Microsoft Access is een programma voor het bouwen van databases waarmee iedereen databases kan maken en beheren. Dit programma is geschikt voor kleine projecten tot grote bedrijven en werkt zeer visueel. Dit maakt het uitstekend geschikt voor gegevensinvoer, omdat u niet met tabellen of werkbladen hoeft te werken. Bekijk de eerste stappen hieronder om aan de slag te gaan om het meeste uit Microsoft Access te halen.
Stap
Deel 1 van 6: Een nieuwe database maken
Stap 1. Klik op het tabblad Bestand en selecteer "Nieuw"
Een database is een plaats waar uw gegevens in verschillende vormen worden opgeslagen. U kunt ervoor kiezen om een lege database aan te maken, of u kunt kiezen uit een bestaande sjabloon.
- Een lege database is de standaard Access-database en wordt aanbevolen voor lokaal gebruik. Het maken van een lokale database bevat een tabel.
- Webdatabases zijn ontworpen om compatibel te zijn met Access-webapparaten. Het maken van een webdatabase bevat een tabel.
- Sjablonen zijn databases die voor verschillende doeleinden zijn ontworpen. Kies een sjabloon als u geen tijd wilt besteden aan het ontwerpen van de database.
Stap 2. Geef de database een naam
Nadat u het databasetype hebt geselecteerd, geeft u het een naam die overeenkomt met de inhoud ervan. Dit is vooral handig als u met veel verschillende databases gaat werken. Voer de naam van uw database in het vak "Bestandsnaam" in. Selecteer "Maken" om een nieuw databasebestand aan te maken.
Deel 2 van 6: Gegevens toevoegen aan database
Stap 1. Bepaal de beste structuur voor uw gegevens
Als u een lege database aanmaakt, moet u nadenken over het organiseren van uw gegevens en het toevoegen van de juiste gegevensstructuren. Er zijn verschillende manieren om uw gegevens op te maken en ermee om te gaan in Access:
- Tabellen - Tabellen zijn de belangrijkste manier om gegevens in uw database op te slaan. Tabellen kunnen worden vergeleken met werkbladen in Excel: gegevens zijn georganiseerd in kolommen en tabellen. Daarom is het importeren van gegevens uit Excel en andere nummerverwerkingsprogramma's een eenvoudig proces.
- Formulieren - Formulieren zijn een manier om gegevens aan uw database toe te voegen. Hoewel u gegevens rechtstreeks in tabellen aan de database kunt toevoegen, zal het gebruik van formulieren de visuele invoer van gegevens versnellen.
- Rapporten - Rapporten zijn handig voor het samenvatten en weergeven van gegevens uit uw database. Rapporten worden gebruikt om gegevens te analyseren en specifieke vragen te beantwoorden, zoals hoeveel winst is gemaakt of waar de meeste klanten zijn. Rapporten zijn ontworpen om te worden afgedrukt.
- Query - Query is de manier waarop u gegevens ontvangt en sorteert. U kunt het gebruiken om specifieke items uit verschillende tabellen weer te geven. U kunt ook query's gebruiken om gegevens toe te voegen en bij te werken.
Stap 2. Maak je eerste tafel aan
Als u een lege database start, begint u met een lege tabel. U kunt beginnen met het invoeren van gegevens in deze tabel, hetzij handmatig, hetzij door deze uit een andere bron te kopiëren.
- Elk stuk gegevens moet in een eigen kolom (veld) worden opgeslagen, terwijl de gegevens in een eigen rij moeten worden geplaatst. De gegevens van elke klant worden bijvoorbeeld op een rij opgeslagen, terwijl de beschikbare velden verschillende informatie over die consument zijn (voornaam, achternaam, e-mailadres, enz.)
- U kunt de kolomlabels een naam geven om het voor u gemakkelijker te maken de naam van elk veld te kennen. Dubbelklik op de kolomkop om de naam ervan te wijzigen.
Stap 3. Gegevens importeren uit andere bronnen
Als u wilt importeren vanuit een ondersteund bestand of locatie, kunt u Access zo instellen dat de informatie wordt geaccepteerd en aan uw database wordt toegevoegd. Dit is handig voor het ontvangen van gegevens van webservers of andere gedeelde bronnen.
- Klik op het tabblad Externe gegevens
- Selecteer het type bestand dat u wilt importeren. In het gedeelte "Importeren en koppelen" ziet u verschillende opties voor gegevenstypen. U kunt op Meer klikken om meer opties te zien. ODBC staat voor Open Database Connectivity en omvat databases zoals SQL.
- Blader door gegevenslocaties. Als de gegevens op de server staan, moet u het serveradres invoeren.
- Selecteer in het volgende venster "Specificeer hoe en waar u de gegevens in de huidige database wilt opslaan". Selecteer "OK". Volg de stappen om uw gegevens te importeren.
Stap 4. Voeg nog een tabel toe
U wilt verschillende records in verschillende databases opslaan. Dit zorgt ervoor dat uw database soepel draait. U hebt bijvoorbeeld een tabel met klantgegevens en een andere tabel voor bestelgegevens. Vervolgens kunt u de klantinformatietabel koppelen aan de orderinformatietabel.
Klik in het gedeelte 'Maken' van het tabblad Start op de knop 'Tabel'. Er verschijnt een nieuwe tabel in uw database. U kunt informatie op dezelfde manier invoeren als in de eerste tabel
Deel 3 van 6: Relaties tussen tabellen beheren
Stap 1. Begrijp hoe sloten werken
Elke tabel heeft een unieke primaire sleutel voor elk item. In eerste instantie maakt Access een ID-kolom waarvan het aantal met elke invoer toeneemt. Deze kolom fungeert als de "primaire sleutel". Tabellen kunnen ook velden met "buitenlandse sleutels" hebben, dit zijn gekoppelde velden uit andere tabellen in de database. De gekoppelde velden hebben dezelfde gegevens.
- In de tabel Bestellingen kunt u bijvoorbeeld een veld Klant-ID hebben om vast te leggen wat de klant heeft besteld. U kunt voor dat veld een relatie maken met het veld ID in de tabel Klanten.
- Het gebruik van relaties tussen tabellen helpt bij de consistentie, efficiëntie en gemakkelijke toegang tot uw gegevens.
Stap 2. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen en klik vervolgens op de knop Relaties in het gedeelte Relaties
Dit opent een nieuw venster met een voorbeeld van alle tabellen in de database. Elk veld wordt weergegeven onder de naam van elke tabel.
U moet een veld voor "vreemde sleutel" maken voordat u een relatie aanmaakt. Als u bijvoorbeeld Klant-ID in de tabel Orders wilt gebruiken, maakt u een veld met de naam Klant in de tabel en laat u het veld leeg. Zorg ervoor dat het formaat hetzelfde is als het veld waarnaar u linkt (bijvoorbeeld cijfers)
Stap 3. Sleep het veld dat u als refererende sleutel wilt gebruiken naar het veld dat u voor de refererende sleutel hebt aangemaakt
Klik op Maken in het venster dat verschijnt om de relatie tussen de velden in te stellen. Er verschijnt een lijn tussen de twee tabellen die de twee velden verbindt.
Vink het selectievakje "Referentiële integriteit afdwingen" aan wanneer u een relatie aanmaakt. Dit betekent dat als de gegevens in één veld worden gewijzigd, de gegevens in andere velden ook veranderen. Hierdoor worden uw gegevens nauwkeuriger
Deel 4 van 6: Een query maken
Stap 1. Begrijp de rol van query's
Query's zijn acties waarmee u snel gegevens in een database kunt bekijken, toevoegen en bewerken. Er zijn veel soorten zoekopdrachten, variërend van eenvoudige zoekopdrachten tot het maken van nieuwe tabellen op basis van bestaande gegevens. Query's zijn belangrijk bij het genereren van rapporten.
Query's zijn onderverdeeld in twee hoofdtypen: Selecteren en Actie. De eerste query haalt gegevens uit de tabel en kan deze berekenen, terwijl de tweede gegevens uit de tabel kan toevoegen, bewerken en verwijderen
Stap 2. Gebruik de Query Wizard om een standaard Select-query te maken
Als u een standaard Select-query wilt gebruiken, gebruikt u de Query Wizard om u door de stappen te leiden. U kunt de Query-wizard openen via het tabblad Maken. Hiermee kunt u specifieke velden uit een tabel weergeven.
Een selectiequery maken met criteria
Stap 1. Open Query-ontwerp
U kunt criteria gebruiken om uw Select-query te minimaliseren en alleen de informatie weer te geven die u nodig hebt. Om aan de slag te gaan, klikt u op het tabblad Maken en selecteert u Queryontwerp.
Stap 2. Selecteer je tafel
Het venster Tabel weergeven wordt geopend. Dubbelklik op de tabel die u wilt gebruiken en klik op Sluiten.
Stap 3. Voeg de velden toe waarnaar de gegevens worden geëxtraheerd
Dubbelklik op elk veld in de tabel dat u aan de query wilt toevoegen. Het veld wordt toegevoegd aan de ontwerplijst.
Stap 4. Criteria toevoegen
U kunt verschillende soorten criteria gebruiken, zoals tekst of functies. Als u bijvoorbeeld een prijs hoger dan $ 50 wilt weergeven in het veld Prijs, typt u
=50
op de criteria. Als je alleen klanten uit het VK wilt laten zien, voer dan in
VK
in het vak Criteria.
U kunt in elke query meerdere criteria gebruiken
Stap 5. Klik op "Uitvoeren" om het resultaat te zien
Deze knop bevindt zich op het tabblad Ontwerpen. De resultaten van uw zoekopdracht worden in het venster weergegeven. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.
Een selectiequery maken met parameters
Stap 1. Open Query-ontwerp
Met query's met parameters kunt u instellen welke gegevens u wilt ontvangen telkens wanneer u een query uitvoert. Als u bijvoorbeeld een database heeft met klanten uit verschillende steden, kunt u een query met parameters gebruiken om te vragen voor welke stad u gegevens wilt weergeven.
Stap 2. Maak een Select-query en definieer de tabel
Voeg de velden toe waarvoor u gegevens wilt ophalen in de query door te dubbelklikken op het tabelvoorbeeld.
Stap 3. Voeg parameters toe in het gedeelte Criteria
Parameters zijn gemarkeerd met ""-tekens eromheen. De tekst tussen haakjes wordt weergegeven op de query die verschijnt wanneer de query wordt uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld stadsinvoer wilt aanvragen, klikt u op de cel Criteria voor het veld Stad en typt u:
[Welke stad?]
U kunt parameters eindigen met ? of:, maar niet met ! of
Stap 4. Maak een query met veel parameters
U kunt meerdere parameters gebruiken om aangepaste spaties in uw queryresultaten te maken. Als uw voorkeursveld bijvoorbeeld Datum is, kunt u resultaten krijgen tussen specifieke datums door code>Tussen [Begindatum:] En [Einddatum:] te typen. U ontvangt twee prompts wanneer u de query uitvoert.
Een query voor het maken van een tabel maken
Stap 1. Klik op het tabblad Maken en selecteer Queryontwerp
U kunt een query gebruiken om specifieke gegevens uit een bestaande tabel op te halen en met die gegevens een nieuwe tabel te maken. Dit is erg handig als u een specifiek deel van uw database wilt splitsen, of een formulier wilt maken voor een specifiek deel van de database. U maakt eerst een gewone Select-query aan.
Stap 2. Selecteer de tabel waaruit u gegevens wilt ophalen
Dubbelklik op de tabellen. Indien nodig kunt u meerdere tabellen tegelijk selecteren.
Stap 3. Selecteer het veld waaruit u gegevens wilt ophalen
Dubbelklik op elk veld dat u wilt toevoegen vanuit het tabelvoorbeeld. Dit veld wordt toegevoegd aan uw lijst met zoekopdrachten.
Stap 4. Stel de criteria in
Als u bepaalde gegevens in een veld wilt specificeren, gebruikt u de sectie Criteria om deze in te stellen. Zie de sectie "Een selectiequery maken met criteria" voor details.
Stap 5. Test uw zoekopdracht om er zeker van te zijn dat de resultaten overeenkomen met uw behoeften
Voordat u uw tabel maakt, voert u een query uit om te controleren of deze de juiste gegevens ophaalt. Pas de criteria en velden aan totdat u de juiste gegevens krijgt.
Stap 6. Sla de query op door op Ctrl+S te drukken
De vraag verschijnt in het navigatieframe aan de linkerkant van het scherm. Klik op de query om deze opnieuw te selecteren en klik op het tabblad Ontwerpen.
Stap 7. Klik op "Tabel maken" in het gedeelte "Querytype"
Er verschijnt een venster waarin om een nieuwe tabelnaam wordt gevraagd. Voer een tabelnaam in en klik op OK.
Stap 8. Klik op Uitvoeren
Uw nieuwe tabel wordt gemaakt op basis van de query die u hebt gemaakt. De tabel verschijnt in het navigatieframe aan de linkerkant van het scherm.
Toevoegen-query maken
Stap 1. Open de query die eerder is gemaakt
U kunt een toevoegquery gebruiken om gegevens uit een andere tabel aan een bestaande tabel toe te voegen. Dit is handig als u gegevens moet toevoegen aan een tabel die u hebt gemaakt via een query voor het maken van tabellen.
Stap 2. Klik op de knop Toevoegen op het tabblad Ontwerpen
Hiermee wordt het venster Toevoegen geopend. Selecteer de tabel waaraan u gegevens wilt toevoegen.
Stap 3. Wijzig uw zoekcriteria naar wens
Als u bijvoorbeeld een tabel maakt met de criteria "2010" in het veld "Jaar", wijzigt u deze in het jaar dat u wilt toevoegen, bijvoorbeeld "2011".
Stap 4. Stel in waar u de gegevens wilt toevoegen
Zorg ervoor dat u de juiste velden instelt voor elke kolom waaraan u gegevens toevoegt. Als u bijvoorbeeld de bovenstaande wijzigingen gebruikt, moeten de gegevens worden toegevoegd aan het vak Jaar in de rij "Toevoegen aan".
Stap 5. Voer de query uit
Klik op "Uitvoeren" op het tabblad Ontwerpen. De query wordt uitgevoerd en de gegevens worden aan de tabel toegevoegd. U kunt dan een tabel toevoegen om te controleren of de gegevens correct zijn ingevoerd.
Deel 5 van 6: Formulieren maken en gebruiken
Stap 1. Selecteer de tabel waarvoor u het formulier wilt maken
Met formulieren kunt u gegevens in elk veld bekijken en tussen vermeldingen schakelen en snel en eenvoudig nieuwe vermeldingen maken. Formulieren zijn erg belangrijk als u gegevens over een lange periode invoert, omdat veel mensen het gebruiksvriendelijker vinden dan tabellen.
Stap 2. Klik op de knop Formulier op het tabblad Maken
Hiermee wordt automatisch een formulier gemaakt op basis van de velden in de tabel. Access maakt velden van voldoende grootte, maar u kunt de grootte van elementen op het formulier naar believen wijzigen en verplaatsen.
- Als u niet wilt dat bepaalde velden op het formulier verschijnen, kunt u met de rechtermuisknop klikken en Verwijderen selecteren.
- Als uw tabel een relatie heeft, verschijnt er een rij met gegevens onder elk item waarin de gekoppelde gegevens worden weergegeven. Hierdoor kun je gekoppelde data makkelijker bewerken. Elke verkoper in uw database kan bijvoorbeeld klantgegevens hebben die aan hun invoer zijn gekoppeld.
Stap 3. Blader naar uw formulier
De richtingsknoppen onderaan zijn handig om tussen items te wisselen. De vakken op het formulier worden gevuld met uw gegevens terwijl u tussen invoer wisselt. U kunt de knoppen in de hoek gebruiken om naar het eerste of laatste record te gaan.
Stap 4. Klik op de knop Gegevensblad om de tabel te gebruiken
Deze knop bevindt zich linksboven en stelt u in staat om uw gegevensinhoud met het formulier te wijzigen.
Stap 5. Wijzig de ingevoerde gegevens
U kunt de tekst in het hele vak voor elk item bewerken om de bestaande gegevens in de tabel te wijzigen. Aangebrachte wijzigingen verschijnen onmiddellijk in de tabel en gekoppelde gegevens.
Stap 6. Voeg een nieuw item toe
Klik op de knop "Record toevoegen" naast de navigatieknoppen om een nieuw item aan het einde van de regel te maken. U kunt vakken gebruiken om gegevens in lege vakken in de tabel in te voeren. Dit is een gemakkelijke manier om informatie toe te voegen, in plaats van een tabelweergave te gebruiken.
Stap 7. Sla het formulier op als u klaar bent
Zorg ervoor dat u het formulier opslaat door op Ctrl + S te drukken, zodat u het op een later tijdstip kunt openen. Het formulier verschijnt in het navigatiekader aan de linkerkant van het scherm.
Deel 6 van 6: Een rapport maken
Stap 1. Selecteer een tabel of query
Met rapporten kunt u een samenvatting van uw gegevens weergeven. Rapporten worden vaak gebruikt voor salaris- en leveringsrapporten en kunnen voor elk gebruik worden aangepast. Rapporten halen gegevens op uit tabellen of query's die u hebt gemaakt.
Stap 2. Klik op het tabblad Maken
Selecteer het type rapport dat u wilt maken. Er zijn verschillende manieren om rapporten te maken die u kunt doen. Access kan automatisch rapporten voor u genereren en u kunt ook aangepaste rapporten maken.
- Rapport - Dit genereert een automatisch rapport met alle gegevens uit uw bron. Er is hier geen groepering van gegevens, maar voor kleine databases kan dit type rapport geschikt zijn voor uw behoeften.
- Leeg rapport - Hiermee wordt een leeg rapport gemaakt dat u naar believen kunt invullen. U kunt uit de beschikbare velden kiezen om een aangepast rapport te maken.
- Rapportwizard - De wizard voor het maken van rapporten leidt u door het proces voor het maken van rapporten, zodat u gegevens kunt selecteren en groeperen en de gegevens kunt opmaken.
Stap 3. Selecteer de gegevensbron voor uw blanco rapport
Als u ervoor kiest om een leeg rapport te genereren, moet u de gegevensbron selecteren. Klik eerst op het tabblad Schikken en selecteer Eigenschappenblad. Of u kunt ook op Alt+Enter drukken.
Klik op de pijl-omlaag naast Opnamebron. Er verschijnt een lijst met uw tabellen en query's. Selecteer een tabel of query en uw opties worden geselecteerd voor het rapport
Stap 4. Voeg velden toe aan uw rapport
Zodra u de bronnen heeft, kunt u velden aan uw rapport toevoegen. Klik op het tabblad "Formaat" en klik op "Bestaand veld toevoegen". Rechts verschijnt een lijst met velden.
- Klik en sleep de velden die u aan het ontwerpkader wilt toevoegen. Het item verschijnt op uw rapport. Wanneer u extra velden toevoegt, worden deze automatisch ingesteld met de bestaande velden.
- U kunt de grootte van een veld wijzigen door op de hoek te klikken en deze met de muis te slepen.
- Verwijder een veld uit het rapport door op de titel te klikken en op Delete te drukken.
Stap 5. Groepeer uw rapporten
Door te groeperen kunt u snel informatie uit rapporten verwerken, omdat gerelateerde gegevens al zijn georganiseerd. U wilt bijvoorbeeld verkopen per regio of per verkoper groeperen. Groeperen stelt u in staat om precies dat te doen.
- Klik op het tabblad Ontwerpen en klik op "Groeperen en sorteren".
- Klik met de rechtermuisknop ergens in het veld dat u wilt groeperen. Selecteer "Groep aan" in het menu.
- Er wordt een hoofd gemaakt voor de groep. U kunt kopteksttitels aanpassen aan labelgroepen.
Stap 6. Sla het rapport op en deel het
Zodra uw rapport klaar is, kunt u het opslaan en delen of afdrukken zoals elk ander document. Gebruik rapporten om prestatierapporten te delen met investeerders, contactgegevens van werknemers en meer.
Tips
Microsoft Access wordt geopend in de modus "Backstage View", die menu-opties biedt waarmee u een database kunt openen, een nieuwe database kunt maken of toegang kunt krijgen tot opdrachten om uw database te bewerken
Waarschuwing
Sommige functies in Access zijn niet altijd beschikbaar, afhankelijk van het type database dat u maakt. U kunt bijvoorbeeld geen desktopdatabase op het web delen en bepaalde bureaubladfuncties, zoals het aantal zoekopdrachten, zijn niet beschikbaar in de webdatabase
== Bron ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
