In 2013 bleken zo'n 78.000 werknemers in de VS ongeveer 55 miljoen dollar van hun werkgevers te hebben gestolen. De gegevens houden alleen rekening met werknemers in de detailhandel. Deze trend van kantoordiefstal is niet zonder slachtoffers. Bedrijven en gemeenschappen die door deze bedrijven worden bediend, zullen verliezen, omdat bedrijven met verminderde winsten gedwongen zullen worden om de prijzen te verhogen, zodat consumenten worden getroffen. Gelukkig zijn er manieren waarop alle bedrijven, van de laagste werknemers tot bedrijfseigenaren, oneerlijke werknemers kunnen pakken en een einde kunnen maken aan diefstal op de werkplek.
Stap
Methode 1 van 3: Oneerlijke werknemers betrappen als supervisors
Stap 1. Verzamel zorgvuldig alle bewijzen van diefstal
Om een dief op het werk te betrappen, moet u over informatie beschikken. Verzamel zodra een huiszoeking plaatsvindt informatie die u kan helpen erachter te komen wanneer, waar en indien mogelijk rond wie de diefstal heeft plaatsgevonden.
-
Gegevens die u mogelijk wilt verzamelen, zijn onder meer:
- De exacte datum en tijd van verlies van geld/goederen;
- Begin- en eindsaldo van elke kassa (in geval van diefstal van geld);
- Totale voorraad en verkoop (in geval van diefstal van goederen);
- Naam van de werknemer die aan het werk was toen de diefstal plaatsvond;
- Toegang tot kaartgegevens, waar mogelijk;
- Onkostendeclaraties van medewerkers; en
- Opmerkingen over het gebruik van apparatuur.
- Als u niet over de informatie beschikt, begin dan met opnemen wanneer u diefstal vermoedt. Opnemen is meestal voldoende om toekomstige diefstallen te voorkomen, maar als de diefstal aanhoudt, bent u beter voorbereid om een dief te pakken.
Stap 2. Zoek de gebreken in de notities
Bekijk je aantekeningen en vind iets dat niet logisch lijkt, of gaten waar geld of voorwerpen verloren kunnen gaan. Hoe beter uw boekhouding, hoe groter de kans dat u bewijs van diefstal vindt.
Als u bijvoorbeeld de voorraadadministratie controleert, merkt u misschien dat de 20 smartphones aan het begin van de dag waren gedaald tot 10, maar dat er slechts 9 werden verkocht. De resultaten van deze berekeningen zijn zeker een vraagteken en u moet het onderzoeken
Stap 3. Let op de functie van de kassa
Medewerkers die van kassa's stelen, gebruiken meestal verschillende tactieken om hun sporen uit te wissen, meestal met behulp van bepaalde functies om kans te maken op stelen. Een oneerlijke werknemer zou bijvoorbeeld de niet-verkoopfunctie van de kassa kunnen gebruiken om te stelen. Wanneer een koper geld geeft, wordt een niet-verkooporder op de kassa ingevoerd zodat de automaat opengaat. Medewerkers geven wisselgeld aan klanten en nemen geld uit de kassa. De klant zou deze sluwheid niet kunnen kennen, en de verkoop zou ook niet worden geregistreerd.
-
De kassafuncties waarvan u op de hoogte moet zijn, zijn onder meer:
- Geen uitverkoop
- Terugbetaling
- $ 0 Verkoop
- Rapporten (oneerlijke werknemers kunnen de opbrengst van verkopen die plaatsvinden wanneer de kassa het rapport afdrukt, in de zak steken).
- O'Dell Restaurant Consulting heeft een uitgebreide gids met veelvoorkomende trucs voor diefstal door medewerkers, waarvan sommige profiteren van de speciale functies van de kassa. Lees de gids via deze link. Hoewel de link zich richt op restaurants, zijn veel van de trucs die in de gids worden genoemd, ook van toepassing op veel andere gebieden, waaronder de detailhandel.
Stap 4. Doe bij diefstal van geld de geldberekening aan de kassa
Een van de meest voorkomende manieren om met diefstal van geld om te gaan, is door werknemers het geld aan het begin van de dienst bij de kassa te laten tellen en aan het einde van de dienst terug te tellen. De berekeningsresultaten worden vergeleken met het verkooprapport. Het systeem is relatief eenvoudig te implementeren en hoewel het niet gegarandeerd is om diefstal van geld uit de kassa te stoppen, kan flagrante diefstal gemakkelijk worden betrapt.
-
Door gebruik te maken van standaardtabellen wordt het voor eigenaren en toezichthouders eenvoudiger om dit systeem te implementeren. Neem de volgende rijen op in de tabel:
- Beginsaldo
- Contante verkoop
- Verkoop van creditcard/cheques
- Totale verkoop
- Eindbalans
Stap 5. Gebruik indien mogelijk gegevens uit video-opnames
Als uw bedrijf een CCTV-beveiligingssysteem heeft, bekijk dan de beelden om bewijs van diefstal te vinden, vooral als de camera wijst naar een diefstallocatie zoals een kassa. Gebruik die informatie om de tijd en plaats van het incident te bepalen en wacht vervolgens op verborgen tekenen van diefstal, zoals:
- Werknemershanden verplaatsen geld van kassa naar zak.
- Geld dat van de kassa naar de fooihouder gaat.
- Vreemde gewoonten bij de kassa (een oneerlijke medewerker kan bijvoorbeeld de kassa zorgvuldig markeren om te onthouden hoeveel hij van de kassa heeft gestolen, zodat hij de financiële overzichten kan aanpassen).
- Verkoop van goederen die naar zakken, portefeuilles, tassen, enz.
- Artikelen die nog verkocht kunnen worden, gaan naar de prullenbak.
- Ongeautoriseerde toegang tot geldkluizen, kluizen, enz.
- Bezoeken aan kantoor buiten werktijd,
Stap 6. Vraag het één voor één aan de medewerkers
Hoewel een dief tijdens een verhoor niet zal bekennen, kan een eerlijke medewerker u misschien een idee geven. Overweeg om medewerkers naar uw kantoor te bellen voor een eerlijk en open gesprek over diefstal op kantoor. U kunt vragen of zij werknemers kennen die stelen, of hen vragen te helpen de diefstal te stoppen. Ook kunt u uw medewerkers herinneren aan de diefstal-gerelateerde regels in uw kantoor.
- Nodig medewerkers uit om één voor één in uw kamer te praten. Uw medewerkers kunnen zich veiliger voelen als ze niet met andere medewerkers te maken hebben.
- U kunt ook met zoveel mogelijk werknemers praten, indien mogelijk zelfs met alle werknemers. Dus als de werknemer die stal werd ontslagen, zou het voor hem moeilijk zijn om te weten wie informatie over zijn gedrag heeft gelekt.
Stap 7. Overweeg een interne audit uit te voeren met de hulp van een externe onderzoeker
Eigenaren en leidinggevenden staan niet alleen met het probleem van diefstal op kantoor. Veel onafhankelijke adviseurs en onderzoekers op het gebied van kantoorbeveiliging en diefstalpreventie kunnen u helpen. Hoewel de kosten te hoog zijn voor een klein incident, als de diefstal doorgaat en een groot probleem wordt, zullen de diensten van deze adviseur zeer zinvol zijn.
Interne audit is zeer nuttig wanneer fraude op boekhoudkundig niveau plaatsvindt. Boekhoudmedewerkers kunnen behoorlijk wat stelen van een bedrijf zonder gepakt te worden, dus externe accountants kunnen erg behulpzaam zijn
Stap 8. Confronteer de dief alleen als je overtuigend bewijs hebt
Beschuldig of ontsla niet zonder bewijs, want dit zal werknemers alleen maar demoraliseren en bewijzen dat je willekeurig kunt schieten, vooral als later wordt bewezen dat de werknemer die je hebt ontslagen niet heeft gestolen. Om dit te voorkomen, wacht u tot u de diefstal kunt bewijzen voordat u schiet.
Als u bovendien een onschuldige werknemer ontslaat en het contract van de werknemer een clausule over positiebeveiliging bevat, omvat uw acties ongerechtvaardigd ontslag, wat kan leiden tot vervolging. Bij de meeste arbeidscontracten in de VS kunt u echter op elk moment een werknemer ontslaan, zonder of met een reden
Methode 2 van 3: Bedrijven beschermen tegen diefstal
Stap 1. Zet een anoniem feedbacksysteem op
Als u het kantoor van slechte werknemers wilt bevrijden, help dan goede werknemers om dat te doen. Het hebben van een anoniem feedbacksysteem maakt het veiliger voor uw medewerkers om diefstal of ander wangedrag op het werk te melden. Daarnaast kunnen uw medewerkers ook zorgen, kritiek en suggesties uiten om hun werkplek beter te maken.
-
Anonieme feedbacksystemen kunnen op verschillende manieren worden geïmplementeerd, bijvoorbeeld:
- Ideeënbus op een onopvallende plek (bijvoorbeeld in de pauzeruimte) zodat medewerkers onopgemerkt aantekeningen kunnen maken.
- Een e-mailaccount dat automatisch de naam censureert van de medewerker die e-mail naar dat adres stuurt.
- Anonieme feedbackprogramma's van derden, zoals 3sixty, Suggestionox, enz.
Stap 2. Installeer exception handling software op uw kassasysteem
De kans dat medewerkers stelen van de kassa wordt kleiner als ze weten dat het gebruik van de uitzonderingsfunctie in de kassa wordt gemeld aan de baas. Overweeg software die automatisch uitzonderingen meldt, of toestemming van de manager vereist voordat uitzonderingen kunnen worden gemaakt, om uw kassa te bewaken.
- Functies voor het afhandelen van uitzonderingen maken meestal deel uit van moderne kassasoftware. Als de kassa in uw bedrijf oud is, overweeg dan om veiligheidsredenen de kassa te upgraden.
-
Aanbevolen kassaprogramma's zijn onder meer:
- AmberPOS
- POS-verkopers
- Lightspeed-detailhandel
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS en Retail Management
Stap 3. Installeer een videobeveiligingssysteem als uw kantoor er nog geen heeft
Voor oneerlijke werknemers zal toezicht de grootste motivatie zijn om te stoppen met stelen. Plaats camera's op kwetsbare locaties (zoals kassa's, dure goederengebieden, enz.) om diefstal te verminderen en sterk bewijs te leveren wanneer diefstal plaatsvindt.
Het is ook bewezen dat nepcamera's het diefstalpercentage op kantoor kunnen verminderen. Dat hangt er natuurlijk van af of uw medewerkers weten dat de camera die u installeert nep is. Nepcamera's worden echter alleen aanbevolen om het kijkbereik te "versterken", niet om de originele camera volledig te vervangen
Stap 4. Overweeg andere juridische controlemogelijkheden
Video-opname is niet de enige legale manier voor bedrijven om de prestaties van werknemers te controleren. Er zijn ook verschillende andere bewakingsopties beschikbaar, en het gebruik ervan hangt af van hoe ernstig het diefstalprobleem in uw kantoor is. Zorg er echter voor dat de monitoring die u gebruikt geen wetten in uw regio schendt, of de contracten die u en uw werknemers zijn aangegaan. Zorg er ook voor dat uw medewerkers op de hoogte zijn van de monitoring die u gaat uitvoeren voordat de monitoring begint.
-
Aanvullende monitoring die u kunt doen, kan de vorm aannemen van:
- Controle van de browsegeschiedenis op internet;
- Communicatie scannen op verdachte trefwoorden;
- Monitoring van berichten, e-mails, wifi-verbindingen op persoonlijke apparaten, enz.;
- Toevoeging van veiligheidstroepen; en
- Swipe-kaarttoegang loggen in gevoelige gebieden.
- Te nauw toezicht houden op werknemers kan echter gevaarlijk zijn. Overmatig toezicht van de baas kan ervoor zorgen dat werknemers zich geïntimideerd voelen, waardoor hun moreel wordt aangetast, vooral als uw toezicht veel strenger is dan de normen in uw bedrijfsgroep.
Stap 5. Probeer met elke medewerker een persoonlijke relatie op te bouwen
De meeste bedrijven kennen de drie belangrijkste redenen voor diefstal door werknemers: de werknemer heeft een groot aantal dringende behoeften, de werknemer voelt zich verwaarloosd door het bedrijf en de werknemer steelt vanwege een kans. Hoewel je de eerste reden niet kunt controleren, en de derde kan worden afgehandeld met strakkere boekhouding en toezicht, is de tweede een kwestie van gevoel. Kortom, werknemers zullen niet stelen als ze op het werk gewaardeerd worden en hun baas aardig vinden.
-
U kunt op de volgende manieren een goede relatie met medewerkers ontwikkelen:
- Chat informeel met medewerkers, over het leven, hoop, etc.
- Biedt bonussen en beloningen voor goede prestaties.
- Probeer te chatten, al is het maar een beetje, met elk van de medewerkers.
- Denk aan sociale evenementen buiten het werk (vakanties, familie-uitjes, enz.).
- Inleven in klachten en frustraties van medewerkers.
- Denk hier eens over na: in een enquête uit 1976 antwoordde bijna de helft van de respondenten dat ze uit hun respectieve kantoren hadden gestolen zonder zich schuldig te voelen. Wees geen vervelende baas zodat je mensen zonder schuldgevoel kunnen stelen, maar wees een vriend van je medewerkers zodat ze niet stelen.
Stap 6. Na ontslag de beveiliging op kantoor reorganiseren
Hoewel het zeldzaam is, kunnen ontslagen werknemers stelen van hun oude kantoor, vooral als ze nog sleutels, logins, enzovoort hebben. Om dit te voorkomen, reset je het beveiligingssysteem op kantoor nadat je bepaalde medewerkers hebt ontslagen. Doe het volgende, afhankelijk van uw type bedrijf:
- Verander het bouwslot.
- Wijzig de elektronische slotcode.
- Wijzig het wachtwoord van uw zakelijke e-mailaccount, wifi-wachtwoord, enz.
- Haal de sleutel, sleutelcode of andere inloggegevens van de ontslagen medewerker op.
Stap 7. Probeer andere onconventionele oplossingen
Het toenemende probleem van diefstal heeft geleid tot creatieve ideeën van verschillende bedrijven om het op te lossen. Hoewel niet alle van de volgende ideeën in uw situatie passen, is bewezen dat ze in bepaalde gevallen effectief zijn om diefstal te voorkomen.
- Gebruik doorzichtig plastic afval. Medewerkers kunnen gestolen items in de prullenbak verbergen en deze vervolgens beveiligen wanneer ze de prullenbak weggooien. Met doorzichtig plastic afval zal dit moeilijker zijn om te doen.
- Maak er een regel van om ervoor te zorgen dat elke doos wordt genivelleerd voordat deze wordt gerecycled, om het stelen gemakkelijker te maken via de eerder besproken prullenbakmethode.
- Herschik meubels of reorganiseer het kantoor om ongeziene ruimte te voorkomen. Als er geen donkere kamer is, wordt het voor medewerkers nog moeilijker om te stelen.
- Voer een plotselinge kassa-inspectie of -audit uit. Ook al vinden werknemers het niet leuk, deze methode is behoorlijk effectief, want als ze weten dat de kassa op elk moment kan worden gecontroleerd, hebben ze minder kans om te stelen.
- Geef regelmatig cadeaus. Het gratis weggeven van items die niet goed verkopen aan werknemers is een manier om diefstal te verminderen. Als werknemers in uw restaurant bijvoorbeeld vaak eten stelen, laat ze dan eten meenemen dat niet goed verkoopt.
Methode 3 van 3: Help diefstal als werknemer te stoppen
Stap 1. Neem contact op met je baas als je iets verdachts opmerkt
Als werknemer heb je niet de macht om systemen te veranderen en diefstal te stoppen, maar dat betekent niet dat je niet kunt helpen. Als u iets ziet, hoort of weet dat tot diefstal kan leiden, neem dan onmiddellijk contact op met uw leidinggevende. Zwijg niet, want volgens de regels van veel bedrijven kunnen stille pogingen om te stelen je meeslepen.
In veel bedrijven, vooral die met een lage werknemerstevredenheid of bedrijven met een grote afstand tussen het topmanagement en de werknemers, kan er een cultuur van stilte heersen. Werknemers die stelen, verwachten dat hun diefstal niet wordt gemeld en pesten werknemers die dat wel aandurven. Vernietig in dit geval uw relatie met andere werknemers niet door hun gedrag aan uw baas op het werk te melden. Neem contact op met je baas via e-mail, telefoon of anoniem hieronder
Stap 2. Gebruik een anoniem feedbacksysteem
Helaas is het bij sommige bedrijven een slechte zaak om een "lekkende emmer"-reputatie te hebben voor het melden van diefstal. Als u in deze situatie wordt betrapt, is het raadzaam om de diefstal anoniem te melden. Door anoniem te melden kan het management het diefstalprobleem wel aan, maar de dief kan u niet beschuldigen van klokkenluider.
-
Dingen die u kunt proberen om diefstal anoniem te melden, zijn onder meer:
- Schuif een anoniem briefje onder de kantoordeur van de baas;
- Schrijf informatie in anoniem feedbacksysteem;
- Schrijf een e-mail naar de baas met een wegwerpadres;
- Chat buiten werktijd met de baas om het diefstalprobleem te bespreken.
Stap 3. Verzamel zorgvuldig informatie, maar overdrijf niet
Als u een mogelijkheid ziet om de diefstal vast te leggen met aantekeningen, foto's of video, doe dat dan, maar wees voorzichtig bij het opnemen ervan. Als de dief merkt dat hij wordt opgenomen, kan hij u vermijden en het u moeilijk maken om te bewijzen dat hij dat is. In het ergste geval wordt u als een 'lekkende emmer' bestempeld en verslechtert uw relatie met andere vrienden op het werk.
Bedenk dat in de meeste gevallen het onthouden van de plaats en het tijdstip van het incident en de betrokkenen voldoende is. Als de baas je vertrouwt en je beschrijving komt overeen met hun staat van dienst, heeft je baas mogelijk genoeg informatie om te handelen, zelfs zonder aanvullend bewijs
Stap 4. Vermijd impulsief te beschuldigen
Werknemers zijn inderdaad verplicht om diefstal te melden bij de baas, maar andere werknemers beschuldigen zonder bewijs is zeker niet toegestaan. Bovendien, zelfs als er bewijs is dat de diefstal is gepleegd door een bepaalde werknemer, mag de werknemer niet worden vernederd in het bijzijn van andere werknemers of klanten.
Behalve dat het beschamend is als het fout is, kunnen beschuldigingen zonder bewijs ook het moreel naar beneden halen. Beschuldigingen zonder bewijs geven medewerkers het gevoel dat het management hen op elk moment kan beschuldigen
Tips
Overweeg om door academische databases te bladeren om wetenschappelijke studies en enquêtes over diefstal op de werkplek te vinden om nieuwe strategieën te vinden om diefstal te voorkomen. Google Scholar heeft bijvoorbeeld honderden tijdschriftartikelen over het onderwerp, die te vinden zijn op:
Waarschuwing
- Probeer mensen die u vermoedt niet buiten het werk in de gaten te houden, aangezien u als een stalker zult worden gezien en vervolgd kunt worden.
- Probeer een dief niet op de werkplek te beoordelen zonder toestemming van uw leidinggevende, want als u faalt, zal de dief zich bekeken voelen, of u kunt er problemen mee krijgen. Bovendien kunnen werknemers die betrapt worden op stelen impulsief handelen of boos worden en conflicten veroorzaken op kantoor. Dit conflict kan het moreel verminderen.
