Hoewel het niet in de eerste plaats een agendaprogramma is, kunt u Excel gebruiken om agenda's te maken en te beheren. Er zijn verschillende kalendersjablonen beschikbaar die naar wens kunnen worden aangepast, wat meestal sneller is dan het opmaken van de kalender zelf. U kunt ook een agendalijst uit een Excel-spreadsheet gebruiken en deze in uw Outlook-agenda importeren.
Stap
Methode 1 van 2: Excel-sjablonen gebruiken
Stap 1. Open een nieuw Excel-document
Wanneer u op het label "Bestand" of de Office-knop klikt en "Nieuw" selecteert, wordt een verscheidenheid aan sjablonen weergegeven waaruit u kunt kiezen.
- Voor bepaalde versies van Excel, bijvoorbeeld Excel 2011 voor Mac, moet u " Nieuw van sjabloon " selecteren in het menu Bestand in plaats van " Nieuw ".
- Door een kalender te maken op basis van een sjabloon, kunt u een lege kalender maken die kan worden gevuld met belangrijke dagen. Met deze stap worden uw gegevens niet geconverteerd naar kalenderindeling. Zie de volgende sectie als u een Excel-gegevenslijst wilt converteren naar een Outlook-agenda.
Stap 2. Zoek een kalendersjabloon
Afhankelijk van de versie van Office die u gebruikt, kan er een sectie "Agenda's" zijn, of u kunt gewoon "kalender" in het zoekvak typen. Sommige versies van Excel markeren verschillende kalendersjablonen op de hoofdpagina. U kunt het gebruiken als het aan uw behoeften voldoet, of u kunt ook zoeken naar verschillende andere kalendersjablonen die op internet beschikbaar zijn.
De zoekopdracht kan specifieker worden ingesteld op basis van uw behoeften. Als u bijvoorbeeld een academische kalender wilt maken, gebruikt u het trefwoord 'academische kalender' in een zoekmachine
Stap 3. Stel de sjabloon in op de juiste datum
Zodra de sjabloon is geladen, ziet u een nieuwe lege kalender. De datum is misschien niet exact, maar u kunt deze meestal wijzigen via het menu dat verschijnt wanneer u de datum selecteert.
- Dit proces zal enigszins variëren, afhankelijk van de gebruikte sjabloon. Meestal kunt u het weergegeven jaar of de maand selecteren en vervolgens op de knop klikken die ernaast verschijnt. Dit toont u de opties waaruit u kunt kiezen en de kalender wordt automatisch aangepast.
- Meestal kunt u ook de dag instellen waarop de week begint door een nieuwe te selecteren en deze te selecteren.
Stap 4. Controleer op tips
Veel sjablonen hebben tekstvakken met randen die aangeven hoe u de datum of andere instellingen in de kalendersjabloon kunt wijzigen. U moet dit tekstvak verwijderen als u niet wilt dat het op de afdruk verschijnt.
Stap 5. Pas het uiterlijk aan dat u wilt wijzigen
U kunt verschillende elementen aanpassen door er een te selecteren en deze te wijzigen in het Home-label. U kunt het lettertype, de kleur, de grootte enzovoort wijzigen voor elk object in Excel.
Stap 6. Voer belangrijke datums in
Zodra de kalender correct is geconfigureerd, kunt u beginnen met het invoeren van belangrijke datums en informatie. Selecteer de cellen die u de belangrijke datums wilt invullen en begin met typen. Als u meer dan één gebeurtenis op dezelfde datum wilt opnemen, past u de tussenruimte indien nodig aan.
Methode 2 van 2: Excel-lijsten importeren in Outlook-agenda
Stap 1. Maak een nieuwe lege spreadsheet in Excel
U kunt gegevens van Excel naar Outlook-agenda importeren. Dit maakt taken zoals het importeren van werkschema's veel eenvoudiger.
Stap 2. Voeg de juiste titel toe aan de spreadsheet
Het is gemakkelijker om de lijst in Outlook te importeren als de spreadsheet is opgemaakt met de juiste titel. Voeg de volgende koppen in de eerste regel in:
- Onderwerp
- Startdatum
- Starttijd
- Einddatum
- Eindtijd
- Beschrijving
- Plaats
Stap 3. Voeg elk agenda-item in een nieuwe regel in
Het vak " Onderwerp " is de naam van de gebeurtenis zoals deze op de kalender wordt weergegeven. U hoeft niet voor elk vakje iets in te vullen, maar u heeft minimaal " Startdatum " en " Onderwerp " nodig.
- Zorg ervoor dat u de datum invoert volgens het standaardformaat N/Y/MM/MM/MM/Y/Y zodat Outlook deze correct kan lezen.
- U kunt evenementen maken die meerdere dagen beslaan met de functies "Startdatum" en "Einddatum".
Stap 4. Open het menu "Opslaan als"
Wanneer u klaar bent met het toevoegen van gebeurtenissen aan de lijst, kunt u een kopie opslaan in een indeling die Outlook kan lezen.
Stap 5. Selecteer "CSV (door komma's gescheiden)" in het bestandstypemenu
Dit is een veelgebruikte indeling die in verschillende programma's kan worden geïmporteerd, waaronder Outlook.
Stap 6. Sla het bestand op
Geef de lijst een naam en sla deze op in CSV-formaat. Klik op "Ja" wanneer Excel vraagt of u wilt doorgaan.
Stap 7. Open Outlook-agenda
Het Outlook-programma is ingebouwd in Office en wordt meestal op uw computer geïnstalleerd als u ook Excel hebt geïnstalleerd. Wanneer Outlook wordt geopend, klikt u op de knop "Agenda" in de linkerbenedenhoek om de kalender weer te geven.
Stap 8. Klik op het label "Bestand" en selecteer "Openen en exporteren"
U ziet verschillende opties voor het verwerken van Outlook-gegevens.
Stap 9. Selecteer "Import/Export" (import/export)
Deze optie opent een nieuw venster voor het importeren en exporteren van gegevens in en uit Outlook.
Stap 10. Selecteer " Importeren uit een ander programma of bestand " en vervolgens " Door komma's gescheiden waarden
" U wordt gevraagd om het bestand te selecteren dat u wilt uploaden.
Stap 11. Klik op "Bladeren" en zoek het CSV-bestand dat in Excel is gemaakt
U kunt het meestal vinden in de map Documenten als u de standaardlocatie voor Excel niet hebt gewijzigd.
Stap 12. Zorg ervoor dat "Agenda" is geselecteerd als de doelmap
Meestal wordt deze map automatisch geselecteerd omdat u zich in de agendaweergave in Outlook bevindt.
Stap 13. Klik op "Voltooien" om het bestand te importeren
Uw lijst wordt verwerkt en belangrijke datums worden toegevoegd aan de Outlook-agenda. U kunt belangrijke datums vinden in de daarvoor bestemde vakken, met de tijden die zijn ingesteld volgens de lijst. Als deze datum wordt geleverd met een beschrijving, zie je deze nadat je deze hebt geselecteerd.
