Stroomdiagrammen zijn een ideaal hulpmiddel om moeilijk te begrijpen processen op te splitsen in een reeks eenvoudige concepten. Door het juiste stroomschema te maken, wordt een balans gevonden tussen de informatie die nodig is om het over te brengen en het gemak waarmee het kan worden overgebracht. Volg deze handleiding om een stroomschema te maken in Excel en Word.
Stap
Methode 1 van 3: Een concept ontwerpen
Stap 1. Schrijf het kernconcept op
De sleutel tot een succesvol stroomschema is dat het gemakkelijk te lezen is. Zorg ervoor dat de kernbegrippen zijn opgeschreven en dat ontwikkelingen tussen begrippen in eenvoudige stappen worden uitgelegd.
Zorg ervoor dat u een onderscheidend eindpunt op het kaartplan heeft. Dit zal helpen om de grafiek beter leesbaar te maken
Stap 2. Bepaal of u het standaard- of zwembaanformaat kiest
Standaard stroomschema's splitsen processen op volgens sleutelconcepten en vereiste acties. Als er meerdere groepen bij het proces op een stroomdiagram zijn betrokken, kan een zwembaanopmaak helpen om aan te geven wie het moet doen. Elke stap van het stroomschema wordt in een "baan" (ook wel pad) geplaatst, de groep die verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak (marketing, verkoop, HR, enz.).
- Swimlane heeft meestal een horizontaal of verticaal formaat. Het startpunt is de linkerbovenhoek van de grafiek.
- Swimlane kan moeilijk te ontwerpen zijn als er meerdere concepten zijn die heen en weer moeten reizen tussen afdelingen. Dit zal de grafiek verpesten.
Stap 3. Maak een stroomschema
Voordat u begint met het ontwerpen van een stroomdiagram met software, tekent u het op een stuk papier. Plaats het concept bovenaan en vouw het diagram eronder uit.
- De meeste stroomdiagrammen werken volgens binaire basisprincipes. Op het moment dat het variatieproces plaatsvindt, krijgt de lezer een ja- of nee-vraag (ook wel ja of nee genoemd). Het antwoord leidt de lezer naar het juiste concept.
- Gebruik verschillende vormen om verschillende soorten concepten of beslissingen weer te geven. Het toevoegen van visuele aanwijzingen zal helpen bij het lezen en begrijpen.
Stap 4. Isoleer complexe processen
Als de gebieden van het stroomdiagram te dicht worden, splitst u de subprocessen in een nieuw stroomdiagram. Voeg het vak toe als verwijzing naar een subproces in het oorspronkelijke stroomschema en laat de lezer terugkeren terwijl hij door de uitgebreide sectie gaat.
Methode 2 van 3: Een stroomdiagram maken in Excel
Stap 1. Maak een raster
Excel-werkbladen zijn standaard opgemaakt met cellen die breder zijn dan dat ze hoog zijn. Om het uniform te maken, stelt u de celgrootte in op vierkant. Klik hiervoor op de knop Alle cellen selecteren in de linkerbovenhoek van het werkblad.
- Klik met de rechtermuisknop op elke kolomkop en selecteer Kolombreedte in het menu. Voer 2.14 in het veld in en druk op Enter. Hierdoor worden alle cellen een perfect vierkant.
- Activeer Uitlijnen op raster in het menu Uitlijnen op het tabblad Lay-out of Paginalay-out. Hierdoor wordt het formaat van het gemaakte object aangepast zodat het in het raster past en een uniforme vorm krijgt.
Stap 2. Pas de marges aan
Als u het werkblad naar Word of een ander programma exporteert, zorg er dan voor dat de margelijnen zijn uitgelijnd. Gebruik het menu Marges op het tabblad Paginalay-out of Lay-out om de marges aan te passen aan de kaartexportsoftware.
U kunt de richting van het document (staand of liggend) aanpassen met behulp van het menu Oriëntatie op het tabblad Lay-out. Een stroomschema dat van links naar rechts gaat, moet in liggend formaat zijn
Stap 3. Maak de vorm
Klik op het tabblad Invoegen en selecteer het menu Vormen. Selecteer de vorm die u wilt maken en teken vervolgens de grootte van de doos met de muis. Nadat u een vorm hebt gemaakt, kunt u de kleur en lijnstijl wijzigen met behulp van de hulpmiddelen op het tabblad Opmaak dat wordt geopend.
Stap 4. Tekst toevoegen
Om tekst aan een vorm toe te voegen, klikt u op het midden van de vorm en begint u te typen. U kunt het lettertype en de stijl instellen op het tabblad Start. Zorg ervoor dat de tekst kort en bondig is en zorg ervoor dat deze gemakkelijk te lezen is.
Stap 5. Verbind alle vormen
Open het menu Vormen op het tabblad Invoegen. Kies de lijnstijl die het beste bij uw behoeften past. Beweeg de muis over de eerste vorm. U ziet aan het einde een klein rood vak verschijnen dat aangeeft waar de lijnen kunnen worden aangesloten.
- Start de lijn in het rode vierkant en sleep deze naar de tweede vorm.
- Rode vakken verschijnen op de tweede vorm. Plaats het eindpunt op de lijn van een van de vakken.
- Alle formulieren zijn nu met elkaar verbonden. Als u de vorm verplaatst, blijven de lijnen verbonden en passen ze zich aan de juiste hoek aan.
- Voeg opmerkingen toe op de verbindingslijn door het tekstvak in te voeren dat beschikbaar is op het tabblad Invoegen.
Stap 6. Download een sjabloon
In plaats van helemaal opnieuw een stroomdiagram te maken, kunt u een verscheidenheid aan Excel-sjablonen en wizards gebruiken die gratis of betaald op internet beschikbaar zijn. De meeste van deze sjablonen besparen u tijd bij het maken van grafieken.
Methode 3 van 3: Een stroomdiagram maken in Word
Stap 1. Voeg een canvas in
De eenvoudigste manier om een stroomdiagram in Word te maken, is door eerst een canvas te maken. Met een canvas ben je vrijer om met tekenvormen te werken en sta je een aantal functies toe die normaal niet beschikbaar zijn, zoals verbindingslijnen.
Klik op het tabblad Invoegen. Selecteer het menu Vormen en klik vervolgens op Nieuw tekenpapier onder aan het menu. Er verschijnt een gestippelde canvaslijn in uw document. U kunt de canvasgrootte aanpassen door de hoek te wijzigen
Stap 2. Activeer het raster
Met een raster kun je een uniforme vorm creëren. Om het te activeren, klikt u op het canvas om het actief te maken. Klik op het tabblad Opmaak op Uitlijnen en selecteer vervolgens Rasterinstellingen. Vink de vakjes aan om rasterlijnen weer te geven en vormen uit te lijnen.
Stap 3. Maak de vorm
Selecteer op het actieve canvas het tabblad Invoegen en klik op het menu Vormen. Selecteer de vorm die u wilt toevoegen. Gebruik de muis om een vorm van de gewenste grootte te tekenen. Nadat u een vorm hebt gemaakt, kunt u de kleur en lijnstijl wijzigen met behulp van de hulpmiddelen op het tabblad Opmaak dat wordt geopend.
Stap 4. Tekst toevoegen
Als u tekst aan een vorm in Word 2007 wilt toevoegen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Tekst toevoegen in het menu. Voor Word 2010/2013 klikt u gewoon op de vorm en begint u erin te typen. U kunt het lettertype en de stijl instellen op het tabblad Start.
Stap 5. Verbind de vormen
Open het menu Vormen op het tabblad Invoegen. Kies de lijnstijl die het beste bij uw behoeften past. Beweeg de muis over de eerste vorm. Aan de uiteinden ziet u kleine vakjes die aangeven waar de lijnen kunnen worden aangesloten.
- Start een lijn in het vak en sleep deze vervolgens naar de tweede vorm.
- Er verschijnen kleine vierkantjes aan de randen van de tweede vorm. Plaats het eindpunt op de lijn van een van de vakken.
- Alle formulieren zijn nu met elkaar verbonden. Als u de vorm verplaatst, blijven de lijnen verbonden en passen ze zich aan de juiste hoek aan.
- Voeg opmerkingen toe op de verbindingslijn door het tekstvak in te voeren dat beschikbaar is op het tabblad Invoegen.
