Manuren zijn een belangrijk onderdeel van het maken van een lucratieve projectofferte en het bepalen van de kosten van het uitgevoerde werk. Aangezien personeel een groot deel uitmaakt van het meeste contractwerk, is het nauwkeurig inschatten en rapporteren van arbeidsuren van cruciaal belang voor het succes van uw bedrijf.
Stap
Deel 1 van 2: Werkuren schatten voor projectbiedingen
Stap 1. Verdeel het project in onderdelen
Het eerste deel van het berekenen van de gewerkte uren voor een baan is het opdelen van het project in kleinere componenten. Schat vervolgens het aantal uren in dat nodig is om elk onderdeel te voltooien. Deze componenten moeten worden aangewezen op basis van het type personeelsbestand. Als u een appartementencomplex bouwt, heeft u arbeid nodig op het gebied van graafwerkzaamheden, constructie, elektriciteit, sanitair, enzovoort. Zorg ervoor dat u elk onderdeel dat deel uitmaakt van het project inschat.
Stap 2. Bepaal het soort personeel dat nodig is
Het type personeelsbestand is sterk afhankelijk van de taken die moeten worden voltooid. Je hebt niet voor elke klus een voorman nodig. Eenvoudige taken kunnen worden uitgevoerd door assistenten of stagiaires. Dit determinatieproces is moeilijker voor banen met een mix van verschillende soorten personeel, variërend van eenvoudig tot complex.
Stap 3. Maak een schatting van de tijd die nodig is om elk onderdeel te voltooien
Nadat u de componenten en het soort arbeid voor elk onderdeel hebt bepaald, maakt u een schatting van het totale aantal manuren dat nodig is om elke fase van begin tot eind te voltooien. Neem geen pauzes mee. Het aantal gewerkte uren moet een afspiegeling zijn van de tijd die arbeid wordt besteed aan het voltooien van een fase.
- Als je het soort werk voor elke fase goed kent, probeer dan eerdere projecten te gebruiken als referentie voor het schatten van de werktijd. Als u bijvoorbeeld weet dat het tien uur duurt voordat één werknemer vier nieuwe vensters installeert, of 2,5 uur per venster, dan is uw huidige project misschien niet veel anders.
- Als een fase in uw project een ander type personeelsbestand omvat, Nee als je eenmaal kennis hebt gemaakt, doe wat onderzoek om je geschatte werkuren voor te bereiden. afhankelijk van het project kunt u waardevolle informatie vinden op internet of andere aannemers. U kunt ook gebruik maken van de diensten van een consultant die bekend is met het soort personeel dat u nodig heeft. Een adviseur kan u helpen bij het inschatten van de werkuren die nodig zijn om een bepaalde fase te voltooien.
- Houd bij het maken van schattingen ook rekening met factoren als de moeilijkheidsgraad van het werk. Als het raam in uw toekomstige project zich op de 7e verdieping bevindt en het raam waaraan in het vorige project is gewerkt zich op de eerste verdieping bevindt, verhoog dan de verhouding uren per raam om rekening te houden met dit verschil.
- Voeg schattingen toe van de tijd die wordt besteed aan administratieve taken die vereist zijn door het contract.
Stap 4. Voeg de uren van de supervisor toe
U kunt ook projecturen opnemen voor de voorman of manager, die een team van werknemers zal leiden en de gedetailleerde rapportage en naleving van de projectplanning zal beheren. Sommige projecten kunnen meer dan één supervisor of voorman in dienst hebben en de verschillende onderdelen van het project beheren. Andere projecten kunnen verschillende niveaus van toezicht gebruiken. U kunt een voorman hebben om werknemers over verschillende componenten van een project te leiden en een primaire supervisor die alle voormannen aanstuurt.
Stap 5. Gebruik uw schattingen om een projecttijdlijn op te stellen
Uw opdrachtgever bepaalt de doorlooptijd van het project. Het kan zijn dat de opdrachtgever u vraagt om aan te geven hoe lang u over het project wilt doen. U kunt berekende fasen en uren gebruiken om een projecttijdlijn te ontwikkelen. Bepaal componenten die gelijktijdig kunnen worden voltooid en componenten die in fasen moeten worden voltooid (de output van het ene proces wordt de input van het volgende proces). Als u weet wanneer elke fase moet worden voltooid, kunt u het aantal uren dat nodig is om een fase te voltooien, delen door de 8-urige werkdag over de projectperiode. U kunt de projecttijdlijn mogelijk verlengen of verkorten door personeel toe te voegen of te verminderen. Hoe meer werkers je hebt, hoe sneller een fase kan worden voltooid.
- Sommige projecten vereisen meer dan 8 uur per dag of 40 uur per week om fasen op schema te voltooien. Ze hebben overuren nodig die gestimuleerd moeten worden.
- Als u bijvoorbeeld een maand de tijd heeft om de fundering van een nieuw huis te bouwen en u weet dat het bouwen van de fundering 1.000 uur per arbeid vereist, deelt u 1.000 door de 8-urige werkdag in een maand om de hoeveelheid arbeid te bepalen die nodig is om die fase op het exacte tijdstip (1000 projecturen / 20 werkdagen in een maand = 50 uur per dag; 50 uur per dag / 8 uur per arbeid = 6,25 arbeid vereist.)
- Wees realistisch over het aantal werknemers dat in de opgegeven periode in dienst is. Het zou onrealistisch zijn om 7 elektriciens nodig te hebben om de installatie van het circuit in een week te voltooien, afhankelijk van de beschikbaarheid van elektriciens in uw regio. Mogelijk moet u de tijdlijn verlengen om te voldoen aan de beschikbaarheid van personeel voor uw project.
- Als u van plan bent meerdere fasen tegelijkertijd te voltooien, moet u het personeelsbestand verdelen om elke fase te voltooien.
Stap 6. Bereid uw offerte voor en dien deze in
Voeg de gewerkte uren toe voor elk personeelsbestand dat nodig is, zodat u het totale aantal gewerkte uren voor elk type personeelsbestand hebt. Als je maar één type personeel nodig hebt, combineer dan alle projecturen in één getal. Als u verschillende soorten personeel nodig heeft, moet uw aanbod het aantal gewerkte uren voor elk type personeel specificeren. We raden u aan om alle arbeidskosten, inclusief belastingen en uitkeringen, mee te nemen. Sommige contracten kunnen een minimumloon voor elk type personeelsbestand specificeren. Voeg ook eventuele toeslagen (winstdeel) toe die u in rekening wilt brengen.
Stel dat u bijvoorbeeld bent geselecteerd om een nieuwe keuken te installeren voor een middelgroot huis. U zult het project in verschillende fasen moeten verdelen, bestaande uit loodgieterswerk, elektrische en algemene bouwwerkzaamheden. Uw aanbod moet het totale aantal gewerkte uren weergeven voor elektriciens, loodgieters en algemene bouwwerkzaamheden, evenals de salaristarieven voor elk type personeelsbestand
Stap 7. Pas de geschatte werkuren aan naarmate het project vordert
Aangezien de tijdschattingen slechts schattingen zijn, dient u de schattingen bij te werken naarmate het project vordert. Mogelijk moet u de klant factureren op basis van de werkelijk gewerkte uren van het team, dus u moet regelmatig actuele schattingen van de gewerkte uren verstrekken. Dit voorkomt dat de opdrachtgever verrast wordt door de overexploitatie van werkuren.
- Voeg een "fudge-factor" toe, dit is de toename van de geschatte tijd als gevolg van het onbekende. De hoeveelheid fudge-factor hangt af van de complexiteit van het werk, de beschikbaarheid van arbeid, de afhankelijkheid van externe agenten en de relatie van het ene proces tot het andere.
- De meeste aannemers leggen uit dat hun offertes schattingen zijn. De werkelijk gewerkte uren zullen variëren, en klanten zullen betalen op basis van de werkelijk gewerkte uren naarmate het project vordert. Het is echter mogelijk dat de opdrachtgever een forfaitair bedrag wil betalen op basis van schattingen en niet wil betalen voor werkelijk gewerkte uren. Let goed op alle contracttaal die deze overeenkomst aangeeft, want in een overeenkomst als deze moet de aannemer de kosten zorgvuldig inschatten.
- Als de klant gaat betalen op basis van werkelijk gewerkte uren, vergeet dan niet dat uw aanbod schattingen weerspiegelt en dat u geen aanzienlijk hogere gewerkte uren in rekening moet brengen, tenzij er een dwingende en aantoonbare reden is. Als u een probleem tegenkomt en wordt bevestigd dat u uw geschatte werkuren overschrijdt, informeer dan de klant om misverstanden te voorkomen
- Maak een schriftelijke overeenkomst waarin het werk wordt vermeld dat het meest waarschijnlijk zal verschijnen en buiten de reikwijdte van het werk valt. Neem processen op voor de identificatie en goedkeuring van deze wijzigingen, zoals vergunningen en vereiste documentatie.
Deel 2 van 2: Rapportage werkuren voor contractwerk
Stap 1. Verzamel informatie over uw personeel
Zorg ervoor dat de werknemersbestanden van alle medewerkers van uw project correct zijn en onderhoud ze. Dit omvat loonadministratie en alle juridische documenten. Als u ingenieurs, elektrotechnici, loodgieters of andere gediplomeerde werknemers gebruikt, moet u een bewijs van hun actieve certificeringsbestanden bewaren. Voor de meeste technische en constructieve banen is het nodig om te weten te komen of de staat arbeid inhuurt. Het is uw verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat iedereen die voor u werkt, naar behoren is gecertificeerd, ook onderaannemers.
- U kunt een niet-werknemerssalaris betalen om aan een project te werken. Deze onderaannemers werken voor u, de aannemer, en u brengt de klant hun salarissen in rekening. Zelfs als de onderaannemer niet uw werknemer is, moeten hun certificeringsgegevens worden verzameld en bewaard. Als aannemer is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen die aan het project werkt, over de juiste kwalificaties beschikt, tenzij anders vermeld in het contract.
- Overheidscontracten vereisen meestal aanvullende informatie over werknemers en onderaannemers om naleving van de wet te garanderen. Dit omvat rapportage over etniciteit en salaristarieven om ervoor te zorgen dat er geen discriminerende praktijken zijn. Als je een overheidscontract hebt, lees en volg dan zorgvuldig alle instructies met betrekking tot werving en rapportage om salarisproblemen te voorkomen.
Stap 2. Bewaak de arbeidstijd
Om nauwkeurige rapportages aan klanten te kunnen produceren, heeft u een methode nodig om de werktijden van de medewerkers die aan het project werken, te bewaken. U kunt een prikklok of urenstaat gebruiken, maar deze gegevens moeten worden geverifieerd om de nauwkeurigheid te garanderen. Afhankelijk van het overeengekomen contract moet u mogelijk periodieke audits uitvoeren en de geldigheid van het gerapporteerde aantal gewerkte uren bewijzen
- Een manier om de nauwkeurigheid van de werktijdrapportage te waarborgen, is door een supervisor op elke werknemer of groep werknemers te plaatsen. Aan het einde van elke week wanneer de werknemer de tijdkaart inlevert, kan de supervisor de kaart bekijken en ondertekenen om te bewijzen dat deze correct is. Dit voorkomt dat medewerkers fictieve gewerkte uren toevoegen.
- U kunt ook proberen een elektrisch werktijdkaartsysteem te gebruiken om de werktijd van werknemers te controleren. Zorg ervoor dat het systeem goed wordt gecontroleerd om misbruik te voorkomen. Als de gewerkte urenrapportage twijfelachtig is, moet u deze kunnen aantonen.
- Overheidsklanten zijn wettelijk verplicht om alle informatie te verzamelen voordat ze aannemers betalen, omdat lonen worden betaald uit belastingen. Het niveau van toezicht bij het rapporteren van de tijdlijnen van overheidsprojecten zal zeer hoog zijn. Volg alle rapportage-instructies nauwkeurig en gedetailleerd op zoals overeengekomen.
Stap 3. Stuur regelmatig arbeidsloonrapporten naar klanten
In uw contract moet staan hoe vaak u het aantal gewerkte uren aan de opdrachtgever moet melden om salaris te ontvangen. Bij het indienen van dit rapport zet u informatie van uw loonstroken en klokdocumenten over naar een klantspecifiek rapport dat het aantal gefactureerde uren vergelijkt met de geschatte gewerkte uren op het moment van bieden. Als er een grote discrepantie is tussen het geschatte en het daadwerkelijke aantal gewerkte uren, moet je de opdrachtgever een sterke verklaring kunnen geven.
Stap 4. Gebruik notities om schattingen voor uw volgende project voor te bereiden
Aan het einde van het project is uw informatie over de werkurenbewaking van onschatbare waarde, omdat deze informatie geeft over de tijdsduur dat specifieke taken worden voltooid. Met deze gegevens kunt u schattingen maken, zoals het aantal gewerkte uren per aantal gelegde tegels of de wachttijd na het egaliseren van nat cement. Deze informatie zal uw toekomstige aanbod verbeteren en uw bedrijf winstgevend houden.
