Het maakt niet uit of je een jongere bent die nog nooit heeft gefaxt of een oude persoon die vergeten is hoe te faxen, uiteindelijk moet je misschien weten hoe je moet faxen. Houd er rekening mee dat er veel variaties van faxapparaten zijn, dus raadpleeg de handleiding van uw faxapparaat of de handleiding als u die heeft. Om de meeste faxapparaten te gebruiken, moet u een certificaat invoeren, het faxnummer kiezen en verzenden.
Stap
Methode 1 van 2: Voordat u een fax verzendt
Stap 1. Maak een certificaat aan
Faxapparaten worden vaak gedeeld door het kantoor of door meerdere mensen op kantoor. Aangezien iedereen de faxen kan zien die naar het faxapparaat zijn verzonden, is het een goed idee om een beëdigde verklaring bij te voegen, zodat uw faxen in de juiste handen komen.
Dit certificaat bevat informatie zoals de naam van de ontvanger, de inhoud van de fax en het aantal pagina's van de fax. De brief moet ook de gegevens van de afzender bevatten, zoals naam en faxnummer, zodat de ontvanger weet wie de fax heeft verzonden en zo nodig kan antwoorden
Stap 2. Kies het faxnummer
Vervolgens moet u het faxnummer kiezen, net zoals u een telefoonnummer kiest. Op de meeste nieuwe faxapparaten hoeft u het netnummer niet in te voeren als u een lokaal nummer kiest, maar als u een DLD-nummer kiest, moet u nog steeds het netnummer invoeren. Sommige typen faxapparaten vragen nog steeds om het netnummer, ongeacht de locatie van het nummer. Controleer of vraag informatie over uw faxapparaat.
- De landcode (1 voor telefoon- en faxnummers in de Verenigde Staten) moet soms ook vóór het lokale nummer worden ingevoerd, maar alleen als een netnummer is vereist. De landcode is bijna altijd vereist voor interlokale gesprekken.
- Vaak moet u ook 9 bellen voordat u een interlokaal nummer kiest. Controleer de specificaties van uw faxapparaat of vraag informatie over het apparaat.
- Zorg ervoor dat het nummer dat u belt het faxnummer is en niet het telefoonnummer van de persoon naar wie u de fax verzendt. Soms worden telefoon- en faxnummers naast elkaar geschreven op visitekaartjes en kunt u gemakkelijk het verkeerde nummer lezen.
Stap 3. Bepaal de papierinvoermethode
Bij het laden van materiaal dat u naar een faxapparaat stuurt, moet u het in de juiste richting invoeren. Uw papier wordt gescand, dus als het papier de verkeerde kant op is gericht, wordt alleen de achterkant van het papier gescand en is uw fax blanco. Zorg ervoor dat het papier in de goede richting is gericht voordat u de fax verzendt.
-
Verschillende faxapparaten, verschillende manieren om het papier te laden. Gelukkig heeft elk faxapparaat een label met de juiste richting om het papier in te steken. Zoek in de buurt van waar u het papier bewaart het papiersymbool met de gevouwen rand. In dit symbool ziet u dat de ene zijde een lijn heeft en de andere zijde blanco.
- Als de gevouwen hoek is gevoerd, moet het papier met de blanco naar u toe in het faxapparaat worden geplaatst.
- Als de gevouwen hoek niet gevoerd is, moet het papier met de inhoud naar u toe in het faxapparaat worden geplaatst.
Stap 4. Verstuur de fax op het juiste papier
Faxapparaten werken het beste met papier van standaardformaat. Het verzenden van papier met een afwijkend formaat werkt mogelijk niet of kan uw faxapparaat "vastlopen". Als u iets met een afwijkend formaat moet verzenden, maak dan een fotokopie van het bestand en stuur een fotokopie.
Het meest voorkomende papierformaat voor faxen en printers is A4- of Amerikaans briefpapier
Methode 2 van 2: Een fax verzenden
Stap 1. Gebruik uw faxapparaat om de fax te verzenden
Nadat u alle bovenstaande stappen hebt uitgevoerd, bent u klaar om de fax te verzenden. Laad het papier correct, voer het nummer in en u bent klaar om op de verzendknop te drukken. Deze knop is een grote knop met een duidelijk label. Gefeliciteerd, u heeft uw fax verzonden!
U zult merken dat na het indrukken van de verzendknop de faxmachine piepjes en andere geluiden maakt. Dit geluid is normaal en geeft aan dat het faxapparaat met een ander apparaat communiceert. Nadat de fax is verzonden, hoort u na enkele minuten meestal een lange, duidelijke piep. Als de fax problemen heeft en niet wordt verzonden, klinkt de piep eng. Als u het enge geluid hoort, controleert u het faxapparaat op het probleem
Stap 2. Gebruik internet om een fax te verzenden
U kunt ook internet gebruiken om materialen naar een faxapparaat te sturen. Er zijn veel methoden die u kunt gebruiken, maar de meeste kosten geld. Deze kosten kunnen echter een verstandige investering zijn als u niet vaak faxt en geen faxapparaat wilt kopen of een dienst als FedEx wilt gebruiken.
- PamFax is de perfecte faxservice voor Skype. Voor dit programma wordt echter een kleine vergoeding gevraagd.
- HelloFax is een service die is geïntegreerd met Google Drive, waarmee u Google-documenten kunt faxen. U kunt gratis meerdere faxen verzenden voordat er kosten in rekening worden gebracht.
Stap 3. Gebruik e-mail om de fax te verzenden
Afhankelijk van het nummer dat u faxt, kunt u het faxapparaat mogelijk zonder extra kosten e-mailen. Houd er echter rekening mee dat deze methode alleen kan worden gebruikt met bepaalde faxnummers en slechts beperkte informatie kan verzenden.
- U kunt online controleren of uw bestemmingsfaxnummer is opgenomen.
- Gebruik deze formule om een faxbestemmingsadres aan te maken: "remote-printer. [email protected]"
- Verwijder de aanhalingstekens en vervang de nummers door het faxnummer (inclusief het netnummer en landcode), "'First" en "Last" door de voor- en achternaam van de persoon die u faxt.
- Houd er rekening mee dat alleen de tekst in het tekstvak op de fax verschijnt. U kunt met deze methode geen PDF's of ander materiaal bijvoegen.
Tips
- Voer altijd het volledige nummer in, inclusief het netnummer en het nummer 1 voor interlokale faxen.
- De meeste faxapparaten hebben een handleiding. Lees de gids.
