Werk je als docent of als technisch handboekschrijver, dan zul je natuurlijk elke dag instructies moeten opschrijven. Voor de meeste mensen kan het echter moeilijk zijn om duidelijke richtlijnen te schrijven. Je kunt een belangrijke stap overslaan omdat je ervan uitgaat dat de lezer het automatisch doet, of de lezer verwarren met de vele handelingen die bij één stap betrokken zijn. Om duidelijke richtlijnen te kunnen schrijven, moet je eerst weten hoe je de taak uitvoert. Neem je gids letterlijk om er zeker van te zijn dat het de lezer helpt de taak te voltooien.
Stap
Deel 1 van 3: Taken begrijpen
Stap 1. Verzamel de benodigde materialen
Voordat u een handleiding schrijft, moet u bekend zijn met de betreffende taak. Bereid alle benodigde gereedschappen en apparatuur voor en rangschik ze in de volgorde waarin ze worden gebruikt.
Schrijf alles op wat je nodig hebt. Wanneer u een handleiding schrijft, moet u mogelijk alle benodigdheden en materialen opsommen die nodig zijn om de taak te voltooien
Stap 2. Voer de gerelateerde taak zelf uit
Zelfs als het je lukt om de gerelateerde taak meerdere keren zelf te voltooien, is het een goed idee om de taak opnieuw te herhalen bij het schrijven van de handleiding, zodat je niets mist.
- Als u de taak goed kent, wilt u misschien een kortere weg nemen. Zorg ervoor dat u geen stappen of informatie mist bij het schrijven van de handleiding.
- Stel je voor dat je een recept voor iemand schrijft. Als je dit gerecht vaak kookt, kun je misschien de ingrediënten bepalen die je nodig hebt door er gewoon naar te kijken. Maar andere mensen hebben natuurlijk een nauwkeurig aantal doses van deze ingrediënten nodig.
Stap 3. Maak een gedetailleerd overzicht
Neem tijdens het uitvoeren van taken even de tijd om op te schrijven wat je hebt gedaan. Dit zal u helpen uw handleidingen in een logische volgorde te schrijven. Als je een taak uitvoert terwijl je de stappen opschrijft, weet je precies wat er moet gebeuren en wanneer je het moet voltooien.
Stap 4. Definieer je doelgroep
De manier waarop de gids is geschreven, kan worden aangepast aan het type mensen dat uw gids zal lezen en volgen. Hoe je een gids voor tieners schrijft, verschilt van die voor volwassenen.
Het heeft ook invloed op de redenen van het publiek om de taak te voltooien. Het doel van een student die aan een project werkt, is zeker anders dan dat van een volwassene die zijn werk wil voltooien
Stap 5. Maak een korte introductie
Deze inleiding zal de lezer vertellen wat er kan worden gedaan en wat de resultaten zullen zijn bij het voltooien van de taak. Houd er rekening mee dat de meeste mensen de inleiding zullen overslaan of er doorheen bladeren. Neem dus geen belangrijke informatie of waarschuwingen op in de inleiding.
- Als u bijvoorbeeld een handleiding schrijft over het maken van boterhammen met pindakaas en jam, kunt u kort vermelden dat sandwiches met pindakaas en jam een goede en eenvoudige optie zijn voor kinderlunches en middagsnacks.
- Als u denkt dat u een waarschuwing in uw inleiding moet opnemen, is het een goed idee om deze bij een van de stappen op te nemen voor het geval de lezer uw inleiding mist.
Deel 2 van 3: De gids schrijven
Stap 1. Verdeel de taak in kleine stappen
Elke stap moet één actie bevatten. Als je meer dan een of twee zinnen per stap hebt, probeer het dan op te splitsen in kortere, eenvoudigere stappen.
U hebt bijvoorbeeld een handleiding geschreven over het uitlaten van uw hond. De stap die zegt "Doe de halsband om de nek van de hond en knoop de riem vast" is een gecombineerde stap die uit twee acties bestaat: de riem vastmaken en bind de teugels vast. Schrijf dus "Leg de riem om de nek van de hond" als de eerste stap en "Leg de riem om de lijn" als de tweede stap.
Stap 2. Begin elke stap met een actiewoord
Elke geschreven stap moet uitvoerbaar zijn. Gebruik werkwoorden om precies aan te geven welke actie moet worden ondernomen om een stap in de taak te voltooien.
- Construeer je zinnen om iemand te vertellen wat hij moet doen, niet wat hij moet weten.
- Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een gids schrijft over hoe u uw hond moet uitlaten en een stap is om de maat van de lijnen aan te passen. Voor deze stap is de uitdrukking "controleer de maat van de lijnen" of "meet de nek van uw hond" waarschijnlijker dan simpelweg "Weet de maat van uw lijnen".
Stap 3. Volg de logische voortgang
Ga ervan uit dat de lezer direct na het lezen van de eerste stap aan de slag gaat. Meestal zal de lezer de stappen in de gids niet tot het einde lezen. Als er informatie is die de lezer moet weten om de taak te voltooien, neem deze informatie dan op in de stappen in de handleiding.
- Als er een gevaar is bij een bepaalde stap, neem dan een waarschuwing op in die stap. Neem geen waarschuwing op in de inleiding of aan het einde van de gids als het te laat is.
- Voeg de juiste instructies toe, zodat lezers weten wanneer ze de stappen correct hebben uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "De lijnen hebben precies de juiste maat als u twee vingers tussen de achterkant van de halsband en de nek van de hond kunt laten glijden."
Stap 4. Kies je woorden zorgvuldig
Gebruik eenvoudige taal die voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is. Vermijd het gebruik van jargon of technische termen. Als u een technische term moet gebruiken, houd deze dan kort en eenvoudig.
Als u bijvoorbeeld een handleiding schrijft over het indienen van een rechtszaak, moet u mogelijk juridische voorwaarden opnemen. Schrijf eerst een eenvoudige uitleg en ga dan verder met de technische termen die in de proef zijn gebruikt
Stap 5. Gebruik positieve werkwoorden
Meestal is het een goed idee om op te schrijven wat de lezer moet doen om de taak te voltooien, in plaats van wat hij niet moet doen. Wanneer een persoon een gids leest, zal zijn geest ernaar streven de taak te voltooien. Als je begint met dingen die ze niet zouden moeten doen, kunnen ze in de war raken en doen wat ze niet zouden moeten doen.
Als u bijvoorbeeld een gids schrijft over hoe u uw hond moet uitlaten, wilt u misschien schrijven "zorg ervoor dat de lijn goed is vastgemaakt" of "stel de halsband zo af dat deze goed past" in plaats van "zet de lijn niet vast". te strak" of "draag geen te strakke halsband." te smal."
Stap 6. Schrijf in de tweede persoon
Gebruik het woord 'jij' om je lezers rechtstreeks aan te spreken, zodat ze niet in de war raken. Wanneer je het woord 'jij' gebruikt, weten lezers wat er moet gebeuren om de taak te voltooien zonder te hoeven raden.
Als u bijvoorbeeld schrijft "de hendel moet worden ingedrukt", laat u de lezer raden wie op de hendel moet drukken. De zinsnede "je moet op de hendel drukken" of zelfs "op de hendel drukken" zal de lezer niet in twijfel laten
Stap 7. Voeg alternatieven toe
Soms is er meer dan één manier om een of meer stappen te voltooien. Voeg alternatieven toe samen met de stappen, zodat lezers kunnen kiezen op de manier die zij verkiezen.
Als je bijvoorbeeld een handleiding schrijft over het maken van een boterham met pindakaas en jam, voeg dan een alternatieve vulling toe, zoals 'Amandelboter voor mensen met pinda-allergieën'
Stap 8. Voeg een afbeelding toe als dit helpt
Er is een spreekwoord dat ongeveer als volgt luidt: "Eén beeld is beter dan duizend woorden." Om duidelijke richtlijnen te maken, maken afbeeldingen of diagrammen het soms gemakkelijker voor lezers om de richtlijnen die u geeft te begrijpen.
Voor meer technische begeleiding, zorg ervoor dat de afbeelding de lezer duidelijk kan helpen en dat actie op de afbeelding niet wordt gehinderd door gereedschap of handen
Deel 3 van 3: Gemaakte handleidingen testen
Stap 1. Organiseer uw gids in secties
Complexe taken hebben meer dan één onderdeel. Als u een handleiding schrijft voor een grote taak met meerdere kleinere secties, verdeel ze dan in afzonderlijke secties.
- Als u de handleidingen nummert, wijst u een nummer toe aan elke sectie. De lezer zal het succes van de prestatie voelen na het voltooien van elke sectie.
- Zelfs als je taak geen onderdelen heeft die slechts gedeeltelijk bestuurbaar zijn (semi-onafhankelijk), deel hem dan op in delen als de taak meerdere stappen heeft. Op die manier wordt de lezer niet overweldigd door het aantal stappen in de handleiding.
Stap 2. Probeer de handleiding die je hebt geschreven te volgen
Als u zich niet aan de geschreven richtlijnen kunt houden, zal iemand anders dat ook niet doen. Vraag een vriend om de gids te lezen en te volgen, en vraag of er delen zijn die hem in verwarring brengen.
Het kan nodig zijn om de gids meerdere keren te testen, vooral als uw gids lang of complex is
Stap 3. Bewerk uw gids zorgvuldig
Typefouten en grammaticale fouten zullen de duidelijkheid van uw gids bederven, waardoor het moeilijk te volgen is. Lees uw gids heen en weer om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn.
Als je niet zeker bent van je bewerkingsvaardigheden, vraag dan een vriend om je gids te raadplegen
Stap 4. Voeg een lijst met benodigde gereedschappen en materialen toe
Vooral als de opdracht speciaal gereedschap of materiaal vereist, is deze lijst een grote hulp voor de lezer. Plaats deze lijst aan het begin van de gids, zodat de lezer alle gereedschappen en materialen kan verzamelen voordat hij aan de opdracht begint.
Stel je voor dat je een recept schrijft. Recepten bevatten altijd alle ingrediënten en kookgerei die in het begin nodig zijn. Zo kun je alles verzamelen voordat je gaat koken
Stap 5. Geef passende waarschuwingen
Bij het testen van de gids kunt u verborgen gevaren ontdekken die niet werden onthuld toen u de gids voor het eerst schreef. Waarschuw de lezers zodat ze zich voor dit gevaar kunnen wapenen.
