Het bepalen van het juiste briefformaat hangt vooral af van het type brief dat u wilt schrijven en aan wie u de brief richt. Het letterformaat dat u kunt gebruiken wanneer u naar een vriend schrijft, zal heel anders zijn dan het formaat dat wordt gebruikt om formele brieven te schrijven. Bovendien is het traditionele briefformaat dat per post wordt verzonden, anders dan het formaat dat wordt gebruikt voor e-mail. Blijf lezen om meer te weten te komen over het correct opmaken van een brief die u kunt gebruiken om uw volgende brief te schrijven.
Stap
Methode 1 van 4: Een zakelijke of formele brief opmaken
Stap 1. Schrijf uw naam en adres bovenaan uw brief
Neem straatadressen, steden, provincies en postcodes op in blokken, links uitgelijnd en met enkele regelafstand.
- De stad, provincie en postcode worden op één regel geschreven, terwijl straatadressen op een aparte regel worden geschreven.
- Als u een brief verzendt met een briefhoofd dat deze informatie al bevat, slaat u deze stap over. Vermeld het retouradres niet twee keer.
Stap 2. Schrijf de datum direct onder uw adres
Schrijf de datum waarop de brief is geschreven of de datum waarop de brief is voltooid, het is aan jou.
- De datum wordt links geschreven, hetzelfde als het adres dat er direct boven staat.
- Schrijf de datum in het formaat "maand-dag-jaar". Schrijf de maand met letters, maar gebruik cijfers om de dag en het jaar te schrijven. Bijvoorbeeld: 9 februari 2013.
Stap 3. Laat een lege regel tussen de datum en het volgende deel van de brief
Dit scheidt het adres van het volgende gedeelte, waardoor het gemakkelijker te lezen is.
Stap 4. Noteer de referentielijn, indien nodig
Als de brief is geschreven met een verwijzing naar een bepaald punt, kan het de lezer helpen een referentielijn te schrijven die begint met "Re:"
- Referentielijnen worden links uitgelijnd geschreven en proberen uit slechts één regel te bestaan.
- Noteer de referentielijn bij het reageren op brieven, vacatures of het opvragen van informatie.
- Als u een regel met verwijzingen schrijft, laat dan een lege regel achter om de verwijzingsregel van de rest van de brief te scheiden.
Stap 5. Schrijf het adres van de ontvanger op
Noteer de naam en titel van de ontvanger, evenals de bedrijfsnaam, het adres, de stad, de staat en de postcode.
- Al deze informatie is links uitgelijnd en enkele tussenruimten. De naam van de ontvanger wordt op een aparte regel geschreven, samen met de titel, de bedrijfsnaam en het adres van de ontvanger. De stad, provincie en postcode worden op één regel geschreven.
- Als je een brief naar een ander land stuurt, schrijf dan de naam van het land in hoofdletters op een aparte regel onder het adres van de ontvanger.
- Adresseer de brief, indien mogelijk, aan een specifieke persoon en schrijf de naam van de persoon met een toepasselijke titel zoals "Mr" of "Moeder". Als u het geslacht van de ontvanger niet weet, hoeft u de titel niet op te schrijven.
- Laat een lege regel onder het volledige adres van de ontvanger.
Stap 6. Begin de hoofdtekst van uw brief met een beleefde begroeting
Een gewone begroeting begint meestal met 'Geachte heer', gevolgd door de titel en achternaam van de ontvanger. Zet een komma achter de achternaam van de ontvanger.
- Groeten worden links uitgelijnd geschreven.
- Als u het geslacht van de ontvanger niet weet, kunt u de ontvanger aanspreken met zijn of haar volledige naam, of de functie van de ontvanger opschrijven gevolgd door zijn of haar achternaam.
- Laat een lege regel achter na de begroeting.
Stap 7. Schrijf desgewenst een onderwerpregel
Schrijf de onderwerpregel in hoofdletters onder de begroeting, links uitgelijnd.
- Houd de onderwerpregel kort maar beschrijvend. Probeer uit slechts één regel te bestaan.
- Opgemerkt moet worden dat dit onconventioneel is en niet vaak mag worden gebruikt.
- Voeg geen onderwerpregel toe als u al een referentieregel hebt opgenomen.
- Laat een lege regel achter de onderwerpregel als u een onderwerpregel opneemt.
Stap 8. Begin de hoofdtekst van de brief met een korte inleiding waarin het doel van uw brief wordt uitgelegd
De alinea's van de brief zijn links uitgelijnd geschreven, maar het begin van elke alinea is ingesprongen.
Stap 9. Volg de inleiding van de brief met de langere tekst van de brief
Dit gedeelte moet het doel van de brief uitleggen en ook een conclusie bevatten waarin alles wordt samengevat wat in de brief staat.
Schrijf de hoofdtekst van de brief kort op. Elke alinea heeft een enkele regelafstand, maar laat een lege regel tussen elke alinea en na de laatste alinea
Stap 10. Sluit je brief af met een beleefde slotbegroeting
Voorbeelden van beleefde afsluitende begroetingen zijn 'Met vriendelijke groet', 'Gegroet' of 'Bedankt'. Vergeet niet om de slotaanhef links uitgelijnd te schrijven en gevolgd door een komma.
Alleen de eerste letter van het eerste woord van de slotbegroeting wordt met een hoofdletter geschreven
Stap 11. Volg de slotbegroeting met uw naam
Laat echter drie lege regels achter onder de afsluitende begroeting voordat u uw volledige naam schrijft, gevolgd door uw functietitel op de regel eronder.
Stap 12. Maak een lijst van de bijlagen helemaal aan het einde van uw brief
Als u een bijlage bijvoegt, schrijft u "Bijlagen" / "Bijlage" één regel onder uw naam en titel en noteert u eventuele bijlagen die bij de brief zijn gevoegd.
- Let op: dit is niet verplicht als u geen bijlagen meestuurt.
- Bijlagen zijn links uitgelijnd en enkele tussenruimte.
Stap 13. Vul eventueel de initialen van de typist in
Als iemand anders de brief typt en u dicteert, vermeldt u de voor- en achternaam van de typiste helemaal onderaan uw brief, één regel onder de bijlage.
Stap 14. Onderteken de brief na het afdrukken
Onderteken de brief met een pen tussen de slotbegroeting en je naam. Door een brief met een pen te ondertekenen, laat je de ontvanger zien dat je de tijd neemt om deze brief naar hem of haar te sturen en dat dit belangrijk is.
Methode 2 van 4: Een brief opmaken aan een goede vriend of familielid (persoonlijke brief)
Stap 1. Schrijf de datum op
Vermeld de datum waarop de brief is geschreven of de datum waarop de brief is voltooid rechtsboven in de brief.
- Schrijf de datum in het formaat "maand-dag-jaar". Het schrijven van de maand in letters is meestal het standaardformaat, maar voor dit type brief kun je de hele datum in cijfers schrijven.
- De datum is rechts uitgelijnd geschreven.
Stap 2. Schrijf een vriendelijke groet
De begroeting "Geachte" is nog steeds de meest gebruikte begroeting, maar afhankelijk van uw relatie met de ontvanger, kunt u de naam van de ontvanger zonder enige formaliteit schrijven.
- Groeten worden links uitgelijnd geschreven en gevolgd door een komma.
- Wanneer u naar een vriend of collega schrijft, kunt u meestal alleen hun voornaam schrijven. Bijvoorbeeld: "Lieve Jane".
- Voor een nog persoonlijkere brief kun je 'Beste' vervangen door een informele begroeting zoals 'Hallo', 'Hoi' of 'Hé'.
- Als je schrijft naar een ouder of iemand die je echt moet respecteren, vermeld dan de persoonlijke titel en achternaam van de ontvanger. Bijvoorbeeld: "Geachte mevrouw Roberts"
- Laat een lege regel tussen de begroeting en de hoofdtekst van de brief.
Stap 3. Schrijf de inleiding, hoofdtekst en conclusie bij de hoofdtekst van uw brief
De inleiding en conclusie zouden elk slechts één korte alinea moeten zijn, maar de hoofdtekst van de brief is meestal veel langer.
- De hoofdtekst van de brief wordt links uitgelijnd, maar de eerste regel van elke alinea springt in.
- De volledige hoofdtekst van de brief is enkelvoudig gespatieerd. Normaal gesproken laat je in een persoonlijke brief geen alinea's tussen alinea's, maar dat kan wel als het je brief leesbaarder maakt.
- Laat een lege regel achter de laatste zin van uw hoofdtekst om de hoofdtekst te scheiden van de afsluitende begroeting.
Stap 4. Sluit af met een passende slotbegroeting
"Met vriendelijke groet" wordt nog steeds vrij vaak gebruikt, zelfs voor persoonlijke brieven. Als de brief echter informeel genoeg is, kunt u een minder conventionele slotbegroeting opnemen. Probeer iets als "Tot ziens!" of "Tot straks!" als je naar een goede vriend schrijft.
- Zet een komma achter de slotbegroeting, maar typ je naam er niet achter.
- De afsluitende begroeting wordt parallel aan het briefhoofd geschreven.
Stap 5. Onderteken je brief
Onderteken uw brief onder de slotbegroeting. Meestal wordt uw naam met de hand geschreven in plaats van afgedrukt op een printer.
Als je elkaar meestal voornaam noemt met de ontvanger van de brief, kun je gewoon je voornaam opschrijven en daarmee klaar. Als de ontvanger echter niet weet wie u bent aan de hand van uw voornaam, zorg er dan voor dat u ook uw achternaam vermeldt
Methode 3 van 4: Een officiële of zakelijke e-mail opmaken
Stap 1. Begin met het schrijven van een korte maar nauwkeurige beschrijving van het doel van uw e-mail
Deze beschrijving staat in het onderwerp van uw e-mail, niet in de hoofdtekst van de e-mail.
Als uw e-mail is afgewacht door de ontvanger van de e-mail, kan deze beschrijving alleen een verwijzing zijn naar het onderwerp dat wordt besproken. Als er niet op deze e-mail wordt gewacht, kan het schrijven van een beschrijving een beetje moeilijk zijn. Het doel van het schrijven van een beschrijving is dat lezers kunnen raden waar uw e-mail over gaat wanneer ze uw e-mail openen en lezen. Dit betekent dat de beschrijving uw lezers moet motiveren om uw e-mail te openen en te lezen
Stap 2. Begin met het schrijven van de e-mail met een formele begroeting
Het begint meestal met "Geachte" en wordt gevolgd door de officiële titel van de ontvanger van de e-mail of het bedrijf dat u e-mailt.
- Adresseer de brief indien mogelijk aan een specifieke ontvanger. Vermijd het verzenden van brieven naar anonieme ontvangers. Gebruik "Aan wie het kan aangaan" alleen als er geen andere optie is.
- Eigenlijk is de meest geschikte interpunctie na een begroeting nog steeds een dubbele punt. Tegenwoordig gebruiken de meeste mensen echter een komma na de begroeting in het schrijven van officiële e-mails.
- Als je niet zeker weet of je de ontvanger met "Mama" of "Vader" moet begroeten, noteer dan gewoon de volledige naam van de ontvanger.
- Laat een lege regel achter na de formele begroeting.
Stap 3. Schrijf de hoofdtekst van de brief, houd deze kort maar informatief
Zoals elk type brief, moet de hoofdtekst een inleiding, hoofdtekst en conclusie bevatten. Houd alle onderdelen, inclusief lichaamsdelen, zo kort en nauwkeurig mogelijk.
- De hoofdtekst wordt links uitgelijnd.
- Het begin van elke alinea hoeft niet te worden ingesprongen.
- De hoofdtekst heeft een enkele regelafstand, maar laat een lege regel tussen elke alinea en na de laatste alinea.
Stap 4. Gebruik een beleefde slotbegroeting
Typ 'Met vriendelijke groet' of een andere even beleefde slotbegroeting, na de hoofdtekst van uw brief en volg deze met een komma.
- Vergeet niet om de slotbegroeting links uitgelijnd te schrijven en alleen de eerste letter van het eerste woord van de begroeting wordt met een hoofdletter geschreven.
- Andere formele afsluitende begroetingen die kunnen worden gebruikt, zijn "Dank u", "Groeten" en "Groeten".
Stap 5. Typ je naam net onder de afsluitende begroeting
In tegenstelling tot brieven die op papier zijn geschreven/gedrukt, kunt u uw e-mails niet met een pen ondertekenen.
Uw naam is links uitgelijnd
Stap 6. Schrijf uw contactgegevens onderaan
Laat een lege regel achter uw naam en typ vervolgens uw fysieke adres, telefoonnummer, e-mailadres en uw website of blog als u die heeft.
Alle informatie is links uitgelijnd en enkele regelafstand geschreven. Elke contactgegevens wordt op een aparte regel getypt
Methode 4 van 4: E-mails voor vrienden opmaken
Stap 1. Begin met het schrijven van een korte maar nauwkeurige beschrijving van uw e-mailonderwerp in het e-mailonderwerpgedeelte
Deze beschrijving laat ontvangers in één oogopslag het onderwerp van uw e-mail weten voordat ze deze openen, en geeft hen voldoende informatie zodat ze kunnen raden waar uw e-mail over gaat.
Stap 2. Begin met het schrijven van een beleefde begroeting of begroeting in het tekstgedeelte van de e-mail
Je kunt elke beleefde begroeting opschrijven die je leuk vindt, zoals "Geachte". Volg dit met de naam van de ontvanger.
- Groeten worden links uitgelijnd geschreven.
- Als je naar een goede vriend schrijft, kun je de begroeting volledig weglaten en gewoon beginnen met hun voornaam gevolgd door een komma.
- Laat een lege regel tussen de begroeting en de hoofdtekst van uw e-mail.
Stap 3. Typ de hoofdtekst van uw e-mail
Zoals alle soorten brieven, moet de hoofdtekst van uw e-mail een inleiding, hoofdtekst en conclusie bevatten. Als u echter een e-mail naar een goede vriend schrijft, is dit type indeling misschien niet nodig.
Stap 4. Beëindig uw e-mail met een afsluitende begroeting
Bij het sluiten van een e-mail voor een vriend hoeft de afsluitende begroeting niet formeel te zijn, maar het moet een teken zijn dat uw e-mail eindigt.
Als je naar een heel goede vriend schrijft, is het soms oké om je e-mail te beëindigen met je naam in plaats van een afsluitende begroeting te schrijven
Tips
- Opgemerkt moet worden dat er kleine verschillen zijn tussen officiële brieven in de Verenigde Staten en officiële brieven in het Verenigd Koninkrijk (VK). In het VK zijn het retouradres en de datum rechts uitgelijnd en de onderwerpregel, indien aanwezig, gecentreerd. Bovendien wordt de datum geschreven in het formaat "dag-maand-jaar" en wordt er een komma geschreven na de begroeting, geen dubbele punt.
- Als je het hier beschreven formaat niet leuk vindt, dat ook wel het blokformaat wordt genoemd, kun je ook het gewijzigde blokformaat en het semi-blokformaat gebruiken. Deze formaten bevatten in principe dezelfde informatie, en alleen de locaties zijn anders.
