Het organiseren van een effectieve vergadering is nodig om het goede verloop van de activiteiten van het bedrijf of de organisatie te ondersteunen. Vergaderingen zijn een gelegenheid om werk te coördineren, informatie te delen, teamwerk te verbeteren en doelen efficiënt te bereiken. Effectieve vergaderingen vereisen een goede voorbereiding, leiderschap en taakdelegatie. Probeer tijdens de bijeenkomst de motivatie van de deelnemers te vergroten en betrek het hele team erbij.
Stap
Deel 1 van 3: Vergaderingen houden
Stap 1. Bereid de vergadering zo goed mogelijk voor
Stel allereerst een vergaderagenda op met daarin het schema en de te bespreken onderwerpen en bepaal de belangrijke zaken die voor het einde van de vergadering opnieuw moeten worden bevestigd.
- Kom op tijd naar de vergaderruimte, want waar je werkt heeft invloed op hoe andere mensen je zien. Als u 15 minuten te vroeg in de vergaderruimte wacht, denken andere mensen dat u minder productief bent of wilt u een andere baan verlaten met het excuus om naar een vergadering te gaan.
- Maak een fotokopie van de agenda. Hoewel u een digitale agenda kunt maken, moet u ook een fotokopie van de agenda maken om het gebruik ervan te vergemakkelijken.
Stap 2. Leid de vergadering
Zorg er bij het leiden van een vergadering voor dat u alle onderwerpen op de agenda behandelt en luister op de volgende manieren naar wat alle deelnemers te zeggen hebben:
- Laat de presentielijst rondgaan. De vergadering is een middel om informatie binnen het team te verspreiden en wordt een gelegenheid voor discussie, zodat iedereen hun respectieve verantwoordelijkheden kent, zodat ze de verwachte werkprestaties kunnen leveren. Door de aanwezigheidslijst te laten rondgaan, weet u wie er nog niet is aangekomen, zodat er contact met hen kan worden opgenomen en deel kan nemen aan de vergadering. Het laat ook zien dat de informatie die u in de vergadering deelt, belangrijk is.
- Gebruik de agenda als richtlijn om het voor elke deelnemer aan de vergadering gemakkelijker te maken om zich te concentreren en te weten wat hij moet doen. Deelnemers aan de vergadering mogen om de beurt komen. Dus als u de agenda vóór de vergadering voorbereidt, bent u meer gefocust bij het leiden van de vergadering.
Stap 3. Ontwikkel een werkplan
Het werkplan is de laatste samenvatting die het werk bevestigt dat na de vergadering moet worden gedaan en is een doorlopend plan dat gevolgen heeft voor alle deelnemers aan de vergadering. Maak een werkplan volgens de volgende instructies:
- Wijs iemand aan als de persoon die verantwoordelijk is voor een specifiek doelwit. De aangestelde persoon hoeft het doel niet persoonlijk te behalen, want hij zal als projectmanager verantwoordelijk zijn voor het verbinden van de te betrekken teamleden en het voorbereiden van de benodigde middelen.
- Vraag formeel en informeel om voortgangsrapportages zodat het aangewezen personeel rapporteert over het werk dat binnen een bepaalde tijd is gerealiseerd.
Stap 4. Concentreer u op het onderwerp volgens de vergaderagenda
Na het bespreken van een onderwerp op de agenda en het voeren van de nodige discussies, presenteer je een samenvatting van de resultaten van de discussie, geef je de gelegenheid om vragen te stellen en zet je de vergadering voort door het volgende onderwerp te bespreken.
Stap 5. Bepaal het schema voor de komende vergadering
Kondig de planning van de volgende vergadering aan wanneer iedereen bij elkaar is, zodat ze gemakkelijker kunnen plannen. Zo heb je het vergaderschema van tevoren op de hoogte gebracht om botsende agenda's te voorkomen.
Vraag teamleden om via e-mail aan te geven welke onderwerpen op de agenda moeten staan. Laat hen na afloop van de vergadering weten dat u dezelfde agenda voor de volgende vergadering zult gebruiken en vraag de deelnemers aan de vergadering om suggesties voor onderwerpen in te dienen die het bereiken van bedrijfs-/organisatiedoelen ondersteunen
Deel 2 van 3: Voorbereiding op de vergadering
Stap 1. Bepaal wie de vergadering zal voorzitten
Deze rol wordt meestal toegewezen aan een manager, maar je kunt teamleden de mogelijkheid geven om afdelingsvergaderingen te leiden, zodat ze later vergaderingen op een hoger niveau kunnen voorzitten.
Stap 2. Nodig sprekers uit
Een spreker is een persoon die om een specifieke reden wordt uitgenodigd om een vergadering bij te wonen, omdat hij ervaring heeft met het beheren van human resources en andere resources, zodat teamleden de beste prestaties kunnen leveren, inclusief het effectief uitleggen van werkprocessen en resultaten. Daarnaast is hij ook in staat om advies te geven om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden en waar nodig middelen aan te trekken.
Stap 3. Bepaal het juiste vergaderschema
Houd bij het opstellen van een planning rekening met de beschikbaarheid van tijd en deelnemersbeperkingen. Bijvoorbeeld: alle deelnemers kunnen de vrijdagmiddagbijeenkomst bijwonen, maar het is niet het juiste moment om grote kwesties te bespreken.
- Om ervoor te zorgen dat alle teamleden de komende vergadering kunnen bijwonen, moet u eerst de projectmedewerker vragen die verantwoordelijk is voor het schema en vervolgens alle deelnemers vragen om hun respectieve schema's volgens het plan te regelen.
- Bepaal wie de notulen maakt en zorg ervoor dat informatie over de resultaten van vergaderingen ook naar afwezige deelnemers wordt gestuurd.
Stap 4. Bereid de vergaderagenda voor
De agenda van de vergadering moet ten minste een lijst van te bespreken onderwerpen, delegatie van presentatietaken en tijdsbesteding voor het bespreken van elk onderwerp bevatten. U kunt de vergaderagenda indelen volgens de volgende suggesties:
- Vraag input van alle deelnemers aan de vergadering door minimaal 2 dagen voor de vergadering een e-mail te sturen. E-mail is hiervoor de beste tool, omdat u schriftelijke verzoeken ontvangt.
- Maak een agenda voor de tafelvergadering om alle te bespreken onderwerpen, de sprekers en de tijdsbesteding vast te leggen. Als er een verzoek is voor een onderwerp dat afwijkt van het algemene thema, neem dan contact op met de betrokkene en vraag hem of haar een specifiek verzoek te doen om in de volgende vergadering te bespreken.
- Maak een realistisch schema. Uitleg en discussies die 30 minuten duren, moeten niet in 15 minuten klaar zijn. Maak indien nodig een planning en beëindig de vergadering vroeg wanneer alle onderwerpen zijn besproken.
Stap 5. Stel vergaderregels voor
Je hoeft geen formele regels te maken of sancties op te leggen, maar door de regels te implementeren verloopt de vergadering soepel en kan iedereen zijn mening goed uiten.
Geef de regels aan het begin van de vergadering door te zeggen: “Om tijd te besparen, kunnen deelnemers vragen stellen en reageren nadat de spreker klaar is met presenteren. Als je nog feedback hebt nadat de discussietijd voorbij is, stuur me dan een e-mail zodat we het verder kunnen bespreken
Stap 6. Bepaal de tijdsindeling
Stel de agenda voor de vergadering vast door te bepalen hoe lang elke spreker nodig heeft en door elk onderwerp te bespreken.
- Informeer de tijdsverdeling voordat de vergadering begint, zodat alle deelnemers weten wanneer ze kunnen bijdragen en willekeurige of vervormde discussies voorkomen.
- Houd als richtlijn rekening met minimaal 10 minuten om te bespreken nadat bepaalde onderwerpen zijn besproken.
Stap 7. Dien de vergaderagenda in
Stuur de dag voor de vergadering de vergaderagenda naar alle deelnemers, zodat iedereen een fotokopie van het schema heeft en het doel van de vergadering kent. Daarnaast kunnen zij u ook laten weten als er onjuiste informatie op de agenda staat.
Stap 8. Stuur een herinnering
Voordat u een eerste of niet-routinematige vergadering start, moet u een uur van tevoren een herinnering sturen, zodat alle deelnemers op tijd zijn.
Deel 3 van 3: Een effectieve vergaderleider worden
Stap 1. Wees een goede vergaderleider
Probeer tijdens de vergadering met alle deelnemers te communiceren zodat de doelstellingen van de vergadering worden bereikt. Delegeer de verantwoordelijkheid voor het voorzitten van vergaderingen aan uitgenodigde sprekers om specifieke onderwerpen te bespreken. U dient zelf actief deel te nemen aan de discussie.
Stap 2. Informeer de werkdoelen die wel en niet zijn behaald
Als het doel van de vergadering is om meerdere doelen te bespreken, informeer dan over de voortgang die is bereikt en wie verantwoordelijk is voor de realisatie.
- Als er een werkplan is dat niet is gevorderd sinds de laatste vergadering, vraag dan waarom.
- Als dit te wijten is aan een gebrek aan tijd of andere middelen, bespreek de oplossing dan met de persoon die is aangesteld om het project te leiden of bespreek de kwestie in detail buiten de vergadering.
Stap 3. Focus opnieuw als de discussie afwijkt van het onderwerp
Soms raakt de discussie de weg kwijt door het enthousiasme of de teleurstelling van de deelnemers. Richt de aandacht en herleid verdwaalde discussies op de volgende manieren:
- Zie de bijeenkomst als een missie om feiten te verzamelen. Geef elke deelnemer de kans om te spreken, zodat u zoveel mogelijk informatie kunt verzamelen. Deze methode zorgt er ook voor dat de deelnemers aan de vergadering om de beurt spreken, ook degenen die de vergadering graag domineren.
- Gebruik Cyberstorming, een elektronisch communicatieprogramma om in groepen ideeën uit te wisselen en voor informele bijeenkomsten. Deze methode voorkomt concurrentie tussen teamleden om gehoord te willen worden, omdat iedereen in de groep input van andere leden kan zien.
- Wees neutraal als iemand in de vergadering een onderwerp bespreekt dat niet op de agenda staat, bijvoorbeeld door te zeggen: “Interessant idee, Bob! We kunnen er later over praten." Veel mensen realiseren zich niet dat ze zaken bespreken die afwijken van de agenda van de vergadering, maar als het onderwerp echt belangrijk is, komen ze naar je toe voor een gesprek.
- Bepaal de richting van de discussie. Naast deelnemers die te lang praten, kunnen er problemen ontstaan in de vergadering doordat iemand blijft discussiëren over onderwerpen die niet op de agenda staan. Om dit te verhelpen, moet u eerst luisteren naar wat hij te zeggen heeft en vervolgens voorstellen om de kwestie in de volgende vergadering verder te bespreken. Benadruk dat de vergadering de onderwerpen op de agenda zal blijven bespreken.
- Voer een privégesprek met de persoon die de vergadering domineert en vraag waarom. Toon bezorgdheid, in plaats van geïrriteerd te zijn. Concentreer u op wat u tijdens de vergadering hebt waargenomen en laat hem zijn gedrag uitleggen. Bied aan om hem te helpen de vergadering niet meer te domineren.
Stap 4. Ga op schema door naar het volgende onderwerp
Oefen timemanagement door assertief te zijn, wees niet onbeleefd. Door de tijd goed in te stellen, weet elke deelnemer dat de vergadering nog steeds bezig is en dat discussies die geen verband houden met de vergadering, kunnen worden voortgezet nadat de vergadering voorbij is.
Wees niet gehaast. Ook al moet je de situatie onder controle krijgen, het gesprek is minder zinvol als het gesprek wordt ingekort. Geef deelnemers de gelegenheid om vragen te stellen of input te leveren voordat de vergadering wordt hervat. Zorg ervoor dat alle teamleden zich betrokken voelen, in plaats van zich verwaarloosd te voelen
Stap 5. Benadruk het belangrijke onderwerp
Benadruk de hoofddoelen die moeten worden bereikt en hun relatie met andere doelen die het bereiken van de hoofddoelen ondersteunen.
Leg uit aan de deelnemers van de vergadering, zodat ze de reikwijdte van het project waaraan ze werken begrijpen en hun respectieve rollen als een belangrijk onderdeel van een eenheid
Stap 6. Help zo nodig bij het maken van aantekeningen
Bepaal voor aanvang van de vergadering wie de notulen gaat maken. Als hij overweldigd is, help dan een handje of maak zelf aantekeningen.
Stap 7. Verduidelijk bij misverstanden
Nadat alle onderwerpen zijn besproken, maakt de vergaderingsleider een samenvatting zodat deelnemers de resultaten van de vergadering weten en vragen stellen als er nog zaken niet duidelijk zijn.
Geef als leider van de vergadering gedetailleerde uitleg, zodat alle deelnemers de resultaten van de vergadering begrijpen
Stap 8. Geef een grondige samenvatting voordat u de vergadering sluit
Leiders die vastberaden zijn in het nemen van beslissingen, zullen stagnatie en besluiteloosheid voorkomen, werknemers ijverig en gemotiveerd laten werken, reageren op veranderingen en nieuwe informatie. Dit blijkt uit de volgende kenmerken:
- Zorg voor duidelijke doelen om ervoor te zorgen dat beslissingen in overeenstemming zijn met bedrijfs-/organisatiedoelen en ethiek.
- Zorg door voorbeeldig te leven en te voldoen aan arbeidsethos als basis voor effectieve en efficiënte besluitvorming.
- Toon transparantie, namelijk onbaatzuchtigheid door te bewijzen dat beslissingen die gunstig zijn voor het bedrijf iedereen de kans geven om zichzelf te ontwikkelen.
- Falen zien als een leermogelijkheid die een opstap zal zijn om betere beslissingen te kunnen nemen. Als er iets misgaat, is een daadkrachtige leider in staat om de situatie te begrijpen.
- Open en effectief communiceren in overeenstemming met de bedrijfs-/organisatiecultuur om inconsistenties of tegenstrijdigheden te voorkomen in de communicatie met ondergeschikten of superieuren.
