Google Docs is een uitstekende online tekstverwerker waarmee we gegevens kunnen delen en samenwerken met anderen. Met verschillende opties voor delen kunnen we machtigingen voor delen instellen voor de mensen aan wie we toegang geven. Daarnaast kunnen we ook wereldwijde samenwerking realiseren door documenten te delen met andere mensen over de hele wereld.
Stap
Methode 1 van 2: Delen met andere Google-gebruikers
Stap 1. Open het document dat u wilt delen
U kunt de bestanden in Google Docs delen via de Google Docs-website zelf (docs.google.com) of Google Drive (drive.google.com). Uw bestanden bevinden zich op beide websites. Het verschil is dat Google Drive alle bestanden in uw Goggle Drive-account kan beheren, terwijl Google Docs alleen deze bestanden verwerkt.
U moet inloggen op uw Google-account, waar uw bestanden zijn opgeslagen
Stap 2. Klik op "Delen" in de rechterbovenhoek van het bestand
Vervolgens wordt het venster Delen geopend.
Als u Google Drive gebruikt, kunt u met de rechtermuisknop op het bestand klikken en "Delen" selecteren. Deze optie is niet beschikbaar in Google Documenten
Stap 3. Voeg de mensen toe met wie je wilt delen
U kunt hun naam typen vanuit Google Contacten of een e-mailadres zodat ze toegang hebben tot het bestand. Als de ontvanger geen gebruiker van Google Documenten is, wordt hij of zij uitgenodigd om een gratis account aan te maken voordat het bestand wordt geopend.
U kunt notities toevoegen aan de bewerkingsuitnodiging
Stap 4. Definieer instellingen voor toegangsrechten voor elke persoon die u toevoegt
Standaard kunnen deze mensen die u toevoegt de inhoud van het bestand bewerken. U kunt echter de machtigingen van elke persoon wijzigen in "Mag reageren" of "Mag bekijken".
Gebruikers die commentaar mogen geven, kunnen alleen notities bij het bestand achterlaten zonder wijzigingen aan te brengen. Ondertussen kunnen gebruikers die mogen bekijken het alleen openen, geen opmerkingen achterlaten of andere wijzigingen aanbrengen
Stap 5. Klik op "Gereed" als u klaar bent met toevoegen
E-mails worden verzonden naar de mensen die je hebt toegevoegd. Ze kunnen op de bestandslink in de e-mail klikken of deze vinden in het gedeelte 'Gedeeld met mij' van Google Drive.
Methode 2 van 2: Openbaar delen van bestanden
Stap 1. Bepaal of u het bestand openbaar wilt weergeven
Er zijn momenten waarop u uw bestanden voor iedereen toegankelijker wilt maken. U kunt iedereen de toegangslink geven en het bestand openlijk bekijken.
U kunt bewerkingslimieten instellen voor anonieme gebruikers
Stap 2. Open het bestand dat u wilt delen en klik vervolgens op "Delen" in de rechterbovenhoek
Vervolgens wordt het venster voor delen geopend.
Stap 3. Klik op de optie "Geavanceerd"
Door op "Geavanceerd" te klikken, wordt het venster Delen breder met veel beschikbare opties. U vindt er ook een directe link naar uw bestanden.
Stap 4. Klik op "Wijzigen" naast "Privé" om in te stellen wie toegang heeft tot het bestand
Er zijn drie opties om de link met anderen te delen:
- Aan - Openbaar op internet: Iedereen heeft toegang tot het bestand, zelfs als het geen link heeft. Zoekmachines kunnen bestanden weergeven in zoekresultaten. In dit geval is een Google-account niet vereist.
- Aan - Iedereen met de link: Iedereen die de link bezoekt, heeft toegang tot het bestand, geen Google-account vereist.
- Uit - Specifieke mensen – Deze optie is om het bestand terug te zetten naar de instellingen voor delen die specifiek zijn voor bepaalde mensen (zie vorige sectie).
Stap 5. Stel machtigingen in
Als u "Aan" heeft geselecteerd, kunt u het niveau van bewerkingsbevoegdheid voor anonieme bezoekers specificeren. Als u niet wilt dat andere mensen wijzigingen aanbrengen, selecteert u 'Kan bekijken' in het menu 'Toegang'.
Omdat je het bestand deelt met mensen die de link hebben, zullen de meeste mensen die het bestand openen anoniem ingelogd zijn. U kunt de wijzigingen die ze in uw bestanden aanbrengen niet volgen
Stap 6. Stel in wie meer mensen kan toevoegen of machtigingen kan wijzigen
Standaard kunnen redacteuren mensen toevoegen aan de lijst met redacteuren en de machtigingen van andere gebruikers wijzigen. U kunt uw bestanden vergrendelen door op "Alleen de eigenaar" te klikken.
- Klik op 'Wijzigen' onder aan het venster 'Delen' om in te stellen wie personen kan toevoegen en machtigingen kan wijzigen.
- Alleen de eigenaar van het bestand kan het hele bestand verwijderen.
Stap 7. Deel je link
De link staat bovenaan het venster 'Delen'. Iedereen met de link heeft toegang tot je bestanden. U kunt uw link delen via e-mail, sms, sms, enz.
U kunt de service ook gebruiken om de link (URL) in te korten wanneer u op Twitter wilt tweeten of om de link beknopter te maken
Tips
- U kunt geen bestanden delen waarvan u niet de eigenaar bent. De oorspronkelijke eigenaar heeft de vergunning vastgesteld.
- De bovenstaande stappen kunnen ook worden toegepast wanneer u andere soorten bestanden op Google Drive wilt delen, zoals Spreadsheets en Presentaties.
