U bent zojuist gekozen of benoemd tot secretaris van de commissie waarvan u lid bent. Veilig! Weet jij hoe je notulen maakt, voorbereidt en presenteert? Of u nu de "Robert's Rules of Order" van de wetgever volgt of notulen neemt in een minder formele setting, hier zijn belangrijke methoden om te volgen.
Stap
Deel 1 van 4: Eerste voorbereiding
Stap 1. Begrijp het vergaderbeleid van uw organisatie
Als van de secretaris wordt verwacht dat hij de formele notulen maakt, vraag dan of de groep Robert's Rules of Orders of andere richtlijnen volgt. Vraag in een meer informele setting wat er in de notulen moet worden opgenomen of hoe ze zullen worden gebruikt.
- Als notulist hoef je niet bekend te zijn met de hele Rules of Order-pagina. Het verkrijgen van een exemplaar van het boek (of lenen van de voorzitter) kan echter nuttig zijn om specifieke vragen te beantwoorden.
- Begrijp je rol goed. Sommige secretarissen die de notulen hebben gemaakt, hebben niet deelgenomen aan de vergadering, terwijl anderen de notulen hebben gemaakt en ook hebben bijgedragen aan de discussie. In beide gevallen mag de secretaris niet iemand zijn die een andere primaire rol heeft, zoals de leider van de vergadering of de begeleider.
Stap 2. Bereid de sjabloon vooraf voor
Elke vergadernotul zal veel van dezelfde informatie bevatten. Sjablonen creëren een consistente indeling voor gemakkelijke referentie. Voeg spaties toe voor de volgende informatie.
- Organisatie naam.
- Soort vergadering. Is dit een wekelijkse of jaarlijkse vergadering, een kleinere commissievergadering of een vergadering met een speciaal doel?
- Datum, tijd en plaats. Maak ruimte voor het begin en einde van de vergadering (opening en ontbinding).
- Naam van de voorzitter of voorzitter van de vergadering & de naam van de secretaris (of hun opvolger).
- Lijst met "deelnemers" en "excuses voor afwezigheid". Dit is een mooie term voor presentielijsten. Noteer of het quorum is bereikt (voldoende aantal personen voor de stemming).
- Maak ruimte voor uw handtekening. Als notulist moet u uw aantekeningen altijd ondertekenen. Volgens het beleid van uw organisatie kunnen aanvullende handtekeningen vereist zijn wanneer de notulen zijn goedgekeurd.
- Een agendaboek, indien beschikbaar. Als de voorzitter of begeleider van de vergadering u niet vraagt om een agenda op te stellen, moet deze op verzoek beschikbaar zijn. Als u een agenda ter referentie heeft, kunt u de notulen van vergaderingen organiseren.
Stap 3. Neem je notebook of laptop mee
Zorg ervoor dat wat je ook meeneemt comfortabel voor je is. Als u regelmatig aantekeningen gaat maken, houdt u hiervoor een notitieboekje bij of maakt u een map op uw computer aan.
- Als u van een eerdere vergadering notulen maakt die niet zijn goedgekeurd, neem deze dan mee.
- Hoewel een audiorecorder u kan helpen de minuten later uit te schrijven, zijn ze geen vervanging voor minuten. Als je een vergadering opneemt, zorg er dan voor dat alle aanwezigen het ermee eens zijn en geef niet toe aan de verleiding om een woord-voor-woord transcriptie te maken.
- Het leren van steno versnelt het maken van aantekeningen, maar u hoeft niet elk woord op te schrijven om aantekeningen te maken. Sterker nog, je moet het vermijden.
- Als u wordt gevraagd om openbaar te notuleren tijdens een vergadering, gebruik dan een OHP of presentatiebord. Zorg ervoor dat u achteraf thuis aantekeningen kunt maken zonder dat de inkt vervaagt, zodat u steno kunt typen om uw aantekeningen te typen.
Deel 2 van 4: Vergadernotulen maken
Stap 1. Deel de presentielijst
Zodra iedereen aanwezig is, deelt u een vel papier (meer voor grotere bijeenkomsten) uit met voldoende ruimte voor mensen om hun naam en contactgegevens op te schrijven. U kunt dit papier na de vergadering gebruiken om het gedeelte met de deelnemerslijst van uw sjabloon in te vullen, of deze lijst op uw voltooide notulen plakken.
Als je niet bekend bent met het grote aantal aanwezigen, maak dan een schets van de zitplaatsen en vul deze in als je aan iedereen vraagt om zich voor te stellen. Houd dit kaartblad bij de hand terwijl u uw notulen schrijft, zodat u waar mogelijk mensen bij naam kunt noemen (zoals hieronder wordt besproken)
Stap 2. Vul zoveel mogelijk de beschikbare sjablonen in
Noteer in afwachting van de start van de vergadering de naam van de organisatie, de datum en plaats van de vergadering en het soort vergadering (wekelijkse bestuursvergadering, bijzondere commissievergadering, etc.). Noteer de starttijd wanneer de vergadering begint.
- Als u geen sjabloon heeft, noteert u deze informatie bovenaan uw notitie.
- Als de vergadering wordt gehouden voor een speciaal doel of evenement, bewaar dan de verzonden meldingen om de leden hiervan op de hoogte te stellen. Je moet het in de notitie plakken nadat het is gekopieerd.
Stap 3. Noteer de resultaten van de eerste beweging
De meeste formele vergaderingen beginnen met een motie om een agenda aan te nemen, dus deze stap zal als voorbeeld worden gebruikt. Als de vergadering met een andere beweging begint, zorg er dan voor dat u alle relevante informatie vastlegt:
- De juiste formulering voor het begin van de motie is: "Ik doe een voorstel". Dit is over het algemeen voor zinnen als "Ik stel voor deze agenda aan te nemen."
- Naam van de indiener (de persoon die de motie indient).
- Stemresultaten. Als de stemming succesvol is, schrijft u 'motie geaccepteerd'. Als het niet lukt, schrijf dan 'motie afgewezen'.
- U kunt een lange motie schriftelijk laten indienen als u deze niet nauwkeurig kunt vastleggen. Als dit wordt herhaald, vraag dan aan de zijlijn van de vergadering of het indienen van moties in dit document officieel beleid kan worden gemaakt voor moties met een bepaald aantal woorden.
- Als u de agenda opstelt, kunt u zowel voorstander van dit voorstel zijn als secretaris van de notulen. Het kan gedaan worden; zolang je objectief blijft, zou het geen probleem moeten zijn om je eigen stunts op te nemen.
Stap 4. Neem andere bewegingen op tijdens de vergadering
Luister aandachtig naar het hele gesprek, maar (tenzij anders aangegeven!) neem het niet op. Wanneer een nieuwe beweging wordt gemaakt, noteert u de relevante informatie.
- Onthoud dat elke motie de exacte bewoording van de motie, de naam van de indiener en het resultaat van de stemming moet bevatten.
- Sommige moties vereisen voorstanders van voorstellen voordat ze naar de stemming gaan. Als iemand zegt: "Ik steun deze motie" of soortgelijke woorden, noteer dan de naam van die persoon als supporter.
- Als u de naam van de indiener niet weet of als de motie moet worden herhaald, onderbreek dan beleefd de vergadering. Het nauwkeurig vastleggen van informatie is belangrijk om kleine onderbrekingen te rechtvaardigen.
- Als een beweging is gecorrigeerd, verander dan gewoon de bewoording van de beweging in je notities. Tenzij de wijziging controversieel is en aanleiding geeft tot een lange discussie, is het niet nodig op te merken dat de wijziging tijdens de vergadering plaatsvond.
Stap 5. Luister naar het rapport en ontvang een kopie van het rapport
Telkens wanneer een rapport, nieuwsbulletin of soortgelijk item wordt voorgelezen, noteer dan de titel van het rapport en de persoon die het heeft voorgelezen (of de naam van de subcommissie die het heeft opgesteld). Als er een beweging is bijgevoegd, neem deze dan op zoals elke andere beweging.
- Het is het meest praktisch om aan het einde van de vergadering een kopie van het verslag te krijgen. Maak een notitie om na de vergadering een kopie op te vragen bij de lezer of de leider van de vergadering (voorzitter of voorzitter). U voegt een kopie toe van elk rapport tot aan de eerder gekopieerde minuten.
- Als er geen kopie beschikbaar is, noteer dan waar het origineel is opgeslagen. Mogelijk moet u deze informatie na de vergadering opvragen.
- Als leden een mondeling verslag maken (en niet voorlezen uit een document), schrijf dan een korte en objectieve samenvatting van het verslag. Voeg geen speciale details of citaten van sprekers letterlijk toe.
Stap 6. Noteer de genomen of gegeven acties
Dit omvat "controleren" op taken in eerdere vergaderingen, evenals nieuwe acties. Heeft iemand de opdracht gekregen om een brief te schrijven? Schrijf hun namen en instructies op.
- Afhankelijk van hoe formeel uw vergadering is, vallen veel van deze acties in de categorie "moties". Voor minder formele vergaderingen moet u mogelijk beslissingen in de gaten houden die niet erg duidelijk zijn.
- Voeg eventueel een korte motie van redenen achter een beslissing toe.
Stap 7. Noteer alle instructie- en beslissingspunten
Telkens wanneer een bezwaar in de procedure wordt ingediend, noteert u het bezwaar en de grond ervan, evenals de volledige beslissing van de voorzitter.
Zorg ervoor dat u verwijzingen naar Robert's Rules of Order, interne organisatieregels of bedrijfsprotocollen opneemt
Stap 8. Neem alleen een samenvatting van de discussie op als daarom wordt gevraagd
Officieel zijn notulen een verslag van wat er is 'gedaan', niet wat er is 'gezegd'.
- Wees bij het opnemen van discussies zo objectief mogelijk. Neem concrete punten op, geen meningen, en minimaliseer het gebruik van bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Droog, feitelijk en saai schrijven is jouw doel!
- Noem geen mensen bij naam in de samenvatting van de discussie. Dit is vooral belangrijk bij verhitte discussies die problemen kunnen veroorzaken.
Stap 9. Sluit aan het einde van de vergadering
Noteer het tijdstip waarop de vergadering werd beëindigd. Vergeet niet om een kopie van het rapport te vragen of iemand eraan te herinneren het naar u te sturen.
Scan je aantekeningen om te zien of je iets hebt gemist of dat je opheldering nodig hebt. Als je iemand een vraag moet stellen, doe het dan nu voordat ze vertrekken
Deel 3 van 4: Minuten kopiëren
Stap 1. Start dit proces zo snel mogelijk
Officiële notulen kunt u het beste direct na de vergadering kopiëren, terwijl de gebeurtenissen nog vers in uw geheugen liggen.
Stap 2. Gebruik een computer om uw vergadernotulen te typen
Dit heb je vast wel eens gedaan als je je laptop gebruikt in een vergadering. Sla uw notities op en maak een nieuw document voor de notulen, zodat u uw notities en notities naast elkaar kunt vergelijken.
Stap 3. Maak uw notities op in nette alinea's
Elke nieuwe motie, beslissing of instructie moet in een aparte paragraaf worden opgenomen. Controleer bij het maken van de indeling of u:
- Gebruik correcte spelling en grammatica. Gebruik eventueel een spellingcontrole.
- Gebruik in het hele rapport dezelfde taal. Gebruik de verleden tijd of de tegenwoordige tijd, maar verander ze nooit in hetzelfde document.
- Schrijf zo objectief mogelijk. Uw mening mag niet worden afgeleid uit de notulen. U probeert een objectief record te maken dat iedereen kan gebruiken.
- Gebruik eenvoudige en duidelijke taal. Vage taal moet worden vervangen door duidelijke woorden. De bloemrijke beschrijving moet helemaal worden weggelaten.
- Noem gewoon de ondernomen actie, niet de discussie. Tenzij u wordt gevraagd een discussie op te nemen, moet u zich concentreren op wat: gedaan, niet wat zei.
- Geef paginanummers op voor gemakkelijke verwijzing.
Stap 4. Deel uw conceptnotulen met leden
Stuur een kopie naar elk lid via de contactgegevens op de presentielijst. Als u hun contactgegevens niet heeft, moet de leider van de vergadering contact met hen kunnen opnemen.
Stap 5. Breng uw notulen ter goedkeuring mee
Het kan zijn dat u tijdens de volgende vergadering gevraagd wordt de notulen hardop voor te lezen en ter goedkeuring voor te leggen. Als de motie succesvol is, markeert u dat de notulen zijn geaccepteerd.
- Als de notulen gerechtvaardigd zijn voordat ze worden geaccepteerd, noteer dan de wijzigingen in het document en geef aan het einde aan dat de notulen zijn gecorrigeerd. Beschrijf de correctie niet specifiek.
- Als een motie wordt ingediend om de notulen te corrigeren nadat ze zijn ontvangen, vermeld dan de exacte bewoordingen van de motie in de relevante notulen en of de motie is goedgekeurd of niet.
Deel 4 van 4: Sjablonen voor vergaderminuten gebruiken
Stap 1. Bezoek de verzamelsite voor vergadersjablonen
Deze kant-en-klare sjabloon helpt u tijd te besparen bij het voorbereiden van vergadernotulen en voorkomt fouten bij het maken van aantekeningen.
Stap 2. Neem de tijd om deze sites te verkennen
Gebruik de zoekfunctie en verken de beschikbare opties om de beste voor u te vinden.
Als u een speciale sjabloon nodig heeft, bijvoorbeeld algemeen of standaard, bladert u door de site om er een te vinden die aan uw specifieke behoeften voldoet en downloadt u deze door op de knop "downloaden" of "sjabloon gebruiken" te klikken. Zorg ervoor dat u het op een gemakkelijk vindbare plaats bewaart, zodat u het niet kwijtraakt
Stap 3. Open het sjabloonbestand
Na het downloaden opent u het zipbestand en opent u het vervolgens met Microsoft Word of Excel. Gebruik de nieuwste versie van Microsoft Word om de sjabloon van de hoogste kwaliteit te krijgen en om het gebruik gemakkelijker te maken. Als u de nieuwste versie gebruikt, wordt uw werk eenvoudiger en kunt u nieuwe functies gebruiken.
Stap 4. Voeg het bedrijfslogo en het copyrightteken toe op de sjabloonkop
Verwijder het voorbeeldlogo, maar zorg ervoor dat u de gebruiksvoorwaarden van de sjabloonbronsite leest. U wilt toch niet voor onnodige juridische problemen komen te staan?
Stap 5. Wijzig de titel
Markeer in het titelgedeelte het woord "Vergadering/Groep" en typ vervolgens een titel voor uw vergadernotulen.
Stap 6. Wijzig het thema (optioneel)
Om de notulen mooier en professioneler te maken, kunt u overwegen de kleuren te wijzigen of een kant-en-klaar thema te kiezen. De truc is simpel, zoek naar "Pagina-indeling" en open vervolgens het gedeelte "Kleuren en thema's". In dit gedeelte kunt u het uiterlijk van de sjabloon instellen. U kunt de kleur zelfs aanpassen aan de kleur van het bedrijfslogo.
Stap 7. Geef de onderdelen van de sjabloon een naam
De sjabloon moet verschillende secties bevatten. Misschien heb je meer of minder nodig, of je vindt de naam gewoon niet leuk. U kunt het aanpassen aan uw specifieke vergaderbehoeften.
Stap 8. Bewaar dit sjabloon op je laptop zodat je het mee kunt nemen om de vergadering te notuleren
Als u nog steeds Microsoft Office gebruikt, is deze taak gemakkelijk en snel uit te voeren. U moet ook regelmatiger en nauwkeuriger vergaderingen kunnen bijwonen dan voorheen. Als alternatief kunt u ook een sjabloon afdrukken en de notulen met de hand schrijven. Zorg er echter voor dat u de secties breed genoeg maakt, zodat u zoveel informatie kunt opnemen als nodig is.
Stap 9. Controleer uw sjabloon
Veilig! U bent klaar met het maken van de sjabloon voor vergadernotulen. Uw productiviteit en nauwkeurigheid van het werk tijdens vergaderingen zouden aanzienlijk moeten verbeteren nu u een gidssjabloon hebt voor het organiseren van vergadernotities. Lees, net als bij elke andere taak, de details op de sjabloon om te zien of er iets ontbreekt of niet duidelijk is. Als je zeker weet dat alles klopt, kan dit sjabloon worden gebruikt en ben je beter voorbereid op je volgende vergadering.
Tips
- Typ uw notulen zodra de vergadering voorbij is. Het is het beste om dit te doen terwijl de gebeurtenissen nog vers in je geheugen liggen. Het is belangrijk dat deelnemers zo snel mogelijk na de bijeenkomst een kopie van het actiepunt krijgen.
- Ga zo dicht mogelijk bij de leider van de vergadering zitten. Zo kun je alles horen en om opheldering vragen zonder dat je je stem hoeft te verheffen.
- Vraag mensen om hun bewegingen op te nemen, zodat u niet ter plekke hoeft op te nemen.
- Bewaar de notulen in een beveiligd bestand.
Wees niet bang om te onderbreken en op elk moment om opheldering te vragen.
- Notities zijn erg belangrijk. Deze gegevens worden bewaard en kunnen worden gebruikt voor toekomstig gebruik. Als het bijvoorbeeld om juridische zaken gaat, kan iemands reputatie afhangen van uw minuten.
- Lees de secties in Robert's Rules of Order, met name de sectie over het secretariaatsberoep.
- Schrijf de belangrijke dingen op als ze praten. Als hetzelfde onderwerp twee keer ter sprake komt, groepeer ze dan niet bij elkaar.
Waarschuwing
- Neem niet te veel details op in de notulen. Zelfs als u wordt gevraagd een discussie op te nemen, houd deze dan zo kort en direct mogelijk. Beperk je tot het noteren van de belangrijke punten die gemaakt zijn, anders word je overweldigd door het vullen van de notulen met onnodige details.
- De persoonlijke interpretaties en gevoelens van de notulist mogen niet in de notities worden opgenomen.
- Als een deel van de vergadering in de categorie van advocaat-cliënt vertrouwelijkheid valt, Niet doen dat deel opnemen. Merk op dat "de raadsman meedeelt dat deze bespreking de vertrouwelijkheid van advocaat-cliënt omvat. Deze bespreking wordt niet opgenomen."
- Als u wordt gevraagd om vertrouwelijke gesprekken op te nemen, zoals tussen advocaten en cliënten, maak dan "verschillende" notulen en houd deze gescheiden van de reguliere notulen. Markeer vertrouwelijk en maak duidelijk wie toegang heeft tot het document.
