al kan worden geïnterpreteerd als een spraakstoornis die ervoor zorgt dat een persoon met tussenpozen spreekt.
- Als u niet zeker weet of de gebruikte taal beschrijvend genoeg is, vraag dan iemand in uw omgeving om uw schrijven te lezen en te beoordelen. Vraag hen of uw schrijven gedetailleerd genoeg is en of de taal die u gebruikt duidelijk genoeg is.
- In plaats van elk object dat u noemt te beschrijven, richt u zich op alleen de belangrijkste objecten in uw bericht.
Stap 2. Gebruik het juiste zelfstandig naamwoord
Laat uw lezers of luisteraars niet in de war; probeer altijd een specifieke naam, titel en locatie te noemen.
Stap 3. Geef details over de tijd
Zorg ervoor dat de luisteraar of lezer het bijwoord van de tijd die u overbrengt, kan begrijpen; In plaats van 'volgende week' of 'binnenkort' te zeggen, gebruik je meer specifieke termen als 'maandag' of 'vóór halfzes'.
Stap 4. Gebruik de "show don't tell"-schrijftechniek
Bij creatief schrijven is het gebruik van beschrijvende woorden en zinsdelen gebaseerd op de vijf zintuigen: zien, ruiken, proeven, horen en voelen. Deze methode is ook nuttig voor andere soorten schriftelijke of verbale spraak, vooral omdat het voor luisteraars of lezers mogelijk is om de situatie te 'beleven' en tot hun eigen conclusies te komen.
- Zo ontbreekt de zin "Deshawn is erg blij" nog steeds niet in detail. Lezers zullen het geluk niet begrijpen zoals wat Deshawn voelt. Probeer in plaats daarvan te schrijven: 'Deshawn voelde haar hart een slag overslaan toen ze eindelijk Erika ontmoette. Hij kan niet wachten om het goede nieuws dat hij zojuist heeft gehoord met zijn oude vriend te delen." Deze concrete en specifieke details over Deshawns gevoelens stellen de lezer in staat om Deshawns emoties beter te begrijpen.
- Om dingen beter uit te kunnen leggen, leer je de dingen in meer detail te observeren. Begin met het observeren van de kleine details in je dagelijks leven; verscherp je vijf zintuigen.
Stap 5. Weet wanneer je moet parafraseren
Als je de woorden van iemand anders wilt citeren, overweeg dan om de eigenlijke zin te citeren. Helaas werkt deze methode alleen als de offerte duidelijk en beknopt is. Als de zin die je citeert te complex of moeilijk te begrijpen is, overweeg dan te parafraseren (herverklaar het in je eigen woorden) om het voor luisteraars of lezers gemakkelijker te maken om het te begrijpen.
Dialoog is een essentieel element dat nodig is om plot en karakter te ontwikkelen bij creatief schrijven. Zorg er dus voor dat je het in dialoogvorm schrijft, niet parafraseert
Stap 6. Breid je woordenschat uit
Een brede woordenschat kan je helpen om beter te communiceren. Hoe meer woorden u kent, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om de woorden te kiezen die het beste passen bij de details die u wilt overbrengen.
- In bepaalde situaties moet u mogelijk complexe woordkeuzes gebruiken. Maar zorg ervoor dat u woorden vermijdt die niet vaak voorkomen en moeilijk te begrijpen zijn. Onthoud dat een belangrijk element van communicatie de boodschap is, niet de keuze van de woordenschat. Je moet ook voorzichtig zijn met het kiezen van technisch jargon; er wordt gevreesd dat het jargon niet bekend is in de hoofden van luisteraars of lezers.
- Taalwoordenboeken en thesaurus zijn objecten die je echt helpen iets uit te leggen. Als je niet zeker bent van de woorden die je hebt gekozen, controleer dan altijd de betekenis van de woorden in het woordenboek.
Stap 7. Vermijd al te complexe zinsstructuren
Zorg ervoor dat je elk woord in de juiste volgorde plaatst. Zorg er ook voor dat je de juiste zinsbouw gebruikt, zodat je boodschap vloeiend, duidelijk en beknopt aanvoelt. Probeer de onderstaande zinnen te vergelijken:
- "Industriële spionage, samen met het toenemende gebruik van computers om bedrijfsinformatie op te slaan en te verwerken, groeit snel." Dit bericht voelt onduidelijk omdat de ingevoegde clausules het hoofdidee van de zin eigenlijk verwarren.
- "Industriële spionage groeit snel met het toenemende gebruik van computers om bedrijfsinformatie op te slaan en te verwerken." Deze boodschap voelt duidelijker aan omdat de hoofdgedachte aan het begin van de zin wordt overgebracht.
