Verschillende dingen maken je soms genoodzaakt om een afspraak af te zeggen, bijvoorbeeld omdat je te maken hebt met een noodsituatie, vastzit in de file of je agenda niet goed indeelt. U kunt zich zorgen maken als u bedenkt hoe u de annulering moet melden, maar mensen die niet konden worden gevonden, kunnen het begrijpen als u hen dit zo snel mogelijk laat weten. Stel een nieuw vergaderschema in wanneer u contact met hem opneemt of wanneer de gelegenheid zich voordoet. Om hem op zijn gemak te stellen, biedt u aan om af te spreken op een locatie dicht bij zijn huis of kantoor.
Stap
Deel 1 van 2: Afspraken beleefd afzeggen
Stap 1. Neem zo snel mogelijk contact op met de vermiste persoon
Je irriteert andere mensen als je het afzeggen van je afspraak tot het laatste moment uitstelt. Als je het hem van tevoren vertelt, laat je zien dat je hem respecteert en de tijd waardeert die hij voor je heeft voorbereid.
Stap 2. Breng je persoonlijk telefonisch op de hoogte als je een afspraak die heel dichtbij is afzegt
Als u de afspraak op dezelfde dag afzegt, dient u persoonlijk te bellen. Een afspraak plotseling afzeggen, zodat de andere persoon zich geïrriteerd voelt, kan onbeleefd lijken als je hem dat laat weten via e-mail, sms of iemand anders.
Stap 3. Bied je oprechte excuses aan
Zelfs als je het ze van tevoren vertelt, zorg er dan voor dat ze weten dat het je spijt dat je je afspraak hebt moeten annuleren. Misschien is hij teleurgesteld dat je je afspraak hebt geannuleerd, ook al heeft hij andere plannen om je te zien al geannuleerd.
- Bied een korte, duidelijke verontschuldiging aan, bijvoorbeeld: "Sorry, ik kan morgen niet komen."
- Gebruik geen dubbelzinnige woorden en zeg niet dat u uw belofte "misschien" niet nakomt. Vertel het nieuws eerlijk en oprecht.
Stap 4. Geef een korte uitleg waarom je de afspraak hebt afgezegd
Als de reden logisch is, bijvoorbeeld omdat het voertuig pech heeft of u ziek bent, laat het weten wat het is. Als de reden moeilijk te accepteren is, bijvoorbeeld omdat u bent vergeten een afspraak te maken of per ongeluk een dubbele afspraak heeft gemaakt, geeft u een algemene reden op, bijvoorbeeld 'Sorry, ik heb dringend behoefte'.
- U hoeft geen gedetailleerde redenen te geven, zelfs als u de waarheid spreekt. Als je uitgebreid uitlegt, lijkt het alsof je iets wilt verdoezelen.
- Zeg niet: "Ik heb belangrijkere dingen te doen" of een ander soortgelijk excuus.
- Lieg niet, want de relatie zal in de problemen komen als blijkt dat je niet eerlijk bent.
Stap 5. Zorg ervoor dat hij weet dat je zijn tijd op prijs stelt
Maak duidelijk dat je zijn bereidheid om tijd voor je te maken op prijs stelt en dat het je oprecht spijt dat hij de afspraak heeft moeten afzeggen omdat je begrijpt dat hij het druk heeft en tijd heeft vrijgemaakt om je te ontmoeten.
Dit is vooral cruciaal als je afspraken maakt met mensen met wie je hulp nodig hebt, zoals professoren of klanten
Deel 2 van 2: Een vervangend schema instellen
Stap 1. Vraag zijn bereidheid om het schema van de vergadering te wijzigen wanneer u het nieuws brengt
Naast het verminderen van het gedoe om opnieuw contact met hem op te nemen voor het maken van een afspraak, laat deze stap zien dat je hem echt wilt zien. Als je belt of mailt, sluit dan af met te zeggen dat je graag een andere afspraak wilt maken als hij het niet erg vindt.
Stap 2. Controleer je planning en noteer de tijd die je hebt om hem te ontmoeten
U kunt een vergaderschema voorstellen, maar probeer uw schema in zijn schema in te passen. Bied verschillende alternatieve planningsopties aan en vraag vervolgens om feedback.
Zeg hem bijvoorbeeld: "Mijn schema is niet gevuld op maandag van 's morgens tot' s avonds, donderdag van 1 tot 5 en vrijdag na 2, maar als je dat niet kunt, pas ik het schema aan."
Stap 3. Stel voor dat de vergadering wordt gehouden op een locatie dicht bij zijn huis of kantoor
Als compensatie voor het afzeggen van een afspraak is het een goed idee om een afspraak te maken op een locatie die hij gemakkelijk kan bereiken, zoals op zijn kantoor of een bepaalde plek waar hij op weg naar huis langskomt.
U kunt ook voorstellen om te vergaderen via Skype of Google Hangouts als hij het erg druk heeft of de stad uit is
Stap 4. Bepaal een vervangingsschema waaraan u kunt voldoen
Laat na het afzeggen van de eerste afspraak de tweede afspraak niet nogmaals annuleren. Dit is niet alleen vervelender en ongemakkelijker, maar kan ook uw reputatie schaden. Controleer, voordat u een vervangend schema afspreekt, uw schema goed en zorg ervoor dat u uw afspraken kunt nakomen volgens het nieuwe schema.
Je hebt bijvoorbeeld geen afspraken in december, maar meestal heb je veel activiteiten voor het nieuwe jaar. Vul die tijd dus niet met een vervangend schema
Stap 5. Leg het afgesproken nieuwe vergaderschema vast
Als er een vervangend rooster is, noteer dit dan op de agenda. Schrijf ook je planning op een stuk papier en leg het op een goed zichtbare plaats als herinnering.
Stap 6. Bedank hen voor hun begrip en geduld wanneer u hen/hem ontmoet
Open het gesprek door hem (of hen) te bedanken voor het akkoord gaan met het annuleren van de afspraak. Je hoeft je niet nog een keer te verontschuldigen. Laat in plaats daarvan zien dat u zijn/haar tijd op prijs stelt door de mogelijkheid te waarderen om het schema te wijzigen.
Tips
- Annuleer zoveel mogelijk geplande vergaderingen niet, omdat dit de reputatie en relaties met andere mensen kan schaden.
- Kijk voordat u een contract aangaat met iemand die een betaalde dienst levert, zoals een adviseur, of u uw afspraak met hem of haar afzegt.
