Verlof is het moment om officieel het werk of de universiteit te verlaten. U kunt om verschillende redenen verlof aanvragen, zoals ziekte, een ziek familielid of een langere vakantie. In sommige gevallen hebben werknemers bepaalde verlofrechten, zoals jaarlijks verlof, zwangerschapsverlof, huwelijk of overlijden van een direct familielid. De definitie van "verlof" varieert afhankelijk van het tijdstip van de dag. In sommige gevallen wordt kort verlof, zoals minder dan een maand van het werk of de universiteit, niet als verlof beschouwd, terwijl in andere gevallen slechts één week verlof als verlof kan worden beschouwd. Het begrijpen van de definitie van verlof op uw kantoor of universiteit is erg belangrijk voordat u een verlofaanvraag schrijft, omdat de duur van het verlof dat u aanvraagt mogelijk niet voldoet aan de vereisten voor het formeel aanvragen van verlof.
Stap
Deel 1 van 3: Verlof aanvragen
Stap 1. Vertel het je baas ruim van tevoren
Voordat u verlof aanvraagt, moet u uw baas ruim van tevoren op de hoogte stellen. Dergelijke meldingen kunnen natuurlijk niet altijd onder bepaalde voorwaarden, zoals het plotseling overlijden van een familielid. Als je ze echter van tevoren kunt vertellen (bijvoorbeeld als je een paar weken of maanden verlof aanvraagt), probeer dan van tevoren een verlofbrief te schrijven, zodat je baas en collega's hun werkplannen kunnen aanpassen aan ermee omgaan. De beste manier om uw baas van tevoren op de hoogte te stellen, is door over uw verlofplannen te praten voordat u de brief formeel indient. Zo is de eerste zin van de brief op voorhand bekend bij je baas en verbaast hij hem niet.
Stap 2. Geef verlofdata op
Bepaal de exacte datum waarop u van plan bent te vertrekken. Probeer niet te aarzelen bij het bepalen van uw vrije tijd. Hoewel het instellen van exacte verlofdata belangrijk is voor uw baas en collega's om uw werk tijdens uw vrije tijd te regelen, kunt u in sommige gevallen niet zeker zijn. Probeer daarom indien mogelijk de data van uw geplande verlof zo specifiek mogelijk te noteren in de brief die u indient.
Stap 3. Leg de reden van het verlof eerlijk uit aan je baas
Vertel uw baas over uw redenen om vrij te nemen. Dit betekent niet dat je op alle details hoeft in te gaan. Zelfs in veel gevallen heeft je baas niet het recht om bepaalde aspecten van je persoonlijke leven te kennen. Als u echter eerlijk en open de reden van uw verlof vertelt, verkleint u de kans dat u problemen krijgt met het kantoorbeheer.
Stap 4. Bespreek hoe u uw werk tijdens het verlof kunt afronden
In uw verlofbrief moet u aangeven dat u uw taakverantwoordelijkheden begrijpt en voordat u te goeder trouw vertrekt, bespreken hoe u uw werk tijdens uw verlof kunt voltooien. U kunt ook uw overwegingen meenemen bij het voltooien van het werk (bijvoorbeeld door gedetailleerde aantekeningen te maken om uw ondergeschikten te helpen bij het voltooien van projecten tijdens uw verlof, en door contactgegevens te verstrekken waarmee uw ondergeschikten contact kunnen opnemen als ze uw hulp nodig hebben).
Stap 5. Weet op wat voor verlof u recht heeft
Wettelijk heb je recht op bepaald verlof. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen dergelijk verlof en verlof dat wordt verleend met toestemming van de werkgever.
- In de Verenigde Staten wordt bijvoorbeeld zwangerschaps- of postadoptieverlof voor 12 weken toegekend op grond van de Family and Medical Leave Act. Bepaal of u voldoet aan de eisen van de verlofregeling. De eis is minimaal 12 maanden voor aanvang van het verlof gewerkt te hebben en in die periode van 12 maanden 1250 uur te hebben gewerkt. De eigenaar van het bedrijf waarvoor u werkt, moet ook minimaal 50 mensen op één plaats in dienst hebben, of op een locatie die 120 km van die plaats ligt. De eigenaar van het bedrijf waar u werkt, moet ook worden opgenomen in de categorie die volgens deze regels verlof moet verstrekken.
- Als u verlof aanvraagt waar u wettelijk recht op heeft, kunt u een aanvraag indienen die overeenkomt met het verlof. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Zoals we allemaal weten, heb ik het recht op zwangerschapsverlof. Ik zou willen dat ik tussentijds verlof kon opnemen (vul uw geplande verlofdatum in). Hoe kan ik vrij nemen zonder de productiviteit van het bedrijf in gevaar te brengen?" Door te vragen hoe u de productiviteit op het werk kunt handhaven, toont u uw bezorgdheid voor de continuïteit van het bedrijf en wordt u gezien als een goede werker op kantoor.
- Als je verlof aanvraagt waar je geen recht op hebt, verander dan de inhoud van je sollicitatiebrief zodat deze schuldig klinkt voor inmenging op het werk en beloof je vrije tijd zoveel mogelijk in te halen.
- Breng je baas op de hoogte als je onbetaald verlof hebt.
- Vermeld deze informatie in de brief, zodat HR kan overwegen om uw verlof opnieuw aan te vragen als uw werkgever uw verlofaanvraag afwijst.
Stap 6. Voeg suggesties toe om je werk tijdens het verlof te verdelen
Hoewel het uiteindelijk je baas is die beslist, probeer advies te geven over wie het meest geschikt is om bepaalde delen van je werk te voltooien terwijl je met verlof bent. Probeer niet al uw werk aan slechts één persoon te geven, omdat dit de werklast zal vergroten.
Stap 7. Schrijf beleefd een brief
Wat de omstandigheden ook zijn, schrijf een beleefde sollicitatiebrief voor verlof. Met andere woorden, u moet uw verlof vragen en niet afdwingen, ook al heeft u er recht op. Beleefd verlof aanvragen vermindert uw conflict met de bedrijfsleiding.
Deel 2 van 3: Collegeverlof aanvragen
Stap 1. Zoek het verlofaanvraagformulier
Studenten die verlof willen aanvragen, moeten doorgaans bepaalde formulieren invullen. Mogelijk kunt u dit formulier downloaden op de website van de universiteit. Dit formulier moet ook beschikbaar zijn in de academische en studentensecties van de campus.
Stap 2. Vul het verlofaanvraagformulier in
Dit formulier moet meestal worden ingevuld met je naam, studentnummer, naam en adres van de campus en je majorvak.
- Dit formulier moet mogelijk ook worden ingevuld met uw staatsburgerschap of visumstatus, aangezien studieverlof van invloed is op de internationale studentenvisumstatus. Want als je een internationale student bent, wordt je visum verleend vanwege je studentenstatus. Als je voor een lange tijd stopt met studeren, kan het zijn dat je wordt gevraagd om terug te keren naar je thuisland en moet je mogelijk een ander visum aanvragen om terug te keren. Ontdek hoe vrije tijd uw visum beïnvloedt als u een internationale student bent en een studentenvisum hebt. Dit beleid kan van land tot land verschillen en wordt beheerd door het desbetreffende ministerie.
- Op Amerikaanse universiteiten zal dit formulier u ook vragen naar uw status als ontvanger van een beurs van de federale overheid. Als je in de VS studeert en een beurs ontvangt van de federale overheid, zul je over het algemeen moeten blijven studeren om deze te verdienen. Verlof kan van invloed zijn op uw status als ontvanger van deze beurs, dus u moet contact opnemen met het studiebeurskantoor en daar met een adviseur praten om erachter te komen hoe u het beste verlof kunt aanvragen.
Stap 3. Maak een verlofbrief aan, vergezeld van andere bewijsstukken
De verlofaanvraagbrief gaat meestal vergezeld van de bewijsstukken die uw universiteit nodig heeft. Als u verlof aanvraagt om uw dienstplicht te vervullen, voeg dan de ontvangen dienstplicht toe. Als u verlof aanvraagt om gezondheidsredenen, voeg dan een doktersbrief toe waarin dit wordt bevestigd. Als u echter om persoonlijke redenen verlof aanvraagt, beschrijf dan in de brief de voorwaarden en redenen van uw verlofaanvraag.
Stap 4. Leg je redenen eerlijk uit
Als je verlofaanvraag om persoonlijke redenen is, moet je dit publiekelijk uitleggen aan je major. Zodat zij kunnen bepalen of uw aandoening inderdaad in aanmerking komt voor verlof.
Stap 5. Maak een lijst van alle dingen waar je tijdens je verlof nog aan wilt werken
Stel dat u zich wilt inschrijven als onderzoeksassistent buiten de campus. Om deze reden hebben laatstejaars-promovendi meestal het recht om verlof aan te vragen. Voordat het verlof wordt verleend, moet de student dit plan echter bespreken met zijn studieloopbaanbegeleider. Op die manier kan de academische begeleider garanderen dat je de onderzoeksdoelstellingen voor de afdeling haalt. Vermeld wat u tijdens uw vakantie gedaan wilt krijgen.
Deel 3 van 3: Verlofbrieven opmaken
Stap 1. Vul het retouradres in
Het toevoegen van uw adres lijkt misschien triviaal als uw kantoor en de eigenaar van het bedrijf waarvoor u werkt zich in hetzelfde gebouw bevinden. Dit zorgt er echter voor dat uw e-mail op het juiste adres wordt teruggestuurd als deze niet wordt bezorgd. De HR-afdeling zal het ook gemakkelijker vinden om uw brief te archiveren als daar een adres staat.
Stap 2. Vermeld de datum waarop de brief is geschreven
Vaak vermelden briefschrijvers de datum waarop de brief is begonnen, maar als het u een paar dagen heeft gekost om hem te schrijven, vergeet dan niet om de datum van de brief te wijzigen in de datum waarop deze is ingevuld en ondertekend.
Stap 3. Voeg het bestemmingsadres toe
Vermeld de naam en het adres van het postadres, evenals academische graad (bijv. Dr. Ridwan of Prof. Susan).
Stap 4. Gebruik de naam die wordt vermeld in het postadres in de begroeting
Zelfs als je je baas goed kent, schrijf een formele begroeting in de brief door zijn professionele of academische titel te schrijven gevolgd door zijn achternaam.
Stap 5. Bepaal welk letterformaat u gaat gebruiken voor de letterparagrafen
Het formaat dat vaak wordt gebruikt, is het rechte formaat, dat de schrijfregels volgt:
- Elke regel van de letter in de alinea heeft één spatie.
- Alle regels in een letter moeten links uitgelijnd zijn.
- Alle zinnen beginnen in de linkermarge en het begin van de alinea springt niet in.
- Laat een lege regel over om het einde van de alinea te markeren.
- Een voorbeeld van een brief in rechte opmaak ziet u hier.
Stap 6. Beëindig uw brief met een beleefde afsluiting, zoals 'Met vriendelijke groet'
- Geef een witregel tussen de laatste alinea met een afsluitende begroeting.
- Zet vier lege regels tussen "Met vriendelijke groet" en uw naam.
Stap 7. Onderteken de brief
Nadat u de brief hebt afgedrukt, plaatst u uw handtekening op de vier lege regels tussen de slotbegroeting en uw naam.
