Afdruk samenvoegen is een veelgebruikte functie in Office-programma's om één document geschikt te maken voor meerdere ontvangers. U kunt alle soorten documenten ordenen en combineren, inclusief enveloppen, etiketten, standaardbrieven, e-mails, faxen en genummerde coupons. Lees de onderstaande stappen om erachter te komen hoe u Afdruk samenvoegen op een computer kunt gebruiken.
Stap
Methode 1 van 3: Voorbereiding
Stap 1. Bouw een gegevensbestand op
De gegevens kunnen spreadsheetbestanden (werkbladen), databasebestanden of zelfs tekstdocumenten in een geschikt formaat zijn. De werkbladbestanden worden het meest gebruikt; In deze handleiding wordt ervan uitgegaan dat u een werkblad gebruikt.
-
De bestandsgegevens moeten alle informatie bevatten die op elk exemplaar zal veranderen. Als u bijvoorbeeld een standaardbrief schrijft, bevat het bestand de namen en mogelijk de adressen van alle mensen naar wie u wilt schrijven.
Voer een informatie in elke cel langs de lijn in, zodat elk type informatie (voornaam, achternaam, eretitel, enzovoort) in een eigen kolom staat
-
Maak redelijke kolomnamen. Afdruk samenvoegen leest de gegevens in elke kolom en gaat ervan uit dat het eerste item in elke kolom met informatie de algemene naam is voor dat type informatie, dus gebruik een naam die logisch is.
Begin bijvoorbeeld het veld voornaam door 'voornaam' te typen en schrijf vervolgens alle voornamen eronder. Wanneer u wordt gevraagd een kolom met gegevens in een brief in te vullen, ziet u als optie "voornaam" en onthoudt u meteen wat er in die kolom staat
- Microsoft Office-gebruikers die Outlook gebruiken om e-mail te verzenden, kunnen desgewenst het Outlook-adresboek als gegevensbestand gebruiken.
Stap 2. Sla het gegevensbestand op
Sla het bestand op zodat u het gemakkelijk kunt terugvinden. Geef het een naam die u gemakkelijk kunt onthouden.
Stap 3. Schrijf uw hoofddocument
In dit document zal informatie worden opgenomen. Als u bijvoorbeeld een standaardbrief schrijft, is het hoofddocument de brief. Elk item dat moet worden samengevoegd met de inhoud (zoals naam) is momenteel leeg gelaten.
Methode 2 van 3: Afdruk samenvoegen in MS Office
Stap 1. Open het taakvenster Afdruk samenvoegen
Klik in het hoofddocument op het paneel om het te openen. Als u het niet ziet, gaat u naar het menu Extra en selecteert u Afdruk samenvoegen in de lijst.
Stap 2. Beantwoord de vragen van MS Office
De functie Afdruk samenvoegen in Office omvat verschillende stappen die zijn ontworpen om het voor u gemakkelijker te maken om bestanden intelligenter en nauwkeuriger te combineren.
- Begin met het selecteren van het type document dat u aan het schrijven bent. Klik op wat het beste past en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer het startdocument dat u wilt gebruiken. Als u deze stappen volgt, kunt u dit document gebruiken selecteren. Klik volgende.
Stap 3. Selecteer de bestanden die moeten worden samengevoegd
Dit is het gegevensbestand dat u eerder hebt gemaakt. Selecteer het juiste keuzerondje en klik vervolgens op Volgende om het bestand te zoeken en het aan het hoofddocument te koppelen.
Als u het Outlook-adresboek wilt gebruiken, klikt u op die optie
Stap 4. Kies welke gegevens u wilt gebruiken
Met Office kunt u de gewenste rijen met informatie selecteren of deselecteren. U kunt de informatie in het gegevensbestand selecteren die u in het hoofddocument wilt samenvoegen, zodat het gegevensbestand later nuttiger zal zijn als u het voor verschillende dingen gebruikt. Als u tevreden bent, klikt u op Volgende.
Gegevens kunnen worden gesorteerd door op de kolomkoppen in elke kolom te klikken. Dit kan handig zijn als u snel veel informatie wilt doorzoeken
Stap 5. Voer de gegevensvelden in
Op de volgende pagina van het taakvenster wordt u gevraagd een document te schrijven als u dat nog niet hebt gedaan, en u krijgt verschillende opties te zien om gegevens uit het bestand in het document in te voegen.
-
Voer een gegevenskolom in door de cursor in die gegevenskolom te plaatsen en vervolgens op de juiste knop op de taakbalk te klikken om deze daar in te voegen.
U kunt verkeerd geplaatste of dubbele gegevensvelden verwijderen door op de Delete-toets te drukken, net als gewone letters of cijfers
-
De vooraf ingestelde opties zullen enigszins veranderen, afhankelijk van het type document dat u selecteert. Office doet haar best om uit de door u verstrekte gegevens de juiste gegevens in te vullen. Als u bijvoorbeeld een zakelijke standaardbrief schrijft, ziet u mogelijk een optie om een adresblok in te voegen met de voor- en achternaam en het volledige adres van elke ontvanger, netjes geordend over meerdere regels.
- Sommige vooraf ingestelde opties openen extra vensters waarin u de juiste informatie kunt invullen. Het is allemaal min of meer rechttoe rechtaan en gemakkelijk te begrijpen.
- Als u de vooraf ingestelde opties gebruikt en de juiste informatie niet kunt vinden, klikt u op de knop Match Fields om uw eigen gegevenskolomnaam te definiëren die overeenkomt met de standaardnaam. U kunt bijvoorbeeld de categorie "Achternaam" in een gegevensbestand specificeren om de "Achternaam"-gegevens in het adresblok in te vullen.
- Klik op meer opties om uw eigen kolom te gebruiken. U kunt de namen zien die u aan elke kolom hebt gegeven en deze in plaats daarvan gebruiken.
Stap 6. Controleer de mail
Afdruk samenvoegen geeft geen specifieke informatie weer in de velden die u op het hoofddocument toepast totdat u het afdrukt, maar Office biedt wel een voorbeeldfunctie waarmee u kunt controleren en ervoor zorgen dat de informatie die verschijnt, overeenkomt met de kolommen die u wilt gebruiken het document. Gebruik ze totdat u tevreden bent met de getoonde bestelling.
Stap 7. Voltooi de samenvoeging
Het laatste scherm van het taakvenster Afdruk samenvoegen laat u weten dat alles in orde is en klaar is om uw document af te drukken. Elke set informatie zal per afgedrukt document verschijnen en het programma zal zoveel exemplaren van de informatieset afdrukken als er zijn.
Als u specifieke letters zelf wilt bewerken, kunt u dit ook vanuit dit taakbalkscherm doen door eerst op "bewerk individuele letters" te klikken
Methode 3 van 3: Afdruk samenvoegen op OpenOffice.org
Stap 1. Maak een database aan
Stap 2. Voer de gegevensvelden in
U hebt uw informatie nu gekoppeld aan een database die OpenOffice.org kan begrijpen, en het is gemakkelijk om de database te gebruiken om e-mail samen te voegen, zolang u maar weet waar u moet zoeken.
- Selecteer in het menu Invoegen velden en vervolgens andere… in het submenu. U kunt ook op Ctrl+F2 drukken.
- Klik in het venster dat verschijnt op het tabblad Database.
-
Klik op de knop Bladeren rechtsonder in het venster en zoek het databasebestand dat u zojuist hebt gemaakt.
Eenmaal geselecteerd, verschijnt de database in een lijst met de naam databaseselectie aan de rechterkant van het venster
- Selecteer in de lijst met typen aan de linkerkant van het venster Afdruk samenvoegvelden.
- Klik op de "+" naast uw database en er verschijnt een werkbladbestand onder. Klik op "+" naast haaren u ziet de naam van de gegevenskolom die u hebt geselecteerd toen u het werkblad maakte.
-
Selecteer welke gegevenskolom u wilt invoegen en klik vervolgens op Invoegen om de gegevenskolom in het hoofddocument te plaatsen.
- Vergeet niet de cursor te plaatsen waar u de gegevenskolom wilt invoegen voordat u op Invoegen klikt, anders moet u deze naar de juiste positie verplaatsen.
- Net als in Office worden tekstvelden in het hoofddocument behandeld als alfanumerieke tekens. U kunt het verplaatsen met de spatiebalk en verwijderen met de Delete-toets.
Stap 3. Voltooi de samenvoeging
Controleer de plaatsing van elke gegevenskolom. Als u klaar bent, drukt u uw hoofddocument af. Afdruk samenvoegen drukt één exemplaar af voor elke set vermeldingen in het bestand dat in het document is samengevoegd.
Tips
- Tekstverwerkingsprogramma's hebben meestal sjablonen die u kunt gebruiken om het hoofddocument te maken.
- Zorg ervoor dat u de kolommen opsplitst in de meest specifieke zoekwoorden. U kunt bijvoorbeeld bijnamen (meneer, mevrouw, juffrouw), voornaam en achternaam gebruiken voor namen. Gebruik drie afzonderlijke kolommen voor de naam met één type gegevenskolom in elke kolom.
