Deze wikiHow leert je hoe je de functie "Mail Merge" in Microsoft Word kunt gebruiken. Met de functie Afdruk samenvoegen kunt u een contactinformatieblad gebruiken om automatisch een ander adres, naam of andere informatie toe te wijzen aan elk exemplaar van een document. Deze functie is handig wanneer u een nieuwsbrief of beëdigde verklaring moet aanpassen, omdat u niet handmatig elke verschillende naam of adres boven aan elk document hoeft te schrijven.
Stap
Deel 1 van 3: Een contactblad maken
Stap 1. Open Microsoft Excel
Het Microsoft Excel-toepassingspictogram lijkt op een witte "X" op een witte achtergrond. Daarna wordt de pagina "Nieuw" weergegeven.
Als je al een contactblad in Excel hebt, ga dan naar de stap van het laden of importeren van Excel-contactpersonen
Stap 2. Klik op Lege werkmap
Het staat in de linkerbovenhoek van de pagina 'Nieuw'. Daarna wordt een nieuw Excel-document geopend.
Stap 3. Voeg de contactkop toe
Beginnend met de doos A1 ” naar rechts, voer als volgt een kop of titel in:
- " FirstName " - De voornaam van de contactpersoon moet in dit veld worden ingevuld (vak " A1 ”).
- "Achternaam" - De achternaam van de contactpersoon moet in dit veld worden ingevuld (vak " B1 ”).
- ” Tel” – Het telefoonnummer van de contactpersoon wordt in dit veld toegevoegd (vak “ C1 ”).
- ” StreetAddress” – Het contactadres moet in dit veld worden ingevuld (vakje “ D1 ”).
- “Stad” – De woonplaats/woonplaats van de contactpersoon moet aan deze contactpersoon worden toegevoegd (vak “ E1 ”).
- "Staat" - De provincie van herkomst van het contact wordt in deze kolom toegevoegd (vak " F1 ”).
- “ZIP” – De postcode waar de contactpersoon woont moet worden toegevoegd aan deze kolom (kolom “ G1 ”).
- ” E-mail” – Het e-mailadres van de contactpersoon wordt in dit veld ingevoerd (vakje “ H1 ”).
Stap 4. Voer de contactgegevens in
Begin bij kolom A van vak 2 en voer de contactgegevens in van elke persoon die u wilt toevoegen aan het hulpprogramma voor samenvoegen.
Zorg ervoor dat de ingevoerde informatie juist is voordat u doorgaat naar de volgende stap
Stap 5. Sla het document op
Om het op te slaan:
- Windows - Klik op " Bestand ", Kiezen " Opslaan als ", Dubbelklik " Deze pc ”, selecteer een bestandsopslaglocatie aan de linkerkant van het venster, typ een documentnaam in het veld " Bestandsnaam " en klik op " Opslaan ”.
- Mac - Klik op " Bestand ", Kiezen " Opslaan als… ”, voer de documentnaam in het veld "Opslaan als" in, selecteer een opslaglocatie door op het vak "Waar" te klikken en een map te selecteren en klik vervolgens op " Opslaan ”.
- Onthoud de locatie om het geselecteerde bestand op te slaan. U moet dan het Excel-contactblad op die locatie vinden.
Stap 6. Sluit het Excel-venster
Klik op de knop x ” in de rechterbovenhoek van het Excel-venster (Windows) of de rode cirkel in de linkerbovenhoek van het venster (Mac). Nu kunt u de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word maken of gebruiken.
Deel 2 van 3: Contacten importeren naar Word
Stap 1. Open Microsoft Word
Het Microsoft Word-toepassingspictogram ziet eruit als een witte "W" op een donkerblauwe achtergrond. Net als in Microsoft Excel wordt de pagina "Nieuw" weergegeven nadat het programma is geopend.
Als u al een Microsoft Word-document heeft waaraan u contacten uit Excel wilt toevoegen, moet u dubbelklikken op het document om het te openen. Sla de volgende stap over als u al een aangepast document heeft
Stap 2. Klik op Leeg document
Dit is een wit vak in de linkerbovenhoek van de pagina. Daarna wordt een leeg Microsoft Word-document weergegeven.
Stap 3. Klik op het tabblad Mailings
Dit tabblad bevindt zich bovenaan het Microsoft Word-venster. Daarna verschijnt de werkbalk net onder de rij met tabbladen.
Stap 4. Klik op Ontvangers selecteren
Het staat in het gedeelte "Afdruk samenvoegen starten" van de werkbalk " Mailings " Daarna wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.
Stap 5. Klik op Een bestaande lijst gebruiken…
Deze optie staat in het vervolgkeuzemenu. Hierna wordt een nieuw venster geopend.
- Als u contacten uit Outlook wilt gebruiken, kunt u de optie " Kies uit Outlook-contactpersonen ” in het vervolgkeuzemenu.
- U kunt ook een tijdelijke lijst met contactgegevens in Word typen door " Typ een nieuwe lijst " Deze functie is handig wanneer u slechts enkele contactgegevens hoeft aan te maken.
Stap 6. Selecteer het Microsoft Excel-contactblad
Klik aan de linkerkant van het venster op de map die het Excel-contactblad bevat. Klik daarna op het Excel-blad om het te selecteren.
Stap 7. Klik op Openen
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 8. Bevestig uw selectie
Klik op de Excel-bladnaam in het pop-upvenster en klik vervolgens op de Oke ' die onder het raam staat. Uw Excel-blad wordt geselecteerd als de locatie van de contactbron.
Zorg ervoor dat het selectievakje " Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen " onderaan het venster is aangevinkt
Deel 3 van 3: De functie Afdruk samenvoegen gebruiken
Stap 1. Ga naar de plaats of het punt waar u contactgegevens wilt invoegen
Zoek de plaats waar u contactgegevens wilt toevoegen (bijv. de kop van het document) en klik erop om de cursor te plaatsen.
Stap 2. Klik op Samenvoegveld invoegen
Deze optie bevindt zich in het gedeelte "Velden schrijven en invoegen" van het tabblad ". Mailings " Daarna wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.
Mogelijk moet u op het tabblad " Mailings ” nog een keer voordat u deze stap volgt.
Stap 3. Selecteer het type informatie
Klik in het vervolgkeuzemenu op de naam van een van de koppen of koppen met informatie uit het Excel-document om deze in het Word-document in te voegen.
Als u bijvoorbeeld de voornaamtag van een contactpersoon wilt toevoegen, klikt u op " Voornaam ” in het vervolgkeuzemenu.
Stap 4. Voeg indien nodig andere informatie toe
Deze informatie omvat adres, achternaam, telefoonnummer, enz.
Stap 5. Klik op Voltooien en samenvoegen
Het staat helemaal rechts op de tabbladwerkbalk. Mailings Daarna wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.
Stap 6. Bepaal de samenvoegmogelijkheden
Klik op een van de volgende opties:
- “ Individuele documenten bewerken ” – Met deze optie wordt elk ontvangend document geopend, zodat u het document opnieuw kunt aanpassen.
- “ Documenten afdrukken… ” – Met deze optie kunt u een kopie van het document afdrukken voor elke persoon die op het contactblad wordt vermeld.
- “ E-mailberichten verzenden… ” – Met deze optie kunt u het document als e-mail verzenden. Het e-mailadres van de contactpersoon wordt geselecteerd als het bestemmings-e-mailadres.
Stap 7. Volg de instructies op het scherm
Het is mogelijk dat u aanvullende formulieren moet bekijken, afhankelijk van de geselecteerde opties (bijvoorbeeld als u " E-mail ", moet u een titel invoeren en klikken op " Oke "). Daarna is het samenvoegproces van de e-mail voltooid.
