Wat moet je doen als je de door de recruiter vastgestelde sollicitatiegesprek niet kunt nakomen omdat er tegelijkertijd andere activiteiten of sollicitatiegesprekken zijn van meer potentiële bedrijven? In dit artikel wordt uitgelegd hoe u tactisch en diplomatiek een sollicitatiegesprek beleefd afzegt en goede relaties onderhoudt met recruiters.
Stap
Methode 1 van 3: Het interviewschema wijzigen als sollicitant
Stap 1. Vraag als laatste redmiddel een wijziging van het interviewschema aan
Regel eerst een ander activiteitenplan voordat u een planningswijziging voorstelt. Recruiters krijgen hun eerste indruk van sollicitanten door middel van interviews. Houd er rekening mee dat als u om een wijziging van het schema vraagt, u waarschijnlijk minder professioneel lijkt. Regel daarom eerst een ander activiteitenplan voordat u een wijziging in het sollicitatiegesprekschema voorstelt.
Stap 2. Neem zo snel mogelijk contact op met de recruiter
Probeer binnen 24 uur contact op te nemen met de interviewer, want verzetten is meestal een gedoe voor beide partijen. Geef tijdens de communicatie een korte, eerlijke uitleg waarom u een wijziging van het schema aanvraagt en stel enkele datums voor in uw geplande activiteiten.
- Als je vraagt dat het sollicitatiegesprek wordt uitgesteld vanwege een telefoontje van een ander bedrijf, vertel dit dan niet aan de recruiter. Leg uit dat het interviewschema botst met een deadline op het werk of een familiegebeurtenis en dat je echt hoopt op een ander moment een ander interview te krijgen.
- Als je het niet binnen 24 uur kunt weten vanwege een noodgeval, neem dan onmiddellijk contact op met de interviewer om uit te leggen wat er echt is gebeurd. Als je een noodgeval hebt (bijvoorbeeld als je een verwonding hebt, een ziek familielid moet helpen, enz.), moet hij de situatie kunnen begrijpen.
- Als je geïnteresseerd bent om aangenomen te worden, leg dan de voorwaarden uit wanneer je belt om uitstel van het gesprek te vragen. Bijvoorbeeld: “Ik ben erg geïnteresseerd in het vervullen van de aangeboden functie, maar het spijt me, ik kan morgenochtend/middag/avond niet worden geïnterviewd vanwege een noodgeval. Ik zou het erg op prijs stellen als het interview op een ander moment kan worden ingepland.”
Stap 3. Spreek de interviewer persoonlijk aan, stuur geen berichten
Neem in plaats van te e-mailen of te sms'en persoonlijk contact op met de interviewer om aan te tonen dat u een verantwoordelijke professionele kandidaat bent. Gebruik verschillende manieren om contact op te nemen met de interviewer. Stuur hem een berichtje of e-mail als hij telefonisch niet bereikbaar is.
- Vraag nooit om een wijziging in het interviewschema door een kort bericht te sturen, omdat u hierdoor onprofessioneel overkomt.
- Als je genoodzaakt bent een bericht of e-mail te sturen, vraag hem dan om te bevestigen dat hij je bericht heeft ontvangen.
Stap 4. Excuses
Sollicitatiegesprekken worden doorgaans voor meerdere kandidaten op dezelfde dag ingepland. Het annuleren of uitstellen van het interview kan daarom voor de betrokkenen overlast veroorzaken. Ga er niet vanuit dat recruiters altijd klaar staan om tijd voor je te maken. Excuses voor het onderbreken van uw werk. Wees flexibel en toon oprechtheid bij het voorstellen van een nieuw schema, zodat hij tijd kan maken.
Stap 5. Stuur als follow-up een bericht naar de recruiter
Zodra je contact hebt opgenomen met de interviewer om een wijziging van het rooster aan te vragen, stuur je hem een persoonlijk bericht of e-mail om nogmaals sorry te zeggen en je wens om aangenomen te worden. De interviewer kan boos zijn omdat hij een nieuwe afspraak moet maken. Laat daarom zien dat het je erg spijt en hoop dat je in de gelegenheid wordt gesteld om het interview opnieuw in te plannen.
Methode 2 van 3: Sollicitatiegesprekken annuleren
Stap 1. Laat je weten dat je het interview annuleert
Neem direct contact op met de recruiter als je het gesprek moet afzeggen. Verspil geen tijd van anderen door annuleringen uit te stellen. Zeg in plaats daarvan meteen op als je geen zin hebt in een sollicitatiegesprek. Recruiters zullen het op prijs stellen dat u hen dit van tevoren laat weten en dat u professioneel overkomt.
Stap 2. Leg eerlijk de reden van de opzegging uit
Vertel de recruiter waarom je het gesprek hebt afgezegd, bijvoorbeeld omdat je net bent aangenomen of niet meer geïnteresseerd bent in de baan waarop je solliciteert. Potentiële werkgevers zouden uw eerlijkheid op prijs moeten stellen omdat ze andere kandidaten kunnen zoeken.
- Als je bent aangenomen, laat het de recruiter dan telefonisch weten. Je zou kunnen zeggen: “Bedankt meneer/mevrouw voor de uitnodiging voor een gesprek, maar ik ben zojuist aangenomen om bij een ander bedrijf te werken. Ik waardeerde de mogelijkheid om een interview te hebben erg op prijs, maar ik moest het afzeggen. Heel erg bedankt voor de kans en tijd die je me hebt gegeven.”
- Als je het interview annuleert omdat je negatieve dingen over het bedrijf weet, geef dan dubbelzinnige redenen op. Bijvoorbeeld: “Ik waardeer het gesprek dat je hebt gegeven, maar ik moet het annuleren. Ik wil me concentreren op andere opties in mijn carrière. Heel erg bedankt voor de kans en tijd die je me hebt gegeven.”
Stap 3. Wees professioneel om goede relaties te onderhouden
Wees aardig en professioneel wanneer je een sollicitatiegesprek annuleert, want later wil je misschien een nieuwe baan vinden of een recruiter persoonlijk ontmoeten (professioneel of persoonlijk). Probeer dus de opgebouwde relatie te behouden. Wees niet onbeleefd of respectloos naar de interviewer of andere werknemers. Richt het gesprek op het uitleggen van de redenen voor het annuleren van het interview en beëindig het gesprek.
Methode 3 van 3: Het interview annuleren als werkgever
Stap 1. Neem direct contact op met de sollicitant als u het gesprek wilt annuleren
In overeenstemming met de professionele arbeidsethiek moeten potentiële werkgevers sollicitanten vooraf op de hoogte stellen als ze het interviewschema willen annuleren of wijzigen. Wacht niet tot het laatste moment om sollicitanten op de hoogte te stellen, aangezien dit een slechte bedrijfsethiek weerspiegelt. Zorg voor een hoge werkprofessionaliteit om kwaliteitsmedewerkers te kunnen werven. Sollicitanten verliezen hun interesse als u plotseling het gesprek afzegt.
Neem in geval van nood direct contact op met sollicitanten. Leg kort de reden van de annulering uit en laat hem weten dat er opnieuw contact met hem wordt opgenomen om een nieuw rooster vast te stellen. Zorg ervoor dat hij begrijpt dat je echt niet beschikbaar bent vanwege een noodgeval
Stap 2. Informeer de sollicitant wanneer de vacature is ingevuld
Veel werkgevers laten sollicitanten niet weten dat ze werknemers hebben aangenomen en communiceren niet meer met sollicitanten. Deze methode is zeer onprofessioneel en schept een slecht imago van het bedrijf. Als de vacature is ingevuld, breng dan onmiddellijk de sollicitanten op de hoogte, vooral kandidaten die een sollicitatiegesprek hebben ontvangen. Het is het beste om te bellen om hen persoonlijk en vriendelijk te informeren dat ze niet zijn geïnterviewd. Je kunt ook een e-mail sturen, zelfs als deze methode minder persoonlijk lijkt.
Stap 3. Definieer zo snel mogelijk een nieuwe planning
Om potentiële kandidaten te kunnen werven, stelt u direct een interviewschema op en geeft u opties door meerdere data in te dienen. Geef kandidaten de flexibiliteit om een datum te kiezen omdat je een roosterwijziging aanvraagt. Vertel ze dat je ze echt wilt interviewen en vraag naar de beste tijd volgens de beschikbare opties.
Als u geen vervangingsschema hebt kunnen bepalen, laat de sollicitant dan weten dat er opnieuw contact met hem of haar zal worden opgenomen voor een nieuwe planning en neem onmiddellijk contact op om een interviewschema af te spreken
Tips
- Stel het interviewschema niet uit omdat u tot het weekend een lange vakantie buiten de stad wilt nemen, omdat u dan onprofessioneel overkomt. Wijzig het schema indien absoluut noodzakelijk.
- Maak geen planning zonder eerst de agenda te checken, zodat activiteiten niet met elkaar botsen.
