Het schrijven van vriendelijke herinneringsmails kan lastig zijn. Je wilt niet opdringerig of ongeduldig overkomen, maar je boodschap moet wel overkomen. Gebruik een vriendelijke toon in e-mails met vriendelijke groeten en uitdrukkingen. Vermeld de reden waarom u de herinneringsmail verzendt, zodat de ontvangers weten wat u wilt. Zorg ervoor dat er geen fouten in de e-mail staan, zodat u niet alleen vriendelijk, maar ook professioneel overkomt.
Stap
Deel 1 van 3: Een vriendelijke toon gebruiken
Stap 1. Begroet de ontvanger
In een zakelijke situatie kunt u een formele begroeting 'moeten' gebruiken, zoals 'Geachte'. Gepersonaliseerde e-mail wordt echter steeds vaker gebruikt. Enkele e-mailbegroetingen die kunnen helpen bij het creëren van een vriendelijke toon zijn:
- Hoi!
- Hallo vriend
- Dat is lang geleden
- Hallo!
Stap 2. Verwijs naar uw relatie met de ontvanger
Als u zich alleen op de herinnering concentreert, ziet uw bericht er koud uit. Verwijs naar een persoonlijke relatie met de ontvanger door zinnen op te nemen die vriendschappen en gedeelde ervaringen weerspiegelen. Dit bevat:
- Hoe is school?
- Hallo vriend, hoe gaat het?
- Afgelopen weekend was zo leuk.
- Wanneer hebben we elkaar voor het laatst gesproken, een maand geleden?
- Onze laatste reis was echt leuk! We moeten het opnieuw doen.
Stap 3. Verfijn je uitdrukking
Dit is vooral belangrijk voor het herinneringsgedeelte van de e-mail. Als je lange tijd geen contact hebt gehad met de ontvanger, kun je het beste je excuses aanbieden of een excuus geven om hem alleen te bellen om hem eraan te herinneren. Enkele voorbeelden van subtiele uitdrukkingen zijn:
- Ik weet dat we elkaar lang niet hebben gesproken, maar ik wilde je eraan herinneren…
- De komst van een nieuwe baby heeft me bezig gehouden, ik herinnerde me er net aan je eraan te herinneren…
- Ik weet dat je het druk hebt, dus ik wil je niet lastig vallen, maar ik wilde je een herinnering sturen…
Stap 4. Wees beleefd
Als de herinnering belangrijk is, kom je misschien opdringerig over. Bedenk dat de ontvanger het druk heeft met zijn leven. Zeg altijd "alsjeblieft" en "dank je" met de juiste uitdrukkingen. Misschien wilt u beleefde zinnen gebruiken, zoals:
- Sorry dat ik u stoor, maar ik wilde zeker weten…
- Beantwoord deze e-mail zo snel mogelijk…
- Bedankt dat u de tijd heeft genomen om deze herinneringsmail te lezen en te beantwoorden. Ik waardeer het echt.
- Ik wacht op je antwoord.
Deel 2 van 3: Vereisten voor vermeldingen
Stap 1. Gebruik kolomkoppen
U hoeft geen slimme kopkolom te schrijven. Kolomkoppen die duidelijk en ondubbelzinnig zijn, zijn nuttiger. Zo weet de ontvanger in één oogopslag wat het doel van de e-mail is. Enkele veelvoorkomende keuzes voor vriendelijke herinneringsmails zijn:
- Rekening
- Snelle herinnering over…
- Komende reizen/evenementen.
- Deelnemers aan reizen/evenementen tellen.
Stap 2. Vergeet niet een herinnering toe te voegen
Als je zo je best doet om beleefd en vriendelijk te zijn, vergeet je misschien iets belangrijks, zoals een herinnering. Schrijf een pakketherinnering aan het begin van de e-mail, na de begroeting en een persoonlijke relatiezin. Bijvoorbeeld:
- "Hallo vriend, We hebben lang niet gepraat, Ben. Hoe gaat het met je vrouw en kinderen? Mijn vrouw en kind hebben me bezig gehouden, maar ik wilde je iets vragen over…”
-
Hoi!
Oma, ik was al heel lang van plan dit bericht te sturen. Het spijt me dat ik het te druk heb. Ik wil oma herinneren aan onze lunch…”
Stap 3. Gebruik beknopte taal
Het is waar dat beleefde taal langere zinnen vereist. De uitdrukking "Harder werken" zou bijvoorbeeld beleefder zijn als u zou schrijven "Het zou beter zijn als u harder zou werken." Hoewel beleefde, lange zinnen de focus van uw e-mail onduidelijk kunnen maken.
Gebruik een eenvoudigere structuur voor uw e-mails. Misschien zoiets als dit: Begroeting (opening) → Persoonlijke relaties → Herinnering → Afsluitende begroeting (afsluiting)
Stap 4. Bewerk onnodige informatie
Vraag jezelf voor elke zin en deel van de zin af: "Is dit nodig?" In sommige gevallen kan "noodzakelijk" een brede betekenis hebben, zoals "Dit is nodig zodat mijn e-mail niet koud klinkt." Verwijder onnodige delen uit de e-mail.
Over het algemeen kunnen bijwoorden (zoals "heel", "heel", "echt", "een keer" en "natuurlijk") worden verwijderd om uw e-mail beknopter te maken
Stap 5. Beëindig de e-mail met een afsluitende begroeting
'Zegeningen' betekent 'vaarwel' zeggen. De afsluitende begroeting bevat uitdrukkingen als 'Groeten', 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet' en 'Gegroet'. Uw handtekening moet na de slotbegroeting worden geschreven. Een algemene slotbegroeting als deze lijkt misschien formeel. Je zou iets kunnen proberen als:
- je vriend
- je vriend
- stuur groeten voor succes
- Prettige dag
- jouw beurt
- ik kijk er naar uit van u te horen
Deel 3 van 3: Ervoor zorgen dat er geen fouten in e-mail zitten
Stap 1. Controleer uw e-mail nogmaals
Zelfs het een of twee keer afromen van een e-mail zal alle basisfouten verminderen die kunnen verschijnen terwijl u ze schrijft. Nadat u uw e-mail hebt opgesteld, controleert u nogmaals de spelling en grammatica in uw e-mail.
- Veel e-mailproviders hebben functies voor spelling- en grammaticacontrole. De kwaliteit van de functie hangt af van de e-mailprovider. In sommige gevallen is deze functie mogelijk niet erg nauwkeurig.
- Vergeet niet om de titel, begroeting en afsluitende (afsluitende) velden te controleren. U zult dit waarschijnlijk vergeten en u concentreren op de inhoud van de e-mail.
Stap 2. Lees de e-mail hardop voor
Als je een belangrijke e-mail schrijft, of als je beleefd en vriendelijk wilt overkomen tegen iemand, lees dan je e-mail van begin tot eind hardop voor. Klinkt het als een gesprek? Zo ja, dan is uw e-mail klaar om verzonden te worden.
Herschrijf zinnen of passages die ongemakkelijk klinken. Gebruik uw gezond verstand bij het evalueren hiervan. Elke persoon zal een andere mening hebben, afhankelijk van hoe je praat
Stap 3. Laat iemand anders je e-mail lezen
Voor belangrijke communicatie, zoals zakelijke doeleinden, kunt u iemand anders vragen de herinneringsmail te controleren voordat u deze verzendt. Als uw e-mail beknopt is, duurt het meestal maar een korte tijd en zijn zelfs de kleinste fouten gemakkelijk te herkennen.
- Controleer online berichtenservices. E-mail vrienden online en stel vragen als: "Hallo, kunt u de korte e-mail lezen die ik moet verzenden? Het duurt niet lang."
- Vergeet niet om altijd iedereen te bedanken die uw e-mail leest. Ze helpen je tenslotte.
