Een adviesvoorstel is een document dat door een adviseur naar een potentiële opdrachtgever wordt gestuurd om de uit te voeren werkzaamheden te beschrijven en de voorwaarden waaraan moet worden voldaan opdat de adviseur de werkzaamheden kan uitvoeren. Overlegvoorstellen worden meestal opgesteld nadat de adviseur en de potentiële klant het werk in detail hebben besproken. De vaardigheid om voorstellen te doen heeft elke onafhankelijke adviseur nodig, omdat je nieuwe klanten kunt krijgen als je een goed voorstel kunt indienen.
Stap
Deel 1 van 3: De basis kennen voor het doen van een voorstel
Stap 1. Bestudeer het werk dat je gaat doen in detail
Overlegvoorstellen zijn anders dan persoonsgegevens. Je kunt niet zoveel voorstellen indienen als je wilt omdat je aangenomen wilt worden voor werk. Elk voorstel moet specifiek worden opgesteld volgens de behoeften van de klant die van uw diensten gebruik wil maken. Hoe meer u weet over de klant en wat hij nodig heeft, hoe beter uw voorstel zal zijn. Leer daarom door de volgende stappen een goed voorstel te doen:
- Nodig eerst de cliënt uit voor een gesprek om een werkplan te bespreken. Doe je best om de resultaten van het gesprek zorgvuldig vast te leggen en stel vragen zodat je goed begrijpt wat je moet doen.
- Daarna kunt u bellen of een e-mail sturen als er nog zaken verduidelijkt of gevraagd moeten worden.
- Probeer bij het maken van een voorstel (wat in de volgende sectie zal worden uitgelegd), een beetje onderzoek te doen op zoek naar informatie. Als u bijvoorbeeld wilt bewijzen dat de diensten die u aanbiedt tot succes voor klanten kunnen leiden, zoekt u naar resultaten van bedrijfsenquêtes die uw aanbod ondersteunen.
Stap 2. Schrijf de afgesproken voorwaarden over je opdracht op
Maak als adviseur geen werkafspraak, maar uiteindelijk word je gedwongen een taak op je te nemen waar je het niet mee eens bent. Zorg dat je duidelijk weet wat de klant van je verwacht. Op die manier kunt u een voorstel doen door de beperkte taken op te sommen die door beide partijen zijn overeengekomen. Er zijn verschillende dingen die u moet controleren voordat u een voorstel doet, bijvoorbeeld:
- Jouw taak en de resultaten die de klant wil
- werkschema
- Specifieke doelen die je op een bepaalde datum moet bereiken
- Soms moet je met meerdere mensen overleggen. Als u bijvoorbeeld adviesdiensten wilt aanbieden om geschillen tussen management en werknemers op te lossen, moet u praten met vertegenwoordigers van beide partijen en klanten die uw diensten nodig hebben.
Stap 3. Zorg ervoor dat de klant een betalingsverplichting heeft aangegaan
Betaalinformatie is het belangrijkste onderdeel van het hele voorstel. U hoeft geen voorstel te doen als de klant uw diensten niet goed kan betalen. Maak voordat u een voorstel doet met de opdrachtgever een afspraak over het bedrag dat u ontvangt en de voorwaarden. Op die manier kunt u naar de overeenkomst verwijzen om een voorstel te maken dat de klant moet ondertekenen en accepteren.
- Naast de hoogte van de advieskosten, moet u ook een afspraak maken met de klant over operationele kosten terwijl u aan het werk bent, bijvoorbeeld: de kosten van benzine, kantoorbenodigdheden, reiskosten en andere. Laat de klant in uw eigen belang alle kosten dekken.
- Maak geen adviesvoorstel als de klant niet kan bevestigen hoeveel en wanneer u wordt betaald.
Stap 4. Zoek indien mogelijk een baan zonder een voorstel in te dienen
Consultants geven meestal advies: "Het is gemakkelijker om een bevestiging voor te bereiden dan om een voorstel te doen voor adviesdiensten". Onthoud dat een adviesvoorstel slechts een aanbod is dat geen garantie biedt dat u de baan krijgt. Opdrachtgevers kunnen bij meerdere adviseurs offertes opvragen en er één uitkiezen, dus maak zoveel mogelijk een afspraak met de opdrachtgever alvorens een voorstel te doen. Op deze manier hoeft de klant alleen maar te bevestigen dat u klaar bent om aan het werk te gaan, in plaats van te overwegen of uw aanbod al dan niet wordt geaccepteerd.
Deel 2 van 3: Een voorstel schrijven
Stap 1. Begin met het begroeten van potentiële klanten
Begin uw voorstel zoals het schrijven van een brief door in een korte alinea uit te leggen dat u met de klant wilt samenwerken en dat u de beste kandidaat bent voor een bepaalde functie (waarover u later meer specifiek zult lezen). Voor dit gedeelte mag je het openen met een "warme" en persoonlijke begroeting, maar moet je toch professioneel overkomen.
- Schrijf de naam van de cliënt, gebruik de voornaam of met de begroeting "Vader" / "Moeder". Op deze manier wordt aangegeven dat het voorstel specifiek is opgesteld voor de opdrachtgever die het accepteert.
- Zoek op internet naar voorbeeldvoorstellen zodat je weet hoe je een openingsparagraaf schrijft.
Stap 2. Noteer in de eerste alinea het werk dat u wilt doen
Beschrijf in een paar zinnen het werk dat is overeengekomen om aan te tonen dat u begrijpt wat er moet gebeuren, het probleem dat moet worden aangepakt, de verantwoordelijkheden die moeten worden vervuld en de omvang van het werk (kort project, lange termijn, enz.).
Beschrijf de werkzaamheden die u specifiek gaat doen in deze paragraaf, maar vermeld geen andere punten in detail, bijvoorbeeld: kosten, werkuren, etc. omdat ze niet nodig zijn
Stap 3. Beschrijf in de tweede alinea uw kwalificaties
Probeer jezelf aan te bieden als de meest geschikte persoon voor deze baan. Om de aandacht van klanten te trekken, vermeldt u uw achtergrond in onderwijs, training en werkervaring die positieve feedback heeft gekregen. Daarnaast mag je de persoonlijkheid en waarden van je overtuigingen uitleggen, al moeten ze wel onderbouwd worden met concrete bewijzen.
Overweeg de mogelijkheid van concurrentie met andere consultants. Probeer je voor te stellen hoe je de klant een meetbaar voordeel kunt bieden via financiële of tijdsaspecten. Op deze manier kunt u uw concurrentievoordeel aantonen ten opzichte van concurrenten met gelijke of betere kwalificaties, maar niet in staat om toegevoegde waarde te bieden aan klanten
Stap 4. Beschrijf in de volgende paragraaf de baan die je aanbiedt
Gebruik duidelijke en specifieke termen om in detail te beschrijven wat u gaat doen om het probleem van de klant aan te pakken. Laat zien welke resultaten de klant na overleg met u zeker weet te behalen. Geef een specifieke beschrijving van uw werkwijze en planning.
Om te voorkomen dat er problemen ontstaan, moet u beschrijven wat u wilt dat uw klant doet tijdens het werken op het gebied van personeel, toegang tot werk en arbeidsmiddelen, bijvoorbeeld door de namen op te sommen van het personeel dat fulltime bij u gaat werken, delen van het kantoor waar u mag werken. betreden, enz
Stap 5. Leg uit wat u niet gaat doen tijdens het consult
Als adviseur moet je voorkomen dat er problemen ontstaan doordat het werkterrein breder wordt waardoor je verantwoordelijkheden groter worden, maar je geen aanvullende vergoeding krijgt. Definieer het probleem dat u gaat oplossen en leg uit dat andere gerelateerde problemen niet in het voorstel zijn opgenomen.
De juiste manier om dit over te brengen is om het punt voor punt te presenteren, zodat de klant volledig geïnformeerd is
Stap 6. Dien een prijsopgave in voor het consult dat u gaat geven
Dit aanbod is afhankelijk van de omvang van het werk dat u moet doen en wie uw klanten zijn. Houd er rekening mee dat u mogelijk moet concurreren met andere consultants, dus bepaal een concurrerende prijs op basis van uw eigen zakelijke omstandigheden en behoeften.
Neem ook eventuele extra kosten mee, bijvoorbeeld voor maaltijden, hotelkamers, vervoer, etc. komen voor rekening van de potentiële opdrachtgever. Probeer in een vroeg stadium goedkeuring te krijgen, bijvoorbeeld door te bevestigen dat u aan het einde van elke maand een ontvangstbewijs zult indienen. Deze methode voorkomt dat de klant uw factuur afwijst met het excuus: “nooit toestemming gegeven om de vergoeding te betalen”
Stap 7. Sluit het voorstel af met een samenvatting
Net als bij het schrijven van een academisch essay, is het doel van de conclusieparagraaf om een samenvatting te geven van de inhoud van het gehele voorstel. Noem uw vermogen om te werken, uw bereidheid om advies te geven en uw geloof in het leveren van de resultaten die klanten verwachten. Net als in de openingsparagraaf, kunt u het voorstel beëindigen met een afsluitende begroeting door de naam van de klant op te nemen voor een meer intiem gevoel.
Als u klaar bent, tekent u het voorstel, schrijft u de datum en laat u wat ruimte over voor de handtekening van de klant
Deel 3 van 3: Een effectiever voorstel doen
Stap 1. Maak een kort en interessant voorstel
Houd uw voorstel zo kort mogelijk, maar beschrijf nauwkeurig wie u bent en het werk dat gedaan moet worden. Geef prioriteit aan kwaliteit, niet aan kwantiteit. Probeer te voorkomen dat de klant redenen vindt om uw voorstel te laten vallen en het voorstel van een andere adviseur te kiezen, dus maak het een leesbaar voorstel.
Over het algemeen is een voorstel in twee pagina's voldoende. Wilt u veel gegevens aanleveren, presenteer deze dan in de vorm van een bijlage zodat uw voorstel niet te lang wordt
Stap 2. Focus op de cliënt
Misschien wilt u enkele spaties gebruiken om uw kwalificaties op te sommen, maar de klant is de belangrijkste persoon in het voorstel, niet u. Zelfs als je meer over jezelf wilt vertellen, doe dat dan door te laten zien dat je de meest gekwalificeerde persoon bent, niet alleen de beste.
Praat niet te veel over je werkervaring (of waar je hebt gewerkt, als je geen onafhankelijke consultant bent)
Stap 3. Gebruik geen clichés
Veel opdrachtgevers, vooral bedrijven, zijn gewend om nietszeggende clichés te horen van mensen die belangrijk willen zijn. Laat je niet iets saais presenteren. Schrijf een voorstel met duidelijke beknopte zinnen. Maak geen beloftes die prettiger klinken met behulp van fancy jargon. Je hoeft alleen maar prettige resultaten te beloven.
Voorbeelden van clichés: “best performance”, “synergie”, “effectiviteit”, “optimaal” etc. en elke branche heeft zijn eigen voorwaarden. Deze woorden hebben hun betekenis verloren omdat ze te vaak worden gebruikt en niet langer effectief zijn
Stap 4. Let op woordspelling en grammatica
Hoewel het lastig lijkt, zijn deze twee zaken erg belangrijk bij het maken van een voorstel. Zelfs als je niet adviseert over schrijven, laat foutloze en professionele communicatie zien dat je de tijd en moeite hebt gestoken om het beste in je naar boven te halen. Fouten betekenen niet dat je niet gekwalificeerd bent voor de baan, maar ze tonen wel aan dat je niet je best hebt gedaan om je voorstel helemaal correct te maken. In de hevige concurrentie tussen twee concurrenten zal dit de beslissende factor zijn.
Zodra uw voorstel compleet is, leest u het opnieuw om de grammatica en zinsstructuur te verbeteren. Als je tijd hebt, vraag dan een vriend of familielid om te lezen en feedback te geven. Ze zijn gemakkelijker te herkennen aan fouten waarvan u zich niet bewust bent, omdat ze niet direct betrokken zijn bij het schrijfproces
Tips
- Stel een voorstel op dat meer dient als bevestigingsbrief dan als prospectus. Met andere woorden, u en de opdrachtgever kennen elkaar al, hebben de werkzaamheden tot in detail besproken en overeenstemming bereikt over de kosten.
- Doe geen adviesvoorstel zonder het werk te begrijpen, want dit zal u alleen maar problemen bezorgen terwijl u aan het werk bent. Bovendien loop je tegen grotere problemen aan omdat je enorme kosten moet maken en met klanten in discussie moet gaan voor het doen van werk dat je niet begrijpt.
