Calamiteitenplannen, beter bekend als calamiteitenplannen, zijn zeer nuttig om te anticiperen op het optreden van zaken die leiden tot stopzetting van operationele activiteiten. Bij het besturen van de organisatie kunnen verschillende risico's optreden, van technische storingen (bijvoorbeeld gegevensverlies) tot natuurlijke gebeurtenissen (bijvoorbeeld overstromingen). Daarom moet elke organisatie een effectief noodplan ontwikkelen om voorbereid te zijn op verschillende ongewenste voorvallen.
Stap
Deel 1 van 3: Anticiperen op verschillende risico's
Stap 1. Bereid u voor voordat u een noodplan ontwikkelt
Het opstellen van een calamiteitenplan heeft vooral tot doel de continuïteit van de operationele activiteiten van de organisatie bij calamiteiten te behouden.
- Definieer eerst een formeel beleid waarin staat dat de organisatie een rampenplan moet ontwikkelen.
- Maak een plan dat eenvoudig en praktisch is. Gebruik woorden die gemakkelijk te begrijpen zijn en geef richtlijnen die gemakkelijk door de lezer kunnen worden toegepast, omdat dit plan door al het personeel in de organisatie moet worden uitgevoerd.
- Bepaal de specifieke redenen waarvoor u een noodplan moet maken. Denk aan indicatoren die als maatstaf dienen voor het bepalen van de succesvolle implementatie van een calamiteitenplan, zodat de organisatie gewoon door kan gaan met de werkzaamheden. Bepaal de operationele activiteiten die een belangrijke rol spelen in de continuïteit van uw onderneming.
Stap 2. Maak een noodplan door drie belangrijke vragen te beantwoorden
Door een plan te maken dat alle drie deze vragen kan beantwoorden, zorgt u ervoor dat u geen enkel aspect over het hoofd ziet.
- Welke gebeurtenissen kunnen zich voordoen?
- Welke acties gaan we ondernemen om het aan te pakken?
- Wat moeten we doen om ons voor te bereiden?
Stap 3. Zoek uit met welke risico's uw organisatie te maken kan krijgen
Het bepalen van de risico's die kunnen optreden is een van de belangrijke aspecten bij het opstellen van een calamiteitenplan. Het proces zal echter verschillen afhankelijk van de situatie en toestand van elke organisatie. Houd bij het bepalen van risico's ook rekening met de omstandigheden van uw eigen organisatie. Er zijn noodplannen nodig om te anticiperen op bedrijfsrisico's in de vorm van:
- Natuurrampen, bijvoorbeeld: overstromingen, orkanen en droogtes. Andere risico's: financiële crises, arbeidsongevallen, personeelsproblemen (bijv. overlijden van een organisatieleider of werknemersstaking), gegevensverlies, managementchaos en productproblemen (bijv. defecte producten).
- Focus op de voorbereiding van plannen op aspecten van management, communicatie, financiën, coördinatie, logistiek en technische probleemoplossing.
- Technische problemen worden meestal geconfronteerd met het team dat de communicatie-infrastructuur beheert. U moet rekening houden met het risico om gegevens of klanten te verliezen.
Stap 4. Risico's per prioriteit afwegen
Bepaal de risicoclassificatie op basis van de grootte van de kans dat het risico zich voordoet. In het algemeen kunnen rampenplannen niet op alle risico's anticiperen, omdat de kans op optreden niet gelijk is. Probeer de risico's te achterhalen die de grootste kans hebben van optreden en die grote invloed zullen hebben op de operationele activiteiten.
- Focus op de gebeurtenissen met de meest fatale gevolgen. Noteer alle gebeurtenissen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering en geef een beoordeling van 1 tot 10. Denk aan de impact van elk van deze gebeurtenissen, bijvoorbeeld: motorbranden hebben een lagere beoordeling dan fabrieksbranden.
- Bepaal daarna de rating op basis van de frequentie van optreden van het risico. Bijvoorbeeld: geef een cijfer van 1 voor een risico dat zich eenmaal per maand voordoet en een cijfer van 10 voor een risico dat zich eens in de 100 jaar voordoet. Vermenigvuldig de twee getallen om een totaalscore te krijgen die de omvang van het risico en de impact ervan op de organisatie weergeeft.
- Ontwikkel een noodplan, beginnend met het evenement met de hoogste score. Bereid oplossingen voor om op deze gebeurtenissen te anticiperen. Daarnaast kun je werkprocessen verbeteren voor laag scorende evenementen. Fundamentele aspecten die de continuïteit van de activiteiten van de organisatie waarborgen, moeten een topprioriteit zijn, bijvoorbeeld: het beheren van de cashflow, het ontwikkelen van marktaandeel en het verbeteren van de prestaties van medewerkers.
Deel 2 van 3: Meerdere scenario's definiëren
Stap 1. Bepaal het scenario voor het evenement met het hoogste risico
Om een effectief rampenplan te ontwikkelen, moet u realistische scenario's voor elk risico definiëren. Creëer een specifiek kader om te anticiperen op wat de impact zou zijn als het hoogste risico zich zou voordoen.
- U kunt de impact bepalen na grondige opstelling van het scenario. Denk in detail na over de grootste impact van elk scenario.
- Stel vanuit een scenario verschillende versies van het plan op met graduele impactintensiteit, bijvoorbeeld: milde impact, matige impact en ernstige impact.
Stap 2. Maak een planning voor de uitvoering van het plan volgens het scenario
Bepaal welk personeel verantwoordelijk is voor welke acties en wanneer. Maak ook een bijgewerkte lijst of lijst met contactpersonen en bepaal wie meldingen moet doen.
- Maak een planning zodat al het verantwoordelijke personeel weet wat ze moeten doen op de eerste dag of tijdens de eerste week. Ontwikkel een specifiek schema voor elk scenario.
- Maak een planning volgens het scenario om te anticiperen op het ontstaan van obstakels in verschillende aspecten van de organisatie, bijvoorbeeld op het gebied van werkfaciliteiten (infrastructuurbeperkingen), organisatie (er is geen waarschuwingssysteem voor noodsituaties of een bekwaam responsteam) en instellingen (bijvoorbeeld: gebrek aan financieringsbronnen of externe partners). Bepaal het personeel dat verantwoordelijk moet zijn voor bepaalde aspecten.
Stap 3. Denk na over de belangrijkste factoren om uw bedrijf weer op de rails te krijgen
Bespreek dit uitgebreid door een inventarisatie te maken van de capaciteiten en kwetsbaarheden binnen de organisatie. Heeft de organisatie voldoende capaciteiten om elk risico aan te pakken of aan te pakken?
- Een ramp die zich bijvoorbeeld kan voordoen, is een overstroming doordat het rivierwater overstroomt en woningen aan de oevers van de rivier onder water zet. Een slechte infrastructuur kan kwetsbaarheid veroorzaken en de beschikbaarheid van geschoold personeel is een organisatorische capaciteit.
- Voer een eerlijke resourcebeoordeling uit. Bepaal wat er moet worden veranderd of verminderd vanwege beperkte middelen? Analyseren om de impact op de bedrijfsactiviteiten te bepalen, zodat je in staat bent te bepalen welke acties ondernomen moeten worden zodat de organisatie blijft functioneren en haar doelen kan bereiken.
Stap 4. Bepaal hoe u het risico kunt verkleinen
Na het maken van een noodplan, leun niet achterover en hoop dat er niets ergs gebeurt. Neem verschillende stappen om risico's te verminderen en preventie te nemen.
- Zoek uit of er collega's zijn die willen helpen. Zijn er lokale middelen die ingezet kunnen worden bij calamiteiten? Zijn er buren die willen helpen?
- Een effectief rampenplan kan verschillende aspecten aan het licht brengen die verbeterd moeten worden, zodat een plan dat oorspronkelijk zeer nuttig was, nu misschien niet meer nodig is.
- Bijvoorbeeld: u realiseert de behoefte aan verzekeringen of voert een rampenbestrijdingssimulatie uit. Installeer een gegevensback-upsysteem om gegevensverlies te voorkomen. Maak voor elk scenario een plan.
Deel 3 van 3: Een noodplan implementeren
Stap 1. Communiceer het noodplan aan alle medewerkers
U moet het rampenplan zo vroeg mogelijk aan alle niveaus van het management van de organisatie doorgeven voordat zich een noodsituatie voordoet.
- Leg de rollen en verantwoordelijkheden van elk personeelslid uit, zodat ze niet in de war raken wanneer dit plan moet worden uitgevoerd om paniek te voorkomen.
- Zorg voor nuttige training zodat elk personeelslid in staat is om zijn verantwoordelijkheden volgens plan te vervullen. Voer de nodige simulaties uit en pas na waarnemingen aan.
Stap 2. Test je plan
Voer testen uit in 4 fasen om efficiënter en effectiever te zijn. Als er interdepartementale problemen of conflicten zijn, pas het plan dan aan en test opnieuw.
- Houd vergaderingen met senior medewerkers. Laat hem de datum en tijd voor de vergadering bepalen om het noodplan volledig te beoordelen en de mensen te waarderen die het werk tot het einde hebben gedaan.
- Interdepartementale vergaderingen houden om afdelingsplannen te herzien. In deze fase moet u middelen toewijzen en opkomende conflicten identificeren.
- Zoek de oorzaak van cruciale systeemstoringen. Planevaluatie kan binnen de afdeling worden gedaan door systeem- en/of leveranciersstoringen te simuleren. Scenariosimulaties kunnen worden uitgevoerd zonder apparatuur af te sluiten of processen te vertragen die moeten blijven draaien.
- Doe een proefrit. U moet het noodplan echter testen door de operaties tijdelijk stop te zetten.
Stap 3. Bewaar het rampenplan op een veilige en gemakkelijk toegankelijke plaats
Laat het plan bij een calamiteit niet vlam vatten of meegesleurd worden door de overstroming. Om het gemakkelijk toegankelijk te maken wanneer dat nodig is, moet u de opslag van uw abonnementsbestanden niet geheim houden.
- Bewaar het plandossier en kopieën op verschillende plaatsen zodat ze zo snel mogelijk kunnen worden gebruikt wanneer dat nodig is.
- Bewaar een kopie van het plan op andere plaatsen dan het origineel. Vertel enkele geautoriseerde mensen hoe ze toegang kunnen krijgen.
Stap 4. Stel een regelmatig schema op voor het uitvoeren van beoordelingen
Veranderingen treden voortdurend op waardoor de aannames die ten grondslag liggen aan het opstellen van het plan niet langer geldig zijn. Het risico kan groter zijn dan bij het opstellen van het plan.
- Betrek meerdere mensen bij het opstellen en aanpassen van plannen. Bijvoorbeeld: vraag nieuwe medewerkers om input of verbeter vanuit een ander perspectief.
- Vergelijk alle aannames die zijn gebruikt bij het opstellen van het plan met actuele gegevens of laat een derde partij controleren. Het back-upsysteem op uw computer slaat mogelijk minder gegevens op dan u denkt.
Tips
- Zie het belang van een noodplan niet over het hoofd, zodat u er geen maakt!
- Ontwikkel rampenplannen in verschillende scenario's.
- Begin met plannen door een commissie te vormen en een voorzitter aan te wijzen. Kies mensen die over de vaardigheden, tools en kennis beschikken zodat elke afdeling zijn eigen plannen kan ontwikkelen.
- Herlees de plannen die zijn opgesteld om dingen te vinden die zijn gemist.
