Het technische specificatiedocument is een document met daarin de regels en eisen waaraan een product of productieproces moet voldoen. Producten of productieprocessen die niet voldoen aan de eisen en regels die in het document worden vermeld, voldoen niet aan de specificaties en worden over het algemeen buiten de specificatie genoemd. Technische specificaties worden gebruikt bij het uitgeven van productie- of technische servicecontracten om de contractuitvoeringsregels te bepalen.
Gebruik de volgende tips om een document met technische specificaties te schrijven.
Stap
Methode 1 van 3: Algemene overwegingen nemen
Stap 1. Bepaal of u een open of gesloten specificatie wilt schrijven
- Overweeg om een open specificatie te schrijven. Het open specificatiedocument beschrijft alleen de te behalen prestatie, zonder uit te leggen hoe die prestatie moet worden bereikt. Zo zijn uitvoerders vrij om elke inspanning te doen om aan de specificaties te voldoen. Als u bijvoorbeeld een computergeheugenspecificatie schrijft, hoeft u niet het specifieke type geheugen op te geven dat moet worden gebruikt.
- Overweeg om een gesloten specificatie te schrijven. Naast het beschrijven van de te behalen prestatie beschrijft het gesloten specificatiedocument ook de apparatuur, technologie en montagemethoden die moeten worden gebruikt bij productontwerp of productieprocessen. Een document met de specificaties van een machine kan bijvoorbeeld vereisen dat de machinist een hydraulisch aangedreven motor gebruikt.
Stap 2. Bepaal de vereisten door bestaande specificaties te evalueren
Stap 3. Bepaal je schrijfstijl
- Gebruik korte directe zinnen.
- Vermijd het gebruik van relatieve voornaamwoorden. Geef in de tekst duidelijk aan wat je bedoelt.
- Leg technische termen en afkortingen uit die vaak in het veld worden gebruikt. Om technische termen uit te leggen, voegt u een hoofdstuk "definities" toe aan het begin van het document.
Stap 4. Maak een inhoudsopgave
Zet de algemene eisen van het product of productieproces aan het begin van het document, gevolgd door meer specifieke secties.
Methode 2 van 3: Specificaties maken
Stap 1. Schrijf alle behoeften op waaraan het product of productieproces moet voldoen
Gebruik het woord "moeten" om een behoefte te beschrijven. De behoeften beschreven door het woord "moeten" moeten volledig worden vervuld door de uitvoerder. Houd rekening met de volgende factoren om de behoefte te bepalen en voeg zo nodig andere factoren toe:
- Bepaal het juiste gewicht en/of maat van het product.
- Beschrijf volledig de omgevingsomstandigheden die geschikt zijn voor het gebruik van het product. Als het product onderhevig is aan prestatievermindering bij extreme vochtigheid of temperatuur, noteer dit dan in de specificaties.
- Geef tolerantie aan de prestaties van het product of productieproces.
- Definieer vakmanschap of veiligheidsnormen van derden die moeten worden toegepast op het product of productieproces. U kunt bijvoorbeeld eisen dat uw product voldoet aan de UL- of CSA-certificering.
- Beschrijf de specifieke technische specificaties waaraan het product of productieproces moet voldoen. In een elektronische productieprocesspecificatie kunt u bijvoorbeeld de interface-eisen en productiesnelheid specificeren, terwijl u voor een mechanische productieprocesspecificatie een dichtheids- of capaciteitsnorm kunt specificeren.
- Bepaal de levensduur van het product of productieproces. Als het product of productieproces periodiek onderhoud nodig heeft, neem dan een gedetailleerde beschrijving van het proces op in de specificatie. In de specificatie vermeldt u onder welke voorwaarden onderhoud nodig is en hoe vaak het onderhoud moet worden uitgevoerd.
Methode 3 van 3: De specificatie afronden
Stap 1. Maak een titel en controlenummer voor de specificatie
Zorg er ook voor dat u een specificatiedocument maakt dat kan worden herzien.
Stap 2. Definieer de instantie die specificaties kan afgeven en wijzigen, en voeg een handtekeningveld toe als attest
Stap 3. Lees de specificaties kritisch door
Positioneer jezelf als een onervaren uitvoerder, of een uitvoerder die geld wil besparen door de specificaties waar mogelijk te omzeilen. Pas daarna de specificaties zo nodig aan om beginnende uitvoerders te helpen en om de mazen van sluwheid te dichten.
