Werkgevers bellen om te informeren naar vacatures is een goede gelegenheid om een positieve eerste indruk te maken op potentiële werkgevers. Daarnaast kunt u meer informatie vinden over het bedrijf waarmee u contact wilt opnemen en een goede relatie opbouwen met de mensen met wie u praat. Maak voordat u belt het beste van uw voorbereiding door zoveel mogelijk informatie te verzamelen, te oefenen wat u wilt zeggen en u voor te bereiden om op een professionele en prettige manier via de telefoon te communiceren.
Stap
Deel 1 van 4: Informatie verzamelen
Stap 1. Zoek uit met welk personeel u contact moet opnemen
Gebruik LinkedIn, Facebook, Google en bedrijfswebsites om erachter te komen hoe u via de bedrijfstelefoon contact kunt opnemen met wervingsmanagers of potentiële werkgevers. Meestal vertelt de telefoniste u het telefoonnummer in de werkruimte of het toestelnummer van het personeel dat u wilt bellen als u de naam al kent.
Stap 2. Verzamel informatie over het bedrijf
Bereid u zo goed mogelijk voor door verschillende zaken te weten te komen die verband houden met het bedrijf, zoals de missie en doelstellingen van de oprichting van het bedrijf. Ontdek bovendien de organisatiestructuur en functiebeschrijvingen van werknemers per functie om een idee te krijgen van de kwalificaties van het door het bedrijf aangeworven personeel en de verantwoordelijkheden van elke werknemer.
- Gebruik LinkedIn, bedrijfswebsites en andere sociale media om onderzoek te doen.
- Bepaal, voordat u belt, de positieve aspecten van het bedrijf die u hebben gemotiveerd om te solliciteren naar een baan, ter voorbereiding op de vraag waarom u voor het bedrijf wilt werken.
Stap 3. Houd alle informatie bij voor elk bedrijf dat u onderzoekt
Wilt u contact opnemen met meerdere bedrijven, noteer dan de gegevens van elk bedrijf op een apart blad. Schrijf contactgegevens in groot lettertype voor gemakkelijk lezen. Noteer elke keer dat u belt de datum, het resultaat van het gesprek en de naam van de persoon die met u heeft gecommuniceerd om de voortgang te volgen en als informatiebron te dienen als follow-up nodig is.
Deel 2 van 4: Een gespreksconcept voorbereiden
Stap 1. Schrijf op wat je wilt overbrengen
Gebruik serienummers om belangrijke informatie op te schrijven die u moet overbrengen. Stel zinnen op om jezelf voor te stellen, geef informatie over opleidingsachtergrond en werkervaring, en de gewenste baan. Als je aan de telefoon wilt praten terwijl je een script leest, schrijf dan de woorden op en gebruik je normale intonatie om je stem natuurlijk te laten klinken.
- Stel uzelf voor door uw volledige naam te noemen, bijvoorbeeld "Goedemorgen, mevrouw Siti. Mijn naam is Joni Doremi".
- Als hij uw achtergrond wil weten, licht dan uw competenties toe, bijvoorbeeld "Ik werk als webdesigner en informatiesysteemanalist met 10 jaar werkervaring. Ik blijf mezelf ontwikkelen door op zoek te gaan naar nieuwe uitdagingen".
- Leg uit waarom je belt. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Alstublieft meneer Lasido, wees bereid om tijd en informatie te geven of er momenteel vacatures zijn op de informatietechnologie-afdeling die u leidt".
Stap 2. Schrijf de vragen op die je wilt stellen
Om je voor te bereiden voordat je belt, kun je de vragen opschrijven die je wilt stellen om meer informatie over het bedrijf te krijgen. Vraag bijvoorbeeld naar vacatures die passen bij uw beroep en hoe u kunt solliciteren. Heeft u andere informatie over u die gevraagd kan worden.
- Denk na over de verschillende vragen die gesteld kunnen worden en bereid de antwoorden voor.
- Bereid antwoorden voor op de vraag: waarom wil je solliciteren, wat weet je over het bedrijf, wanneer je kunt solliciteren of beginnen met werken, en hoeveel salaris je wilt.
Stap 3. Oefen het voeren van een gesprek voordat u belt
Zoek een rustige plek met een conceptgesprek en een lijst met vragen en oefen vervolgens het communiceren via de telefoon. Zeg elke zin met een andere intonatie totdat je spraak natuurlijk klinkt. Neem de duur van het gesprek op om erachter te komen hoe lang je hebt gepraat en de belangrijke dingen in minder dan 1 minuut op gang te krijgen.
- Oefen het spreken met duidelijke articulatie.
- Spreek met een glimlach zodat u zelfverzekerd overkomt.
- Neem op wat je zegt en luister dan naar hoe je spreekt. Verbeter de manier waarop je spreekt die onprofessioneel lijkt, bijvoorbeeld omdat je vaak "umm" zegt, te snel spreekt of je stem eentonig is.
Deel 3 van 4: Voorbereiden voordat u belt
Stap 1. Bepaal het meest geschikte tijdstip om te bellen
Gebruik de website van het bedrijf en uw kennis om te beslissen wanneer u het beste kunt bellen. Als je de eerste keer wilt bellen, doe dat dan 's ochtends als de nieuwe medewerker begint te werken. Bel niet overdag als medewerkers bezig zijn of tijdens de lunchpauze.
Stap 2. Zoek een rustige plek
U dient op een rustige plek te bellen, zodat u zich kunt concentreren op een professioneel gesprek. Zorg ervoor dat er geen lawaai van de straat of binnenshuis is om je af te leiden. Als er iemand in de buurt is, laat hem dan weten dat je niet gestoord kunt worden omdat je iemand wilt bellen en een rustige, stille omgeving nodig hebt.
Stap 3. Bereid je voor om te bellen
Leg een potlood of pen en een stuk papier op tafel om aantekeningen te maken. Open een notitieboekje of bestand (document op uw computer) met contact- en bedrijfsinformatie zodat u het gemakkelijk kunt lezen. Gebruik vaste lijnen of gebouwen voor een betere verbinding en gesprekken worden niet onderbroken door inkomende telefoontjes of berichten. Houd drinkwater klaar voor het geval uw mond droog aanvoelt.
- Vraag de ontvanger niet om te wachten op een inkomende oproep.
- Naast het bereiden van drinkwater, mag u tijdens het telefoneren niet eten, roken of kauwen op snoep.
Stap 4. Leg de bio voor je als je belt
Lees de bio als je wordt gevraagd om werkervaring te beschrijven. Als je wordt gevraagd een bio te sturen, krijgt hij dezelfde informatie via de telefoon en bij het lezen van de bio. Vergeet niet je bio bij te werken voordat je belt, zodat de schriftelijke informatie up-to-date is.
De gemakkelijk te lezen persoonsgegevens helpen u om vragen vloeiend te beantwoorden als u zich nerveus voelt tijdens het telefoneren
Deel 4 van 4: Bellen
Stap 1. Noteer de informatie die u krijgt
Schrijf tijdens het gesprek zoveel mogelijk details op, zoals de naam van de persoon die je hebt gesproken, de titel, de datum en tijd van het gesprek en wat je met het gesprek te maken hebt. Schrijf ook onverwachte vragen op, zodat u de antwoorden kunt vinden en beter voorbereid bent op het volgende gesprek.
- Leg de informatie nauwkeurig vast.
- Voordat u het gesprek beëindigt, bevestigt u wat u moet doen en vraagt u of het postadres dat u hebt genoteerd correct is.
- Zeg bijvoorbeeld voordat je bedankt wordt: "Zoals ik al eerder zei, stuur ik binnen 2 werkdagen een biografie en referentielijst".
Stap 2. Maak een schema voor het interview
Reageer niet op een gepland interview of volgende vergadering door "altijd" te zeggen omdat je onprofessioneel lijkt en niet in staat om beslissingen te nemen. Reageer direct door je agenda te delen, bijvoorbeeld: "Ik kan dinsdag of woensdag vrij nemen of vrijdagmiddag toestemming krijgen van mijn baas." Open de agenda die voor je ligt, zodat je hem gemakkelijk kunt lezen aan de telefoon.
- Zorg ervoor dat u, voordat u belt, het activiteitenschema voor de komende 2 weken kent.
- Verander het afgesproken schema niet, behalve in geval van nood.
Stap 3. Demonstreer goede telefoonetiquette
Wees beleefd tegen iedereen die de oproep beantwoordt, zoals de telefoniste, het administratief personeel of de assistent-manager. Bedrijfsleiders zullen worden geïnformeerd als u onbeleefd bent. Spreek de persoon aan de telefoon aan met 'Vader' of 'Mam', tenzij hij of zij je heeft gevraagd om op een andere manier hallo te zeggen. Luister goed als hij praat en onderbreek hem niet. Voordat u het gesprek beëindigt, bedankt voor uw tijd en aandacht, ook al zijn er geen vacatures.
Begin het gesprek door te vragen of hij je een paar minuten wil geven om met je te praten. Zo niet, vraag dan of u weer kunt bellen en wanneer hij bereikbaar is
Stap 4. Zeg bedankt
Stuur dezelfde dag nog een formeel schriftelijk bedankbriefje via e-mail naar de persoon met wie u spreekt. Wacht niet langer met het versturen van een e-mail dan een dag nadat je hebt gebeld. Als er een vacature is, voeg dan uw persoonsgegevens en sollicitatiebrief toe volgens de informatie die u via telefoongesprekken hebt verkregen.
