Heb je onlangs een fatale fout gemaakt of iemands gevoelens gekwetst? Als dat zo is, bied dan gerust je excuses aan op een oprechte en effectieve manier, bijvoorbeeld door een brief te schrijven. In feite is het schrijven van een verontschuldigingsbrief – of het nu een persoonlijke of professionele brief is – heel nuttig voor het corrigeren van uw fouten en voor uw relatie met de betrokken persoon. Zorg er echter voor dat je de verschillende methoden hieronder toepast om je brief oprecht en to the point te laten klinken.
Stap
Methode 1 van 3: Een persoonlijke verontschuldigingsbrief maken
Stap 1. Vraag wat u kunt doen om de situatie te verbeteren
De kans is groot dat de persoon in kwestie precies weet wat u moet doen om de fout te herstellen. Door hun mening te vragen, toont u uw bereidheid om alles te doen wat nodig is om hun verontschuldiging te accepteren en de situatie te verbeteren.
Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik realiseer me dat ik je feest heb verpest omdat ik niet ben gekomen, ook al had ik een afspraak. Wil je dat ik je trakteer op een drankje in een café of dat ik het diner bij mij thuis maak, zodat word je niet meer boos? Weet je, onze vriendschap is heel belangrijk voor me.'
Stap 2. Bied de mogelijkheid om elkaar persoonlijk te ontmoeten om zich te verontschuldigen
Zelfs als het echt van het probleem afhangt, probeer hem dan uit te vragen, zodat je je persoonlijk kunt verontschuldigen. Voordat u de brief beëindigt, moet u uw wens uiten om hem op een neutrale locatie te ontmoeten, zodat u zich persoonlijk kunt verontschuldigen. Hoewel het aanbod door hem kan worden afgewezen, moet je het toch aanbieden.
Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Ik wilde je heel graag ontmoeten, zodat ik me persoonlijk kon verontschuldigen. Zeg alsjeblieft de tijd die je uitkomt, oké?"
Stap 3. Gebruik een afsluitende begroeting die uw emoties kan vertegenwoordigen
Als de brief persoonlijk is, zorg er dan voor dat je ook een informele en emotionele slotbegroeting gebruikt. U kunt bijvoorbeeld 'Gegroet', 'Sorry' of 'Gegroet' aan het einde van de brief plaatsen.
Methode 2 van 3: Een professionele verontschuldiging maken Surat
Stap 1. Bied een oplossing voor het gerelateerde probleem
Als de verontschuldiging is gericht aan uw zakelijke klanten, zorg er dan voor dat ze weten dat u de fout serieus neemt. Probeer bijvoorbeeld oplossingen te bieden die relevant en werkbaar zijn, in plaats van alleen maar gehoord te willen worden door klanten.
Als de brief is gericht aan een klant van uw bedrijf, kunt u zeggen: "Om een eerdere leveringsfout te corrigeren, sturen we hetzelfde product terug zonder verzending en bieden we 30% korting op uw volgende bestelling."
Stap 2. Maak duidelijk dat een soortgelijke situatie zich niet meer zal voordoen
Beschrijf in de laatste paragraaf de verschillende preventieve maatregelen die u heeft genomen om te voorkomen dat dezelfde fouten in de toekomst opnieuw worden gemaakt. Wees specifiek over alle preventiemethoden die u hebt genomen en hoe effectief ze waren in het omgaan met hetzelfde probleem.
U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Tot nu toe heb ik verschillende methoden geïmplementeerd om toekomstige projectvertragingen te voorkomen. Een daarvan is het opzetten van een online kalender om me een week, een dag en 8 uur voor het project eraan te herinneren opleveringsdeadlines., Ik heb ook een meer gedetailleerde lijst van taakverantwoordelijkheden gemaakt, zodat elk project waaraan ik werk op tijd kan worden voltooid."
Stap 3. Zet een goede afsluitende begroeting
Als de brief voor zakelijke doeleinden is, zorg er dan voor dat u een formele begroeting gebruikt, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Gegroet' om de brief te sluiten.
Methode 3 van 3: De toon van de brief bepalen
Stap 1. Gebruik een beleefde en professionele toon voor een verontschuldigingsbrief aan een zakenrelatie
Als de verontschuldiging is gericht aan je baas of een andere zakenpartner, houd je toon dan beleefd, formeel en professioneel. Leg de situatie uit en verontschuldig je nauwkeurig, duidelijk en duidelijk. Gebruik geen al te bekende spreekstijl in de hoop dat de ander je daarna gemakkelijker zal vergeven.
- Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Nogmaals mijn oprechte excuses voor de fout die is opgetreden. In de toekomst beloof ik verschillende preventieve maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat een dergelijke fout niet opnieuw gebeurt."
- Zeg niet: "Het spijt me echt! Ik hoop dat je me vergeeft". De zin klinkt te informeel voor een professionele verontschuldigingsbrief.
Stap 2. Gebruik een oprechte en eerlijke toon
Als de verontschuldiging is gericht aan iemand die belangrijk is in je persoonlijke leven, zorg er dan voor dat de toon van de brief persoonlijk is, zodat je brief eerlijker en minder geforceerd aanvoelt.
Zeg bijvoorbeeld: 'Het spijt me echt dat ik je gekwetst heb door te ver te gaan toen je een grapje maakte. Ik dacht niet na voordat ik sprak, maar nu begrijp ik waarom je boos bent. Mijn excuses."
Stap 3. Verzin geen excuses
Elke fout wordt gemotiveerd door een situatie. Gebruik de situatie echter niet als een excuus om je fout te rechtvaardigen! Geloof me, als je dat doet, klinkt je verontschuldiging onoprecht. Blijf gefocust op de fout die je hebt gemaakt en je excuses!
Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: “Het spijt me dat dit project is verwaarloosd. Maar op dat moment was mijn zoon ziek en daarna werd mijn tijd in beslag genomen door familievakanties," probeer te zeggen: "Het spijt me dat dit project werd verwaarloosd. Op basis van deze ervaring heb ik een concreet plan opgesteld om te voorkomen dat dezelfde situatie in de toekomst nog eens gebeurt."
Stap 4. Geef anderen niet de schuld
Hoe verleidelijk het ook is om iemand anders de schuld te geven in je verontschuldigingsbrief, doe het niet! Geloof me, al je woorden in de hoofdtekst van de brief zullen zinloos zijn als je dat doet. Hierdoor zal het voor de betrokkene moeilijk zijn om uw verontschuldiging achteraf te aanvaarden.
Stap 5. Onderteken de brief
Neem de tijd om een persoonlijk tintje (zoals een handtekening) aan de brief toe te voegen; laat zien dat de brief echt belangrijk voor je is. U moet zowel persoonlijke als professionele brieven afdrukken en ondertekenen voordat u ze aan de betrokkene geeft.
- Een professionele verontschuldigingsbrief moet via een meer formeel kanaal worden verzonden (zoals per post). Ondertussen kunt u zelf een professionele verontschuldigingsbrief indienen bij de betrokkene.
- Als u problemen ondervindt bij het persoonlijk ondertekenen van de brief, voeg dan in ieder geval een digitale handtekening toe. Sommige computerprogramma's bieden speciale opties voor het maken van digitale handtekeningen en het aanbrengen ervan op verschillende documenten. Als u wilt, kunt u ook uw handtekening op een stuk papier zetten, het scannen, op uw computer opslaan in beeldformaat en het vervolgens in het gewenste document invoegen.
