Er zijn veel gebeurtenissen in het leven waarvoor je om uitstel moet vragen. Misschien heb je tijd nodig om huiswerk te maken, of heb je moeite om werkprojecten op tijd af te ronden. Op zulke momenten moet u een brief kunnen schrijven waarin u op effectieve en passende wijze om verlenging van de tijd verzoekt. Denk na over uw verzoek, zoals hoeveel tijd u nodig heeft en waarom? Schrijf de brief vervolgens in een formele stijl en stuur hem met een tracker om je kalm te houden.
Stap
Methode 1 van 3: De inhoud van de brief samenstellen
Stap 1. Schrijf zo snel mogelijk
Zodra u weet dat u een verlenging nodig heeft, stelt u direct een brief op. Geef de ontvanger zoveel mogelijk tijd om over uw situatie te beslissen. Je moet er ook klaar voor lijken ondanks het feit dat je om een aanpassing van het schema vraagt.
Stap 2. Bepaal hoeveel extra tijd je nodig hebt
Overweeg alle factoren en doe een realistisch verzoek. Als de gevraagde tijd te kort is, kan het zijn dat u later om uitstel moet vragen. Indien mogelijk mogen deadlines niet worden gemist. Het is dus het beste als uw berekeningen een beetje overdreven zijn.
- Afhankelijk van de situatie kunt u deze brief wellicht meenemen in de onderhandelingen. In dit geval is het een goed idee om meer tijd te vragen, zodat er nog ruimte is voor compromissen en het vinden van een middenweg.
- Meet uw snelheid op basis van uw huidige voortgang en welk deel nog moet worden voltooid. Als u bijvoorbeeld al drie maanden aan een adviesproject werkt, moet u kunnen inschatten hoeveel werk er nog niet af is.
- Houd er rekening mee dat de ontvanger van de brief ook een tijdslimiet kan hebben. Misschien hebben ze ook een deadline die nu moet worden verschoven. Docenten moeten bijvoorbeeld de faculteit halverwege het semester cijfers geven en de inlevering van opdrachten van studenten plannen volgens de deadline.
Stap 3. Ken de regels
Ken de exacte deadline voordat je om een aanpassing vraagt. Wek niet de indruk dat u uw tijd niet kunt beheren door verlenging aan te vragen zonder de huidige situatie te kennen. Sommige overheidsinstanties eisen bijvoorbeeld dat u binnen 24 uur na het eerste contact een verzoek indient. Als je er niet aan kunt voldoen, kun je zeggen dat het schema te strak is.
Stap 4. Voeg een plausibele uitleg toe
U besteedt tijd aan het opstellen van de brief en de ontvanger neemt ook de tijd om hem te lezen. Maak deze brief dus zinvol. Denk na over uw echte reden en breng deze eerlijk over aan de ontvanger. Lieg of overdrijf de redenen niet, want dan verlies je jezelf.
- Een goede reden hiervoor is de wens om grondig en zorgvuldig te werk te gaan. Als u bijvoorbeeld een project uitvoert dat gevolgen heeft voor de veiligheid van een groot aantal mensen, heeft u er baat bij dit in uw toelichting te vermelden.
- Als er meerdere redenen zijn, kies dan de beste. Als u bijvoorbeeld een baanaanbieding uitstelt, zegt dat u aanvullend onderzoek wilt doen naar verhuiskosten (als dat waar is), zeg dan niet dat u ook wacht op een andere aanbieding.
Stap 5. Geef enkele geselecteerde details op
Details geven een vleugje authenticiteit en vaardigheid in schrijven. Dit is vooral belangrijk als u schrijft naar de overheid of een groep mensen die u nog nooit persoonlijk hebt ontmoet.
- Als uw opa bijvoorbeeld twee dagen voor de deadline van het college-essay is overleden, wilt u de gebeurtenis misschien omschrijven als een 'noodgeval in de familie', niet alleen als een 'noodgeval'. Je moet ook het vertrek van je grootvader en wat informatie over je reis naar huis vermelden.
- Bereid documenten voor voordat u een aanvraag indient. Mogelijk moet u uw eerdere sollicitatie of dienstverband beschrijven, vooral als u te maken heeft met de overheid of andere officiële instanties. Aantonen dat u alle stappen van het proces tot nu toe hebt gevolgd, zal uw zaak ten goede komen.
Stap 6. Kies een positieve stijl en inhoud
Niemand wil een brief lezen met een klacht. Beschrijf in plaats daarvan de negatieve gebeurtenis snel en vlak en ga dan verder met de positieve oplossing waar je om vroeg. Als u bijvoorbeeld vindt dat uw startsalaris te laag is, kunt u schrijven: "Ik heb wat tijd nodig om uw aanbod te overwegen. Ik heb echter het gevoel dat ik door het hogere salaris efficiënter kan werken."
Stap 7. Onderzoek de brief voordat je hem verstuurt
Neem een paar minuten de tijd om uw brief opnieuw te lezen voordat u hem verzendt. Let op redactionele en typefouten. Voer een grammatica- en spellingcontroleprogramma uit op de computer. Vraag je vertrouwde vriend om het te lezen. Haast je niet of sla deze stap niet over, want als je een fout maakt, kom je onvoorzichtig over en dat kan het eindresultaat beïnvloeden.
Methode 2 van 3: De regels voor het schrijven van formele brieven volgen
Stap 1. Bereid het titelgedeelte voor
De datum moet in de rechterbovenhoek van de pagina staan. Sla een regel eronder over en schrijf het adres, ook rechts uitgelijnd. Sla dan nog een regel over en noteer het volledige adres van de links uitgelijnde ontvanger.
Als het verzoek via e-mail wordt verzonden, kunt u het datum- en adresgedeelte weglaten en direct naar de begroeting gaan. Zorg er echter voor dat je een effectief en duidelijk onderwerp gebruikt. Als je bijvoorbeeld een brief naar een docent stuurt, schrijf dan het onderwerp "Verzoek tot verlenging van Andi Widodo's Javanese History Paper"
Stap 2. Gebruik een formele en volledige begroeting
Begin met 'Geachte'. Volg dan op titel en naam. Bijvoorbeeld: "Geachte. Meneer Baskoro" of "Geachte. mevrouw Darmawati". Soms moet je ook een ingewikkelde titel gebruiken, zoals 'Beste. Professor Abdurrahman" of "Geachte. Raden Wiraningrat".
- Zelfs als u de ontvanger informeel kent, is deze brief nog steeds een formeel verzoek, dus de stijl en inhoud moeten formeel zijn. Schrijf bijvoorbeeld niet 'Hallo Don'.
- Probeer een specifieke persoon te vinden die uw brief zal ontvangen. Anders ziet uw brief eruit als een opgemaakte brief. Bijvoorbeeld: "Geachte. Raden Wiraningrat" is beter dan "Aan de geïnteresseerden".
Stap 3. Gebruik korte alinea-opmaak
De hoofdtekst van de brief mag slechts uit 1-3 alinea's bestaan. In de meeste gevallen kunt u openen met 1-2 regels, het verzoek uitleggen in 2-4 regels en afsluiten met 1-2 regels. Als u maximaal drie volledige alinea's moet ontwikkelen, scheid dan de inleiding, het hoofdgedeelte en de conclusie.
Om de brief te openen, kun je zeggen: "Ik ben Andi Widodo, een student die elke maandagochtend naar je Javaanse geschiedenisles in kamer III-C gaat." Hierdoor wordt de herinnering van de docent gewekt en hoeft hij niet meer te zoeken naar wie jij bent
Stap 4. Let op de afsluitende woorden
Vergeet het belang van solide conclusies niet. Gebruik deze laatste zin om uw zaak opnieuw te formuleren (in één regel) en bedank de ontvanger voor de tijd. Je zou kunnen schrijven: "Bedankt voor je tijd en aandacht."
- Sluit de brief af met een formele begroeting voor uw naam. Sommigen van hen zijn "oprecht", "oprecht" of "met alle respect".
- Als u binnen een bepaalde tijd een antwoord nodig heeft, vermeldt u die informatie dan aan het einde. Je kunt het in de bedankregel zetten. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor uw aandacht en ik kijk ernaar uit om volgende week van u te horen." Probeer bij het schrijven van dit gedeelte niet de indruk te wekken de ontvanger onder druk te zetten of achterna te zitten.
Stap 5. Voer uw volledige naam en handtekening in
Laat onder de begroeting "Met vriendelijke groet" 3-4 regels leeg. Schrijf vervolgens de volledige naam links uitgelijnd. Gebruik de lege regel om de originele handtekening toe te voegen. Als deze brief per e-mail wordt verzonden, kunt u de lege regel verwijderen en gewoon de naam typen.
Methode 3 van 3: Brieven naar ontvangers verzenden
Stap 1. Maak of bewaar een kopie van uw brief
Na het proeflezen van het concept en voordat u het verzendt, maakt u een foto van de brief (overgezet naar PDF), slaat u het concept online op of kopieert u het. Het kan zijn dat u de bezorgdatum moet noteren als deze niet overeenkomt met de datum van de brief. Bewaar deze kopie op een veilige plaats voor persoonlijke bestanden.
Stap 2. Verzenden met standaard verzending
Breng de brief naar het postkantoor, overhandig hem aan de klerk of stop hem in de brievenbus. Als je zeker wilt zijn dat de post is ontvangen, vraag dan om een trackingservice.
Als de brief per post wordt verzonden, zorg er dan voor dat deze is afgedrukt op een hoogwaardige printer met goede inkt. Handgeschreven verzoekbrieven worden over het algemeen niet geaccepteerd
Stap 3. Verstuur het per e-mail
Dit is waarschijnlijk de beste manier om een verzoek te versturen, aangezien het niet veel tijd kost en zeer betrouwbaar is. Zorg ervoor dat het e-mailadres van de ontvanger correct is en vermeld uw identificatienummer, indien relevant, in het onderwerp.
- De ontvanger kan de dag en tijd zien waarop u de e-mail hebt verzonden. Houd hier rekening mee als u vaak 's avonds laat e-mailt.
- Zorg ervoor dat uw e-mail formeel is met het adres dat u gebruikt. Dien in vanuit een professioneel ogend account. Een voorbeeld van een geschikt e-mailaccount voor werk is "[email protected]".
- Als u een brief per fax verzendt, moet u wachten op de bevestigingspagina die aangeeft dat uw brief met succes is verzonden en ontvangen.
Stap 4. Doe een telefonische aanvraag in plaats van een brief
Als uw verzoek dringend is of op het laatste moment nadert, kan het een goed idee zijn om persoonlijk telefonisch contact op te nemen. Als dit het geval is, houd je dan aan een formele houding en formuleer je zaak coherent.
Tips
- Probeer een brief van één pagina of minder te schrijven. Een brief als deze ziet er compleet uit, maar is toch gemakkelijk te lezen.
- Weet of de ontvanger een antwoord stuurt, zoals een bevestigingsbrief.
Waarschuwing
- Beloof iets realistisch. Laat uw extra tijd niet besteed worden aan extra taken.
- Haal het meeste uit deze extensie. Laat u niet opnieuw om verlenging vragen.
- Zorg ervoor dat u alle vereiste formaten hebt opgenomen. Sommige organisaties vereisen dat u een door hen gedefinieerde letterindeling gebruikt.
